Mnoho organizácií sa zúčastňuje rôznych výberových konaní. Zároveň však často nevedia, ako správne zostaviť a osvedčiť súťažné podklady. Takáto otázka je navyše jednou z najdôležitejších otázok, ktoré si vyžadujú osobitnú pozornosť. Postup a zloženie súťažných podkladov sú stanovené zákonmi a predpismi, ktoré musia dodržiavať.
Koncept výberového konania
Verejná súťaž je súťaž o poskytnutie služieb, tovaru alebo o vykonanie akejkoľvek práce. Pravidlá vykonávania takýchto výberov sú uvedené v súťažných podkladoch, podľa ktorých účastníci, ktorí sa chcú zúčastniť na boji, musia poskytnúť komisii najvýhodnejšie podmienky ponúkané zákazníkovi.
Súťažná zmluva sa uzatvára s účastníkom, ktorý môže poskytnúť najvýhodnejšiu ponuku pre organizátora, ktorý musí v plnej miere dodržať vydané pokyny.
Súťažná dokumentácia je súbor dokumentov, ktoré zverejňujú podmienky výberového konania a obsah budúcej zmluvy.
Musí nevyhnutne obsahovať technické aj obchodné časti.
Technická časť pozostáva z informácií o podmienkach zákazky, charakteristík a opisov predmetu alebo predmetu ponukového konania, pokynov určených pre dodávateľov, ako aj z informačných kariet, v ktorých je uvedený postup vykonávania a predkladania žiadostí o účasť na výberových konaniach. V tejto časti sú uvedené aj požiadavky na obsah objednávky: názov, objemové plány, odkazy na normy a technické podmienky.
Obchodná časť súťažnej dokumentácie obsahuje všetky ceny a postup ich výpočtu, podmienky stanovené v splátkovom kalendári, zdroje financovania tejto zmluvy. Uvádzajú sa v ňom aj záruky poskytnuté bankou na vykonanie verejnej súťaže zo strany klienta a požiadavky na rôzne druhy poistenia.
Dokumentácia o výberovom konaní, vzorová prihláška a odporúčania na ich vyplnenie sú obsiahnuté v ruskom Gosstroyi MDS 80-4,2000. Podrobnejší obsah dokumentácie určuje výberová komisia.
Postup zostavenia
Príprava súťažných podkladov je samostatný, veľmi dôležitý a neodcudziteľný postup na uskutočnenie akejkoľvek verejnej súťaže. V súlade s platnými právnymi predpismi stanovuje obsah osobných údajov, ako napríklad:
- Meno organizátora.
- Jeho adresa a telefónne čísla.
- Faxové čísla a e-mailové adresy.
- Cena, miesto a podmienky získania balíka dokumentov.
Inšpekčné orgány vždy stanovili požiadavky na dostupnosť návrhu zmluvy zo zoznamu podmienok, ktoré sa majú stanoviť. V dokumentácii sa uvádza aj spôsob vyhodnotenia návrhov predložených pomocou osobitného systému.
registrácia
Vypracovanie súťažných podkladov môže vykonať organizátor aj špeciálna poradenská spoločnosť. Na jeho zostavenie môžete použiť štandardné vzorky a metodické odporúčania, ako aj legislatívu, ktorá špecifikuje regulačné požiadavky na kompiláciu. Môžete sa tiež skontaktovať s finančným strediskom, v ktorom špecialista na súťažné podklady ponúkne svoje služby na jeho odbornú prípravu. Tam ste krátkodobé termíny poskytovať odbornú a kvalifikovanú pomoc.
obsah
Formulár dokumentácie k verejnej súťaži by mal okrem informácií určených budúcim uchádzačom obsahovať také informácie, ako je numerický a podrobný obsah balíka dokumentácie vypracovaný dodávateľom, vyjadrený jeho žiadosťou o účasť:
- Žiadosť o účasť.
- Opis priložených dokumentov.
- Banková referencia o neexistencii akýchkoľvek dlhov po splatnosti.
- Požadované technické, prevádzkové a kvalitatívne informácie, ako aj podrobný opis obstaraných materiálov a tovaru.
- Návrh zmluvy na plánované nákupy.
- Metodické pokyny na výpočet kalkulácie žiadosti o ponuku vrátane jej súčastí, ako sú náklady na zaplatenie poistného a colné platby, prepravné služby, rôzne dane a poplatky, okrem nákladov na dodaný tovar, ako aj podrobná cenová tabuľka.
- Mena, v ktorej sú ceny vyjadrené v ponuke, je uvedená.
- Požiadavky na verejnú súťaž.
- Diskutuje sa o možnosti zmeny alebo zrušenia týchto žiadostí počas a pred uzávierkou oznámenia výsledkov výberového konania.
- Lehoty, miesto podania žiadostí.
- Miesto, dátum a čas otvorenia obálok pre ponuky.
- Informácie o možnosti stanovenia priorít pre domácich výrobcov.
Potenciálny dodávateľ má právo písomne požiadať organizátora súťaže so žiadosťou o objasnenie ustanovení a ustanovení súťažných podkladov najneskôr 10 dní pred konečným rozhodnutím. Usporiadateľ ponuky musí zaslať do troch dní od prijatia takejto žiadosti náležité vysvetlenie všetkým dodávateľom, ktorí sa zúčastňujú na tejto súťaži, bez uvedenia autora pôvodnej žiadosti.
Vykonávanie zmien a doplnení
Na žiadosť organizátora výberového konania môže odborník pri príprave súťažných podkladov doplniť alebo doplniť akékoľvek zmeny. Takéto konania nie sú nezákonné alebo nezákonné. V prípade potreby má organizátor tendra právo na zmenu balíka dokumentov týkajúcich sa vyjadrenia z vlastného podnetu alebo na základe žiadosti potenciálneho dodávateľa, a to najneskôr 7 kalendárnych dní pred uplynutím lehoty na predloženie ponúk.
Po ich vykonaní je potrebné okamžite informovať všetkých potenciálnych dodávateľov, ktorým bola zadaná súťažná dokumentácia. Lehota na implementáciu takýchto oznámení a výmenu dokumentácie o šarži je stanovená na 5 pracovných dní.
Obsah žiadosti o ponuku
Jeho zloženie sa riadi požiadavkami na súťažnú dokumentáciu:
- Žiadosť o účasť v súťaži a zoznam priložených dokumentov.
- Dokumenty potvrdzujúce splnenie požiadaviek predložených potenciálnemu dodávateľovi.
- Cenová tabuľka, ktorá by mala plne odrážať všetky skutočne prijaté náklady, sa zúčastňuje konečnej ceny.
- Ak je vo verejnej súťaži dodanie tovaru alebo technických zariadení, priložte technické vlastnosti navrhovaných modelov.
- Cena navrhovaného zoznamu súvisiacich služieb, ak existujú.
- Originál dokladu, ktorý je skutočným potvrdením záruky ponuky.
Doklady potvrdzujúce súlad potenciálneho dodávateľa s navrhovanými kvalifikačnými požiadavkami
Každý potenciálny dodávateľ, ktorý sa rozhodol zúčastniť sa výberového konania, je povinný predložiť tieto dokumenty:
- Kópie licencií, ktoré potvrdzujú právo potenciálneho dodávateľa alebo výrobcu vykonávať svoje činnosti.
- Kópia dokladu poskytujúceho právo podnikať, overená notárskym orgánom.
- Pôvodný audit za posledný rok nahlasovania alebo jeho notársky overená kópia.
- Osvedčenie o štátnej registrácii organizácie alebo podniku a jeho kópia.
- V prípade samostatného podnikateľa - kópiu jeho občianskeho preukazu alebo občianskeho pasu.
- Charta organizácie s uvedením zloženia jej zakladateľov, akcionárov, ako aj všetkých akcionárov vo forme notársky overenej kópie.
- Originál osvedčenia vydaného daňovými úradmi, v ktorom sa uvádza, že dodávateľ nemá daňové nedoplatky.
- Osvedčenie bankovej inštitúcie o neexistencii dlhov po termíne splatnosti za posledné 3 mesiace činnosti.
Cenový stôl
Pri registrácii súťažných podkladov sa zohľadňujú cenníky. Potenciálny dodávateľ je povinný zostaviť cenovú tabuľku s uvedením a uvedením jednotiek tovaru, celkovej celkovej ceny za celú dodávku. Malo by byť zostavené a prezentované vo forme tlačených aj elektronických cenníkov.
Tabuľka je tiež technickou špecifikáciou poskytovaného tovaru a služieb a musí úplne spĺňať všetky požiadavky stanovené v súťažných podkladoch.
Pri príprave súťažných podkladov sa určuje zloženie konečných cien. Uvedená hodnota by okrem vlastnej ceny tovaru mala zahŕňať do svojho zloženia:
- Náklady vzniknuté po certifikácii, poistných postupoch a preprave tovaru na určené miesto určenia.
- Všetky dane, clá a iné druhy povinných platieb a poplatkov, ktoré sú stanovené platnými právnymi predpismi Ruskej federácie.
- Ostatné zložky ceny, ktoré potenciálny dodávateľ považuje za potrebné zahrnúť do konečnej ceny tovaru.
Ak potenciálny dodávateľ v cenovej tabuľke neuvádza rôzne zložky, ktoré zahŕňajú vyššie uvedené náklady, komisia pre výberové konanie berie do úvahy údaje o cene tovaru, ktoré dodáva, za celkové náklady, pričom zohľadní všetky náklady. V takom prípade sa tieto ceny pri uzavretí zmluvy už nemôžu meniť ani meniť.
Ceny uvedené v tabuľke zostávajú pevné počas celého obdobia plnenia zmluvných záväzkov pri obstarávaní a dodávkach a nemôžu sa meniť.
Ceny sú uvedené v menách, ktoré boli špecifikované v požiadavkách predložených v čase podania žiadosti. Platba dodávateľovi sa uskutoční pri dodaní tovaru na miesto určenia, keď prídu rozpočtové prostriedky, pokiaľ nie sú v zmluve uvedené a stanovené iné podmienky.
Zabezpečenie aplikácií
V niektorých prípadoch dodávateľ poskytuje záručnú záruku, vyjadrenú v hotovosti, vo forme záložného práva na bankové účty organizátora, vo výške najmenej 3% z konečnej sumy v zmluve, s dobou platnosti aspoň stanoveným časovým rámcom uvedeným v hlavnej časti ponuky.
Zaručená finančná podpora potenciálneho dodávateľa pri realizácii výberového konania vo forme záložného práva na peňažnú sumu sa ukladá na osobitne vytvorený účet organizátora výberového konania.
Ak potenciálny dodávateľ ponuku nevyhrá, prostriedky poskytnuté organizátorovi ako záruka jeho finančnej spôsobilosti sa vrátia v lehotách stanovených v zmluve.
Predkladanie ponúk
Ponuky ponúkajú potenciálni dodávatelia v zošitej forme, očíslovaní a musia byť opečiatkovaní a podpísaní.
Predloží sa aj technická špecifikácia ponuky, zabezpečená podpisom a pečaťou, ako aj pôvodná záruka. Tieto dokumenty sú zapečatené v jednej obálke spolu so žiadosťou o ponuku a predložené Komisii.
Žiadosť môže podpísať iba potenciálny dodávateľ alebo jeho oficiálny zástupca. V dokumentácii nie je dovolené vkladať prílohy, podstromy a rôzne príspevky.
Potenciálni dodávatelia ručne zapečatia dokumenty v obálke, v ktorej je uvedený názov a adresa sídla ich organizácie, a organizátor tendra, dátum a čas stanovený na otvorenie obálok sú uvedené vo forme nápisu „neotvárať do ...“ ako dodacia adresa.
Súťažnú dokumentáciu je možné zaslať osobne aj pomocou poštových služieb v stanovených lehotách. Všetky ponuky doručené po stanovených termínoch a lehotách sú zamietnuté alebo sa žiadateľom vrátia neotvorené.
Bez toho, aby boli porušené konečné termíny a stanovený postup pre zadávaciu dokumentáciu, je možné na jej návrh uplatniť opravu, nahradenie podmienok, ceny a podobne. Je možné vykonať určité zmeny alebo konečné odvolanie ponuky pred uplynutím lehoty bez toho, aby sa stratilo právo na jej vykonanie alebo zabezpečenie. Oznámenie potenciálneho dodávateľa o úmysle opraviť alebo úplne stiahnuť svoju žiadosť sa organizátorovi zašle písomne a najneskôr do určeného termínu na jeho predloženie. Na konci stanoveného dátumu a času nie je možné vykonať takéto úpravy.
Po prijatí všetkých žiadostí v stanovenej lehote organizátor výberového konania otvorí obálky a s pomocou výberovej komisie vyberie výhercu, ktorého vyhlasuje písomným oznámením všetkých potenciálnych dodávateľov, ktorí sa zúčastňujú na rozhodnutí, s kópiou zápisnice z výberového konania.
Správne vykonanie a dokumentácia do veľkej miery určujú úspech samotnej ponuky.
