Bland alla olika dokument relaterade till affärskorrespondens en speciell plats är ursäktbrevet. För att kunna sammanställa det på rätt sätt måste du ha en klar uppfattning om sådana papper.
Dokumentfunktion
Organisationens aktiviteter är kopplade till lösningen på en mängd olika produktions- och andra frågor. Ibland finns det situationer då felaktiga handlingar från en sida kan leda till problem för båda parterna. Sådana konflikter kräver omedelbar lösning. Det är i dessa fall en ursäktbrev skrivs ut.
Snarare kan det hänföras till tidningarna. affärsetikett. Ett sådant meddelande har två funktioner. För det första måste den skyldiga parten be om ursäkt till mottagaren för det besvär som orsakats av den. För det andra bör ursäktbrevet ha en positiv och önskan att upprätthålla goda relationer och ömsesidig förståelse mellan parterna. Med det måste du försöka jämna ut skarpa hörn och lösa problemet lugnt. Ett ursäktbrev skickas vanligtvis i följande fall:
- De okvalificerade handlingarna från en av de anställda blev offentliga och ledde till undergrävandet av följeslagarens rykte.
- Det var en missförståelse mellan anställda i de två företagen.
- Det finns en tydlig underlåtenhet att uppfylla avtalsenliga skyldigheter.
- Force Majeure.
Var och en av dessa situationer har på sitt sätt lett till uppkomsten av en konflikt som måste försökas lösas med en uppriktig ursäkt.
Regler för registrering
Ett officiellt ursäktbrev måste upprättas på ett brevhuvud, som är ett A4-ark med detaljerna tryckt på det, ordnade på ett visst sätt. Det är skrivet på uppdrag av chefen för ett företag och riktas till hela teamet i ett annat. Naturligtvis för att regissören ofta ber om ursäkt inte för sig själv, utan för sina underordnade handlingar.
Ibland upprättas ett sådant brev av företagets ansvariga representant och adresserar det till klienten som var obekväm. sådan typ av brev anses vara en av de svåraste. Ord bör väljas så att de vill tro på sin uppriktighet. Fallets fall beror ofta på detta. Felaktigheter bör alltid kunna känna igen och försöka använda alla möjligheter för att fixa allt. Representanten för den motsatta sidan måste tro att misstaget inte kommer att upprepas i framtiden. En sådan överklagande syftar till att minimera konflikten för att upprätthålla goda partnerskap i framtiden.
Dokumentstruktur
För att förbereda ett ursäktbrev behöver du inte ha ett prov till hands. Det kan komponeras oberoende. För att göra detta måste vi först komma ihåg att bokstäver av den här typen vanligtvis består av tre delar:
- inledande (inledande);
- grundläggande;
- slutlig.
För att skriva text är det bättre att använda en speciell plan med vilken det blir lättare att konsekvent uttrycka dina tankar.
I detta överklagande kan flera punkter särskiljas:
- Först måste du uttrycka din uppskattning för att partneren rapporterade om situationen.
- Uttryck sedan din ånger att allt hände precis så.
- Följande är omedelbara ursäkter.
- Efter detta måste vi försöka förklara orsaken till att en sådan missförstånd uppstod.
- I slutet måste du försäkra mottagaren av uppriktig tacksamhet och uttrycka hopp om återupptagandet av tidigare relationer. Dessutom är det värt att understryka vikten av teamarbete separat.
