Pretože v každodennom živote sa neustále stretávame s dokumentmi v práci i doma, chceme im venovať ďalšiu konverzáciu. Poďme zistiť, čo je dokument a aké typy existujú.
Čo je dokument?
Dokument je informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči, ktorá obsahuje podrobnosti, ktoré umožňujú jeho identifikáciu. Existujú aj iné definície tohto pojmu. Môžeme teda povedať, že dokument je informácia uložená jednotlivcami a organizáciami ako dôkaz o činnostiach alebo povinnostiach.
Podstata dokumentu
V zásade všetky dostupné definície dokumentu zdôrazňujú jeho informačnú povahu (podstatu).
Zákon o „informáciách, informačných technológiách“ uvádza, že informácie sú poskytované informácie bez ohľadu na formu a spôsob ich predloženia. To znamená, že po zobrazení v dokumente môžeme ukladať a prenášať dostupné informácie iným osobám a tiež ich opakovane používať.
Nosič dokumentovaných informácií je objekt, ktorý sa používa na ukladanie a zabezpečenie v zvukovej, hovorovej a vizuálnej podobe.
Z vyššie uvedeného vyplýva, že dokument je tiež nevyhnutným prvkom vnútornej práce akejkoľvek organizácie, inštitúcie, spoločnosti, ktorá zabezpečuje interakciu jednotlivých jednotiek. Skutočne sú to informácie, ktoré sú dôvodom na prijatie všetkých manažérskych rozhodnutí, ako aj dôkaz o ich implementácii a materiál na ďalšie činnosti.
V oblasti riadenia je dokument pracovnou položkou, pretože každé prijaté rozhodnutie sa zaznamenáva písomne.
Vonkajšie znaky dokumentov sú charakteristické znaky, ktoré odrážajú jeho veľkosť a tvar, metódy záznamu a konštrukčné prvky. Jeho autorom môže byť fyzická aj právnická osoba. Akýkoľvek pracovný dokument, ak je správne vyhotovený, má právnu silu.
Podrobnosti o dokumentoch
Papierovanie je spojené s dodržiavaním všetkých povinných prvkov, ktoré sa nazývajú náležitosti. Tieto zahŕňajú:
- názov;
- adresát;
- autor;
- dátum;
- Text;
- podpis;
- rozlíšenie;
- schválenie a schválenie.
Je potrebné poznamenať, že rôzne dokumenty majú úplne odlišné podrobnosti. Ich počet závisí od jeho cieľov a účelu. Mnohé napríklad majú obmedzený počet detailov. Mimochodom, ak je aspoň jeden z nich uvedený nesprávne, dokument sa považuje za neplatný.
Účtovníctvo dokladov
Aké dokumenty sú potrebné pri práci? V oblasti riadenia organizácie sa používajú rôzne formy. Všetko záleží na tom, kde a na aký účel potrebujete predložiť dokumenty.
Všetky z nich neexistujú samy osebe, ale podliehajú prísnej systematizácii. Inými slovami, každá spoločnosť vedie záznamy o dokumentácii. Toto je v prvom rade potrebné, aby sa všetky informácie mohli vždy ľahko a v správnom čase nájsť.
Osobné a úradné dokumenty
Dokumenty majú svoju vlastnú klasifikáciu z rôznych dôvodov. Takže podľa pôvodu sú osobné a oficiálne.
- Osobné sú vytvárané mimo pracoviska. Môže to byť korešpondencia, denník, poznámky.
- Oficiálne dokumenty sú však dokumenty organizácie vypracované určitým spôsobom av ustanovenej podobe.
V skupine úradných dokumentov sa však rozlišujú osobné dokumenty, napríklad: pas, diplom, osvedčenie, povolenie na pobyt, pracovná kniha.
Je zrejmé, že úradné práce sa zúčastňujú najmä na administratívnych prácach, z ktorých väčšina sú riadiace dokumenty.S ich pomocou sú realizované riadiace funkcie organizácie: plánovanie, financovanie, kontrola, dodávka a účtovníctvo. 
Klasifikácia dokumentácie
Podľa spôsobu dokumentácie môžu mať informácie iný charakter:
- písanie;
- Text;
- vlastnoručné;
- na stroji;
- elektronický;
- obrazová.
Môže ísť o video, audio, fotografický dokument, ako aj biely a koncept. Ako vidíte, existuje ich veľké množstvo.
Aké dokumenty sú potrebné manažérske účtovníctvo? Absolútne všetko. Mnohé z nich sú prítomné v akejkoľvek organizácii. Nie je možné získať pomocou iba jedného druhu. Všetky sú potrebné v závislosti od situácie.
Prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty
Prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty - všetci sme sa o takejto klasifikácii dozvedeli. Takže tieto dokumenty tvoria tok dokumentov celej organizácie. Prichádzajúce a odchádzajúce cenné papiere podliehajú prísnemu účtovaniu. Zaznamenávajú sa v príslušných časopisoch prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie.
Podľa počtu predložených otázok sú dokumenty rozdelené na jednoduché a zložité. V prvej je položená iba jedna otázka a v ostatných niekoľko.
Druhy obmedzení prístupu k cenným papierom
Podľa dostupnosti je papier definovaný ako tajný, nezaradený a pre všeobecné úradné použitie. Tajné sú označené špeciálnou podpisovou pečiatkou. Ich použitie vyžaduje zvláštne povolenie. A pre prácu s inými dokumentmi nie sú potrebné žiadne tolerancie. Sú určené pre zamestnancov organizácie.
Spôsob prezentácie textu dokumentu
Podľa spôsobu prezentácie sa dokumenty delia takto:
- vzorka;
- sieťotlač;
- individuálna.
V jednotlivých článkoch prezentácia prechádza svojím vlastným štýlom, akoby od seba. Obrazové dokumenty sa vydávajú podľa určitej schémy pomocou súboru štandardných fráz. Najbežnejším typom takéhoto papiera je dotazník alebo certifikát. Spravidla sa tlačia na hotových formulároch, ktoré potom zadávajú niektoré údaje.
Aké dokumenty sú potrebné v každodennej práci? Samozrejme typické. Vypracúvajú sa na základe konkrétnej vzorky a používajú sa v podobných situáciách. Vytvárajú sa šablóny, ktoré sa v prípade potreby berú ako základ a vkladajú sa iba doplňujúce informácie. Veľmi často je potrebné vypracovať niektoré dokumenty, aby sa získali ďalšie dokumenty, napríklad v daňovej správe alebo v iných prípadoch.
Druhy dokladov o pravosti
Podľa pravosti sa dokumenty delia na originály, kópie a duplikáty. Je zrejmé, že originál je prvý jediný prípad. Je certifikovaná mokrou pečaťou a podpisom.
Duplikát je duplikátom originálu, najčastejšie sa vydáva po strate originálu a má tiež právnu silu. Pokiaľ však ide o kópie, hoci sa úplne zhodujú s originálom, nemajú právnu silu.
Rozdelenie dokumentov podľa doby uchovávania a spôsobu prenosu
Podľa doby použiteľnosti sa dokumenty delia na doklady trvalého, dočasného (doba uchovávania do 10 rokov) a dlhodobého skladovania (viac ako desať rokov).
A spôsobom prenosu do telegramov, listov, faxov a správ (elektronických).
Čokoľvek poviete, tieto dokumenty sa pevne dostali do našich životov. Každý deň sa zaoberáme všetkými druhmi papierov. A bez ohľadu na to, v ktorej oblasti pracujeme, vždy používame dokumenty na prijímanie a prenos tejto alebo tej informácie.
