Nové úradné pravidlá

Pravidlá kancelárskej práce vo federálnej výkonné orgány úrady sa nerozširujú na činnosti, ktoré obsahujú štátne tajomstvá, Na základe požiadaviek autorizovaná štruktúra vypracuje pokyny na vypĺňanie, údržbu a uchovávanie dokumentov. Pri schvaľovaní pravidiel kancelárskej práce sú koordinované s vedením štátneho archívu.

Vytvoriť akty

Pravidlá administratívnej práce vo federálnych výkonných orgánoch predpisujú, že tieto štruktúry môžu používať špeciálne formuláre, štandardné papierové listy vo formáte A5 alebo A4. Vytváranie aktov v elektronickej podobe je povolené. Bez ohľadu na formu, dokument musí obsahovať požadované podrobnosti, ktoré sú umiestnené predpísaným spôsobom. Formy sa vyvíjajú v súlade s ich uhlovým alebo pozdĺžnym pravopisom. V prvom prípade sú podrobnosti umiestnené v hornom rohu naľavo od listu. Pri pozdĺžnej metóde sú umiestnené v strede formy na vrchu. Pravidlá papierovania v papierovaní umožňujú použitie šablón pri príprave elektronických aktov. Na každom liste by mali byť zarážky: najmenej 20 mm vľavo, najmenej 10 mm vpravo a 20 mm hore a dole. Elektronické šablóny a formuláre vzoriek musia byť schválené vedúcim výkonného federálneho úradu.

náležitosti

Pravidlá pre papierovanie v papierovaní určujú, že akty sa musia zúčastňovať:

1. Štátny znak Ruska.
2. Názov štruktúry tvoriacej akt.
3. Názov štrukturálnej jednotky.
4. Názov miesta oprávnenej osoby, ktorá dokument vyhotovuje.
5. Referenčné informácie o štruktúre.
6. Názov typu dokumentu.
7. Dátum zostavenia.
8. Registračné číslo.
9. Odkaz na údaje o prichádzajúcom akte.
10. Miesto vydania (kompilácia).
11. Lišta na obmedzenie prístupu k obsahu.
12. Adresát.
13. Sup schválenia.
14. Uznesenie (pokyny na vykonanie aktu).
15. Text.
16. Referenčná značka.
17. Záznam o aplikácii.
18. Podpis (poznámka o elektronickom podpise).
19. Sup po schválení.
20. Visa.
21. Vytlačiť miesto.
22. Záznam o umelcovi.
23. Poznámka o vykonávaní zákona a jeho zaslaní na podnikanie.
24. Záznam o prijatí dokladu.
25. Odkaz na akt.

Zloženie podrobností sa určí v súlade s typom a účelom aktu. Všeobecné pravidlá papierovania určujú, že súhlas s dokladom je potvrdený vízom oprávneného zamestnanca. Toto ustanovenie sa uplatňuje na vnútorné akty štruktúry. Koordinácia dokumentov vypracovaných vo federálnej výkonnej inštitúcii s inými štátnymi orgánmi sa potvrdzuje podpisovou pečiatkou, protokolom alebo listom.

Doručovanie, prijímanie a registrácia aktov

Pri administratívnej činnosti výkonných federálnych orgánov sa používajú tieto dokumenty:

1. Prijaté.
2. Odoslaná.
3. Vnútorné.

Zasielanie a doručovanie aktov sa uskutočňuje prostredníctvom telekomunikácií, pošty, kuriérskou službou. Všeobecné pravidlá papierovania predpisujú počiatočné spracovanie prichádzajúcich papierov. Následne sa vykoná registrácia a predbežné posúdenie aktov na ďalšie odovzdanie ich správe. Počiatočné spracovanie cenných papierov zahŕňa overenie správneho doručenia, dostupnosť dokumentácie a aplikácií. Hostiteľskí špecialisti tiež triedia certifikáty a nepodliehajú registrácii. Táto sa vykonáva v deň prijatia, prípravy (podpis alebo schválenie) alebo v nasledujúci deň (pracovný deň), pokiaľ zákon neustanovuje inak.

Prevod na štrukturálne jednotky

Pravidlá pre administratívnu prácu vo federálnych úradoch ustanovujú, že akty po registrácii by sa mali predkladať vedeniu na zváženie. Je však povolené posielať záruky inému úradníkovi. Vyžaduje si to uverejnenie príslušného rozhodnutia vedúcim. Dokumenty alebo ich kópie s uzneseniami (pokyny na vykonanie) musia byť doručené zodpovedným osobám prostredníctvom správy úradu. Pôvodný akt sa zašle konštrukčná jednotka o ktorých je jeho vykonávanie zverené. Ak pôsobia ako výkonní umelci viaceré oddelenia, originál sa prevedie na zodpovedného z nich, zatiaľ čo ostatné dostanú kópie. Ak má autorizovaná jednotka prístup k elektronickej kópii, pôvodný akt môže zostať v registračnej službe, ak je to stanovené v príslušných nariadeniach.

Odovzdávanie zákonov

Po podpise vedúceho výkonného orgánu alebo iného oprávneného zamestnanca sa dokumenty odovzdajú zamestnancom kancelárskeho oddelenia. Posledne menovaní vykonávajú svoju registráciu a odoslanie. Pravidlá administratívnej práce vo výkonných orgánoch zaväzujú zamestnancov, aby preverovali správnosť zostavenia, úplnosti a súladu počtu kópií s poštovým zoznamom. Nesprávne vyplnené akty sa musia vrátiť jednotkám zodpovedným za ich vykonávanie. Ak v nich nie sú žiadne porušenia, musia sa písomnosti zaslať v deň ich registrácie alebo v nasledujúci deň (pracovný deň). Prenos dokumentov z jednej štrukturálnej jednotky do druhej sa uskutočňuje prostredníctvom kancelárskeho oddelenia.

Účtovné funkcie

Medzi základné pravidlá práce v kancelárii patrí postup na zhrnutie informácií o prichádzajúcich, vypracovaných a odoslaných aktoch. Analýzu a systematizáciu informácií vykonáva zodpovedný odbor. Správy sa vedú vedúcemu výkonného orgánu spôsobom, ktorý určí. Na zaznamenávanie a vyhľadávanie aktov v elektronickej databáze sa uplatňujú povinné informácie o aktoch v súlade s prílohou. Je povolené používať ďalšie údaje.

Dokumentárny fond

Je tvorený zo skutkov používaných pri práci štátnej štruktúry. Výkonný federálny orgán po dohode s archívnym oddelením vypracúva a schvaľuje zoznam dokumentov vytvorených počas jeho práce, ako aj fungovanie jeho podriadených inštitúcií. Okrem toho je pri každom akte uvedená doba uchovávania. Výkonný orgán tiež vyvíja šablóny albumov pre zjednotené formuláre, generované dokumenty. Zamestnanci zodpovední za túto činnosť ju koordinujú s vedúcim štruktúry. Pravidlá papierovania predpisujú vytvorenie nomenklatúry zákonov. Zodpovední zamestnanci musia zabezpečiť ich bezpečnosť, účtovníctvo a odovzdať ich do archívu.

názvoslovie

Pravidlá papierovania zahŕňajú jeho formovanie do úloh registračnej štrukturálnej jednotky. nomenklatúra:

1. Zostavuje sa na základe účtovných informácií oddelení.
2. Schválené vedúcim výkonného federálneho orgánu. V takom prípade by sa mala vykonať predbežná koordinácia s komisiou expertov. Schválenie sa uskutoční najneskôr na konci súčasného obdobia. Nomenklatúra nadobúda účinnosť od začiatku budúceho roka (od 1. januára).
3. Raz za 5 rokov je schválená Štátnou archívnou odbornou kontrolnou komisiou. Akty Archívneho fondu vytvorené počas diela sa doň prenášajú na trvalé uloženie.
4. Pri zmene štruktúry alebo funkcií federálneho úradu oprávnenie by sa malo dohodnúť s odbornou komisiou.

Názvy sekcií nomenklatúry sú názvy štruktúrnych jednotiek.

Špecifiká ukladania

Pri zostavovaní prípadov sa distribuujú v závislosti od dĺžky obsahu archívu. Existujú kategórie trvalého a dočasného skladovania.Pravidlá personálneho riadenia ustanovujú obdobie viac ako 10 rokov pre doklady o zamestnancoch. Obdobie dočasného skladovania môže byť menšie ako špecifikovaná hodnota. Prípady od dátumu ich vzniku až po ich odovzdanie do archívu alebo zničenie sú obsiahnuté v štrukturálnych jednotkách v mieste zostavenia. Zamestnancom sa môžu vydávať doklady na dočasné použitie na obdobie stanovené vedúcim inštitúcie. Po uplynutí tohto obdobia sa môžu vrátiť. Ostatné vládne agentúry vydávajú akty v súlade s ich písomnými žiadosťami so súhlasom vedúceho výkonného federálneho orgánu alebo jeho zástupcu. Vo výnimočných prípadoch je povolenie na trvalé zloženie cenných papierov povolené. Zároveň sa v predpisoch úradnej práce spolkových úradov nariaďuje ponechať kópiu dokladov osvedčeným ustanoveným spôsobom, ako aj zákon o dôvodoch vydania originálov.

Preniesť do archívu

Prípady dočasného (viac ako 10 rokov) a trvalého skladovania sa neposielajú skôr ako rok, ale najneskôr tri roky od dátumu ukončenia ich administratívnej služby. Prevod cenných papierov sa vykonáva v súlade so zásobami. Prípady, ktorých dočasné uskladnenie je kratšie ako 10 rokov (vrátane), sa neprenesú do archívu. Na konci stanoveného obdobia sú zničené. Základom zostavovania súpisov je nomenklatúra prípadov.

Funkcie práce s elektronickými aktmi

Pravidlá správy úradu ustanovujú, že vytváranie, spracovanie a uchovávanie informácií je možné vykonávať v informačnom systéme štátnej štruktúry. V takom prípade sa elektronické akty musia vypracovať v súlade s požiadavkami platnými pre papierové akty. Musia mať aj požadované podrobnosti, s výnimkou štátneho znaku Ruska. Zloženie elektronických aktov je určené zoznamom dokumentov, ktorých návrh, uloženie a následné použitie sa pri organizovaní vnútorných prác stavby uskutočňuje výlučne v digitálnej podobe. Tento zoznam sa vyvíja v súlade s odporúčaniami štátneho archívu. Zoznam aktov, ktorých zostavenie, uchovávanie a následné použitie sa uskutoční v digitálnej podobe, schvaľuje vedúci inštitúcie po dohode s archívnym oddelením.

Elektronické spracovanie zákona

Dokumenty musia byť podpísané kvalifikovaným zdokonaleným digitálnym podpisom oprávneného úradníka. Zasielanie a prijímanie elektronických aktov vykonáva registračná služba inštitúcie. Po prijatí dokumentu musí služba správy úradu overiť platnosť digitálneho podpisu. Elektronickým aktom zahrnutým do informačného systému sú priradené registračné a registračné údaje. Poskytujú správu dokumentov. Zahŕňa okrem iného vyhľadávanie, prístup, uchovávanie, kontrolu, používanie atď. Registrácia úkonov prijatých na papieri sa vykonáva prostredníctvom vytvorenia elektronickej kópie. Nomenklatúra naznačuje, že prípad sa vedie v digitálnom formáte. Toto je uvedené v záhlaví alebo v poli „Poznámka“. Po vykonaní alebo odoslaní sa elektronické akty uchovávajú na obdobia stanovené pre podobné prípady vyhotovené na papieri. Na konci obdobia sa informácie obsiahnuté v digitálnej podobe zničia.

pokyny

Sú opísané v príslušných pokynoch. Pravidlá administratívy slúžia ako základ pre vypracovanie usmernení a ďalších miestnych zákonov, ktoré upravujú technológiu pre prácu s dokumentmi v rámci inštitúcie. Definujú techniky, postupy zostavovania, postup práce s údajmi. Na základe vládneho nariadenia č. 477 je pravidlo vedenia záznamov stanovené pre každú štruktúru štátu presne takýmito miestnymi zákonmi.

Funkcie vývoja

Pri zostavovaní metodických odporúčaní sa zohľadňujú súčasné pravidlá kancelárskej práce Ruskej federácie. Úradníci zodpovední za vývoj by sa mali riadiť vzorovými predpismi a koordinovať projekt s archívnou verejnou inštitúciou. V súlade s GOST R ISO 15489-1-2007 musí každá inštitúcia určiť a stanoviť vnútorné pravidlá kancelárskej práce. Ich cieľom by malo byť vytvorenie systému riadenia so spoľahlivými, autentickými a použiteľnými aktmi, ktoré môžu podporiť obchodnú činnosť v nevyhnutnom časovom období.

Obsah odporúčaní

Štruktúra textu sa neriadi predpismi medzisektorového významu. Odporúčania zvyčajne zahŕňajú všeobecné ustanovenia, sekcie tém a prílohy. V prvom bloku určte:

1. Rozsah odporúčaní. Napríklad: „Tento pokyn sa vzťahuje na všetku dokumentáciu inštitúcie.“
2. Zodpovednosť za nesúlad.
3. Útvar zodpovedný za zabezpečenie jednotného postupu pri vypracúvaní aktov a spolupráci s nimi všetky ostatné oddelenia
4. Regulačný rámec.

oddiely

Zvyčajne začínajú pravidlami organizovania papierovania. Táto časť poskytuje klasifikáciu aktov, ktoré sa používajú pri vykonávaní informačných, administratívnych a iných činností v inštitúcii. V nasledujúcom odseku sú uvedené kľúčové požiadavky na papier. Každé pravidlo riadenia kancelárie je stanovené samostatným odsekom. Zahŕňa to aj postup pozorovania, koordinácie, podpisovania. V tomto bloku sú tiež stanovené pravidlá:

1. Registrácia a certifikácia kópií (prihlášok).
2. Použitie a skladovanie pečiatok, formulárov, pečatí.
3. Práca s činmi osôb zodpovedných za ich vykonávanie.

V tejto časti sa môžu nachádzať ďalšie položky. Napríklad obsah sa dá rozšíriť tak, aby zahŕňal prípravu aktov kolektívnej štruktúry, zástupcov vedúcich pracovníkov atď. V časti „Správa dokumentov“ určte:

1. Postup, v súlade s ktorým sa vykonáva prijímanie, spracovanie a distribúcia prichádzajúcich aktov.
2. Pravidlá prepravy a presunu z jednej jednotky na druhú.
3. Kľúčové prípady pohybu úkonov.
4. Pravidlá pre prípravu a zasielanie výstupnej dokumentácie.
5. Postup zaznamenávania objemu úkonov.

Sekcia „Registrácia“ obsahuje:

1. Pravidlá, podľa ktorých sú prichádzajúcim, vnútorným a odchádzajúcim aktom pridelené čísla.
2. Metódy, formuláre a termíny registrácie.
3. Postup pri indexovaní aktov.

V časti „Referenčné práce“ sú uvedené:

1. Zásady tvorby referenčného systému v inštitúcii.
2. Opis súborových skriniek, databáz a iných zdrojov.
3. Technológia na vykonávanie činností získavania informácií.

Oddiel „Kontrola vykonávania dokumentov“ definuje:

1. Druhy aktov, ktoré podliehajú povinnému overovaniu.
2. Postup, podľa ktorého sú dokumenty kontrolované.
3. Pravidlá vykonávania inšpekcií. Formy kariet, použitie špeciálnych značiek atď.
4. Povinnosti výkonných umelcov.
5. Typické lehoty na vykonanie aktov.
6. Postup zostavovania kontrolných informácií.
7. Pravidlá, v súlade s ktorými bude vedenie informované o vykonaných kontrolách.

Časť „Online úložisko“ obsahuje informácie o:

1. Postup pri obsahu aktov. Je nainštalovaný ako pre správu kancelárskych služieb, tak pre ďalšie štrukturálne jednotky.
2. Zodpovednosť konkrétnych úradníkov za zabezpečenie bezpečnosti konaní.
3. Pravidlá, podľa ktorých sa v podnikateľskej sfére vykonáva vytváranie určitých kategórií dokumentov.
4. Postup pri vývoji a následnom použití nomenklatúry.
5. Pravidlá indexácie a systematizácie prípadov.

V časti „Príprava na doručenie do archívu“ sú definované:

1. Poradie skúšky.Je opísaná najmä technológia výberu dokumentácie na následné skladovanie a zničenie.
2. Postup prípravy úkonov na archiváciu.
3. Požiadavky na konštrukciu a popis prevedených prípadov.
4. Postup, v súlade s ktorým zodpovedné osoby zasielajú a prijímajú akty.

V závislosti od použitej technológie, špecifík činnosti, pracovných podmienok, zloženia sekcií je možné doplniť a zmeniť. Napríklad do inštrukcií môžete zahrnúť bloky, ktoré určujú postup pri práci s výzvami občanov, akty s obmedzeným rozsahom, technickú podporu pre školenie (skratka, tlač, zvukový záznam atď.).

aplikácie

Mali by obsahovať maximálne referenčné a ilustratívne materiály. Musí sa systematizovať v súlade s poradím oddielov. V dodatkoch sú uvedené schémy toku dokumentov, príklady pečiatok a pečatí, vzorové tlačivá, vykonávanie určitých druhov úkonov, zoznamy kontrolovanej dokumentácie, formy jej účtovníctva atď.

záver

Súčasné úradné pravidlá úradnej práce umožňujú jasný postup pre prácu s aktmi odlišnej povahy, ktoré sa používajú vo výkonných orgánoch federálnej vlády, ako aj v iných štátnych inštitúciách. Stanovujú kľúčové požiadavky na zamestnancov zodpovedných za zostavovanie a registráciu, prijímanie a zasielanie dokumentov. Pravidlá tiež určujú postup pri práci s elektronickými formami dokumentov, informačnými databázami. Každá konkrétna inštitúcia ich podrobne popisuje a vypracúva miestne dokumenty. Jedným z nich je inštruktáž o papierovaní. Malo by odrážať celý proces práce s aktmi, technologické operácie umiestnené v logickej postupnosti. Inštrukcia upravuje činnosti nielen kancelárskej služby. Keďže sa tieto akty presúvajú medzi štrukturálne oddelenia, mali by sa ich zamestnanci oboznámiť aj so zavedeným postupom. Vypracovanie miestnych regulačných dokumentov sa vykonáva prostredníctvom správy úradu. Zároveň sa procesu zúčastňujú zamestnanci archívnych a právnych oddelení. Návrh by mal schváliť a podpísať vedúci inštitúcie. Šéf vydá rozkaz, v súlade s ktorým inštrukcia nadobudne účinnosť. Vo všetkých štrukturálnych jednotkách by sa mal používať ako normatívny akt. Okrem toho by sa jeho ustanovenia mali jasne a jasne formulovať pre zamestnancov. Inštitúcia bude zostavovať, registrovať a rozposielať dokumenty v súlade s jej ustanoveniami a požiadavkami.