Koncept „auditu personálu“ pevne vstúpil do hovorovej zásoby domácich firiem a podnikov. Ale nie každý vie, čo to je. Vo všeobecne akceptovanom chápaní sa personálne audity vykonávajú na posúdenie súladu zamestnancov so súčasnými pozíciami. Tento koncept má však oveľa širší význam.
Čo je audit?
Audit zamestnancov vykonávajú špeciálne vyškolení zamestnanci v podniku. Je to kvôli potrebe overiť výsledky riadenia zamestnancov, ich vzájomné pôsobenie a vyhliadky na ich pracovné pozície pre výkon spoločnosti.
Personálny audit v organizácii možno podľa svojej povahy pripísať odporúčaným operáciám, a nie povinným. Audit pomáha analyzovať situáciu prevládajúcu v podniku a umožňuje manažmentu rozhodovať o nábore alebo nahradení zamestnancov. Právo na konečné rozhodnutie o zmene personálu však patrí výhradne šéfom spoločnosti.
Ciele auditu
Audit má tieto úlohy. Úlohou kontroly personálu je predovšetkým dospieť k záveru, že odborníci spĺňajú ciele podniku. Zároveň sa oplatí zabezpečiť: či zamestnanci dodržiavajú pokyny, ktoré im vypracúva regulačný rámec podniku, či konajú v rámci svojich právomocí, či neprekračujú rámec svojich zodpovedností, ako rýchlo môžu zamestnanci na danú situáciu reagovať a robiť správne rozhodnutia. Hlavným cieľom auditu je včasné odstránenie problémov a medzier v personálnej politike podniku.
Predmetom auditu sú všetci zamestnanci, pretože on je hlavným prostriedkom podnikového výkonu a zisku z ich činností.
Audit personálu je formou riadenia alebo skôr spôsobom monitorovania a riadenia pracovnej sily.
Rovnako ako každý proces sa audit vykonáva na základe konkrétnych usmernení. Na jednu z hlavných zásady auditu možno pripísať profesionalite jeho vykonávania.
Výber a overovanie personálu vykonávajú špeciálne vyškolení odborníci na zabezpečenie súladu zamestnancov s ich pozíciami. Okrem toho by audítorskí odborníci mali mať potrebnú nezávislosť a nemali by preukázať zaujatosť alebo útechu personálu, ktorý auditujú.
Personálny audit je založený na zásadách čestnosti a otvorenosti, nikto nemá právo ovplyvňovať prijímanie rozhodnutí audítormi o dodržiavaní ich pracovných miest.
Kritériá hodnotenia zamestnancov
Pri výkone svojich činností audítori v prvom rade venujú pozornosť súladu kvalifikácií personálu s požiadavkami na ich pracovné pozície alebo odborné charakteristiky. Audítori sa zároveň spravidla odvolávajú na vypracovanú jednotnú referenčnú knihu profesií. Hodnotitelia navyše hodnotia užitočnosť a komplementárnosť zamestnancov. Je tiež potrebné zistiť, ako vyvážený personál využíva svoj pracovný čas.
Je potrebné poznamenať, že pri hodnotení zamestnancov audítori zohľadňujú, ako správne riadenie poskytuje personálnu politiku a aké sú ukazovatele fluktuácie zamestnancov.
Na základe výsledkov auditu audítori rozhodujú o súlade zamestnancov s pozíciami, ktoré zastávajú, ao požiadavkách zákona, ako aj o ďalších krokoch na zlepšenie náboru zamestnancov, odstránenie nedostatku zamestnancov, zlepšenie ich riadenia a zvýšenie rešpektu nadriadených medzi podriadenými.
Informácie o audite
Sú stanovené aj určité podmienky pre údaje, na základe ktorých sa vykonáva personálny audit. Je potrebné, aby sa informácie získané počas auditu konkrétne týkali obdobia, v ktorom sa vykonáva.Musíte sa tiež ubezpečiť, že tieto údaje sa prijímajú v plnom rozsahu, a to napriek skutočnosti, že sú úplne potrebné alebo nie, a vzťahujú sa na všetkých zamestnancov.
Potrebné informácie sa zvyčajne prijímajú v troch formách. Prvým z nich je získanie informácií vo forme grafov, tabuliek, tabuliek, schém, zvyčajne v dokumentárnej alebo elektronickej verzii.
Jedným zo spôsobov, ako vnímať informácie o zamestnancoch, je aj sledovanie toho, ako pracovníci alebo podriadení navzájom spolupracujú, v reálnom čase.
Ďalším spôsobom je komunikovať so zamestnancami a získať od nich priame dojmy o klíme v tíme, politike spoločnosti atď.
Metódy auditu
Odborníci vykonávajú audit riadenia ľudských zdrojov v troch oblastiach. Prvý z nich má organizačný prístup a jeho cieľom je overovať, či sú dokumenty v súlade so zákonom. Okrem kontroly zákonnosti tieto opatrenia pomáhajú zistiť, ako efektívne je riadenie zamestnancov.
Druhým prístupom je hodnotenie motivácie a psychosociálnej situácie v tíme, postoj k výsledkom ich činnosti, zameranie sa na celkový úspech spoločnosti.
Tretia oblasť je ekonomickej povahy a spočíva v overení úspechu podniku.
Klasifikácia auditu
Odborníci odporúčajú vykonávať audit personálu a dokumentácie pravidelne. Väčšina odborníkov súhlasí s tým, že optimálne obdobie auditu je raz za dva až tri roky, v závislosti od veľkosti spoločnosti, jej obratu a podľa toho fluktuácia zamestnancov.
Na základe frekvencie auditu môžeme vykonať nasledujúcu klasifikáciu.
V prvom rade je možné audit rozdeliť na súčasný, ktorý sa vykonáva v určitých intervaloch, ako aj na operačný, ktorý sa vykonáva vtedy, keď takáto potreba ostro vznikne.
Audit personálnej politiky je v závislosti od úplnosti objemu kontrolovaných údajov rozdelený na úplné, miestne a tematické.
Metódami overovania môžu byť selektívne a komplexné.
V súvislosti s úrovňou auditu môžu kontrolu vykonávať vedúci pracovníci, vedúci oddelení alebo samotná náborová služba.
Vykonaním auditu personálneho potenciálu môžu byť odborníci zvonka a ich odborníci. Hlavná vec je, že sú kompetentní v tejto veci.
Algoritmus auditu
Každá kontrola má svoje vlastné charakteristiky. Audit personálnej organizácie sa spravidla vykonáva vo viacerých krokoch.
Prvým z nich je príprava. V tejto fáze sú odborníci konfrontovaní s úlohou formulovať overovacie úlohy, vyberať odborníkov potrebných na jej vykonávanie a vydávať dokumenty.
Ďalej prebieha priame overenie informácií, počas ktorých audítori zhromažďujú potrebné dokumenty, organizujú stretnutia a rozhovory so zamestnancami, robia prieskumy atď.
V tretej fáze sa zozbierané údaje skontrolujú a získané výsledky sa porovnajú s regulačnými aktmi. V poslednej fáze audítori pripravia výsledky auditu a vyvodia z nich závery, ktoré sa pošlú vedeniu organizácie.
Audit trvá dva až tri týždne, menej často mesačne. Trvanie auditu sa môže líšiť v závislosti od počtu zamestnancov. Po zhromaždení a preštudovaní dokumentov potrebných na dosiahnutie súladu s právnym rámcom sa tieto výsledky zobrazia v záverečnej správe. Je im venovaná samostatná kapitola.
Po opakovanom overení audítori vyhotovia kópiu konečného súhrnu. Tento spôsob dokumentácie výsledkov monitorovania vylučuje možnosť akýchkoľvek chýb. Výsledky sa spravidla uvádzajú v hárkoch formátu A-4. Pre priemerného podniku bude objem okolo 50 hárkov.
Správa potvrdzuje audit a obsahuje jeho výsledky.Tento dokument obsahuje informácie o stave personálnej politiky v spoločnosti, ako aj spôsoby, ako opraviť medzery a tipy na zlepšenie situácie v podniku.
Správa sa spravidla zostavuje na základe všeobecne akceptovanej schémy a obsahuje tieto položky:
- ktoré dokumenty alebo oddelenia boli skontrolované;
- aké medzery sa našli;
- znalecký posudok o tom, ako opraviť medzery v dokumentácii;
- údaje o zistených nezrovnalostiach s uplatniteľnými právnymi predpismi;
- aká skutočná je hrozba právnej zodpovednosti s ďalšou nečinnosťou;
- Informácie o možnosti obnovenia stratených údajov alebo dokumentov.
To všetko pomôže optimalizovať prácu každého podniku, a teda zvýšiť jeho ziskovosť.
