Takmer v každej organizácii, bez ohľadu na jej právnu formu a počet zamestnancov (aj keď hovoríme o jednotlivých podnikateľov), sa v procese jej práce na elektronických médiách hromadí veľké množstvo rôznych obchodných dokladov, listov, daňových správ a ďalších informácií. Takmer všetky podniky, ktoré pôsobia viac alebo menej dlho, skôr či neskôr čelia potrebe systematizovať svoje archívy.
Niektoré dokumenty sa musia zachovať a niektoré naopak, je čas zničiť. Aké sú však lehoty uchovávania účtovných dokladov, po uplynutí ktorých sa dajú bezpečne zlikvidovať? Náš legislatívny rámec skutočne zriedkavo pripúšťa porušenie týchto podmienok, a preto je potrebné ich poznať.
Tento článok je venovaný odhaleniu tohto problému.
Ako byť
Malo by sa poznamenať, že veľa dokumentov sa má uchovávať najmenej 75 rokov a niektoré kategórie podávania správ sa vo všeobecnosti dôrazne odporúčajú, aby sa nedotkli celej práce spoločnosti. Ako byť? Nakoniec by som chcel v plnej miere dodržiavať zákon, ale zároveň nekomplikovať život zamestnancov zodpovedných za uchovávanie archívnych záznamov!
Predtým, ako odpovieme na túto otázku, oboznámime sa s hlavnými regulačnými dokumentmi, ktoré obsahujú základné požiadavky, ktoré zohľadňujú trvanlivosť účtovných dokladov všetkých podnikov, bez ohľadu na ich právnu formu, veľkosť a smer činnosti.
Normatívna regulácia ukladania dokumentov
Pozrime sa na hlavné regulačné dokumenty, ktoré upravujú archiváciu v organizáciách.
Po prvé, federálny zákon z novembra 2004 č. 125-FZ. Toto je všeobecný dokument, ktorý v plnej miere upravuje archiváciu v našej krajine. Jeho ustanovenia teda hovoria o organizácii procesu uchovávania všetkých výrobných a účtovných dokladov, o metódach získavania a používania archívov. Okrem toho legislatívne zakotvuje procesy interakcie medzi archívnymi inštitúciami a tými občanmi, ktorí chcú využívať informácie, ktoré sú v nich uložené.
Veľkú úlohu samozrejme zohrávajú „Základné pravidlá pre prácu archívnych organizácií“. Oficiálne boli schválené a odporúčané na použitie rozhodnutím Federálneho archívu, ktorý bol prijatý 2. 6. 2002. Pri začatí organizácie archívneho oddelenia v organizácii dôrazne odporúčame, aby ste sa s týmto dokumentom najskôr oboznámili, pretože zobrazuje najdôležitejšie a základné body tohto druhu činnosti.
Iné dokumenty
Pre bežné uchovávanie dôležitých dokumentov je tiež potrebné poznať zoznam štandardných archívnych dokumentov, ktoré sa generujú v priebehu pracovných činností ktoréhokoľvek podniku. Uvádzajú sa tu obdobia uchovávania účtovných dokladov a tento dokument bol schválený osobitným nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie už v roku 2010. Číslo dokladu je N 558. Už zo samotného názvu je zrejmé, že obsahuje zoznam hlavných cenných papierov, ktoré sa tvoria v dôsledku podnikania alebo iných činností podniku.
Odkaz ZSSR
Nariadenie o dokumentoch, uverejnené ministerstvom financií ZSSR 29. júla 1983, č. 105, je stále relevantné. V rámci tohto ustanovenia sú stanovené počiatočné podmienky uchovávania dokumentov a postup ich vytvorenia, prijatia a použitia.
Z daňového poriadku
Okrem toho nájdete príslušné informácie v článku 23 príslušného dokumentu. V ôsmom článku je teda doložka, ktorá osobitne zohľadňuje obdobia uchovávania účtovných dokladov, ktoré sa môžu použiť na získanie a zrážanie daní. Patria sem cenné papiere, ktoré potvrdzujú priamy príjem príjmov, výdavky a dane už zaplatené v prospech štátu.
Nakoniec sú tieto informácie k dispozícii vo federálnom zákone 29 (č. 402 - zo 6. decembra 2011) „O účtovníctve“. V ňom nájdete doby uchovávania účtovných dokladov v organizáciách pre komerčné podniky.
Čo treba uchovávať a ako dlho?
Nie je prekvapujúce, že uchovávanie typických účtovných dokladov, ktoré sa tvoria v priebehu činnosti ktorejkoľvek organizácie (všetko uvedené v uvedenom zozname), je obzvlášť dôležité. Skladujú sa typické papiere: 1 rok, 5 rokov, 75 rokov. Niektoré dokumenty (informácie o získavaní finančných prostriedkov v obzvlášť veľkých množstvách) sa musia uchovávať natrvalo.
Úložné skupiny
Profesionálni audítori tvrdia, že všetky dokumenty, ktoré odrážajú účtovné záznamy, možno rozdeliť do štyroch hlavných skupín. Tu je zoznam období uchovávania účtovných dokladov:
- Doklady, ktoré by sa mali uchovávať trvalo. Zahŕňajú všetky ročné finančné výkazy, ako aj všetky dôkazy získané pri registrácii na daňovom úrade.
- Skupina pre dlhodobé skladovanie (nad 10 rokov). Sú to oznámenia, dokumenty podpísané zamestnancami o súhlase so spracovaním osobných údajov. Údaje o samotnej osobe, ktorá takýto súhlas poskytla, by mali byť k dispozícii 75 rokov.
- Dočasný typ. Predpokladá sa, že papiere tejto skupiny by sa mali skladovať až 10 rokov vrátane. Zahŕňajú faktúry, ako aj záručné listy.
- Štvrtá odroda obsahuje všetky uvedené dokumenty, ktorých platnosť už uplynula, a preto sa musia zlikvidovať.
Dôležité nuansy
Dôležité! Musíte vedieť, že skrátenie doby použiteľnosti je prísne zakázané, ale predĺženie tejto doby je prípustné. Platí to však iba pre tie organizácie, ktoré vykonávajú veľmi špecifické činnosti.
Životnosť účtovných dokladov v LLC, ktoré sa zaoberajú poskytovaním finančných pôžičiek obyvateľstvu, sa teda začína od 75 rokov. Inšpekčné organizácie v skutočnosti poznamenávajú, že takéto dokumenty by mali byť k dispozícii vždy, pretože v prípade akýchkoľvek nárokov (napríklad zo strany dedičov) môže byť potrebné ich vyzdvihnúť aj po tomto období.
Z tohto dôvodu má organizácia nomenklatúry, ktorá bude použitá v konkrétnom podniku na organizáciu archívneho podnikania, osobitný význam. Teraz zvážime základné požiadavky, ktoré kontrolné organizácie kladú na konkrétne organizácie, v závislosti od ich právnej formy vlastníctva.
Všeobecne sa nelíšia v rozmanitosti, existujú však aj niektoré nuansy. Spravidla sa týkajú výšky príjmu, ktorý spoločnosť získa.
Ltd.
Najprv zvážte LLC. Keďže obrat takýchto podnikov je pomerne významný, požiadavky na ne sú prísnejšie. Po prvé, všetky účtovné a daňové správy sa musia uchovávať najmenej 75 rokov. Okrem toho je možné v prípadoch, ktoré sme už uviedli, predĺžiť dobu použiteľnosti účtovných dokladov v LLC.
Dokumentácia o urovnaní s personálom by sa mala uchovávať počas práce konkrétnej osoby v organizácii a najmenej 10 rokov od dátumu jej prepustenia. Ak zamestnanec odchádza z tejto konkrétnej spoločnosti do dôchodku, dokumenty sa musia uchovávať natrvalo, pretože v prípade nárokov týkajúcich sa výšky poplatkov je potrebné ich najprv vyzdvihnúť.
Faktúry, iné doklady preukazujúce vyrovnanie s dodávateľmi a zákazníkmi patria do tretej skupiny, a preto sa musia uchovávať až 10 rokov vrátane. Ako sme už povedali, všeobecné finančné výkazy by sa mali uchovávať natrvalo.
Jednotliví podnikatelia
Požiadavky na túto kategóriu spoločností sú oveľa menej prísne, pretože počet tam vytvorených dokumentov je oveľa menší. Aká je doba použiteľnosti účtovných dokumentov IP? Pozrime sa na túto otázku podrobnejšie. Po prvé, všetky osvedčenia o registrácii, výročné správy pre daňové orgány. Tieto informácie by sa mali uchovávať natrvalo počas celého života konkrétnej spoločnosti.
Ak však podnikateľ nemá zamestnancov a vedie záznamy podľa zjednodušenej schémy, potom všetky požiadavky končia. Trvanlivosť účtovných dokladov IP je v tomto prípade samozrejme rovnaká 75 rokov, pretože medzi nimi sú iba výročné správy.
UAB
Keďže činnosť týchto podnikov spočíva v získavaní významného množstva príjmu, ako aj pri vyrovnaní s akcionármi, požiadavky na dokumenty uložené v tomto prípade sú najprísnejšie. Vo väčšine prípadov je doba použiteľnosti účtovných dokladov v spoločnosti najmenej 75 rokov. Existujú však výnimky.
Všetky informácie o schválenom kapitáli, objeme vkladov, veľkosti charterového podielu zakladateľov by sa, samozrejme, mali uchovávať nepretržite. Zoznam dokladov, ktoré sa musia archivovať najmenej 75 rokov, zahŕňa účtovné doklady, ktoré môžu používať daňové organizácie: informácie o návratnosti aktív, výkazy o vyrovnaní s akcionármi, ako aj elektronické médiá, o ktorých sú k dispozícii údaje o príjmoch na účtoch organizácie fondov, najmä vo veľkých množstvách.
Informácie o osadách s personálom sa uchovávajú aj 75 rokov. Ostatné dokumenty (faktúry, záručné listy) majú lehotu uchovania do 10 rokov vrátane.
Rozpočtové organizácie
A v akých obdobiach sa uchovávajú účtovné doklady rozpočtová inštitúcia? Spravidla na to neexistujú žiadne osobitné požiadavky. Predpokladá sa, že počas 75 rokov by sa mali uchovávať iba informácie o ročných finančných výkazoch a zárukách určených pre daňové orgány. Všetky ostatné dokumenty sa uchovávajú do 10 rokov vrátane.
Dôležité vlastnosti
Ak sa zoznámite so zoznamom všetkých zákonov a nariadení, ktoré sú k dispozícii vyššie, možno vás prekvapí: štandardná doba použiteľnosti účtovných dokladov nepresahuje päť rokov (federálny zákon č. 402)! Zároveň v našom článku píšeme približne 10 rokov a viac. Ako to môže byť? Bohužiaľ, v tomto prípade je nedostatočné vypracovanie regulačného rámca, keď sú požiadavky zákona v rozpore so skutočnosťou. Ukážme si príklad.
Ak ste dokonca iba živnostníkom, môžete ľahko naraziť na situáciu, keď daňový inšpektorát vyžaduje predloženie dokladov, ktoré už vypršali (v súlade s požiadavkami zákona). V prípade spoločností CJSC a LLC, ktorých ročný obrat môže prekročiť desiatky alebo dokonca stovky miliónov rubľov, môže absencia niektorých nepodstatných cenných papierov spôsobiť veľké problémy.
Napríklad často vyžadovali doklady potvrdzujúce zákonnosť pohľadávky. Nie je žiadnym tajomstvom, že v skutočnosti sa jeho trvanie dá odhadnúť na takmer desať rokov. Podľa zákona je už možné zničiť dva súbory účtovných dokladov súčasne. Ak ich spoločnosť skutočne zlikviduje, môže to spôsobiť vysoké náklady. Ako? Veľmi jednoduché.
Ak spoločnosť nie je schopná poskytnúť požadované cenné papiere, budete musieť prepočítať daň zo zisku (hoci nemusí vôbec existovať) a platiť vysoké pokuty.Jednoducho povedané, pri určovaní doby uchovávania by sa človek nemal riadiť ani tak požiadavkami zákona (paradoxne, ako to môže byť), ale skutočnou dôležitosťou dokumentu pre konkrétnu spoločnosť.
Trvanlivosť primárnych účtovných dokladov by samozrejme mala byť v každom prípade čo najdlhšia, ale aj mnoho faktúr za určitých podmienok musí byť uložených v archíve viac ako 15 rokov. Ak má spoločnosť dlžníka alebo ak niekomu nie je dlžná, takéto doklady musia byť uložené trvalo, bez ohľadu na požiadavky spolkového zákona a uznesenia.
Ako zistiť dôležitosť účtovných dokladov pre organizáciu?
Ako pochopiť, ktoré papiere by sa mali pri ich skladovaní označiť „pred ich potrebou“ a čo by sa s nimi malo urobiť v budúcnosti? V takom prípade odborní právnici odporúčajú samostatné preskúmanie hodnoty uložených dokumentov.
Hlavnou požiadavkou, podľa ktorej by sa členovia komisie mali riadiť, je nielen hodnota samotných informácií v uložených dokumentoch, ale aj škoda, ktorú môže organizácia utrpieť, ak sa stratia.
Preto je potrebné predĺžiť dobu použiteľnosti nasledujúcich finančných a účtovných dokladov: všetky zmluvy a odhady tých diel, ktoré môžu teoreticky zvýšiť hodnotu samotného podniku a jeho jednotlivých zložiek; všetky dokumenty a elektronické médiá súvisiace s konkurenčným obstarávaním; všetky dokumenty, ktoré môžu byť požadované akýmkoľvek spôsobom v prípade sporu (aj teoreticky možné).
Poznámky pre jednotlivých podnikateľov
Keďže existuje veľa požiadaviek a ich interpretácia v rôznych legislatívnych aktoch a súdnych rozhodnutiach je prekvapivo rôznorodá, proces uchovávania dokladov sa stáva obzvlášť ťažkým pre súkromných podnikateľov, pretože individuálny podnikateľ často nemá právnické vzdelanie alebo špeciálne najatých špecialistov na vyriešenie týchto problémov. V takom prípade je potrebné kontaktovať právnické firmy v prípade akýchkoľvek sporov, ak sú založené na účtovných dokumentoch, ktorých podmienky a postup nie sú v právnych predpisoch jasne stanovené.
Poznámka: čím kvalifikovanejší a kompletnejší proces archivácie, tým menšie problémy sa v budúcnosti stretnete.
Požiadavky na organizáciu archivácie v spoločnosti
Preskúmali sme teda základné informácie o načasovaní. Ale ako organizovať ukladanie dokumentov organizácie? Aké metódy sú k dispozícii?
Najprv si môžete vytvoriť vlastný archív. V prípade individuálnych podnikateľov a malých spoločností s ručením obmedzeným sa archivárom stáva často manažér podniku alebo osobitne najatý zamestnanec. Samotný archív sa stáva buď vyhradenou miestnosťou, alebo dokonca veľkým trezorom.
Ale v posledných rokoch sa obracia na špeciálne spoločnosti, ktoré sa špecializujú na vytváranie a ukladanie archívov, oveľa populárnejšou. Môžu pomôcť organizovať existujúce skladovacie zariadenia a vytvárať nové od nuly. V prípade spoločností, pre ktoré je obzvlášť dôležité uchovávať mimoriadne cenné dokumenty v úplnej bezpečnosti, môžu tieto spoločnosti organizovať svoje skladovanie v osobitne chránených a osobitne chránených škatuliach.
Výhodou prvej metódy je úplná kontrola nad vašimi dokumentmi a lacnosť tejto metódy je zrejmá. Nevýhody zahŕňajú zraniteľnosť archívu (nie každý má prostriedky na vybavenie protipožiarnej miestnosti). Okrem toho nie každý má príslušné právne vzdelanie pre správnu organizáciu skladovania.
Medzi výhody druhej metódy patrí ideálna organizácia skladovania, ako aj úplná právna pripravenosť zamestnancov agentúry. Negatívom nie je ani zďaleka úplná kontrola archívu vedenia spoločnosti.
Preskúmali sme teda trvanlivosť účtovných dokladov ustanovených legislatívnymi normami, ako aj požiadavky, ktoré sa v tomto prípade vzťahujú na hlavné právne formy podnikania.
