Eficacitatea personală este principalul secret al succesului în toate problemele și depinde, printre altele, de capacitatea de a aloca corect resursele de timp. Managementul timpului se pretează studiului și planificării științifice. Există tehnici speciale care vă permit să distribuiți corect timpul astfel încât să fie suficient pentru toate.
Conceptul de management al timpului
O persoană la naștere primește o resursă unică, de neînlocuit - timpul. Adesea modul în care el se elimină, depinde adesea de succesul unei persoane în afaceri, de eficacitatea acesteia. Managementul timpului, sau managementul timpului, este un proces în mai multe etape care include abilități în planificarea, analiza și organizarea proceselor.
Ideea managementului timpului nu este deloc nouă, chiar și în primii ani ai erei noastre, filosoful roman Seneca a scris că timpul necesită o atitudine specială și a formulat primele reguli de gestionare a timpului: trebuie să păstrați un jurnal al timpului, trebuie să evaluați cât timp a fost petrecut și cum Perioada de timp a fost saturată de evenimente. Ulterior, filozofii s-au gândit de mai multe ori la modul de a menține timpul curgător, au prezentat teorii și au inventat metode pentru economia sa și cheltuielile raționale.
Dar științific abordarea managementului această resursă apare abia la sfârșitul secolelor XIX și XX. Frederick Taylor, un inginer american, a propus conceptul de management al timpului angajaților și a asociat acest proces cu motivarea și stabilirea obiectivelor. La începutul secolului XX, oamenii de știință ruși au creat un întreg domeniu numit „organizarea științifică a muncii” și au pus o bază serioasă pentru teoria modernă a managementului timpului. Termenul „managementul timpului” apare abia în anii 70 ai secolului XX, iar până la începutul secolului XXI această industrie a devenit una dintre cele mai importante și bine dezvoltate părți ale managementului.
Tipuri de timp
Pentru a gestiona ceva, trebuie să înțelegeți esența obiectului. Timpul este un obiect specific al managementului, pentru a-l cheltui corect, merită împărțit-o în tipuri. Prima clasificare se bazează pe conceptele de muncă și timp liber, caz în care timpul este împărțit în muncă și timp liber, sau liber. Gestionarea anotimpurilor vă permite să distingeți specii, cum ar fi timpul sezonier: timpul de petrecere a sezonului ridicat și cel mic.
De asemenea, puteți clasifica o resursă temporară în funcție de activitatea căreia este dedicată, apoi timpul alocat, personal și social sunt alocate. Un lucrător este cheltuit pentru îndeplinirea îndatoririlor oficiale, planificare, personal include timp liber, educație, divertisment, iar publicul este cheltuit pentru familie, prieteni, pentru stabilirea diverselor comunicări. Când vine vorba de planificare, timpul de muncă este de obicei luat în considerare, deși, desigur, este necesar să se aplice abilitățile dobândite de cheltuieli economice de timp la toate tipurile sale.
Funcții de gestionare a timpului
Orice management îndeplinește funcția principală - aceasta este utilizarea rațională a resurselor. Funcțiile de gestionare a timpului sunt planificarea, distribuția și cheltuielile acestei resurse neregenerabile. Gestionarea timpului este necesară pentru a utiliza cât mai eficient rezerva de timp disponibilă, care afectează direct productivitatea unei persoane sau a unui angajat. Principalele funcții ale managementului timpului sunt planificarea utilizării timpului, organizarea proceselor pentru utilizarea timpului, monitorizarea respectării principiilor și fixarea timpului petrecut.
Beneficiile managementului timpului
Managementul timpului oferă o serie de rezultate pozitive.Pentru a obține succesul în orice activitate, trebuie să înveți cum să îți petreci timpul. O persoană care a stăpânit tehnologia managementului timpului primește următoarele avantaje:
- mai rapid și mai des își atinge obiectivele;
- el creează circumstanțele vieții sale și le poate controla;
- capabil să atingă orice obiectiv și succes în orice activitate;
- experiențe mai puțin nervoase, întrucât în viața lui nu există loc vanitate și grabă;
- are suficient timp pentru autoeducare și dezvoltare spirituală;
- are un plan de acțiune pentru fiecare zi, devine mai disciplinat și colectat;
- se odihnește mai mult și, prin urmare, se simte vesel și sănătos, are mai multe oportunități de comunicare cu prietenii și rudele, pentru orele de hobby;
- mai productiv în muncă;
- în final, o persoană este mai încrezătoare și mai fericită.
Structura procesului de gestionare a timpului
Sistemul de gestionare a timpului include mai multe procese de bază:
- analiză - pentru a vă deplasa undeva, trebuie să știți ce doriți și ce resurse aveți;
- planificare strategică;
- declararea obiectivelor;
- planificare tactică și operațională;
- realizarea obiectivelor;
- controlul cheltuielilor cu resursele și realizarea obiectivelor.
Există alte abordări pentru determinarea structurii managementului timpului, distinge 4 domenii ale formării de cunoștințe, abilități și obiceiuri, printre care se numără:
- stabilirea obiectivelor, stăpânirea tehnicilor de stabilire a obiectivelor;
- capacitate de prioritate;
- capacitatea de a utiliza instrumentele de planificare și aplicația lor competentă;
- dezvoltarea, consolidarea și aplicarea abilităților de utilizare rațională a timpului.
Tipuri de gestionare a timpului
Ca orice management, managementul principal al timpului poate fi împărțit în planificare strategică și operațională. De asemenea, poate fi împărțit în tipuri de gestionare a acestei resurse în timp: pe termen lung și pe termen scurt, care, de fapt, duplică prima clasificare.
Planificarea strategică este asociată cu atingerea obiectivelor globale pe termen lung, în timp ce timpul este alocat pentru un an sau mai mult. Este asociat cu prognoza, bazată pe o analiză profundă a situației.
Managementul timpului curent este asociat cu atingerea obiectivelor pe termen scurt: de la o lună la șase luni. Acesta este încorporat în planul strategic, dar acoperă doar partea sa imediată.
Alocarea operațională a timpului este asociată cu pregătirea planurilor pentru săptămâna și ziua. Alocarea tactică a resurselor este asociată cu o situație reală, actuală, în care circumstanțele pot face o corecție.
Principiile generale ale managementului timpului
Procesele de gestionare a timpului se bazează pe principiile principale, printre care se numără:
- Setarea corectă a obiectivelor. Accesibilitatea și motivația sa pentru realizarea acestuia depind de acest lucru. Există diverse tehnici de stabilire a obiectivelor, cea mai cunoscută și eficientă este modelul SMART.
- Motivația. Economisirea timpului ar trebui să fie conștientă și asociată cu satisfacția unor nevoi importante, altfel succesul din timpul gestionării timpului nu trebuie să fie așteptat.
- Economii. Gestionarea timpului este necesară pentru a elimina sau reduce deficitul de timp, pentru a crește productivitatea pentru aceleași perioade de timp.
Metode de gestionare a timpului
Astăzi, sunt cunoscute diverse strategii și tehnici pentru distribuirea și utilizarea timpului. Cele mai cunoscute metode de gestionare a timpului sunt următoarele:
- Matricea Eisenhower. Această metodă constă în completarea unei matrice conform a 4 caracteristici: importantă, neimportantă, urgentă, non-urgentă. Toate cazurile pentru perioada de planificare sunt evaluate pe această scară și clasificate pentru implementare. În primul rând, sunt îndeplinite probleme urgente și importante, problemele mai puțin urgente și cele mai importante sunt amânate la a doua etapă, principalul lucru este să nu întârzie punerea lor în aplicare pentru a nu intra în prima categorie.Cazurile urgente și mai puțin importante ar trebui delegate subordonaților, ori de câte ori este posibil, treburile nesemnificative și lipsite de importanță nu ar trebui să se acumuleze, de aceea ar trebui delegate sau deloc executate și excluse din planuri.
- Piramida lui B. Franklin. Acest model solid necesită o pregătire minuțioasă pentru prima dată, apoi este ușor de utilizat. Piramida se bazează pe obiective și viață globale valorile umane. Al doilea nivel reprezintă obiective pe termen lung pentru 10-20 de ani. Al treilea este un plan strategic, decizii cu privire la modul de realizare a obiectivelor globale. Următorul este planul pentru anul care vine, apoi planul pe termen scurt. La etaj este un plan pentru zi. O astfel de piramidă trebuie revizuită și actualizată periodic.
Există și alte tehnici de gestionare a timpului, dar toate se bazează pe capacitatea de a separa importantul de neimportant, abilitățile de a stabili obiective corecte și realizabile și motivația de a economisi timp.
Managementul timpului de lucru: tehnici și reguli de bază
Distribuția rațională a timpului de lucru este cea mai importantă sarcină pentru oamenii care se străduiesc să-și crească eficiența. Metode de gestionare a timpului, management care vizează eliminarea deficitului de timp de lucru. Prin urmare, este extrem de important să planificați o zi lucrătoare pe baza următoarelor principii:
- este necesar să se ofere capacitatea de a înregistra timpul petrecut în diferite operațiuni;
- în timpul pregătirii planului, 60% din timp ar trebui să fie dedicat muncii programate, 20% lucrurilor neprevăzute, 20% sarcinilor spontane;
- este necesar să se identifice „scufundările de timp” și să le elimine pe cât posibil;
- trebuie să clasifice sarcinile de lucru după urgență și importanță;
- planificarea timpului ar trebui să fie sistematică, consecventă, justificată.
Pentru a gestiona timpul într-o organizație, metoda ABC este adesea folosită, vă permite să clasificați resursele companiei în funcție de gradul de importanță. Este construit pe trei principii:
- cele mai importante lucruri sunt făcute de lider, el petrece 15% din timp pentru ei;
- sarcinile de importanță medie sunt delegate managerilor, li se alocă 20% din timpul de lucru;
- sarcini mai puțin importante sunt delegate executanților care își petrec 65% din timp.
Managementul timpului organizației
Gestionarea timpului într-o companie este o modalitate de a economisi până la 30% din timpul de lucru al unui specialist. Prin urmare, trebuie acordată atenție cuvenită acestui lucru. Managementul timpului în organizație se încadrează pe umerii managerilor care elaborează planuri de lucru operaționale și pe termen mediu pentru interpreți. Astăzi există multe programe de calculator care vă permit să planificați orele de lucru ale angajaților, precum și să monitorizați implementarea sarcinilor și timpul petrecut. De exemplu, Toggl, Bitrix „Team” și „Project”. Există trei strategii principale pentru gestionarea timpului organizației:
- Accelerarea. Este necesar să se reducă la minimum timpul petrecut în efectuarea operațiilor tipice, mai ales repetitive.
- Acumularea. Este necesar să se identifice rezervele și prioritățile la fiecare etapă de producție, pentru a forma o rezervă de timp pentru îndeplinirea sarcinilor neprevăzute.
- Comandarea. Este necesară implementarea unor sisteme eficiente de planificare și control al cheltuielilor de timp.
Managementul timpului liber
Orice persoană simte întotdeauna o lipsă de timp liber, iar el trebuie să fie planificat la fel de atent ca lucrător. Pentru a face acest lucru, trebuie să învățați cum să separați strict munca de timpul liber, astfel încât să existe timp pentru a restabili capacitatea de muncă. În timpul sărbătorilor, trebuie să vă limitați la apeluri și mesaje la locul de muncă pentru a vă relaxa complet. Munca gospodărească trebuie învățată pentru a se organiza cu economii de timp maxime. Este necesară dezvoltarea abilității pentru a identifica cele mai importante sarcini, astfel încât să existe suficient timp nu numai pentru relaxare, ci și pentru auto-dezvoltare. De asemenea, ar trebui să înveți să abandonezi lucrurile mici de rutină, inutile, lăsând timp maxim pentru atingerea obiectivelor prioritare.
