Je dôležité, aby každý zamestnávateľ vedel, aké obdobia uchovávania objednávok pre zamestnancov nastávajú. Koniec koncov, bezpečnosť dokumentácie je zodpovednosťou, ktorú preberá každá spoločnosť. Mal by nielen zhromažďovať informácie o zamestnancoch zamestnancov, ale mal by tiež zabezpečovať ich uchovávanie. A bez problémov. Len nie každý vie, čo táto dokumentácia znamená. A ešte viac, mnohí nerozumejú zásadám ukladania a zaznamenávania objednávok pre zamestnancov. Všetky podrobnosti týkajúce sa týchto otázok sú uvedené nižšie. Pomôžu pochopiť, koľko a ako presne sú informácie o zamestnancoch uložené, ako aj ďalšie dokumenty, ktoré možno pripísať personálnej dokumentácii.
Čo je to?
Prvým krokom je zistiť, o čo ide. Čo sú objednávky pokiaľ ide o zamestnancov? Nakoniec, skôr ako začnete niečo ukladať, musíte úplne porozumieť dokumentácii, s ktorou musíte pracovať.
Personálne objednávky - regulačné dokumenty pracovné vzťahy medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Táto dokumentácia je všetko, čo môže naznačovať súbory a informácie, ktoré sa týkajú aktivity. Všetky objednávky sú rozdelené do niekoľkých kategórií:
- Doklady o dlhodobom skladovaní.
- Krátkodobé papiere.
- Dočasné objednávky.
Každá z týchto kategórií má preto svoje vlastné charakteristiky. Preto predtým, ako začnete študovať teóriu skladovania a účtovníckej dokumentácie pre zamestnancov spoločnosti, musíte pochopiť, k akému typu patrí tento alebo ten papier. Až potom bude možné študované procesy vykonávať bez porušenia stanovených pravidiel. Aká je doba uchovávania personálnych objednávok? Čo by mal každý zamestnávateľ vedieť o tomto okamihu?
Dlhodobé dokumenty
Teraz je čas zvážiť každý typ predtým uvedených dokumentov. Už bolo povedané, že to pomôže úplne pochopiť, do akej miery sa má dokumentácia uchovávať. Účtovanie všetkých druhov cenných papierov je však rovnaké. Otázka je preto obyčajne jednoduchá. Čas skladovania personálne dokumenty priamo závisia od typu papiera. Prvým sú objednávky dlhodobého skladovania. Nie je ťažké uhádnuť, že ich zamestnávateľ vezme do úvahy a bude dlhodobo skladovaný. Koľko presne? Viac o tom neskôr.
Čo možno pripísať tejto dokumentácii? Sú to dokumenty, ktoré opisujú pracovnoprávny vzťah medzi zamestnávateľom a podriadenými a tiež naznačujú významné pracovné faktory. Čo im možno pripísať? Toto je:
- Pracovná zmluva s pracovným príkazom.
- Prekladateľské dokumenty.
- Príkazy na stanovenie určitého platu v určitom postavení.
- Osvedčenia potvrdzujúce ocenenie alebo bonus zamestnancov.
- Príspevky o pracovných cestách (dlhé, zahraničné).
- Osobné súbory.
- Formuláre žiadostí vyplnené počas zamestnania.
- Zrušenie objednávok.
Nie personálom
Teraz je jasné, ktoré dokumenty sú dlhodobé. Jediná vec je, že príkaz na prijatie zamestnanca je papier, ktorý sa týka personálu. Existuje však malá výnimka z pravidla. Malo by sa to pamätať.
O čom to hovoríš? Nie všetky pracovné príkazy spolu s pracovnou zmluvou nie sú objednávkami na zamestnancov. Podobné dokumenty majú výnimku. Na hlavnú činnosť existujú tzv. Príkazy. Patria sem:
- Pracovná zmluva s príslušnou objednávkou.
- Zmeny v pracovnej dohode (napríklad na presun na iné miesto).
- Dokumenty o odvolaní rámu.
Je potrebné poznamenať, že v prípade hlavnej činnosti sa tieto cenné papiere budú posudzovať iba vo vzťahu k jednotlivcom. Zvyčajne sa jedná o vedúcich pracovníkov spoločnosti, ako aj účtovníkov, vedúcich pracovníkov a zástupcov. Títo pracovníci sú často predpisovaní v zakladacej listine spoločnosti. Toto pravidlo by sa malo pamätať na to, či zamestnávateľ chce zistiť, aké sú podmienky ukladania objednávok na personál. Nie všetky dokumenty patria do tejto kategórie.
Krátkodobé skladovanie
Ďalej musíte pochopiť, čo možno pripísať papierom na krátkodobé uchovávanie. V tejto situácii sa, samozrejme, vykoná určitý druh účtovníctva príkazov na zamestnancov. Po krátkom čase sa však tieto dokumenty zničia. Čo možno priradiť k tejto kategórii? Dokumenty o krátkodobom skladovaní sa nazývajú príkazy, ktoré promptne regulujú výkon určitej pracovnej činnosti zamestnancom. To znamená, že nejde o také vážne dokumenty, ako sú dokumenty o prepustení alebo o pracovnej zmluve. Konkrétnejšie môžeme rozlišovať:
- Prázdninové objednávky.
- Pokyny na krátke cesty.
- Dokumenty označujúce rôzne disciplinárne opatrenia.
- Objednávka vyslania personálu na školenia alebo kurzy ďalšieho vzdelávania.
Ale to nie je všetko. Pravidlá ukladania študovaných dokumentov majú mnoho funkcií a nuancií. Okrem už zvažovaných možností je možné rozlíšiť dočasné skladovanie a trvalé. Tieto prípady nie sú príliš časté.
Dočasne a natrvalo
Dočasné dokumenty sú akékoľvek príkazy a pokyny, ktoré nehrajú významnú úlohu pri práci. Zvyčajne sú v určitom okamihu dôležité. A keď už nie sú potrebné, sú zničené. Existujú tiež objednávky na trvalé uloženie. Najčastejšie sa dajú od dokladov o pracovníkoch odlíšiť iba osobné spisy manažérov a ostatných úradníkov predpísané v štatúte spoločnosti. Účtovanie a uchovávanie takejto dokumentácie sa vykonáva priebežne. A je zničená až po zatvorení spoločnosti.
Dlho
Aká je doba uchovávania personálnych objednávok? Už bolo povedané, že veľa závisí od toho, o aký druh cenných papierov ide. K dispozícii je dokumentácia pre dlhodobé skladovanie. Mala by sa systematizovať a zohľadňovať podľa stanovených pravidiel. A také dokumenty sa ukladajú na dlhú dobu.
Vzhľadom na to, že iba niektoré spoločnosti sú schopné pracovať po otvorení dlho, môžeme povedať, že papier na dlhodobé skladovanie by sa nemal neustále ničiť. Prečo? Faktom je, že personálne objednávky tejto kategórie sa uchovávajú 75 rokov. A až po tomto období môžete zničiť. Iba niektoré korporácie dokážu pracovať viac, ako je stanovené obdobie.
Je to krátke?
A aké sú doby uchovávania osobných dokladov, ktoré sú klasifikované ako krátkodobé? Takáto dokumentácia môže stále prebiehať vo fáze zničenia bez toho, aby sa organizácia uzavrela alebo zrušila. Krátkodobé dokumenty sa zvyčajne uchovávajú 5 rokov. V niektorých prípadoch (ak je to predpísané v charte) - 10. Ale nič viac.
O účtovníctve a skladovaní
Koľko osobných objednávok je uložených? Odpoveď na túto otázku nie je náročná. Teraz môžete venovať pozornosť pravidlám účtovania týchto dokumentov. Toto je tiež dôležitý bod, ktorý by mal vedieť každý zamestnávateľ. Koniec koncov, ak sú nejaké dokumenty uložené po určitú dobu, musíte si ich nejako uchovávať, inak môžete prísť o dôležité objednávky.
Teraz existuje niekoľko typov ukladania dokumentov. V každej spoločnosti musia byť implementované. Teraz musia spoločnosti vytvoriť osobitné zoznamy účtovníctva svojich cenných papierov pre zamestnancov v papierovej aj elektronickej podobe.Mimochodom, druhý môže byť zanedbaný. Všeobecne akceptovaná papierová forma prezentácie je však nevyhnutnosťou. Ale ako vykonávať účtovníctvo? Zásady pre elektronickú a materiálovú verziu sú rovnaké. O nich ďalej.
Základné účtovné zásady
Účtovanie objednávok zamestnancov je teda zodpovednou záležitosťou a riadi sa všeobecne uznávanými normami. Všetky osobné doklady sa musia zaregistrovať. Ak to neurobíte, nemôžete tento ani tento papier uložiť. Žiadna registrácia - žiadny dokument. Čo sa myslí týmto procesom?
Evidencia objednávok personálu je prenos údajov napísaných v dokumentoch do formulárov odbornej dokumentácie s následným pridelením čísla a dátumu schválenia zaznamenaného dokumentu. To znamená, že v papierovej a elektronickej interpretácii je potrebné každej objednávke priradiť digitálne označenie. A tiež to napíšte v tej či onej podobe. Toto je povinná položka.
Údaje sa zaznamenávajú do evidencie objednávok pre zamestnancov. Zápis sa vykonáva aj v elektronických databázach a archívoch. Toto je jediný spôsob, ako úplne zaznamenať a uložiť dokumenty. Spoločnosti poskytujú voľný výber formulára na uloženie dokumentácie. Charta by mala obsahovať pravidlá, podľa ktorých sú všetky objednávky (alebo akékoľvek konkrétne objednávky) uložené v papierovej aj elektronickej verzii. Je potrebné poznamenať, že prvý odsek je zvyčajne povinný. Je to materiál, ktorý dokáže potvrdiť konkrétnu objednávku.
Objednávkový denník
Najbežnejšou praxou zaznamenávania a uchovávania dokumentácie je kniha objednávok pre zamestnancov vydaná spoločnosťou. Tento dokument je malý prenosný počítač. Obsahuje počet objednávok, ako aj ich hlavné údaje (podrobnosti). Napríklad meno a dátum schválenia. V denníku objednávok sa eviduje papier trvalého, dlhodobého a krátkodobého skladovania. Ak však hovoríme o dočasnej dokumentácii, potom by sa nemala zapisovať do takéhoto poznámkového bloku. Pokiaľ spoločnosť nezabezpečí prenájom samostatného denníka určeného výlučne na dočasné objednávky. Je naplnená až do konca. Hneď ako prázdne listy skončí, musíte zadať nový účtovný doklad do prevádzky. Starý je uložený a odoslaný na uloženie. Mimochodom, toto je kniha neustáleho účtovníctva.
záznamy
Bez ohľadu na to, o ktorých pokynoch personál hovorí, každá spoločnosť zabezpečuje archiváciu dokumentov. Toto je najbežnejšia forma papierového účtovníctva. A všetci. Nie nevyhnutne u personálu. Všetky údaje sa odosielajú do archívov potom, čo už nie sú potrebné. Alebo tie, ktoré sa už vykonávajú. Napríklad osobné súbory zamestnancov. Ihneď po podpise príkaz na prepustenie aj keď je prípad uzavretý, musí sa poslať do archívu na uloženie na určené obdobie. Existuje niekoľko druhov triedenia údajov, ale o tom viac neskôr.
Na úvod treba poznamenať, že archívy môžu byť predložené v papierovej forme (povinné), ako aj v elektronickej podobe. Bez ohľadu na to si spoločnosť zvolí princípy organizácie uložených informácií. Archívne údaje majú inventár. Poskytuje krátky zoznam všetkej uloženej dokumentácie. Archívne uchovávanie dokumentov je najvýhodnejšou formou zaznamenávania údajov. Používa sa v papierovej aj elektronickej podobe. Je potrebné poznamenať, že dočasné dokumenty nie sú archivované. Sú pripojené k hlavným cenným papierom a potom zničené. Odporúča sa odoslať všetky dočasné objednávky na samostatné miesto a nekombinovať ich s dlhodobými alebo krátkodobými.
Tipy na systematizáciu
Obdobia uchovávania osobných dokladov sú pochopiteľné. Spravidla má 5 a 75 rokov. Ale to nie je všetko. Osobitná pozornosť sa vyžaduje archívom.Po zaregistrovaní objednávky a jej uložení do archívu je potrebné nejakým spôsobom systematizovať všetky dostupné údaje. Spoločnosti na tento účel používajú niekoľko zásad:
- Ukladanie dokumentácie v samostatných priečinkoch s rozdelením na krátkodobé a dlhodobé dokumenty. Odporúča sa, aby ste všetky dokumenty nevkladali dohromady.
- Systematizácia podľa roku, mesiaca a dátumu. Každá zložka s dokumentmi je objednávkou určitého časového obdobia. Vo vnútri sú všetky práce rozložené so zreteľom na ich registráciu v účtovnom denníku (mesiace a dni). Úloha nájsť konkrétny dokument je teda uľahčená.
- Použitie polohy podľa čísel poradia pri zohľadnení abecedného poradia. Už v každej zložke sa odporúča systematizovať podľa poradových čísel, ako aj veľkých písmen.
Koniec účtovníctva
Čo robiť po uplynutí uloženia dokumentu v archívoch? Papier kontroluje špeciálna služba v spoločnosti. Potom ich systematizuje a vydáva určité rozkazy na zničenie. Dokumenty sa zvyčajne vypaľujú alebo prechádzajú drvičom. V žiadnom prípade nie je možné objednávky jednoducho vyhodiť. Je to presne ich zničiť. Na priradenie dokumentov k jednému alebo druhému typu sa vyžaduje osobitná komisia. Oceňuje dôležitosť objednávok, prideľuje im skladovateľnosť. A až potom sú uložené v archívoch v tej či onej podobe.
