Druhy dokumentov a ich klasifikácia

Rôzne typy dokumentov sa používajú v rôznych oblastiach činnosti občanov a právnických osôb. Zostavovanie, uchovávanie, obeh a použitie cenných papierov je predmetom štúdia disciplíny, napríklad administratívy. Poďme ďalej zvážiť, aké typy dokumentov existujú.

Vedenie záznamov: Všeobecné

Podpora dokumentácie je osobitnou oblasťou činnosti, ktorá spočíva v navrhovaní, príprave, uchovávaní a spracovaní dokumentov. Správnosť a aktuálnosť dôležitého rozhodnutia vedenia bude vo veľkej miere závisieť od toho, ako dokument vyzerá a od informácií v ňom, ako sa vykonáva organizácia práce s ním. Dokumentácia odráža a zohľadňuje činnosti spoločností, podnikov, firiem. V tomto ohľade je papierovanie predpísané zákonom. Pri vykonávaní auditov sú vystavené predovšetkým tie doklady, v ktorých sú zaznamenané činnosti podniku.

Hlavné oblasti kancelárskej práce

V súčasnosti táto činnosť zahŕňa:

• Zabezpečenie správnej a včasnej tvorby potrebných dokumentov.
• Organizácia práce s úkonmi (prevod, príjem, účtovníctvo, spracovanie, skladovanie, kontrola, systematizácia, registrácia, zničenie, príprava na archiváciu).

Regulácia kancelárskej techniky sa vykonáva niekoľkými smermi:

• Normalizácia.
• Legislatívna regulácia.
• Vývoj regulačných, metodických a právnych aktov na vnútroštátnej úrovni.

Na organizovanie a vedenie kancelárskej práce sú potrebné odborné znalosti a špeciálne zručnosti. V tomto ohľade boli pri realizácii tejto práce v inštitúciách a podnikoch vytvorené príslušné jednotky (oddelenia, služby). V malých spoločnostiach sú tajomníci zapojení do administratívnej práce, za stav cenných papierov spoločnosti zodpovedajú zamestnanci poverení správcom. Pre každú skupinu dokumentov by sa malo uviesť konkrétne miesto. Spravidla sa skladujú v ohňovzdorných skriniach. Za neprimeranú dokumentáciu môžu byť úradníkom uložené disciplinárne sankcie.

Legislatívny rámec

Federálny zákon upravujúci informácie a ich ochranu, povinnosť dokumentovať informácie je pevne stanovená a stanovuje sa niekoľko základných definícií. Tento normatívny akt tiež upravoval vzťahy, ktoré vznikajú pri vytváraní a následnom uplatňovaní informačných technológií. Dokumentáciu vyžadujú aj iné zákony. Občiansky zákonník predovšetkým určuje právny základ pre činnosť právnických osôb a postup ich pracovného toku. Daňový zákon má zavedené štandardné daňové doklady. S ich pomocou sa zaznamenávajú obchodné činnosti spoločností a jednotlivcov, včasnosť odpočtu poplatkov do rozpočtu. Zákon tiež zaviedol vzorové dokumenty. V občianskom zákonníku teda existujú požiadavky na zloženie zakladateľských zmlúv, listín, plnomocenstiev atď. Regulačné akty stanovujú formy dokumentov, ktoré sa zasielajú rôznymi spôsobmi (poštou, faxom, prostredníctvom internetu).

Dokumenty Ruska

Administratívny systém riadenia úradu zahŕňa viacúrovňovú klasifikáciu. Rozlišujú sa tieto všeobecné typy dokumentov:

1. Organizačné a administratívne. Táto kategória zahŕňa protokoly, rozhodnutia, charty, objednávky, pokyny, predpisy.
2. Referenčné a informačné. Táto skupina obsahuje akty, osvedčenia, telegramy, poznámky, listy atď.
3. Pokiaľ ide o zamestnancov. V tejto kategórii sú pracovné zošity, vyhlásenia, zmluvy, charakteristiky, objednávky a ďalšie.

Rozlišujte tiež také formy dokumentov, ako sú:

• Šablóna.
• Individuálne.
• Typické (vzorové dokumenty).

Iná klasifikácia

V závislosti od obsahu papiera môžu byť jednoduché alebo zložité. V súlade s pôvodom sa rozlišuje medzi osobnými a oficiálnymi v mieste prijatia - vonkajším a vnútorným. Druhy dokumentov sa líšia, pokiaľ ide o uchovávanie: neustále, viac a menej ako desať rokov. V závislosti od publicity môžu byť dokumenty neklasifikované a tajné (sov. Tajné, dôverné). Druhy dokumentov sa rozlišujú podľa spôsobu fixácie: zvukové, grafické, strojové a vlastnoručne napísané, fotografické filmové materiály.

Príspevky môžu byť aj urgentné alebo urgentné. V súlade s etapami, výňatkami, zmenkami, originálmi (originály) sa kópie rozlišujú. Štátne dokumenty sú rozdelené do samostatnej kategórie. Podľa súčasného zákona autorizované orgány vydávajú pokyny, pokyny, príkazy, vyhlášky, príkazy, rozhodnutia, vyhlášky.

Primárne dokumenty

Patria sem články, ktoré obsahujú počiatočné informácie získané počas vývoja, výskumu, pozorovania a iných ľudských aktivít. Primárne dokumenty v účtovníctve sa zostavujú počas obchodných transakcií. Slúžia ako dôkaz skutočností. Zdrojové dokumenty zahŕňajú napríklad akty, osvedčenia, záruky, faktúry atď. Pre väčšinu z nich sú schválené jednotné formuláre. Napríklad boli zavedené špeciálne formy cenných papierov pre fixné aktíva, obchodovanie, prácu, vyrovnanie hotovosti. V prípade, že neexistuje jednotný formulár pre akýkoľvek dokument, spoločnosť si vyvinie svoju vlastnú formu. V každom prípade však musia obsahovať nasledujúce podrobnosti:

1. Meno.
2. Dátum zostavenia.
3. Názov organizácie.
4. Podstata domácností. operácie.
5. M.
6. Zoznam zodpovedných zamestnancov.
7. Osobné podpisy oprávnených osôb.

Administratívne práce

Na pokyn vedúcich pracovníkov spoločnosti a na podnet vedúcich oddelení sa vytvárajú rôzne ustanovenia. Táto skupina dokumentov obsahuje individuálne a štandardné akty. Obsah prvého sa týka riadiacich jednotiek, seminárov, oddelení zahrnutých v organizačnej štruktúre podniku. Štandardné dokumenty sa týkajú dielní hlavnej výroby. Návrh predpisu pripraví zmluvná strana, dohodnutá s právnym oddelením organizácie. V prípade pripomienok alebo námietok sa musia uviesť v samostatnom dokumente alebo v druhej kópii. Hlavným administratívnym aktom v podniku je poradie riaditeľa. Prostredníctvom tohto dokumentu je možné formalizovať činnosti, pokyny a rozhodnutia organizácie, rôzne činnosti, výsledky auditu, výsledky práce atď.

memorandum Predstavuje dokument, v ktorom je uvedená akákoľvek otázka alebo skutočnosť, návrh alebo záver. Môže byť poslaná na vedúceho spoločnosti alebo na vyššiu organizáciu. memorandum - Toto je druh listu, jedna z foriem vnútornej korešpondencie v podniku. Zo štrukturálnych jednotiek je poslaná každému adresátovi organizácie s výnimkou priameho riadenia. Oznámenie môže poslať konkrétne ktorýkoľvek úradník spoločnosti. Tieto dokumenty majú proaktívny alebo informačný charakter. Vysvetlivka - dokument vysvetľujúci obsah konkrétnych ustanovení hlavného aktu (správa, program, plán) alebo vysvetľujúci dôvody porušenia disciplíny alebo nevykonania príkazu.

inštrukcia

Tieto dokumenty sú rozdelené do dvoch skupín. Zahrnuté v prvej kategórii upravujú vykonávanie určitého procesu, na ktorom sa zúčastňujú oddelenia, úradníci atď. Opis pracovných miest definuje povinnosti, práva, funkcie a zodpovednosti konkrétnych zamestnancov.Tieto dokumenty môžu objasniť postup, v súlade s ktorým je potrebné dodržiavať požiadavky zákonov a nariadení (nariadenia, vyhlášky atď.). Opis úloh môže byť trvalý alebo špecifický. Trvalé dokumenty však podliehajú revízii a overovaniu raz za 3 až 5 rokov.