Osobná efektívnosť je hlavným tajomstvom úspechu vo všetkých veciach a závisí okrem iného od schopnosti správne alokovať časové zdroje. Časový manažment je vhodný na vedecké štúdium a plánovanie. Existujú špeciálne techniky, ktoré vám umožňujú správne rozdeliť čas tak, aby stačilo na všetko.
Koncept riadenia času
Osoba pri narodení dostáva jedinečný, nenahraditeľný zdrojový čas. Ako často s tým nakladá, často záleží na úspechu podnikateľa, jeho efektívnosti. Time management alebo time management je viacstupňový proces, ktorý zahŕňa zručnosti v plánovaní, analýze a organizácii procesov.
Myšlienka riadenia času nie je vôbec nová, dokonca aj v prvých rokoch našej éry, rímsky filozof Seneca napísal, že čas si vyžaduje osobitný vzťah a sformuloval prvé pravidlá riadenia času: musíte si viesť denník, musíte zhodnotiť, koľko času a času strávili Časové obdobie bolo nasýtené udalosťami. Neskôr filozofi viac ako raz premýšľali o tom, ako udržať plynulý čas, navrhnúť teórie a vymyslieť metódy pre svoju ekonomiku a racionálne výdavky.
Ale vedecké manažérsky prístup tento zdroj sa objaví až na prelome 19. a 20. storočia. Americký inžinier Frederick Taylor navrhol koncepciu riadenia pracovného času zamestnancov a spojil tento proces s motiváciou a stanovením cieľov. Na začiatku 20. storočia ruskí vedci vytvorili celé pole nazývané „vedecká organizácia práce“ a položili seriózny základ pre modernú teóriu riadenia času. Pojem „riadenie času“ sa objavuje až v 70. rokoch 20. storočia a začiatkom 21. storočia sa toto odvetvie stalo jednou z najdôležitejších a rozvinutých častí riadenia.
Druhy času
Aby ste mohli niečo spravovať, musíte pochopiť podstatu objektu. Čas je špecifickým predmetom riadenia, aby sme ho mohli správne minúť, oplatí sa rozdeliť ho na jednotlivé typy. Prvá klasifikácia je založená na pojmoch práca a voľný čas, kedy je čas rozdelený na prácu a voľný čas alebo voľný. Spravovanie ročných období vám umožňuje rozlíšiť druhy, ako napríklad sezónny čas: trávenie času mimo sezóny.
Dočasný zdroj môžete tiež klasifikovať v závislosti od činnosti, ktorej je venovaný, a potom je pridelený pracovný, osobný a sociálny čas. Pracovník sa vynakladá na plnenie úradných povinností, plánovanie, osobné zahŕňa voľný čas, vzdelávanie, zábavu a verejnosť sa vynakladá na rodinu, priateľov, vytváranie rôznych komunikácií. Pokiaľ ide o plánovanie, zvyčajne sa berie do úvahy pracovný čas, aj keď samozrejme je potrebné uplatniť nadobudnuté zručnosti z ekonomického trávenia času na všetky jeho typy.
Funkcie riadenia času
Každú správu vykonáva hlavná funkcia - je to racionálne využívanie zdrojov. Funkcie riadenia času sú plánovanie, distribúcia a výdavky tohto neobnoviteľného zdroja. Časový manažment je potrebný na čo najefektívnejšie využitie dostupnej časovej rezervy, ktorá má priamy vplyv na produktivitu osoby alebo zamestnanca. Hlavnými funkciami riadenia času sú plánovanie využívania času, organizácia procesov na využitie času, monitorovanie dodržiavania zásad a stanovenie času stráveného.
Výhody riadenia času
Časový manažment poskytuje množstvo pozitívnych výsledkov.Ak chcete dosiahnuť úspech v akejkoľvek činnosti, musíte sa naučiť, ako správne tráviť čas. Osoba, ktorá ovláda technológiu riadenia času, má tieto výhody:
- rýchlejšie a častejšie dosahuje svoje ciele;
- vytvára okolnosti svojho života a môže ich ovládať;
- schopný dosiahnuť akýkoľvek cieľ a úspech v akejkoľvek činnosti;
- menej nervózne zážitky, pretože v jeho živote niet miesta a márnosti;
- má dostatok času na samovzdelávanie a duchovný rozvoj;
- má akčný plán na každý deň, je disciplinovanejší a zhromažďovaný;
- spočíva viac, a preto je veselý a zdravý, má viac príležitostí na komunikáciu s priateľmi a príbuznými, na hobby kurzy;
- produktívnejší v práci;
- na konci je človek sebavedomejší a šťastnejší.
Štruktúra procesu riadenia času
Systém riadenia času obsahuje niekoľko základných procesov:
- analýza - aby ste sa mohli niekde pohybovať, musíte vedieť, čo chcete a aké zdroje máte;
- strategické plánovanie;
- vyhlásenie o cieľoch;
- taktické a operatívne plánovanie;
- dosiahnutie cieľov;
- kontrola vynakladania zdrojov a dosahovania cieľov.
Existujú aj iné prístupy k určeniu štruktúry riadenia času, rozlišuje 4 oblasti formovania vedomostí, zručností a návykov, medzi ktoré patria:
- stanovenie cieľov, zvládnutie techník stanovovania cieľov;
- schopnosť uprednostňovať;
- schopnosť používať nástroje plánovania a ich príslušné uplatňovanie;
- rozvoj, konsolidácia a aplikácia zručností racionálneho využívania času.
Druhy riadenia času
Rovnako ako každé riadenie, aj hlavné riadenie času možno rozdeliť na strategické a operačné plánovanie. Dá sa tiež rozdeliť na typy riadenia tohto zdroja podľa času: dlhodobé a krátkodobé, čo v skutočnosti duplikuje prvú klasifikáciu.
Strategické plánovanie je spojené s dosahovaním dlhodobých globálnych cieľov, pričom čas je pridelený na jeden rok alebo viac. Je spojená s predpovedaním na základe hĺbkovej analýzy situácie.
Súčasné riadenie času je spojené s dosahovaním cieľov v krátkodobom horizonte: od mesiaca do šiestich mesiacov. Je obsiahnutý v strategickom pláne, ale pokrýva iba jeho bezprostrednú časť.
Prevádzkové pridelenie času je spojené s prípravou plánov na týždeň a deň. Taktické prideľovanie zdrojov je spojené so skutočnou súčasnou situáciou, v ktorej môžu okolnosti opraviť.
Všeobecné zásady riadenia času
Procesy riadenia času sú založené na hlavných zásadách, medzi ktoré patria:
- Správne nastavenie cieľov. Na tom závisí jej dosiahnuteľnosť a motivácia na dosiahnutie tohto cieľa. Existujú rôzne techniky stanovovania cieľov, z ktorých najznámejší a najúčinnejší je model SMART.
- Motivácia. Úspora času by mala byť pri vedomí a mala by byť spojená s uspokojením niektorých dôležitých potrieb, inak by sa neočakával úspech v riadení času.
- Úspor. Časové riadenie je potrebné, aby sa odstránil alebo znížil časový deficit, aby sa zvýšila produktivita za rovnaké časové obdobia.
Metódy riadenia času
V súčasnosti sú známe rôzne stratégie a techniky distribúcie a využívania času. Najznámejšie metódy riadenia času sú nasledujúce:
- Matica Eisenhowera. Táto metóda spočíva v vyplnení matice podľa 4 charakteristík: dôležité, nedôležité, naliehavé, nie sú naliehavé. Všetky prípady plánovacieho obdobia sa hodnotia v tomto rozsahu a hodnotia sa podľa implementácie. Najskôr sa vykonávajú naliehavé a dôležité záležitosti, menej naliehavé a dôležité veci sa odkladajú do druhej fázy, hlavnou vecou nie je odložiť ich vykonávanie, aby nepatria do prvej kategórie.Naliehavé a menej dôležité prípady by sa mali delegovať na podriadených vždy, keď je to možné, nemali by sa hromadiť nepodstatné a nedôležité záležitosti, a preto by sa mali delegovať alebo nevykonávať vôbec a vylúčiť z plánov.
- Pyramída B. Franklina. Tento solídny model si vyžaduje prvú dôkladnú prípravu a potom sa ľahko používa. Pyramída je založená na globálnych cieľoch a živote ľudské hodnoty. Druhou úrovňou sú dlhodobé ciele na obdobie 10 - 20 rokov. Tretím je strategický plán, rozhodnutia o tom, ako dosiahnuť globálne ciele. Ďalším je plán na nasledujúci rok, potom krátkodobý plán. Na poschodí je plán na deň. Takáto pyramída by sa mala pravidelne revidovať a aktualizovať.
Existujú aj iné techniky riadenia času, ale všetky sú založené na schopnosti oddeliť dôležité od nepodstatných, na schopnostiach stanoviť správne a dosiahnuteľné ciele a na motivácii šetriť čas.
Riadenie pracovného času: základné techniky a pravidlá
Racionálne rozdelenie pracovného času je najdôležitejšou úlohou ľudí, ktorí sa snažia zvýšiť svoju efektívnosť. Metódy riadenia času, riadenie zamerané na odstránenie nedostatku pracovného času. Preto je mimoriadne dôležité naplánovať pracovný deň na základe týchto zásad:
- je potrebné zabezpečiť schopnosť zaznamenávať čas strávený rôznymi operáciami;
- počas prípravy plánu by sa malo 60% času venovať plánovanej práci, 20% nepredvídaným záležitostiam, 20% spontánnym úlohám;
- je potrebné identifikovať „potopenia času“ a čo najviac ich odstrániť;
- potreba zoradiť pracovné úlohy podľa naliehavosti a dôležitosti;
- časové plánovanie by malo byť systematické, konzistentné, opodstatnené.
Na riadenie času v organizácii sa často používa metóda ABC, ktorá vám umožňuje klasifikovať zdroje spoločnosti podľa stupňa dôležitosti. Je postavený na troch princípoch:
- najdôležitejšie veci robí vodca, trávi na nich 15% svojho času;
- úlohy stredného významu sa delegujú na vedúcich pracovníkov, ktorým je pridelených 20% pracovného času;
- menej dôležité úlohy sa delegujú na výkonných umelcov, ktorí trávia 65% svojho času.
Organizácia riadenia času
Časový manažment v spoločnosti je spôsob, ako ušetriť až 30% pracovného času špecialistu. Tomu musí byť preto venovaná náležitá pozornosť. Časový manažment v organizácii spadá na plecia manažérov, ktorí zostavujú operatívne a strednodobé pracovné plány pre výkonných umelcov. Dnes existuje veľa počítačových programov, ktoré vám umožňujú plánovať pracovný čas zamestnancov a monitorovať vykonávanie úloh a strávený čas. Napríklad Toggl, Bitrix „Team“ a „Project“. Existujú tri hlavné stratégie riadenia času organizácie:
- Akcelerácia. Je potrebné minimalizovať čas strávený vykonávaním typických, najmä opakujúcich sa operácií.
- Akumulácie. Je potrebné určiť rezervy a priority v každej výrobnej fáze, vytvoriť rezervu času na vykonávanie nepredvídaných úloh.
- Usporiadanie. Je potrebné implementovať efektívne systémy plánovania a kontroly času.
Riadenie voľného času
Každý človek vždy cíti nedostatok voľného času a musí byť naplánovaný tak starostlivo ako pracovník. Aby ste to dosiahli, musíte sa naučiť, ako prísne oddeliť prácu od voľného času, aby ste mali čas na obnovenie pracovnej kapacity. Počas prázdnin sa musíte v práci obmedziť na hovory a správy, aby ste sa úplne uvoľnili. Práca v domácnosti sa musí naučiť organizovať s maximálnymi úsporami času. Je potrebné rozvíjať schopnosť identifikovať najdôležitejšie úlohy tak, aby bolo dostatok času nielen na relaxáciu, ale aj na sebapoznanie. Mali by ste sa tiež naučiť opustiť malú rutinu, zbytočné veci a ponechať maximálny čas na dosiahnutie prioritných cieľov.
