Medzi rôznymi dokumentmi súvisiacimi s obchodná korešpondencia zvláštnym miestom je ospravedlňujúci list. Na správne zostavenie musíte mať jasnú predstavu o papieroch tohto druhu.
Funkcia dokumentu
Činnosti akejkoľvek organizácie sú spojené s riešením širokej škály výrobných a iných problémov. Niekedy sú situácie, keď nesprávne konanie na jednej strane môže viesť k problémom pre oboch partnerov. Takéto konflikty si vyžadujú okamžité riešenie. V týchto prípadoch je vystavený ospravedlňujúci list.
Skôr to možno pripísať novinám. obchodná etiketa. Takáto správa má dve funkcie. Po prvé, vinný sa musí ospravedlniť adresátovi za spôsobené ťažkosti. Po druhé, ospravedlňujúci list by mal mať pozitívny charakter a vôľu udržiavať dobré vzťahy a vzájomné porozumenie medzi stranami. S tým sa musíte pokúsiť vyhladiť ostré rohy a problém vyriešiť pokojne. Ospravedlňujúci list sa zvyčajne zasiela v týchto prípadoch:
- Nekvalifikované konanie jedného zo zamestnancov sa stalo verejnosťou a viedlo k oslabeniu reputácie spoločníka.
- Medzi zamestnancami týchto dvoch spoločností došlo k nedorozumeniu.
- Je zjavné nesplnenie zmluvných záväzkov.
- Vyššia moc.
Každá z týchto situácií svojím spôsobom viedla k vzniku konfliktu, ktorý treba vyriešiť úprimným ospravedlnením.
Pravidlá registrácie
Na hlavičkovom papieri, ktorým je list A4, na ktorom sú vytlačené podrobnosti, musí byť vyhotovený úradný ospravedlňujúci list. Je napísaná v mene vedúceho jedného podniku a je zameraná na celý tím druhého podniku. Samozrejme, pretože sa režisér najčastejšie ospravedlňuje nie za seba, ale za konanie svojich podriadených.
Niekedy takýto list vyhotoví zodpovedný zástupca spoločnosti a adresuje ho klientovi, ktorý bol nepohodlný. taký druh listu považovaný za jeden z najťažších. Slová by sa mali vyberať tak, aby verili vo svoju úprimnosť. Výsledok prípadu veľmi často závisí od toho. Nesprávne konanie by malo byť vždy schopné rozpoznať a pokúsiť sa využiť každú príležitosť, aby sa všetko napravilo. Zástupca súpera musí veriť, že urobená chyba sa v budúcnosti nebude opakovať. Cieľom tohto odvolania je minimalizovať konflikt, aby sa v budúcnosti udržalo dobré partnerstvo.
Štruktúra dokumentu
Na prípravu ospravedlňovacieho listu nemusíte mať po ruke vzorku. Môže byť zostavený nezávisle. Aby sme to dosiahli, musíme najprv pripomenúť, že písmená tohto druhu sa zvyčajne skladajú z troch častí:
- úvodné (úvodné);
- základné;
- finále.
Pri písaní textu je lepšie použiť špeciálny plán, pomocou ktorého bude ľahšie dôsledne vyjadrovať svoje myšlienky.
V rámci tohto odvolania možno rozlíšiť niekoľko bodov:
- Najprv musíte oceniť skutočnosť, že partner informoval o situácii.
- Potom vyjadrte svoje poľutovanie nad tým, že sa všetko stalo presne takto.
- Nasleduje okamžité ospravedlnenie.
- Potom sa musíme pokúsiť vysvetliť dôvod, prečo k takému nedorozumeniu došlo.
- Na samom konci musíte ubezpečiť príjemcu úprimnej vďačnosti a vyjadriť nádej na obnovenie bývalých vzťahov. Okrem toho je potrebné osobitne zdôrazniť význam tímovej práce.
