V každom podniku sa účtovníctvo miezd a práce zamestnancov vykonáva v súlade s primárnou dokumentáciou, ktorú vykonáva a udržiava personálna služba. Ak nie sú činnosti tejto jednotky dodané dostatočne dobre, potom v práci celej spoločnosti dôjde k vážnym poruchám. Poďme ďalej zvážiť, aké sú dokumenty na správu osobných záznamov. 
Všeobecné informácie
Ako je uvedené vyššie, pri nedostatočne kompetentnej organizácii personálneho oddelenia vznikajú v podniku rôzne problémy. Možné je najmä oneskorenie vyplácania miezd, náhrad za práceneschopnosť a predčasná príprava dokumentov na predloženie orgánom dohľadu. To všetko vedie k výraznému zhoršeniu finančnej výkonnosti spoločnosti. Dokumenty personálnej služby sa vypĺňajú v súlade s požiadavkami Zákonníka práce. Kontrolu správnosti papierovania vykonávajú inšpektoráty práce a dane. Dozorný orgán môže navštíviť ktorúkoľvek kanceláriu spoločnosti bez ohľadu na jej druh činnosti a typ vlastníctva a vyžadovať overenie z personálnych dokumentov organizácie. Inšpektori majú takéto právomoci v súlade s federálnym zákonom č. 134.
Papierové úlohy
Činnosti personálnej služby zahŕňajú všetky procesy, ktoré sa týkajú zostavovania a spracovania dokumentácie v súlade so stanovenými pravidlami. Vykonáva sa na vyriešenie niekoľkých riadiacich úloh. Patria sem najmä:
- Prevod zamestnancov na iné miesto.
- Uzatváranie pracovných zmlúv a vstup do štátu.
- Organizácia odborné činnosti pracovníkov.
- Povzbudzovanie zamestnancov.
- Poskytovanie dovolenky zamestnancom.
- Certifikácia zamestnancov.
- Účtovanie o použití času na prácu.
- Personálne zabezpečenie.
- Prilákanie zamestnancov na prácu mimo pracovného pokoja a cez víkendy.
- Cestovné zabezpečenie.
- Odvolanie z práce a ukončenie zmluvy.
- Uloženie disciplinárnych sankcií.
Čo sú osobné dokumenty?
Hlavným účelom týchto cenných papierov je zabezpečiť maximálnu transparentnosť v rámci pracovnoprávnych vzťahov. Klerický systém je založený na určitých pravidlách a požiadavkách. Ich dodržiavanie zaručuje stabilitu zamestnancov a administratívnych pracovníkov spoločnosti - zjednodušené riadenie. Vďaka presnej regulácii rozsahu povinností a práv, ktoré poskytujú personálne dokumenty, sa rešpektujú záujmy všetkých účastníkov v pracovnoprávnych vzťahoch.
Druhy papierov
V súlade s normami Zákonníka práce sú hlavné formy personálnych dokumentov tieto:
- Personálny plán.
- Časový rozvrh dovolenky.
- Vnútorné pravidlá v podniku.
- Dokumenty, v súlade s ktorými sa ustanovuje postup spracúvania osobných údajov zamestnancov, ako aj ich povinnosti a práva.
- Pokyny a pravidlá pre OT. Každý zamestnávateľ musí zamestnancom poskytnúť bezpečné prostredie na výkon ich odborných činností. Zamestnanci by mali byť oboznámení s písomnými pokynmi a pravidlami s podpisom.
- Rozvrhy zmien. Zákonník práce stanovuje najvyššiu povolenú dĺžku práce za deň. Počas práce na zmeny sa berie do úvahy čas vypracovaním príslušných harmonogramov.
Uvedené personálne dokumenty sú najčastejšie predmetom overovania regulačnými orgánmi. 
personál
Personálne dokumenty vrátane informácií o zamestnancoch sa vytvárajú počas práce jednotky so zamestnancami.Takéto doklady sú vždy úzko spojené s konkrétnym zamestnancom podniku. Odrážajú informácie o odbornej činnosti zamestnanca, jeho kvalifikácii, výsledkoch práce, podmienkach prijatia do zamestnania, dĺžke služby atď. Takéto dokumenty zahŕňajú najmä:
- Administratívne doklady potvrdzujúce pracovnú činnosť občana.
- Informácie a dokumenty o urovnaní.
- Úradná interná korešpondencia.
- Knihy / časopisy o registrácii a účtovníctve.
Dokumenty každej skupiny majú svoje vlastné špecifiká. Sú určené na rôzne účely, vyvíjané, uvádzané do platnosti, schválené v príslušnom poradí.
Administratívne dokumenty
Táto kategória zahŕňa objednávky a objednávky od nadriadených. Vedúci s ich pomocou vykonáva oprávnenie na riadenie podniku, ako je stanovené v charte spoločnosti. Objednávky sú rozdelené do dvoch skupín. Prvý obsahuje zákony o hlavných činnostiach spoločnosti. Ide najmä o objednávky v oblasti výroby, postup pri certifikácii, pokyny atď. V druhej skupine sú objednávky na zamestnancov. Patria sem akty prepustenia, najatia, prevodu, priznania dovolenky, disciplinárne sankcie, stimuly. Dokumenty prvej skupiny pokrývajú činnosti podniku ako celku a nepriamo súvisia s prácou personálneho oddelenia. Ďalšia kategória cenných papierov priamo súvisí s činnosťou zamestnancov. Väčšinou ide o zjednotené personálne dokumenty. Ich formuláre schvaľuje Výbor pre štátnu štatistiku. Medzi dokumenty odrážajúce činnosti zamestnancov patria:
- pracovná kniha;
- osvedčenie o zamestnaní;
- pracovná zmluva;
- kópie príkazy na prepustenie a zápis do štátu.
Účelom týchto dokumentov je poskytnúť čo najúplnejšiu ukážku pracovných skúseností zamestnanca. Na druhej strane bude dôležitý tak pre účely poskytovania dôchodku v budúcnosti, ako aj pre výpočet dávok v invalidite počas jeho činností v podniku. Ako základ pre výrobu slúžia kópie objednávok od iných zamestnávateľov v knihe pracovných záznamov o práci na čiastočný úväzok, o registrácii jeho duplikátu.
Kategória na výpočet informácií
Tieto dokumenty sa uchovávajú s cieľom zaznamenávať osobné údaje zamestnancov, konsolidovať informácie o ich pracovných činnostiach. Medzi nimi sú:
- osobná karta;
- časový výkaz;
- personálny stôl;
- súkromná záležitosť.
Väčšina z nich používa štandardné formuláre. Zjednotené formy personálnych dokumentov výrazne zjednodušujú proces ich vyplňovania. 
Interná korešpondencia
Používa sa v podniku na registráciu prijatých personálnych rozhodnutí. Napríklad priťahovať disciplinárna zodpovednosť každý zamestnanec musí od neho vziať vysvetlenie. Ak má byť zamestnanec povzbudený, jeho bezprostredný nadriadený zašle zodpovedajúci návrh riaditeľovi podniku. Interná korešpondencia predstavuje jednu z možností oficiálnej výmeny názorov medzi zamestnancami.
Knihy o kontrole a účtovníctve
Účelom registračných časopisov je účtovať dostupnú personálnu dokumentáciu (objednávky, osvedčenia, osobné spisy, pracovné zošity). Každému článku je pridelené osobitné číslo. Časopis obsahuje aj dátum registrácie dokumentu. Správne účtovníctvo poskytuje právnu silu cenných papierov. To vám zase umožní preukázať konkrétne postavenie v pracovnom spore. Evidenciu a uchovávanie osobných dokladov tejto skupiny vykonávajú oprávnené osoby. Spoločnosť používa tieto denníky:
- Príkazy na prevod, prepustenie, zamestnanie.
- Pracovné zmluvy.
- Prázdninové objednávky.
- Cestovné osvedčenia.
- Disciplinárne poriadky a odmeny.
- Úlohy.
- Objednávky na služobných cestách.
- Miestne akty.
- Pracovné knihy a ďalšie prílohy k nim.
- Referencie.
- Nemocničné plachty.
- Nehody v podniku.
Niektoré príklady personálnych dokumentov sú schválené na federálnej úrovni, zatiaľ čo iné sú vypracované samotnou spoločnosťou.
Sú potrebné všetky dokumenty?
Vyššie uvedené osobné dokumenty sa rozdelia do troch kategórií:
- V závislosti od špecifík spoločnosti.
- Odporúčané.
- Potrebné.
Posledné uvedené podniky musia udržiavať všetky podniky bez výnimky, bez ohľadu na počet zamestnancov, druh činnosti, právne postavenie. Tieto dokumenty sú priamo alebo nepriamo uvedené v zákonníku práce. Napríklad potreba vypracovať pravidlá spoločnosti vyplýva z článkov 189 - 190, personálne obsadenie - z čl. 57. Odporúčané papiere sú navrhnuté tak, aby optimalizovali počet zamestnancov. Ich prítomnosť alebo neprítomnosť závisí od rozhodnutia vedúceho. Dokumenty, ktoré závisia od špecifík organizácie, budú povinné pre konkrétnu spoločnosť. Ak spoločnosť zabezpečuje škodlivé alebo nebezpečné pracovné podmienky, je potrebné vypracovať ďalšie pravidlá a pokyny. Napríklad to môže byť nariadenie o pravidelných lekárskych vyšetreniach, bezpečnostných briefingoch atď. 
Obnova papiera
Keď sa v podniku objaví nový pracovník, často sa stretne s určitými ťažkosťami. Napríklad spoločnosť nemusí mať jednu alebo druhú požadovanú zábezpeku. Nie je možné zostaviť a implementovať potrebné dokumenty do jedného dňa. V takom prípade je potrebné zdôrazniť najdôležitejšie a začať s ich návrhom. Odborníci v prvom rade odporúčajú začať zostavovať plány dovoleniek a personálne obsadenie. Potom by ste mali skontrolovať dostupnosť a správnosť vykonávania zmlúv, príkazov na prevod, zamestnania, známok v pracovných knihách.
Ak spoločnosť nemá účtovné knihy, je potrebné ich viesť. Ďalej musíte usporiadať všetky svoje osobné karty. Všetky dokumenty sú datované v čase vykonávania. Napríklad v texte formulára však napr. T-2, je stanovený skutočný dátum, tj číslo, v ktorom bol zamestnanec najatý alebo prevedený. V takom prípade môžete kontaktovať účtovné oddelenie so žiadosťou o pomoc a požiadať o osobné účty zamestnancov s cieľom objasniť a overiť informácie. V procese vymáhania stratených alebo chýbajúcich cenných papierov podniku by ste nemali zabúdať na súčasnú prácu. Potom je potrebné začať zostavovať, navrhovať a implementovať povinné miestne akty. Obdobia uchovávania personálnej dokumentácie sa schvaľujú v príslušnom zozname. Všetky príspevky v ňom uvedené sa musia následne odovzdať do archívu.
