Všetci účastníci obchodného obratu sú povinní viesť evidenciu - ako to ustanovuje zákon. Právnu zodpovednosť za správnosť a aktuálnosť vlastní majiteľ alebo ním poverená spoločnosť, ako aj hlavný účtovník.
Podpisové subjekty
Vedúci podniku a hlavný účtovník spravidla podpisujú všetky účtovné doklady podniku. Takéto právo im je pridelené legislatívne alebo vnútornými dokumentmi podniku.
Právomoci vedúceho sú zvyčajne stanovené v zakladajúcich dokumentoch a zmluve; právomoci hlavného účtovníka môžu byť stanovené v jeho popise práce, v poradí vedúceho alebo v pracovnej zmluve.
Čo robiť, ak dôjde k zmene úradníkov
Zmena riaditeľa alebo hlavného účtovníka je dosť problematická záležitosť a vyžaduje premyslený prístup. V tomto prípade musí spoločnosť nielen informovať regulačné orgány a servisnú banku, ale musí tiež správne prijať prijatie a prevod primárnych účtovných dokladov novému zamestnancovi.
Legislatívne je takýto príkaz poskytovaný iba rozpočtovým organizáciám; samonosné podniky to určujú nezávisle, napríklad samostatným nariadením alebo nariadením. V každom prípade je vypracovaný akt o prijatí dokumentov, ktorého príklad je uvedený nižšie.
Na základe prevládajúcich obchodných praktík sa pri zmene osôb zodpovedných za vedenie účtovníctva v podniku vytvára špeciálna provízia, ktorá vykonáva interný audit a prijíma dokumenty od hlavného alebo hlavného účtovníka.
Audit nie je povinný, spoločnosť však môže nezávisle zamestnať audítorov, ktorí vydajú stanovisko k stavu účtovníctva a daňového účtovníctva. Takýto dokument môže spoločnosti pomôcť vyhnúť sa budúcim finančným sankciám inšpekčných orgánov.
Ak boli meniaci sa úradníci finančne zodpovední, predpísaným spôsobom sa vykonáva povinná inventarizácia majetku a dokladov.
Ako správne prenášať dokumenty pri zmene riaditeľa alebo hlavného účtovníka
Za porušenie účtovného postupu v podniku sa úradníkom poskytuje zodpovednosť až do trestnoprávnej zodpovednosti, preto je pri správnom zabezpečení prijímania a odovzdávania dokumentov pri ich zmene potrebné správne zariadiť.
Prípady sa prevádzajú na novo menovaného riaditeľa alebo hlavného účtovníka av prípade neprítomnosti kandidátov na províziu alebo na zamestnanca menovaného na príkaz. Komisia alebo výkonný úradník následne doručí prijaté dokumenty novovymenovanému riaditeľovi alebo hlavnému účtovníkovi. Ak sa hlavný účtovník zmení, môže vedúci podniku tieto dokumenty priamo prijať.
Zákon sa vykonáva v troch kópiách: jedna pre zamestnancov na zmeny, druhá pre vymenovaného zamestnanca, tretia pre účtovníctvo. Akt o prijatí písomností pri zmene riaditeľa podpisujú členovia komisie alebo zodpovedný zamestnanec, hlavný účtovník a nový vedúci. A v prípade zmeny hlavného účtovníka to urobia členovia komisie, vedúci podniku a nový účtovník.
Akt o prijatí dokumentov: vzorka
Obsah prevodných dokladov určuje podnik sám. Nižšie je uvedený akt prijímania a odosielania dokumentov pri zmene hlavného účtovníka. Toto je indikatívna možnosť, napríklad, jeden podnik.
Akt o prijatí primárnych účtovných dokladov LLC „Rank“.
Dátum, miesto zostavenia.
My, riaditeľ OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, konajúci na základe charty, členovia komisie pre prijímanie dokumentov ekonómom Olepta V.V., účtovník Kud N.P., archivár T. Rudenko, konajúci na základe objednávky, s na jednej strane a hlavný účtovník V.A. Alferova konajúci na základe príkazu na zamestnanie a opisu zamestnania, na druhej strane bol tento akt vypracovaný v tomto zákone Alferova V.A. prevody a LLC „Rang“ v mene riaditeľa a komisie prijíma tieto dokumenty LLC „Rank“ na obdobie od apríla 2010 do apríla 2015 (podrobný zoznam):
- faktúry za prepustenie tovaru a daňové faktúry, úkony týkajúce sa prepustenia tovaru a materiálu a tovaru, zmluvy, faktúry, úkony vykonanej práce, úkony odsúhlasenie;
- daňové a finančné výkazníctvo;
- rozpis súm dlhu, majetku a záväzkov;
- mzdová dokumentácia;
- akty o prijatí a odovzdaní dokumentov do archívu;
- inšpekcie regulačných orgánov (ak existujú).
Riaditeľ a komisia zistili nedostatok 1 daňovej faktúry zo dňa 01.01.2014 na základe zmluvy o dodávke tovaru č. 3 zo dňa 01.01.2014. Na túto skutočnosť od V. Alferovej. bola doručená vysvetľujúca poznámka a protistrana si vyžiadala duplikát chýbajúceho dokumentu.
Ostatné poznámky k účtovným záznamom nie sú k dispozícii.
Kontrola auditu a inventár sa nevykonal z dôvodu nedostatočného odôvodnenia.
Zákon bol vyhotovený v troch autentických kópiách: jedna pre V. A. Alferovu, druhá pre účtovné oddelenie LLC „Rank“, tretia pre riaditeľa LLC „Rank“ a podpísaná tromi stranami.
Právne poradenstvo: zoznam dokumentácie možno pre zjednodušenie vydať vo forme povinnej prílohy k aktu o prijatí.
Kto a ako informovať o zmene zodpovedných osôb
Podnik musí do 10 dní od dátumu zmien informovať daňovú správu o zmene zodpovednej osoby. Takéto oznámenie sa vydáva predložením schváleného registračného formulára.
Taktiež je potrebné požiadať servisnú banku o novú kartu so vzorovými podpismi, notársky overenú.
Ak má spoločnosť elektronický digitálny podpis, mali by ste sa obrátiť na certifikačné stredisko a zrušiť starý a vydať nový digitálny podpis, ktorý je potrebný na predkladanie elektronických správ.
V prípade zmeny riaditeľa je tiež potrebné zmeniť a doplniť štátny register podnikov: na tento účel sa poskytuje osobitný formulár.
Zodpovednosť a sankcie
Ak sa pri prenose prípadov zistia akékoľvek vnútorné porušenia, komisia sa musí snažiť získať písomné vysvetlenia od riaditeľa alebo hlavného účtovníka. Ak dokument chýba alebo je zničený, je potrebné to písomne oznámiť orgánom činným v trestnom konaní a zapojiť ich zástupcu do komisie.
Zákon ustanovuje, že signatári nesú zodpovednosť za nesprávne zaúčtovanie, to však nezbavuje spoločnosť možných sankcií počas inšpekcií. Nový riaditeľ alebo účtovník nezodpovedá za chyby predchádzajúceho a za podnik ako podnikateľský subjekt môžu byť uvalené finančné sankcie. Preto je pri zmene úradníkov dôležité vypracovať postup prijímania a odosielania dokumentov.
Akt prevodu záležitostí hlavného účtovníka
