Mnohí hovoria po telefóne. Obchodné ľudia hovoria. Percento telefonických rozhovorov za deň je niekedy výrazne vyššie ako z očí do očí. Dbajte na telefónnu etiketu! Toto je veľmi dôležité pravidlo. Ste dobre vychovaný človek, však? Tam máš.
Zdvihnite telefón. Hovoria vám!
Keď telefón zazvoní, automaticky ho zdvihneme a odpovieme na obvyklý text „Ahoj!“.
Je to dosť na začatie rozhovoru?
Pozrime sa, čo hovorí telefónna etiketa.
Najprv si načrtneme deliacu čiaru medzi obchodnými a osobnými kontaktmi.
Momentom, ktorý spája všetky rozhovory, je slušnosť, zdržanlivosť a vlastníctvo hlasu.
Váš partner nemôže vidieť, čo robíte na druhej strane telefónu. Ale najmenšia intonácia dáva podráždenie, nepriateľstvo, smútok a ďalšie emócie.
Dobrý deň, v podnikaní
Hovoria vám na vašom pracovnom telefóne. Po prvom pípnutí nezachytajte slúchadlo. To môže vytvoriť dojem, že vám volajúca osoba jednoducho nemá čo robiť, než odpovedať na telefón. Toto nie je iba vaša povesť. Konverzácia zanechá dojem dôveryhodnosti celej organizácie. Odpovedzte čakaním na zaznenie dvoch alebo troch zvonení. Ale v žiadnom prípade viac. Pravidlá telefónnej etikety týmto spôsobom nedovoľujú osobe prejaviť neúctu.
Okamžité začatie rozhovoru s názvom spoločnosti sa neodporúča. Zdravím volajúceho je najlepšia neutrálna veta „Dobrý deň!“ Táto denná doba sa považuje za hlavný pracovný deň. V iných prípadoch môžete použiť odvolanie „Ahoj!“.
Nevyhnutným predpokladom obchodnej konverzácie je spojenie s tzv. Hlasovou „vizitkou“. Môže to byť názov organizácie alebo vaše osobné údaje - pozícia, meno a priezvisko.
V ideálnom prípade by schéma pozdravov vyzerala takto: „Dobré popoludnie! Spoločnosť „Sun“! „Alebo„ Dobrý deň! Spoločnosť „The Sun“. Manažérka Olga Sergeeva. “
Prehľadná odpoveď na volanie spustí úspešnú príjemnú konverzáciu. Vytvorí dobrý dojem z organizácie, zdôrazní jej stav a poskytne solídnosť. Je vždy potešením rokovať s vzdelanými ľuďmi. Takto vytvorený dojem bude môcť zohrávať významnú úlohu v budúcej spolupráci.
Osobné „Ahoj!“
Ak si myslíte, že môžete začať rozhovor s priateľom alebo priateľom podľa vášho želania, mýlite sa. Je lepšie začať akýkoľvek prichádzajúci hovor do vášho osobného telefónu so želaním drahého dňa a vašej vlastnej prezentácie.
Týmto spôsobom sa chránite pred stratou času vysvetľovaním, či volajúci omylom vytočil vaše číslo. Ak vás počas pracovných hodín zavolá osobná záležitosť, malá oficiálna prezentácia nastaví tón pre všeobecný rozhovor, to znamená, že osobe objasníte, že v súčasnosti neexistuje žiadny spôsob, ako viesť prázdne rozhovory. A to je len prejav dobrých mravov a zdvorilosti, čo sa interpretuje podľa pravidiel telefonického rozhovoru.
Keď zavoláte
Vyzeralo by to jednoduchšie, vytočilo číslo a stanovilo podstatu konverzácie. Ale mnohí už videli zo skúsenosti, že keď začnete rozhovor, bude sa to rozvíjať. Či bude obchodný hovor začiatkom úspešnej spolupráce, závisí od prvých okamihov rozhovoru. To isté možno povedať o osobných kontaktoch. Stráviť pol hodiny vysvetlením, kto volá a z akého dôvodu, alebo vysvetliť podstatu v priebehu niekoľkých minút, bude zrejmé z pôvodného odvolania.
Obchodné volanie
Vytočili ste číslo spoločnosti a dostali ste štandardnú pozdrav. Musíte sa tiež predstaviť.Ak zastupujete organizáciu, uveďte jej názov a pozíciu. Ďalej zhrňte podstatu odvolania. Mali by ste rešpektovať pracovný čas ostatných a nestráviť čas nekonzistentnými vysvetleniami. Za predpokladu dlhej konverzácie sa nezabudnite opýtať, či je vhodné hovoriť s osobou, ktorá zdvihla telefón. Možno by ste mali konverzáciu presunúť do pohodlnejšieho času.
Pravidlá telefonického hovoru hovoria „nie“ takým pozdravom ako „Obťažuje vás ...“, „Vidíte, čo sa deje ...“, „Nič, ak vás vyruším ...“. Vaše „ahoj“ by v tomto prípade malo byť dodržiavané dôstojne, bez toho, aby sa dostavilo. Potom sa môžete spoľahnúť na produktívny rozhovor a sebaúctu. Po osobnej prezentácii môžete povedať: „Pomôžte mi vyriešiť túto otázku ...“, „Povedzte mi, prosím ...“, „Mám záujem ...“ atď.
Osobné volanie priateľovi alebo príbuznému
"Ahoj kamoš." Ako sa máte? “- Samozrejme, s príbuznými môžete začať takúto konverzáciu. Bolo by však správnejšie predstaviť sa. Najmä ak voláte na konkrétny podnik, a nie iba na rozhovor. Najprv môžete vytočiť číslo priateľa v nesprávnom čase. Osoba je zaneprázdnená, pracuje alebo má obchodné rokovania, má osobné problémy. Po druhé, predstavte si, že vaše číslo nebolo jednoducho určené, a hlas sa zdal neznámy kvôli nekvalitnej komunikácii. Aby ste sa seba a svojho priateľa nedostali do trápnej polohy, zavolajte si.
Pokračujte v konverzácii
V akejkoľvek konverzácii musíte byť oboznámení s partnerom. Ako začať telefonický rozhovor, je veľká zručnosť, ale jeho pokračovanie je veľmi dôležité.
Pokračovanie v činnosti
Ste iniciátor hovoru. Takže máte konkrétny problém, ktorý chcete vyriešiť počas konverzácie. Pripravte si vopred zoznam otázok, ktoré vás zaujímajú, aby ste sa nezdržiavali bokom a nestrácali pracovný čas ostatných ľudí. Pozorne si vypočujte osobu, s ktorou hovoríte. Pokúste sa načrtnúť odpovede, pomôže vám to vyhnúť sa opakovaniu otázok.
Počas konverzácie sa spojenie stratilo? Zavolajte späť, ak ste začali konverzáciu. Musíte tiež ukončiť konverzáciu. Nezabudnite poďakovať osobe, s ktorou hovoríte. Príjemný koniec bude, samozrejme, dobrý deň.
Ak vám zavolajú, pozorne si vypočujte žiadosť. Nezabudnite venovať pozornosť konverzácii slovami „Áno, samozrejme ...“, „Rozumiem vám ...“, „Pokúsime sa pomôcť ...“ atď. Partner sa bude cítiť sebaisto a bude schopný načrtnúť problém. Ak hrozí, že sa konverzácia vytiahne, prevezmite iniciatívu a pomôžte nasmerovať konverzáciu správnym smerom.
Pred dokončením skontrolujte u partnera, či dostal všetky odpovede. Ak mu nemôžete pomôcť na základe iných úradných povinností, oznámte mu kontakt zamestnanca kompetentného pre danú tému.
Osobný telefónny rozhovor
V osobných rozhovoroch je situácia jednoduchšia. Ale tu, telefónna etiketa dáva niekoľko odporúčaní. Napríklad vám priateľ / priateľka zavolala v nevhodnom čase s veľkou túžbou po rozhovore. V takýchto prípadoch ide o štandardný telefónny hovor: „Prepáčte, teraz na schôdzi ...“ alebo „Mám veľmi dôležitú schôdzu, zavolám vám neskôr ...“. Môžete pridať „Rozumiem, že je to veľmi dôležité. Zavolám ti späť, len čo sa dostanem zadarmo ... “ V prípade partnera bude to znamenať, že jeho problémy neignorujete. Nebudú preto zbytočné urážky. Ak ste sľúbili, skúste to zavolať späť.
Všeobecné pravidlá pre telefónne hovory
Pravidlá telefónnej etikety neboli vynájdené zo stropu. Jedná sa o pozorovania psychológov, praktické skúsenosti, analýzy založené na výsledkoch mnohých rozhovorov. Existujú určité akcie, ktoré etiketa víta alebo popiera. Niektoré z nich zhromaždíme v malej poznámke.
- Nerobte hlasné osobné rozhovory na verejných miestach av práci. Postavíte druhých do trápneho postavenia a nútite vás počúvať intímne podrobnosti svojho života, ktoré s nimi nesúvisia.
- Nezapínajte telefón na hlasitý odposluch, ak ste na to svojho upovedomeného upozornili. Takáto situácia môže mať nepriaznivé účinky. Predovšetkým je to prejav úcty k osobe na druhom konci drôtu.
- Starostlivo si vyberte vyzváňací tón. Menej hlasná agresia, pretože ľudia so slabým nervovým systémom môžu byť v blízkosti.
- Vypnite zvuk na telefóne počas stretnutí, stretnutí, v kultúrnych inštitúciách a tiež na miestach, kde je takáto požiadavka predpísaná pravidlami správania.
- Nekombinujte telefonický rozhovor a jedenie. To sťažuje porozumenie a vyjadruje neúctu k účastníkovi rozhovoru.
- Pri plánovaní hovoru buďte opatrní. Skoro ráno, neskoro v noci - to, ako viete, nie je najlepší čas na rozhovor s najbližšou osobou. V takúto dobu môžete volať iba v najnaliehavejších záležitostiach. Nezabudnite na to.
Malý záver
Teraz poznáte telefónnu etiketu. Zavolajte včas. Buďte zdvorilí. Prajeme pekný telefonát a dobrú náladu!
