Komunikácia vo všeobecnom zmysle je výmena informácií medzi ľuďmi alebo ich skupinami. Existujú interpersonálne, sociálne (funkčné) obchodné komunikácie. Predmetom našej konverzácie bude posledné zobrazenie.
Čo je to?
Obchodná komunikácia je interakcia v oblasti oficiálnych vzťahov, ktorej účelom je riešiť konkrétne problémy, dosiahnuť určité výsledky a optimalizovať akúkoľvek činnosť. Každý účastník má navyše svoj vlastný štatút - šéf, podriadený, kolegovia, partneri.
Ak prebieha komunikácia medzi ľuďmi, ktorí sú na rôznych stupňoch kariérneho rebríčka (vodca a výkonný umelec), potom existuje vertikálny vzťah, tj podriadené vzťahy. Ak je interakcia založená na zásadách rovnakej spolupráce, potom je to horizontálny vzťah.
Je to obchodná komunikácia, ktorú človek vykonáva každý deň v práci, na univerzite, v školách, oficiálnych inštitúciách. Ide o komunikáciu učiteľov a študentov, nadriadených a podriadených, kolegov, partnerov a konkurentov.
Závisí to od toho, do akej miery je partner oboznámený s pravidlami, formami a metódami takejto komunikácie, či bude schopný dosiahnuť svoj cieľ. Partneri musia hovoriť rovnakým jazykom (doslovne aj obrazne), vzájomne si rozumieť a mať spoločnú sociálnu skúsenosť.
Podmienky obchodnej komunikácie
Aby obchodná komunikácia bola efektívna, musí sa dodržať niekoľko podmienok:
- Komunikácia by mala mať zrozumiteľný cieľ, o dosiahnutie ktorého majú záujem všetky osoby zapojené do procesu. Napríklad vytváranie sietí, uzavretie dohody, koordinácia podujatia, rozvoj podmienok pre spoluprácu atď.
- Účastníci by sa mali navzájom kontaktovať bez ohľadu na to, čo sa im páči a nepáči.
- Povinné dodržiavanie obchodná etiketa podriadenosť, pracovné úlohy, formálne obmedzenia.
Formálnymi obmedzeniami sa rozumejú rôzne nariadenia, postupy a protokoly, ako aj banálna potreba kontrolovať silu vlastných emócií a rešpektovať partnera.
Vedúci alebo iný zainteresovaný účastník by sa mal tiež uistiť, že obchodná komunikácia je zvládnuteľná. Je potrebné motivovať účastníkov, aby našli riešenie, inak to budú len pasívni pozorovatelia stretnutia, ktorí nenavrhnú žiadne nápady.
Formy obchodnej komunikácie
Dve hlavné formy komunikácie sú kontaktná (priama) komunikácia a nepriama (nepriama).
V prvom prípade hovorcovia komunikujú tvárou v tvár a majú možnosť navzájom sa hodnotiť neverbálne správanie ostatných, preto je účinnosť takéhoto kontaktu vyššia. V druhom prípade dochádza k interakcii pomocou akýchkoľvek komunikačných prostriedkov - telefón, listy atď.
Konkrétnejšie, najbežnejšie formy obchodnej komunikácie sú:
- Stretnutie.
- Prezentácia.
- Obchodná konverzácia.
- Rokovania.
- Telefónne rozhovory.
- Výmena úradných obchodných dokumentov (žiadosť, zmluva, plnomocenstvo, poznámka).
- Konzultácie.
- Interview.
- Verejné vystúpenie, konferencie.
Na druhej strane môžu účastníci používať rôzne formy obchodnej komunikácie a môžu tak využiť konfrontačný alebo partnerský prístup. Prvou možnosťou je konfrontácia: každá strana má v úmysle vyhrať. Partnerský prístup zahŕňa nájdenie riešenia, ktoré je prijateľné pre všetkých účastníkov.
stupňa
Napriek tomu, že typy obchodných komunikácií sú rôzne, takmer vždy sa vyznačujú niekoľkými fázami:
- Príprava. Stanovuje ciele, ciele, zhromažďuje a analyzuje informácie, určuje stratégiu správania. Koniec koncov, obchodné rokovania alebo rokovania sa neorganizujú, aby sa rozprávali „o ničom“ a aby sa zistilo, aké veci sú v osobnom živote partnerov.
- Plánovanie. Stretnutie sa môže konať spontánne, stále sa však verí, že odborník by mal mať jasný plán: čo povie, ako argumentovať, čo presne sa chce dostať z druhej strany.
- Diskusia - diskusia o nápadoch, návrhoch, nájdení spoločných bodov záujmu, spoločné rozhodnutie.
Tento systém je najdôležitejší pre rokovania. Iné typy komunikácie nemusia zahŕňať všetky etapy. Napríklad „studený“ telefónny hovor alebo vydávanie pokynov nemusí viesť k žiadnej diskusii.
Štýly obchodnej komunikácie
Prideľujte nielen typy obchodnej komunikácie, ale aj štýly. Pokiaľ ide o profesionálnu interakciu, najčastejšie sa používajú:
- Formálne podnikanie. Na druhej strane má administratívne administratívnu, legislatívnu a diplomatickú vznešenosť. Obchodné rozhovory charakterizujú klišé reči a určité komunikačné formy.
- Science. Používa sa pri príprave správ, prejavov na seminároch a prednáškach.
- Publicista. To zahŕňa akékoľvek verejné vystúpenie, a to aj prostredníctvom médií.
- Konverzačná domácnosť. Neformálne vzťahy tiež prebiehajú v profesionálnom prostredí a sú podporované v jednotlivých spoločnostiach. Kolegovia nie vždy komunikujú výlučne pomocou poznámok. Musíte však pochopiť, kde je taký štýl vhodný a kde nie.
Funkcie obchodnej komunikácie
Prečo si obchodná komunikácia vyžaduje predbežnú prípravu na komunikáciu vopred? Po prvé, ľudia nielen trávia svoj osobný a pracovný čas na oficiálnych stretnutiach a nikto nechce čakať, kým iniciátor nezíska jeho myšlienky. Po druhé, druhá strana sa nezaujíma vždy o žiadny druh interakcie alebo je nastavená na spoluprácu, ale vidí ju úplne iným spôsobom.
Ako viete, na prvý dojem nebude druhá šanca. Musíte byť schopní nadviazať kontakt, aby mali všetci účastníci náladu na diskusiu. Ak druhá strana pôvodne nemala v pláne spolupracovať, mali by ste záujemca o stretnutie aspoň zaujať a dohodnúť si s ním stretnutie vo vhodnejšom čase.
Na medzinárodnej úrovni existujú špecifiká obchodnej komunikácie, pretože rôzne kultúrne charakteristiky môžu výrazne ovplyvniť priebeh rokovaní. Napríklad Američania sú zvyknutí na stretnutie včas a po krátkom pozdrave sa pustiť do práce. Arabi sú tiež presní, ale začínajú s obchodnou konverzáciou z diaľky, najprv diskutujú o prírode, počasí, jedle. Talianska nevidí nič strašné v tom, že je neskoro na stretnutie, a tiež nezačína okamžite obchodnú diskusiu. A Japonci sa počas rozhovoru vyhnú priamemu pohľadu.
Dozvedeli sme sa teda, čo je to obchodná komunikácia, aké sú jej črty, aké formy, typy a štýly sú pre ňu charakteristické.
