Var och en av oss skrev formella brev och anteckningar minst flera gånger i våra liv. Vart vi än är och oavsett vad vi gör, sker vår affärskorrespondens inom alla områden som måste genomföras för att ta reda på några punkter, klargöra information, ställa en fråga och så vidare. Om detta fenomen tidigare var vanligare i pappersapplikationer och i att skicka brev till överordnade (såväl som affärspartners), har denna kategori idag spridit sig mer i vår miljö.
Du måste veta hur du kan bedriva affärskorrespondens på rätt sätt, även om du bara gör en beställning i någon onlinebutik och vill kommunicera med dess representant.
I den här artikeln beskriver vi några av de viktigaste punkterna som utgör affärskommunikation. Vi kommer att uppmärksamma vilka nyanser som bör beaktas när vi utbyter brev med våra partners; vad som inte kan försummas om du inte vill framträda för samtalaren inkompetent och oskyldig, och också komma ihåg de regler som bör följas i alla situationer.
I förekommande fall
Uppenbarligen används affärskorrespondens oftast i arbetsprocessen. Om du arbetar i ett företag kommer du definitivt att möta behovet av att skriva denna typ av korrespondens. Eftersom vi talar om affärsfrågor är det lätt att förstå att skrivstilen borde vara lämplig - så formaliserad och officiell som möjligt.
Det ytterligare intrycket av företagets anställda, vart brevet skickas, om dig och ditt företag beror på hur väl du lyckas upprätta affärskorrespondens. Därför bör processen med att skriva texten och dess design närma sig så ansvarsfullt som möjligt.
Först och främst, om du letar efter affärskorrespondens, rekommenderar vi att du bekanta dig med våra instruktioner. I det kommer vi, som redan nämnts ovan, att presentera några teoretiska poäng samt praktiska frågor. I slutet av artikeln kommer vi att försöka ge några exempel på vändningar som är typiska för den formella skrivstilen. I slutändan kan du använda basen från den här artikeln självständigt skapa högkvalitativa texter för ytterligare kommunikation med entreprenörer.
Typer av korrespondens
Omedelbart, när jag diskuterar vad affärskorrespondens är, vill jag uppmärksamma dess typer. Så du kan välja en begäran och följaktligen svar brev; ett brev informativ karaktär (skickas ofta till klienten); en tackanmärkning (i tacksamhet för den tillhandahållna tjänsten), ett anmälningsbrev, en påminnelse, en varning; rekommendationsbrev; garanti och följebrev. I själva verket är det bara de vanligaste typerna som utgör både verklig och elektronisk affärskorrespondens. Därför kommer vi med dem att träffas oftare i praktiken.
struktur
Det är logiskt att det för en bekvämare organisation att skriva valfritt brev skulle vara användbart för oss att arbeta med dess vissa struktur eller plan. Detta gör att du kan dela uppgiften i mindre steg, som är mycket lättare att slutföra. Tänk till exempel över din bokstavs linje på ett sådant sätt att du täcker de ämnen som du behöver beskriva så exakt som möjligt. Om du till exempel skriver en fråga om vilket pris denna eller den här produkten har, kan du försöka kort ange motivet: varför skriver du till företaget (eftersom du vill köpa eller beställa den eller den produkten); klargöra huvudmålet (ta reda på hur mycket det kostar dig att beställa 10 enheter med varor med vissa alternativ).Slutligen, ange i vilken form du vill få beräkningen, och fråga om en rabatt görs på en sådan produktionsvolym.
Naturligtvis är denna information redan uppenbar - du behöver bara logiskt analysera vad du vill skriva. Dessutom får vi inte glömma designen och kraven. Vi kommer att berätta mer om detta senare.
Skrivkrav
Så, reglerna för affärskorrespondens säger att alla brev bör vara för det första korta. Detta är huvudregeln att den kommer att läsas. Håller med, vi alla gillar inte när vi är laddade med en stor mängd information. Om detta brev är av affärskaraktär bör det inte vara stort - i det här fallet kan det helt enkelt ignoreras. Om du inte kan minska informationen omedelbart, gör det när du har skrivit det första utkastet till ditt brev.
För det andra måste din partner (korrespondensdeltagare) förstå vad som står på spel. Det vill säga brevet bör göras informativt och förståeligt. Det är nödvändigt att lägga in den information som du vill förmedla på ett sådant sätt att man undviker ytterligare frågor och inte slösar tid på att förtydliga detaljer.
För det tredje bör brevet göras så respektfullt som möjligt gentemot din partner eller företagets anställd som kommer att läsa det. Det är sant - ju mer respekt du visar din samtalspartner, desto större är chansen att han kommer att svara ordentligt på din begäran och i slutändan kommer du att uppnå önskad effekt.
Korrespondens på engelska
I vissa fall bör förhandlingarna vara på engelska (eller något annat än ryska). Detta är normalt, särskilt om det finns en relation med utländska motparter. Det är anmärkningsvärt att reglerna för affärskorrespondens gäller för alla språk: endast stilistiska vändningar kan skilja sig åt. Din uppgift är att välja det mest lämpliga för den situation där du och din partner (samtalspartner) är.
Affärskorrespondens på engelska kräver naturligtvis kunskap om det på en tillräckligt hög nivå, så om detta inte handlar om dig rekommenderar vi att du kontaktar professionella översättare. Det är viktigt att översättningen utförs av en person som äger specialiserat tal, som ingår i språket för företagskorrespondens.
Ett exempel. tillträde
I alla samtal är det mycket viktigt hur du startar det. I detta avseende affärsetikett Korrespondens skiljer sig inte från livekommunikation: det första är att hälsa samtalaren och på något sätt introducera honom i konversationen. Hälsningen kan vara standard "Hej", men introduktionen borde vara mer individuell. Till exempel kan du ange det korta syftet med ditt brev ("Vi kontaktar dig för att klargöra lite information om din produkt. Först och främst är vi intresserade av kostnaden för A1-modellen). Ett annat alternativ: "Som en fortsättning på vårt telefonsamtal om A1-modellen skriver jag till dig med en fråga om kostnaden för denna produkt"). Du kan också enkelt beskriva din situation: "Jag skriver till dig på grund av att din partner 2010 kontaktade vårt företag och erbjöd dig att påbörja samarbetet inom detta område."
Uttalande av material
När du skrev en introduktion i ditt brev bör du dessutom göra en förtydligande av varför du skriver. När du till exempel ställer en fråga om priset på en produkt, ange vad som intresserar dig. Du kan skriva detta: "Vi vill beställa det N-te antalet enheter som levereras till leverans till adressen X." Om telefonsamtalet fortsätter kan du ange din förfrågan - varför skrev du till personen efter att du pratade med honom på telefonen (säg, för att bekräfta din avsikt att slutföra transaktionen): "Nämligen: vi är intresserade av produkt N, förutsatt att den kommer att levereras med alternativ X ". Om du tar hänsyn till den tredje versionen kan du också börja utveckla temat för din önskan att samarbeta med företaget.Beskriv att det är i dina intressen och att partneren kommer att få någon konkret nytta av att interagera med dig om han samtycker till det: "Du kommer att vara intresserad av att veta att vårt företags förlopp har förändrats, varefter det har blivit ännu närmare ditt affärs intressen."
erbjudande
Alla affärskorrespondenser (exemplen vi citerar har också nödvändigtvis den här egenskapen) kräver en logisk sekvens. Om du först skrev om varför du skriver, bör du vidareutveckla och utöka denna idé. Ange vad du vill ha från samtalaren i större utsträckning - kanske få honom en möjlighet till fördelarna med att gå med på att arbeta med dig. Denna del, med all logik, borde vara "topp" i ditt brev, kulminationen av ett slag. Om du till en början smidigt närmade dig det som intresserar dig först, bör du i denna del "avslöja korten". All affärskorrespondens (exempel på bokstäver ovan är inget undantag) bör byggas på en så jämn kurva som går upp. Då kommer läsaren av dina linjer att förstå ditt humör och därmed blir det bekvämare för honom att kommunicera med dig. Gör inga branta hopp, byt inte från ett ämne till ett annat.
Som exemplen visar kan du, om du behöver diskutera till exempel två oberoende frågor, dela in delar av artikeln och dela upp dem i stycken. Detta är bekvämt för läsaren, som visuellt kommer att se det ögonblick då du går från en fråga till en annan; det är också för dig, för i det här fallet skriver du som om vi talar om två olika bokstäver.
Om vi pratar om våra exempel, bör du skriva: "Dessutom vill vi beställa produkter N, som vi samverkade en månad tidigare." Eller: "Till ett pris som passar våra villkor vill vi etablera ett permanent samarbete med dig på detta område och öka försäljningskanalen till X-Y tusen enheter." Slutligen kan du: "Om ditt intresse för att arbeta med oss fortfarande är giltigt, meddela oss."
Varje andra prov av företagskorrespondens bygger på denna princip, så det är inget fel med det. Tvärtom hjälper ofta markering av rubriker att navigera bättre, eftersom det tar bort "solid text", gör ett slags "ankare" i det, som du kan fästa visuellt.
Den sista delen
Slutligen bör du avsluta brevet på samma sätt som du startade det. Om du skriver tack, skriv att du är nöjd med att samarbeta med det företag du beskriver; om detta är ett kommersiellt erbjudande, bör du uttrycka tacksamhet för uppmärksamheten på ditt brev och hoppas på ytterligare interaktion med denna person. Du måste förstå att hur du slutför ditt brev i hög grad avgör den slutliga åsikten om dig och ditt företag. All affärskorrespondens (exempel på brev bevisar hela tiden detta) är baserad på artighet - så kom alltid ihåg att tacka din samtalspartner, uttrycka hopp, beröm honom eller lämna din rekommendation. Du bör välja slutet för din text på ett sådant sätt att det motsvarar problemet som beskrivs i brevet.
Exempel: "Vi hoppas hålla dig som vår ständiga partner med hopp om stabilt samarbete i vår framtida verksamhet." Eller "Vi är uppriktigt tacksamma för din uppmärksamhet och hoppas att vi kan utveckla samarbete med dig i framtiden." Eller "Tack för din uppmärksamhet. Jag hoppas att vi kan fortsätta säkerställa dina intressen på N-marknaden i framtiden."
Etikett och läskunnighet
Glöm inte i något fall artighet. Som redan nämnts ovan är det viktigt om du är intresserad av affärskorrespondens. Fraser som "glad att samarbeta," "tack för din uppmärksamhet," "Jag ber om ursäkt för din oro," "vi kommer gärna att se dig," "kommer du inte att göra oss företag," och andra. De två sista, förresten, relaterar mer till inbjudningar till företagsfirande än till affärskrivande.
Som ett tecken på respekt ska du alltid lägga till fraserna "snälla", "tack", "vänligt" och så vidare, där så är lämpligt.
Lika viktigt för att skriva affärsbrev är mänsklig läskunnighet. Mer exakt, om du gör minst ett elementärt misstag i processen att skapa ett brev, kan vi säga att samtalaren kommer att bilda en helt annan åsikt om dig än vad du förväntar dig. Försök därför att skriva så kompetent som möjligt och kontrollera allt flera gånger. Om du inte vet hur du hittar fel och fixar dem själv, använd tjänsterna hos en korrigerare eller specialiserade tjänster. Det är väldigt enkelt, men det gör att du kan vara säker på din text.
Öva och träna
I nätverket finns det, som noterats ovan, många exempel på färdiga affärsbrev om alla ämnen. Vi infogade dem inte här som en helhet, för faktiskt har den här artikeln helt enkelt inte tillräckligt med utrymme för att rymma en så stor mängd information. I utbyte beslutade vi att bara ange några grundläggande regler och principer, som du hade möjlighet att bekanta dig med ovan. Men detta är naturligtvis långt ifrån alla steg som bör vidtas på vägen för att studera företagsförfattande. I själva verket spelar den praktiska rollen den viktigaste rollen på detta område.
Om du studerar, säger, 5-10 exempel på färdiga brev och också läser vår artikel och extraherar några regler härifrån, kommer du snart kunna skriva brev på det sätt du behöver. Faktum är att det räcker för att skapa alla brev inom ramen för affärskorrespondens.
Klara exempel
Eftersom det, som redan nämnts ovan, finns ett stort antal färdiga exempel, är det frestande för studenter och nybörjare specialister att använda någon annans, färdiga kunskaper för att göra sitt eget projekt på grundval av det. Jag vill säga att detta inte rekommenderas i praktiken under träning - snälla.
När du studerar vad som skrivs i andra brev kan du lättare navigera i det du behöver för att klargöra i din korrespondens. Detta är normalt eftersom det är mänsklig natur att lära sig direkt av erfarenheten.
Det är riktigt, om du får uppgiften att sammanställa ett fullständigt affärsbrev, försök först att granska exemplen och välj det mest lämpliga för din uppgift. Då måste du anpassa den så mycket som möjligt till den situation som du utvecklade enligt det allmänna konceptet, men samtidigt skriva det igen för att etablera din egen stil med presentation och skrivande. Trots allt kommer du kanske att kunna förmedla informationen bättre och göra kommunikationen mer produktiv och effektiv.
Lär dig och öva! Och du kan skapa dina egna affärsbrev på ganska kort tid!
