Printre numărul uriaș de opțiuni de corespondență de afaceri, o scrisoare de confirmare merită o atenție specială. Ce este și în ce cazuri ar trebui întocmit un document similar?
Scopul principal
Etica în afaceri prevede întotdeauna respect reciproc între părți. Aceasta este o condiție necesară pentru desfășurarea normală a activității. Fără aceasta, este imposibil să ne imaginăm vreo cooperare lungă și fructuoasă. Uneori este necesară o scrisoare de confirmare.
În sine, nu este atât de important. Acesta este doar un gest de politețe. El precizează că ceea ce au convenit partenerii cu o zi înainte s-a întâmplat. Adică, o scrisoare de confirmare afirmă îndeplinirea unui fapt sau acțiune. În acest caz, există două opțiuni:
- Confirmarea primirii bunurilor, scrisorilor sau a altor documente care sunt trimise prin cerere prealabilă. Aici, una dintre părți notifică celeilalte că acțiunea a fost finalizată.
- Confirmarea consimțământului cu ceva specific (preț sau cantitate de mărfuri, data negocierilor viitoare, condiții de trimitere a mărfurilor și altele). Aici, însoțitorii își exprimă aprobarea pentru anumite puncte de acord.
Din aceasta rezultă clar că scrisoarea de confirmare este un document opțional. Dar trimiterea acestuia din nou arată partenerului cu care este tratată atenția și respectul.
Reguli de ortografie
Pentru a înțelege cum să scrieți o scrisoare de confirmare, trebuie să cunoașteți regulile de bază pentru procesarea documentelor de afaceri. Nu ar trebui să vă apucați de muncă până când înțelesul unui astfel de apel nu este înțeles pe deplin. De fapt, nu este nimic complicat.
O astfel de scrisoare, ca toate celelalte corespondențe de afaceri, ar trebui să fie compusă din trei părți: titlu, text și concluzie. Fiecare dintre ei poartă propria sarcină semantică:
- În primul rând, titlul conține detalii sub forma datei de plecare și a numărului de înregistrare de ieșire.
- Conținutul este de obicei împărțit în două părți: introducere și textul corpului. O astfel de scrisoare, de regulă, începe cu un apel către destinatar. Acestea sunt regulile obișnuite ale unei forme bune. În cele mai multe cazuri, este scris pe numele șefului companiei partenere, dar uneori este recomandat să adresați o astfel de hârtie oficială unui specialist care este direct implicat în soluționarea acestei probleme. De exemplu, o confirmare a comenzii pentru lucrări poate fi trimisă directorului de vânzări sau adjunctului producției.
- În concluzie, se obișnuiește exprimarea recunoștinței. Puteți adăuga, de asemenea, câteva cuvinte despre dorința de a continua cooperarea.
Astfel de mesaje permit partenerilor să aibă încredere unul în celălalt.
Scrierea unei scrisori
Unii oameni confundă un astfel de document cu o notificare. Există însă o diferență uriașă între cele două litere. Unul dintre ei raportează pur și simplu un fapt sau un eveniment, iar celălalt confirmă finalizarea unei acțiuni specifice pe baza unui acord preliminar. Pentru a evita greșelile, trebuie să știți cum ar trebui să arate o scrisoare de confirmare. Eșantionul poate fi preparat independent, deoarece nu există un formular special aprobat pentru o astfel de scrisoare de afaceri.
Ar trebui să fie emis pe antetul organizației care trimite. Dacă compania nu are unul, atunci se poate folosi o ștampilă de colț. Informațiile trebuie plasate secvențial:
- În primul rând, în colțul din stânga, în coloane speciale se indică numărul și data, în conformitate cu înscrierea în jurnalul de înregistrare.
- Apoi, în dreapta indicați detaliile complete ale destinatarului (numele companiei și adresa, poziția și numele complet al destinatarului).
- Mai jos este scrisă o frază cheie care conține esența acestui mesaj.
- Partea principală începe cu un apel către destinatar. Este mai bine să faceți acest lucru după nume și patronimic, iar la început adăugați cuvântul „respectat”.
- În plus, în cuvinte clare, este necesar să se informeze că termenii acordului sunt îndepliniți.
- După aceea, ar trebui să existe cuvinte de apreciere.
- Puteți încheia textul cu expresia „Salutări”.
Documentul este semnat de către șef, care trebuie confirmat prin sigiliul organizației.
