Primárne účtovné záznamy. Formy primárnych účtovných dokladov. Primárne dokumenty sú ...

Primárne dokumenty sú materiálne objekty, v ktorých sa zhromažďujú počiatočné údaje, ktoré sa získavajú počas pozorovaní, vývoja, výskumu a iných druhov ľudskej činnosti. V mnohých oblastiach tieto dokumenty slúžia ako základ pre podávanie správ. Poďme ďalej zvážiť, aké formy primárnych dokumentov môžu byť.

Všeobecné informácie

Primárne dokumenty sú potvrdením právnej platnosti akýchkoľvek operácií alebo činností. Inými slovami, dokazujú, že k tomu alebo k tomu došlo. Registrácia primárnych dokumentov sa vykonáva v čase konania alebo operácie. Prostredníctvom týchto dokumentov sa stanovuje zodpovednosť konkrétnych výkonných umelcov.

Primárne účtovné doklady

Všetky obchodné činnosti vykonávané podnikom sa musia zaznamenávať v oslobodzovacích postupoch. Akceptujú sa, ak sú zostavené vo forme prítomnej v zodpovedajúcich albumoch zjednotených formulárov. Tieto časopisy sú v súlade s PBU, schváleným nariadením ministerstva financií č. 34. V prípade potreby môžu byť do formulárov primárnych účtovných dokladov zahrnuté ďalšie stĺpce a riadky. V takom prípade sa musia zachovať všetky požadované podrobnosti stanovené regulačnými predpismi. Opravy vykonané na formulároch sú potvrdené príslušnými objednávkami a objednávkami. Formy primárnych účtovných dokladov, ktoré fixujú hotovostné transakcie, sa nemôžu meniť.

kódy

Zjednotené primárne dokumenty sú formuláre, v ktorých sa informácie zadávajú v súlade s klasifikátormi platnými v krajine. Niektoré kódy neobsahujú odkazy na tieto normy. Sú určené na systematizáciu a zovšeobecnenie údajov počas spracovania pomocou počítača. Takéto operácie sa zaznamenávajú podľa systému kódovania schváleného podnikom.

dodatočne

Na úćtovníctvo sa môżu akceptovai aj jednotné formuláre vyvinuté priamo samotnou spoloćnosťou. Musia si tiež zachovať povinné podrobnosti stanovené pre iné typy vzoriek. Samotná spoločnosť môže vytvoriť zoznam primárnych dokumentov, ktoré nie sú obsiahnuté v albumoch.

Povinné údaje

Hlavné dokumenty organizácie by mali obsahovať:

• názov;
• dátum zostavenia;
• názov spoločnosti, v mene ktorej je vyplnený formulár;
• označenie pozícií osôb zodpovedných za prevádzku a jej fixáciu.

Všetky formuláre musia byť potvrdené subjektmi, ktorých informácie sú v nich obsiahnuté. Doklady o primárnom podpise slúžia ako dôkaz pravosti a zákonnej platnosti cenných papierov.

Zodpovedné osoby

Primárne účtovné doklady musia byť vyplnené včas a správne. Túto úlohu vykonávajú osoby, ktoré ich v skutočnosti zostavujú a schvaľujú. Zodpovední zamestnanci tiež zabezpečujú včasný prevod dokumentov do účtovného oddelenia za účelom ich následného zváženia pri vykazovaní. Úradníci sú povinní do formulárov zadávať iba spoľahlivé informácie. Zoznam zamestnancov, ktorí môžu podpísať prvotné dokumenty, schvaľuje vedenie podniku po dohode s finančným a zúčtovacím oddelením. Dokumenty zaznamenávajúce obchodné transakcie týkajúce sa peňažných tokov sú priamo schvaľované riaditeľom spoločnosti.Hlavný účtovník má tiež právo tieto dokumenty podpísať.

klasifikácia

Primárne dokumenty sú formuláre, ktoré sa používajú v rôznych oblastiach podniku. Všetky tieto dokumenty je možné rozdeliť na:

1. Organizačné a administratívne. Medzi ne patria príkazy, príkazy, splnomocnenie, pokyny atď. Všetky umožňujú vykonávanie určitých operácií.
2. V jej prospech. Táto kategória zahŕňa príkazy na doručenie, požiadavky, faktúry, akty prijatia a pod. Všetky tieto dokumenty sú dokladmi primárneho zúčtovania transakcií. Údaje, ktoré obsahujú, sa zaznamenávajú do príslušných registrov.
3. Formy účtovnej závierky. Tieto dokumenty sa používajú na účtovníctvo.

Niektoré formuláre sa súčasne považujú za oslobodené aj tolerujúce. Tieto zahŕňajú najmä: mzdy hotovostný náklad a tak ďalej.

Administratívne práce

V podniku sa vypracúva osobitný harmonogram, v súlade s ktorým sa určujú podmienky a postup pre pohyb primárnej dokumentácie v rámci spoločnosti, ako aj jej príjem v účtovníctve. Po prevode cenných papierov do finančného a zúčtovacieho oddelenia sa skontrolujú. Monitoruje sa najmä:

1. Forma dokumentu. Poverený zamestnanec kontroluje správnosť a úplnosť plnenia, prítomnosť povinných údajov.
2. Aritmetická vernosť výpočtov.
3. Content. Dokumenty by nemali obsahovať interné rozpory, mali by jasne vidieť vzťah určitých ukazovateľov.

registre

Po prijatí primárnych účtovných dokladov sa informácie z nich zapíšu do osobitných listov. Zároveň sú formuláre označené, s výnimkou ich opätovného použitia. Napríklad je nastavený dátum. Účtovný register sa nazýva špeciálne hárky na zadávanie a organizovanie informácií. Uchovávajú sa v osobitných časopisoch alebo knihách, na samostatných kartách a na stránkach, vo forme typogramov, ktoré sa získavajú pomocou počítača. Registre môžu byť vo forme magnetických pások, diskiet, diskov a iných jednotiek. Stanovenie obchodných operácií sa vykonáva v chronologickom poradí. Všetky akcie sú zoskupené v príslušných účtoch.

Typy registrov

Klasifikácia sa vykonáva z rôznych dôvodov. Registre sa teda delia na:

1. Knihy (hlavné, v hotovosti).
2. Karty (pre účtovné materiály, investičný majetok atď.).
3. Časopisy s potlačou alebo bez podšívky.

V závislosti od typu vytvorených záznamov môžu byť registre:

1. Systematické (hlavná účtovná kniha).
2. Chronologické (registračné knihy).
3. Kombinované (opčné listy).

Pokiaľ ide o úroveň podrobností informácií, rozlišujte registre:

1. Kombinované (záruka na časopis).
2. Syntetický (hlavná kniha).
3. Analytické (karty).

Dôležitý bod

Informácie, ktoré sa zaznamenávajú v primárnych účtovných dokumentoch, sa musia zaznamenávať prostriedkami zabezpečujúcimi ich bezpečnosť po dobu stanovenú na ich uloženie v archívnom oddelení. Informácie môžu byť v elektronickej alebo papierovej podobe. V prvom prípade je spoločnosť povinná na svoje vlastné náklady vyhotoviť kópie dokumentov na papieri. Je to potrebné na poskytovanie informácií ostatným účastníkom obchodných operácií, autorizovaným dozorným orgánom, prokuratúre a súdu.

Skladovanie papiera

Pred predložením dokumentov do archívu sú zoskupené v chronologickom poradí, potom sú vyplnené a vzájomne prepletené. Všetky príspevky sa ukladajú do špeciálnych priečinkov. Pri odovzdávaní dokumentácie do archívu sa vyplní zodpovedajúci certifikát. Počas ukladania registrov sa musí zabezpečiť ich ochrana proti neoprávnenému zavedeniu úprav. Informácie obsiahnuté v dokumentoch sa týkajú obchodného tajomstva spoločnosti. Osoby s prístupom k takejto dokumentácii nie sú oprávnené zverejňovať informácie.Za porušenie obchodného tajomstva sú zodpovední podľa zákonov Ruskej federácie. Čas použiteľnosti primárnej dokumentácie v súlade s čl. 17 Federálny zákon „o účtovníctve“ sa ustanovuje podľa pravidiel platných v podniku. Okrem toho by toto obdobie nemalo byť kratšie ako 5 rokov.

úpravy

Ak sa v hárkoch vyskytne chyba, mali by sa opraviť. Oprava je v tomto prípade sprevádzaná odôvodnením a je potvrdená podpisom zodpovedného zamestnanca s dátumom. Opravy bankových a hotovostných dokladov nie sú povolené. Zvyšok formulára o úprave sa vykoná iba po dohode s ostatnými účastníkmi obchodných operácií. Potvrdzujú to podpisy tých istých zamestnancov, ktorí doklady osvedčili. V takom prípade je uvedený dátum úpravy. Podpery, ktoré budú opravené, musia byť prečiarknuté. Riadok by mal byť tenký, ale jasný, aby ste videli pôvodnú hodnotu. Ručne písané vedľa nej je označené ako „Opravené veriť“. Úprava sa potvrdzuje podpisom zamestnanca, ktorý príspevok prispel, s uvedením jeho mena a iniciálok.

Obnova papiera

Právne predpisy o účtovníctve neobsahujú jasné pravidlá upravujúce postup pre opätovné zostavenie dokumentácie v prípade jej straty. Niektoré ďalšie priemyselné nariadenia tiež špecifikujú iba doby uchovávania. Vzhľadom na to, že právne predpisy nestanovujú, čo presne je potrebné, aby spoločnosť urobila v prípade straty primárnych dokumentov z dôvodov, ktoré nemôže ovplyvniť, v liste UMNS sa uvádzajú tieto odporúčania:

1. Menuje sa na základe príkazu komisie oprávnenej vykonať interné vyšetrovanie príčin smrti, chýbajúcich listín. V prípade potreby by mali byť na jeho zloženie prizvaní zástupcovia štátneho dozoru, vyšetrovacích orgánov a bezpečnosti.
2. Prijať opatrenia povolené zákonom na obnovenie tých dokumentov, ktoré sú predmetom aktualizácie a uchovávania počas stanovených časových rámcov. Napríklad kópie výpisov o pohybe hotovostných účtov možno získať od spoločností poskytujúcich služby v oblasti bankovníctva, protistrany môžu požadovať faktúry, právne akty, zmluvy a tak ďalej.

Spoločnosť však má zďaleka vždy možnosť požiadať o duplikáty všetkých stratených dokumentov. Napríklad k tomu môže dôjsť, keď existuje veľký počet dodávateľov z dôvodu neprítomnosti kupujúcich alebo dodávateľov na predtým známych adresách alebo z dôvodu straty kontaktných informácií. Existujú teda celkom objektívne okolnosti, ktoré môžu vytvárať určité prekážky pri obnove dokumentácie. Zároveň má veľa manažérov logickú otázku - mal by byť daňový úrad informovaný o tom, čo sa stalo? Podľa niektorých odborníkov nie je potrebné inšpekciu oznámiť. V žiadnom prípade to nevylučuje pravdepodobnú zodpovednosť. Za nedostatok primárnej dokumentácie v právnych predpisoch sa poskytuje pokuta. Tento trest je ustanovený najmä v čl. 120 NK.

Možné riešenie problému

Daňovník, ktorý z nejakého dôvodu stratil pôvodnú dokumentáciu, môže urobiť jeden z nasledujúcich krokov:

1. Ak je to možné (aspoň čiastočne), zberajte papier.
2. Vykonajte opravné zápisy k výdavkom, ktoré nie sú zdokumentované a odrážajú úpravy v revidované vyhlásenie daň zo zisku za dané obdobie. Náklady, ktoré nie sú certifikované cennými papiermi, sa nevykazujú ako náklady v daňovom vykazovaní.
3. Umožnite zástupcom daňovej služby určiť sumy, ktoré sa majú zaplatiť do rozpočtu pri kontrole. Deje sa tak na základe údajov, ktoré má podnikateľ, ako aj informácií o iných podobných podnikoch. Táto možnosť je ustanovená v čl. 31, odsek 1, odsek 7 daňového poriadku.

Odstránenie papiera

Tento postup môžu vykonávať iba oprávnené orgány.Patria sem najmä orgány predbežného vyšetrovania, vyšetrovania, prokuratúry, daňové inšpektoráty, súdy a policajné útvary. Primárna dokumentácia je zabavená na základe rozhodnutí týchto orgánov prijatých v rámci zákona. List ministerstva financií č. 16/176 schválil pokyn, v súlade s ktorým sa tento postup vykonáva. Zhabanie dokumentácie sa vykoná v prípade, že daňovník utají alebo podhodnotí príjem alebo iné predmety podliehajúce zdaneniu. Podnik, úradník aj občan môžu pôsobiť ako porušovatelia. Hlavný účtovník alebo iný zodpovedný zamestnanec spoločnosti je oprávnený so súhlasom a za prítomnosti zástupcov orgánov, ktoré zabavujú, vyhotoviť kópie primárnych dokumentov, v ktorých je uvedený dátum tohto konania.