Dokument s názvom „Akt o prijímaní a odovzdávaní vecí“ je známy iba tým, ktorí niekedy zastávali vedúce funkcie. Zvyšok o ňom vie iba počúvaním. A je veľmi nepravdepodobné, že by si to niekto mohol zložiť sám.
Hlavné dôvody
V každom podniku sa veci zvyčajne berú z niekoľkých dôvodov:
- Zadanie pre každú konkrétnu oblasť zodpovednosti.
- Posúdenie celkového množstva práce, ktorú má vykonať novoprijatý zamestnanec.
- Dočasné plnenie povinností súčasného neprítomného zamestnanca.
- Organizácia nepretržitej práce.
Dôvodom ich presunu z jedného zamestnanca na druhého však môže byť:
- dlhá pracovná cesta;
- predĺžený pobyt v práceneschopnosti;
- materská dovolenka;
- presun na iné miesto;
- prepustenie zamestnanca.
V týchto prípadoch jeden z jeho kolegov preberie povinnosti zamestnanca, ktorý odchádza do dôchodku, a nevyhnutne sa musí vypracovať akt o prijatí a odovzdaní vecí.
Zvyčajne uvádza všetky dokumenty, ktoré uchovávala prepustená osoba. Okrem toho akt prijímania a odovzdávania vecí obsahuje úplný opis vykonanej práce a všetky zistené nedostatky sa zaznamenávajú osobitne. Dokument sa zostavuje nevyhnutne v dvoch kópiách, z ktorých jedna je uložená v osobnom spise zamestnanca na dôchodku a druhá zostáva v oddelení, to znamená s novým vlastníkom.
Zložitá situácia
Je zaujímavé, že iniciátorom takéhoto konania je spravidla riaditeľ. Koniec koncov, má spolu s novoobjaveným pracovníkom na čiastočný úväzok záujem dať veci do poriadku. Niekedy však nastane taká situácia, že starý pracovník odíde bez podpisu zmluvy o prevode vecí. Môže k tomu dôjsť v dôsledku kombinácie okolností alebo úmyselných oneskorení. Zamestnanec, ktorý pozná svoje nedostatky, niekedy oneskorí najmä včas. Koniec koncov, každý vie, že vedúci nemôže odložiť svoj pracovný záznam alebo konečný výpočet, ale je povinný ho poskytnúť v deň prepustenia. Zamestnanec jednoducho odchádza a zamestnávateľ je nútený hľadať východisko z tejto situácie. Čo by mal nový vlastník urobiť, ak dostane osirelý predmet? V tejto situácii sa nemusíte rozčuľovať. Musíte len vziať veci do úvahy, aby ste neboli zodpovední za chyby druhých. Niekedy riaditeľ ako medzistupeň dočasne prevezme záležitosti a až potom ich prevedie na nového zamestnanca. Môže to tak byť, ale stále si musíte pamätať na zodpovednosť za vykonané kroky.
Výmena hlavného účtovníka
Predpokladom nového vedúceho účtovníctva je šesť dôležitých krokov:
- Vydanie príkazu podpísaného riaditeľom, v ktorom stanoví celú postupnosť konaní a postup pri budúcom odovzdávaní vecí. V závislosti od dôvodov prepustenia bývalého odborníka majú zamestnanci k dispozícii nie viac ako dva týždne.
- Súčasný hlavný účtovník musí dokončiť všetky aktuálne záležitosti v stanovenom čase (urobiť potrebné poznámky, vyhotoviť primárne dokumenty a vypracovať správy). Papier by mal byť zarámovaný a prešitý.
- Vykonávanie súpisu.
- Kontrola auditu.
- Prevod vecí.
- Zadávanie informácií o novom účtovníkovi vo všetkých zdrojoch.
Zvyčajne to nevyzerá ako akt prijímania a odovzdávania prípadov pri zmene hlavného účtovníka. Vzorka obsahuje obrovský zoznam problémov, ktorým musíte venovať zvýšenú pozornosť:
- Organizácia práce celého účtovníctva, ako aj všeobecná charakteristika účtovníctva v spoločnosti.
- Účtovný stav všetkých zúčtovacích transakcií.
- Účtovanie a pohyb všetkej hotovosti.
- Účtovníctvo a výpočet odpisov.
- Vysporiadania so zamestnancami.
- Zostatky na účtoch.
- Primárne dokumenty.
- Formy prísneho podávania správ.
- Situácia v archíve.
- Zoznam chýbajúcich dokumentov a vysvetlenie k tejto skutočnosti.
Až potom je akt podpísaný, čo v podstate znamená prevzatie úradu.
Nový vodca
Výmena vedenia sa zvyčajne začína valným zhromaždením zakladateľov. Rozhodnutie o ňom sa vypracuje vo forme protokolu alebo príkazu. Tieto informácie sa okamžite odovzdajú daňovému inšpektorátu a až potom, čo sa začne hlavné konanie, ktorého výsledkom bude akt akceptácie - prenosu prípadov. Pri zmene režiséra to bude výraznejšie.
Takýto dokument sa spravidla skladá z 3 častí:
- Úvod. Obsahuje informácie o mieste a čase konania zhromaždenia, ako aj informácie o zástupcovi z valného zhromaždenia.
- Popisná. Obsahuje kompletný zoznam dokumentov, ktoré sa odovzdávajú novému riaditeľovi. Tento zoznam je veľmi dlhý. Patria sem predovšetkým základné dokumenty, osvedčenia a registračné údaje. Potom existujú dohody s bankami a všetky ďalšie dohody s nimi. Potom príde rad objednávok pre podnik. Nasledujú zmluvy týkajúce sa hlavnej činnosti spoločnosti. Ďalej sú to účtovné výkazy, doklady o hotovosti a informácie o cenných papieroch. Na samom konci zoznamu je dokumentácia o bezpečnosti, zdraví a požiarnej bezpečnosti. Za nimi ostáva iba korešpondencia so štátnymi a regulačnými orgánmi a nakoniec - denník o pohybe pracovných kníh.
- Posledný. Zoznam všetkých prítomných, ktorí podpísali svoje podpisy.
Posledným bodom bude okrúhla pečiatka podniku.
