Ruské spoločnosti, vládne agentúry, podnikatelia a iné právnické osoby v procese vzájomnej komunikácie pravidelne používajú úradné dokumenty. Najdôležitejším aspektom správnej interakcie organizácií a jednotlivcov je použitie podrobností. Ich zoznam je určený ruským právom. Požiadavky na dokumenty - to je najdôležitejší atribút oficiálnych zdrojov uverejňovaných podnikmi, orgánmi alebo zostavenými jednotlivcami pri kontaktovaní akejkoľvek štruktúry. Aké sú črty práce s nimi?
definícia
Požiadavky na dokumenty sú povinné prvky vizuálneho dizajnu rôznych zdrojov informácií, schválené spravidla v tlačenej podobe, na papieri, schválené na úrovni štátnych, priemyselných alebo podnikových noriem.
Tieto typy dokumentácie, ktoré patria do kategórie organizačnej a administratívnej, sa vypracovávajú v súlade s GOST R 6.30-2003. Tento zdroj noriem obsahuje jednotné kritériá, ktoré sa musia používať pri výmene dokumentov za účasti ruských podnikov, orgánov a iných inštitúcií s oficiálnym štatútom.
Zoberme si najdôležitejšie podrobnosti o dokumentoch definovaných špecifikovaným štátnym štandardom.
Základné údaje podľa GOST: štátny znak Ruskej federácie
Mnoho oficiálnych dokumentov musí obsahovať erb Ruska. Tento štátny symbol môže byť zastúpený v troch variantoch: ako viacfarebný znak na heraldickom štíte, ako jednofarebný - s podobným prvkom alebo bez neho. Viacfarebný erb Ruskej federácie by sa mal umiestniť na dokumenty, ktoré obsahujú ustanovenia federálnych ústavných zákonov a federálnych zákonov, nariadenia vydané prezidentom, vládou a Federálnym zhromaždením.
Jednofarebný erb Ruskej federácie bez heraldického štítu by sa mal umiestniť na zverejnené dokumenty:
- Medzirezortná komisia pre štátne tajomstvo;
- federálne súdy;
- prokuratúra;
- Vyšetrovací výbor a iné orgány podobného profilu.
Znak Ruskej federácie sa používa ako prvok v listoch a iných dokumentoch.
Štátny znak Ruskej federácie a obcí
Podrobnosti o dokumentoch prijatých v zakladajúcich jednotkách Ruskej federácie zahŕňajú ich vlastný znak regiónu. Pravidlá jeho umiestnenia sa riadia normatívnymi aktmi prijatými v konkrétnom predmete. Na regionálnej úrovni sa môžu schváliť aj pravidlá umiestňovania erbu Ruskej federácie na určité papiere. Podrobnosti o dokumentoch vydaných na úrovni obcí môžu zasa obsahovať znak mesta a iné osady alebo obce. Pravidlá umiestňovania tohto atribútu sú stanovené v regulačných aktoch prijatých miestnymi orgánmi.
ochranná známka
Registrácia podrobností o dokumentoch v organizáciách môže zahŕňať použitie znaku alebo ochrannej známky. Takéto prvky sa umiestňujú v súlade s ustanoveniami charty spoločností. Znak navyše nie je kladený na dokumenty v rovnakom čase ako symbol Ruskej federácie, ustanovujúceho subjektu Ruskej federácie alebo obce. Ochranné známky môžu obsahovať slová a obrázky. Farba zodpovedajúcich rekvizít môže byť ľubovoľná.
Kód organizácie
V súlade s all-ruským klasifikátorom podnikov môže byť kód dokumentu aj kód organizácie. Tieto informácie obvykle slúžia ako referenčná funkcia. Hlavným dokumentom, ktorého štruktúra je usporiadaná podľa organizácie, je list.
BIN
Vo väčšine prípadov si podrobnosti primárnych dokumentov organizácie vyžadujú zahrnutie do jej štruktúry OGRN. V listoch je tento prvok označený ako súčasť základných informácií o organizácii. PSRN sa používa aj pri vydávaní hlavičkových kníh spoločnosti. Pre podnikateľov existuje podobný atribút - OGRN IP. Používa sa hlavne na rovnaké účely ako zodpovedajúci prvok v toku dokumentov za účasti právnických osôb.
DIČ a PPC
Tieto podrobnosti spolu s PSRN sa najčastejšie používajú v primárnej dokumentácii, ako aj v hlavičkových papieroch vypracovaných zamestnancami organizácie. PPC - prvok vlastný právnickým osobám. Jednotliví podnikatelia takéto rekvizity nepoužívajú.
Kód formulára dokumentu
V súlade s all-ruským klasifikátorom riadiacej dokumentácie musí byť kód formy prítomný v podrobnej štruktúre rôznych zdrojov. Tento prvok sa používa hlavne na optimalizáciu rýchlosti prenosu súborov cez elektronické kanály.
Názov spoločnosti
Povinné údaje o dokumente obsahujú taký prvok, ako je názov organizácie. Je dôležité, aby bol v súlade s tým, čo je uvedené v zakladajúcich dokumentoch spoločnosti. Formuláre musia obsahovať celé meno spoločnosti. Skratka môže byť umiestnená vedľa seba (pod ňou alebo za ňou).
Referenčné informácie
Ďalším prvkom podrobností o dokumentoch - referenčné informácie o spoločnosti. Ich štruktúra zahŕňa zahrnutie poštovej adresy, telefónnych čísel a ďalších informácií, ktoré spoločnosť považuje za potrebné umiestniť. Spravidla sa tiež pripája organizačný kód, PSRN, TIN a KPP.
Názov typu dokumentu
Dokument musí byť správne klasifikovaný podľa typu. Zodpovedajúci názov druhu je uvedený v zakladacej listine spoločnosti. Musí tiež spĺňať kritériá obsiahnuté v OKUD. Zvyčajne je príslušná položka na formulároch stanovená. V prípade písmen nie je tento atribút (názov dokumentu) typický. Je napísané veľkými písmenami.
Dátum dokumentu
Ďalším dôležitým atribútom je dátum dokumentu. Mala by odrážať čas vytvorenia zodpovedajúceho zdroja alebo napríklad jeho podpísanie. Dátum je opečiatkovaný osobou, ktorá má oprávnenie podpísať dokument, alebo internou službou organizácie zodpovednej za výmenu príslušných zdrojov. V niektorých prípadoch môže dátum opečiatkovať pôvodca dokumentu.
Registračné číslo
Registračné číslo (index) - atribút, ktorý je určený na uľahčenie klasifikácie zdroja vo vnútorných registroch a archívoch organizácie, ako aj identifikátora v procese toku dokumentov s inými spoločnosťami. Pravidlá umiestňovania potrebných položiek sa odrážajú v administratívnych zdrojoch schválených spoločnosťou.
V niektorých prípadoch môže byť dotknutý prvok doplnený odkazom, ktorý v skutočnosti zahŕňa registračné číslo, ako aj dátum dokumentu, ktorý vyžaduje odpoveď. To znamená, že tento atribút sa často používa v listoch, ktoré sú vypracované ako reakcia na výzvy spoločnosti.
Miesto zostavenia
V niektorých prípadoch sa môže uviesť miesto zostavenia dokumentu. Napríklad, ak to určíte na základe iných podrobností, je ťažké. Ak je však miesto kompilácie už uvedené v iných prvkoch dokumentu, nie je potrebné do zdrojovej štruktúry zahrnúť zodpovedajúce rekvizity.
adresát
Ďalším dôležitým atribútom je adresát. Je uvedené, či je potrebné poslať dokument konkrétnemu subjektu konštrukčná jednotka Zodpovedajúca spoločnosť. Adresátom môže byť tiež úradník alebo občan v postavení jednotlivca.
schválenie Grif
Môže byť požadovaná pečiatka zdroja. Tento atribút môže dať dokumentu normatívny charakter.Napríklad riaditeľ spoločnosti môže použiť pečiatku typu „Potvrdzujem“, po ktorej sa ustanovenia v zdroji stanú záväznými pre zamestnancov spoločnosti.
rezolúcia
Ďalším zaujímavým atribútom je rozlíšenie. Aktivuje sa, ak sa úradník, napríklad riaditeľ spoločnosti, rozhodne urobiť na základe informácií uvedených v dokumente. Táto požiadavka obsahuje aj celé meno, obsah objednávky, termín, do ktorého musí byť vyplnená, podpis, dátum. Môžu byť uvedení vykonávatelia zadania.
hlavička
Niektoré dokumenty používajú nadpis. Jeho účelom je poskytnúť stručné zhrnutie informácií prítomných v zdroji. To znamená, že by malo korelovať s názvom dokumentu. Príklad nadpisu: „Nariadenie o vytvorení certifikačnej komisie“.
Kontrolná značka
V niektorých prípadoch dokument vyžaduje také podpery ako kontrolnú značku. Tento prvok naznačuje, že zdroj je akceptovaný kompetentnou štruktúrou v spoločnosti a prebiehajú práce na ňom. Tento atribút zvyčajne vyzerá ako pečiatka so slovom „kontrola“.
Text dokumentu
Pravdepodobne kľúčová požiadavka dokumentu. Odráža podstatu informácií prenášaných prostredníctvom papierových médií. Vo všeobecnosti je zostavený v ruštine alebo taký, ktorý má úradné postavenie v predmete Ruskej federácie. Text môže obsahovať tabuľky, rôzne prvky formátovania.
Štruktúra textu je zvyčajne uvedená v dvoch častiach: prvá odráža dôvody a ciele zaslania dokumentu, druhá odráža hlavnú myšlienku odvolania, žiadosti, odporúčania atď. V niektorých prípadoch je dovolené použiť iba druhú časť štruktúry zodpovedajúceho atribútu.
Prihláška ochrannej známky
Stáva sa tak, že v texte dokumentu je problematické zobraziť všetky potrebné údaje. V takom prípade je možné zdroj doplniť aplikáciami. Táto skutočnosť by sa mala na dokumente zobraziť prostredníctvom vhodných rekvizít. Ako môže byť predmetná známka zahrnutá do štruktúry zdroja? Spravidla píšu: „Aplikácia na taký a taký počet listov v takomto a takom množstve kópií“. V niektorých prípadoch môže byť potrebné uviesť názov dokumentu obsahujúceho žiadosť.
podpis
Medzi najdôležitejšie typy podrobností dokumentu patrí taký prvok, ako je podpis. Poskytuje ho úradník, čím sa zaznamenáva presnosť informácií obsiahnutých v zdroji. A nejde iba o autogram - podpis ako nezávislý atribút by mal obsahovať meno funkcie osoby, ktorá dokument podpísala, ako aj prepis.
harmonizácia Grif
Požiadavky na podrobnosti dokumentov vypracované v niektorých organizáciách si vyžadujú prítomnosť podpisovej pečiatky. Používa sa v prípadoch, keď je potrebné opraviť skutočnosť, že informácie v zdroji boli schválené kompetentnou osobou alebo štruktúrou spoločnosti.
Pečiatka by mala obsahovať slovo „dohodnuté“, ako aj informácie o postavení osoby, ktorá schvaľuje príslušné informácie, jej podpis a dešifrovanie. Kľúčovou črtou schvaľovacej pečiatky je použitie v správe dokumentov zahŕňajúce niekoľko organizácií.
Vízové schválenie
Prvok, ktorý je dostatočne blízko k hmatníku, sa môže nazývať vízum na schválenie. Jeho kľúčová funkcia sa používa iba v rámci organizácie. Zároveň je možné vízum pripevniť niekoľkokrát, keď dokument rôzne úrady postupne kontrolujú.
vytlačiť
Takmer vždy údaje o platobných dokladoch, ako aj o iných typoch primárnych zdrojov, vyžadujú, aby organizácie pripevnili pečať. V Rusku je to zvyčajne atrament. Štruktúra tlače zvyčajne obsahuje informácie o spoločnosti - názov, PSRN, DIČ a ďalšie podrobnosti.
Papierovanie: nuansy
Zistili sme, že údaje v dokumentoch sú najdôležitejším kritériom pre organizovanie správnych postupov pre interakciu spoločnosti s partnermi, vládnymi agentúrami, ako aj pre internú komunikáciu. Aké nuansy sú charakteristické pre praktické vykonávanie pracovných postupov v ruských firmách?
Je potrebné poznamenať, že uvedenie všetkých podrobností, ktoré požaduje GOST, je zriedkavé. Každý dokument si vyžaduje použitie primeraného súboru prvkov. Napríklad, pokiaľ ide o úradné listy, najčastejšie používajú také podrobnosti, ako je štátny znak Ruskej federácie, predmet federácie, logo mesta alebo spoločnosti, kód spoločnosti, PSRN, DIČ, KPP, ako aj názov organizácie.
Názov typu dokumentu v listoch sa zvyčajne neuvádza. Aj keď napríklad také druhy zdrojov, ako je príkaz, akt, memorandum alebo rozhodnutie musí obsahovať vo svojej štruktúre zodpovedajúci prvok. V listoch je potrebné uviesť celé meno spoločnosti, ktorej sa dokument zasiela, a ak existuje oficiálny názov so skráteným názvom, malo by sa to uviesť (v zátvorkách za celým menom).
Existuje niekoľko správnych metód na zníženie mien organizácií: pomocou prvých písmen (to znamená skratka ako je výskumný ústav), počiatočných slabík (napríklad je možné získať Uralmash) alebo iným spôsobom schváleným v úradných dokumentoch adresovanej spoločnosti.
Ďalšími dôležitými podrobnosťami o dokumentoch sú poštová adresa, ako aj telefónne a faxové čísla. Zvyčajne sa uvádzajú aj úradné listy bankové údaje organizácie. Ďalším dôležitým prvkom príslušného dokumentu je dátum, ktorý odráža okamih jeho podpísania. Potom je podpísaný úradný doklad, na ktorý je umiestnená pečiatka spoločnosti.
