Sprievodný list je univerzálny dokument, ktorý sa používa v najrôznejších oblastiach podnikania podniku. Správne zostavený sprievod ušetrí všetky strany od mnohých nedostatkov a nejasností. Ako napísať sprievodný list k dokumentom?
Kedy je to potrebné?
Prácu podniku, najmä veľkého, sprevádza celý rad problémov, ktoré sa najčastejšie musia vyplniť písomne. Zmluvné strany si navzájom vymieňajú správy a oznámenia, dokumenty si vyžaduje banka, daň, dôchodkový fond a audítori. Klienti tiež píšu žiadosti o rôzne informácie a dokumentáciu.
Vo všetkých týchto prípadoch sa záchranca a zároveň sprievodný list stanú dôstojnou tvárou spoločnosti. Ak je napísaný na pevnom formulári, správne zložený a správne vykonaný, nielenže urobí správny dojem na adresáta, ale bude vykonávať aj niekoľko praktických funkcií pre odosielateľa:
- vysvetlí príjemcovi, ktorý mu píše a prečo;
- prevezme informačnú úlohu a zbaví priloženú dokumentáciu sémantickému preťaženiu;
- podrobný zoznam priložených dokumentov;
- ušetriť peniaze odstránením nepotrebnej pošty so súpisom;
- plniť úlohu kompaktného dôkazu o doručení celej hromady dokumentov.
Zvyčajný „sprievod“ so správnym prístupom môže byť taký užitočný!
Ako napísať sprievodný list k dokumentom?
Nie každý vie, ako napísať sprievodný list k dokumentom, hoci je to dôležité.
Zostavenie „sprievodu“ by sa malo začať úvodnou vetou: uveďte číslo prichádzajúcej žiadosti alebo uveďte podstatu problému, v ktorom prebieha korešpondencia. V nasledujúcich odsekoch listu je logické uviesť dôvody dokumentu: regulačné právne akty, doložky zmluvy, inšpekčné akty, pokyny regulačných orgánov a ďalšie.
Vyhlásenie končí požiadavkou, ponukou alebo požiadavkou. Po zostavení textu je uvedený zoznam priložených dokumentov s očíslovaním, menom a podrobnosťami, ako aj počet priložených hárkov.
Požadované podrobnosti sprievodného listu k dokumentom
Ako napísať sprievodný list k dokumentom, sme diskutovali vyššie. Teraz niečo o jeho dizajne.
- „Kryt“ dokumentu. Tu sa uvádza pozícia vedúceho alebo iného zástupcu adresáta, názov podniku alebo celé meno, meno a priezvisko súkromnej osoby; úplná adresa a PSČ.
- Dátum zostavenia sprievodného listu, a ak je odosielateľ právnickou osobou, potom odchádzajúce číslo registrácie.
- Oslovenie adresáta v súlade s pravidlami obchodného listu. Či už ide o súkromnú osobu alebo o vedúceho podniku, obracajú sa na neho menom a patronymicky, pričom odvolanie „rešpektujú“.
- Podrobný zoznam priložených dokumentov, pretože zo samotného názvu vyplýva, že písmeno „sprevádza“ určitý základný odchod.
- List podpísala prvá osoba alebo splnomocnenec organizácie, ktorej je hlavnému právu udelené také právo. Ak list pochádza od súkromnej osoby, odosielateľ alebo jeho zástupca splnomocneným zástupcom podpíše „sprievod“. Pred podpisom je zvyčajné ručne pridať záruku „s rešpektom“.
- Priezvisko, iniciály a komunikačné prostriedky výkonného umelca.
Toto sú základné požiadavky na formu listu.
Vzorka sprievodného listu k dokumentom
Vynikajúcim referenčným bodom pri príprave bude praktická vzorka sprievodného listu k dokumentom. Jeho obsah sa samozrejme bude líšiť v závislosti od potrieb kompilátora, ale celkové plátno zostáva nezmenené.
Vedúci daňového inšpektorátu v Goloseevsku
Khitrun I.V.
Str. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
Č. 562 zo dňa 05/05/2015
Milý Ivan Vasilievich!
Ohľadne vašej objednávky č. 12/389 zo dňa 01.01.2015 týkajúcej sa vydania počítadla neplánovanej kontroly na mieste vás informujeme o nasledujúcom.
Časť dokumentov o zmluvných právnych vzťahoch so stavom mimoriadnej spoločnosti „Gedeon“ bola zadržaná na základe protokolu o zaistení zo dňa 03/02/2015 (kópia je priložená) Dokumenty, ktoré má podnik k dispozícii, sa zasielajú vo forme riadne overených kópií podľa dodatku.
Aplikácia (celkom 6 litrov):
- kópie platobný príkaz so značkou banky č. 3 zo dňa 15/15/15 - o 1 liter.
- Kópia platobného príkazu so značkou banky č. 6 zo 14/14/15 - 1 liter.
- kópie správa o zmierení podľa dodávateľskej zmluvy č. 56 / P z 12.15.14 - o 1 liter.
- Kópia protokolu o zaistení zo dňa 03/02/15 - 3 litre.
S pozdravom,
Riaditeľ štátneho podniku "závod na spracovanie mäsa Goloseevsky"
Golokhvastov F.E.
Umelec: Pupko A.V.
(067)4658291
Takýto „sprievod“ je vhodný pre mnoho výstupných materiálov na žiadosť štátnych, regulačných a orgánov činných v trestnom konaní, stačí ich mierne prispôsobiť vašim potrebám.
Sprievodný list k zmluvným dokumentom
Pri uzatváraní obchodných zmlúv často nastane situácia, keď sú zmluvné strany geograficky vzdialené od seba a nemôžu si dovoliť cestovať do iného mesta na podpis zmluvy.
V takom prípade sa vyhotovenie sprievodného listu stane akýmkoľvek majákom, ktorý vám umožní uzatvoriť na diaľku legálne platnú zmluvu bez osobného stretnutia zástupcov. Jedna strana môže pomocou sprievodného listu nielen poslať podpísané formuláre zmluvy na zváženie, ale aj písomne vyjadriť svoje stanovisko k základným otázkam dohody.
Sprievodný list vám okrem toho umožňuje zaznamenať, čo a koľko bolo priložené a odoslané adresátovi. Napríklad obsah možno uviesť nasledovne.
„Posielame vám dve kópie zmluvy o poskytovaní informačných služieb, podpísané a opečiatkované nami. Navrhujeme, aby ste zvážili uvedený návrh a ak ste sa dohodli, podpísali zmluvu tak, že nám vrátite jednu z podpísaných kópií. Príloha: návrh zmluvy v 2 kópiách po 6 listoch každý ".
Reklamačný list - je to potrebné?
Niekedy nastane situácia, keď je potrebné poslať pohľadávku zmluvnej strane na základe dohody, ktorá si neplní svoje povinnosti. Všetky nároky, odôvodnenia a žiadosti sa zvyčajne uvádzajú priamo v reklamácii. Zdalo by sa, prečo by ste mohli potrebovať sprievodný list?
Faktom je, že pohľadávka sa môže stať nielen oficiálnym dôkazom na súde, ale v niektorých prípadoch exekučným dokladom. Malo by naznačovať právne správne a dôležité veci, ale nevykonáva komunikačnú funkciu.
Ak protistrana musí podať sťažnosť, ale aj poslať neformálne privítanie alebo vysvetlenie, lepšie ako sprievodný list, túto úlohu nebude plniť ani jeden dokument.
Sprievodný list je dobrý spôsob, ako sa vzájomne spoznať.
Spoločnosť má často zaujímavú propagačnú akciu alebo len chce robiť obchodná ponuka neobmedzený okruh osôb. Typické sprievodné listy, ktoré sú zábavné a stručné, sú na to vhodné.
K takejto „vizitke“ môžete priložiť propagačné produkty, katalógy, cenníky, cenníky a akékoľvek materiály, ktoré môžu zaujímať potenciálneho klienta alebo partnera.
Aj keď existuje veľa listov, vedúci alebo vedúci manažér na ne nemusia tráviť veľa času: stačí podpísať hotové klišé a môžete ich poslať podľa plánu!
Kto podpíše eskort?
A nakoniec objasníme dôležitú otázku. Kto podpíše sprievodný dokument? Na tento účel sa používa pravidlo hierarchie: je lepšie kontaktovať prezidenta spoločnosti s riaditeľom podniku; dokumentáciu do banky môže prevádzať hlavný účtovník; „Sprievodné“ informácie v centre zamestnanosti môžu byť podpísané zástupcom riaditeľa pre ľudské zdroje.
Sprievodný list sa môže stať nevyhnutnou vizitkou, ak bude vydaná správne!
