Každý občan, ktorý potrebuje dostávať určité informácie, sa môže stať užívateľom archívnych informácií. Ak chcete získať archívne osvedčenie, musíte prísť osobne alebo poslať oprávnenú osobu konajúcu na základe osvedčovacích dokumentov.
Aké informácie sú uložené v archíve
V súlade so zákonom o archívnych záležitostiach organizácie, štátnych orgánov sú fyzické osoby podnikajúce v komerčnej činnosti povinné žiadateľovi poskytnúť informácie obsiahnuté v archívnych dokumentoch. Takáto služba by mala byť bezplatná.
Archívne osvedčenie je úradný dokument vyhotovený na osobitnom tlačive, ktorý obsahuje komplexné informácie požadované žiadateľom. Okrem osvedčenia majú občania právo na získanie kópií archívnych dokumentov týkajúcich sa žiadateľa. Potreba získať takéto dokumenty môže súvisieť s podaním žiadosti na orgány sociálneho zabezpečenia, so zostavením časového rozlíšenia dôchodkov a získaním určitých dávok.
Ochrana osobných údajov
Podľa zákona by sa poskytovanie archívnych informácií malo uskutočňovať prostredníctvom prístupu používateľov k originálom a vyhľadávacím nástrojom. Je potrebné poznamenať, že všetky uložené informácie sú dôverné, a preto by k nim mal byť prístup obmedzený na určitý okruh ľudí.
Táto opatrnosť súvisí so skutočnosťou, že informačná banka obsahuje osobné údaje občanov, informácie o mieste ich pobytu, manželskom stave, mzde, registri trestov a ďalšie biografické údaje. V tejto súvislosti nie je možné získať archívne osvedčenie bez súhlasu jednotlivca. Pracovníci, ktorí majú prístup k archívu, sú povinní dodržiavať pravidlá poskytovania informácií.
Používatelia archívnych informácií
Vzhľadom na skutočnosť, že v archívoch je uložených pomerne veľké množstvo informácií, dochádza k vydávaniu archívnych certifikátov veľkému počtu používateľov. Patria sem právnické a fyzické osoby, bývalí zamestnanci podnikov, orgány činné v trestnom konaní a daňové úrady, dôchodkové fondy, poisťovacie agentúry a bežní občania.
Pre každého jednotlivého používateľa existujú pravidlá poskytovania informácií.
Pravidlá vydávania archívnych osvedčení, kópií a výpisov
Všetky informácie požadované v archíve sa vydávajú na základe písomnej žiadosti. Tento dokument popisuje podstatu žiadosti a všetky podrobnosti potrebné na vyhľadávanie. Aplikácia tiež informuje osobné údaje žiadateľa, iniciály, adresu, telefónne číslo. Žiadosť musí byť podpísaná osobným podpisom žiadateľa.
Osvedčenie o práci (archivované) obsahujúce informácie o odpracovaných rokoch sa vydáva na základe najpresnejších informácií o pracovisku žiadateľa. Aj v tomto prípade musíte určiť pozíciu a dobu práce. Pri zmene priezviska je potrebné do žiadosti zapísať predchádzajúce iniciály.
Požadované informácie z archívu sa musia poskytnúť do 30 dní od dátumu registrácie žiadosti. Ak je na získanie špeciálnych informácií potrebný ďalší čas, archív žiadateľovi oznámi predĺženie lehoty.
Ako vyzerá archivácia, vzorový formulár
Osvedčenie získané zo štátneho archívu alebo z osobných dokladov obchodnej spoločnosti by malo byť vyhotovené na hlavičke organizácie a malo by mať zreteľný názov. Pri podávaní žiadosti je možné vidieť približnú vzorku takejto žiadosti.
Vyplnenie archívneho dokumentu je založené na origináloch alebo overených kópiách.Archívne osvedčenie musí obsahovať presné informácie o použitých dokumentoch a tieto informácie by sa mali uvádzať v chronologickom poradí. Všetky mená uvedené v certifikáte sú zaregistrované v rozšírenej podobe a výňatky z originálu sú uvedené v úvodzovkách. Ak sa pri vyplňovaní dokumentu zistia nezrovnalosti, prevedú sa do osvedčenia vo forme, v ktorej sa nachádzajú v origináli. Správne vyplnené osvedčenie má plnú právnu silu a môže byť predložené vo forme dôkazov na súde.
Aké porušenia môžu spôsobiť neplatnosť dokumentu?
Oficiálny archívny dokument nesmie obsahovať opravy, bloty ani nečitateľné vety. V texte nie sú povolené ani komentáre a rôzne osobné závery pracovníkov archívu.
Po textovej časti dokumentu sa archivujú čísla použitých registrov. Archívne osvedčenie je podpísané hlavným archivárom alebo vedúcim personálneho oddelenia a potvrdené pečaťou. Ak dokument pozostáva z niekoľkých strán, každý list musí byť certifikovaný. Žiadosť o archív sa vydáva v dvoch kópiách, z ktorých jedna sa vydá na požiadanie a druhá sa uloží do archívneho registra.
Vydanie archivovanej kópie dokumentu
Archívne inštitúcie na žiadosť občanov vydávajú kópie originálov dokumentov a archívnych výpisov. Takéto informačné bloky sú na hlavičkovom papieri organizácie. Ak sa vyhotoví kópia historického dokumentu, takýto formulár nie je potrebné používať.
Archívne vyhlásenie je relevantné, ak sú zdrojové informácie v objemovom informačnom registri. V záujme optimalizácie práce preto výňatok uvádza iba tú časť informácií, ktorá zaujíma žiadateľa.
Kópie dokumentov sa žiadateľovi vydávajú spolu so sprievodným listom. Ak požadované informácie nie sú dostupné v archíve, uvedie sa dôvod nesplnenia žiadosti.
Formuláre 9 archívnych osvedčení
Formulár č. 9 je pomerne populárnym dokumentom medzi obyvateľstvom. Tento certifikát obsahuje informácie o osobách zaregistrovaných v určitom byte, o veľkosti nehnuteľnosti, právach majiteľa a jeho rodinnom vzťahu s ostatnými majiteľmi majetku.
O takýto dokument je možné požiadať v čase podania dokumentov na privatizáciu alebo na základe preukázania dedičských práv. V prípade predaja nehnuteľností sa archívne osvedčenie číslo 9 v súčasnosti nevyžaduje. Ak chcete získať formulár č. 9, musíte sa obrátiť na pasový úrad v mieste registrácie a predložiť mu pas a osvedčenie o vlastníctve priestorov.
Žiadatelia majú pomerne často taký problém, ako je odmietnutie vydania osvedčenia č. 9 v súvislosti s týmto výsledkom nedoplatky nájomného. Toto tvrdenie sa v skutočnosti nemôže považovať za legitímne, pretože podľa zákona musia zamestnanci cestovného pasu vydať dokument bez ohľadu na nedoplatky.
V prípade nezákonného odmietnutia je potrebné požadovať písomné potvrdenie dôvodu zamietnutia, môžete tiež podať sťažnosť vedúcemu úradu cestovného pasu alebo sa obrátiť na súd.
