I affärskorrespondens har varje dokument sin egen betydelse och kan på ett eller annat sätt påverka förhållandet mellan partner. Bland det enorma antalet olika typer av sådana dokument upptas en speciell plats av svarsbrevet.
Klassificering av affärspapper
I relationerna mellan parterna löses de flesta frågor skriftligen. Och enligt lagen är, som ni vet, muntliga avtal inte giltiga. Därför vid varje företag, affärskorrespondens. Det är ett allmänt accepterat sätt att utbyta information till följd av officiella kontakter mellan olika organisationer och företag.
Alla affärsbrev är uppdelade i två kategorier:
- De som kräver ett obligatoriskt svar.
- De som inte behöver en sådan reaktion.
Svarbrevet tillhör den andra kategorin. Det är en av de kommersiella typerna av dokument tillsammans med en begäran, information, varning, erbjudande, påminnelse eller presentation. Sådana värdepapper används vanligtvis vid ingående och ytterligare stöd för olika avtal och andra avtal mellan parterna. Till skillnad från de andra ber svarbrevet inte om något och erbjuder ingenting. Den innehåller endast information som tidigare begärts av den andra parten.
Bekräftelse av ansökan
Ett svarbrev utarbetas i olika fall. Detta kan vara en reaktion på ett specifikt klagomål, anspråk eller begäran. Dessutom kan det vara både positivt och negativt. I det andra fallet kommer dokumentet redan att presentera ett slags avvisningsbrev. Men det är nödvändigt att ge det med en detaljerad förklaring av skälen som ledde till ett sådant beslut. Vi kan till exempel överväga fallet när företaget fick en officiell skriftlig order för tillverkning av en viss typ av produkt under en viss period. Om ett sådant samarbete är önskvärt för företaget, är det nödvändigt att svara omedelbart. Svaret är godtyckligt. Det kan börja med orden: "Vi kommer att slutföra" eller "Vi kommer att producera". Som en period är det bättre att ange leveransdatum med hänsyn till den tid som krävs för att producera varorna och överföra dem till lagret. Dessutom är det nödvändigt att ange betalningsvillkor, eftersom kunden kan räkna med flera steg. Vidare återstår det bara att beräkna det totala beloppet och tillhandahålla dina uppgifter som kunden kommer att göra överföringar för. Ett sådant dokument är vanligtvis undertecknat av direktören och chefredovisaren, och i slutet rapporteras koordinaterna för direktutföraren.
Korrespondens med individer
Vissa företag har till sin natur direktkontakt med individer. Detta kan vara en organisation som arbetar inom tjänstesektorn eller ett företag som producerar konsumentvaror. Information av mycket annan karaktär, både positiv och negativ, kan komma till ett sådant företags adress från medborgarna. Ändå kräver det ett lämpligt svar och ett obligatoriskt svar. I sådana fall kan du inte begränsa dig till en personlig konversation eller ett telefonsamtal. En medborgare måste få full förtydligande i alla frågor som är intressanta för honom. Detta bör vara ett detaljerat svar på brevet.
Ett prov av ett sådant dokument måste uppfylla vissa krav:
- För alla affärskorrespondenser är det bättre att använda det officiella formuläret.
- Det är nödvändigt att ta hänsyn till särdragen vid sammanställningen av sådana dokument.Det viktigaste är att de ska skrivas i enlighet med den välkända parallellen-regeln, det vill säga innehålla samma ordförråd och språkliga vändningar som användes av författarinitiatören. Detta maximerar ömsesidig förståelse.
- Se till att skapa en länk till begäran, ange nummer och datum.
- Det är bättre att starta texten med frasen: "Till ditt brevnummer ...", "Som svar på din begäran ..." eller "Vi informerar dig ...".
Följande är en redogörelse för fakta och ett slutligt beslut fattas.
Strikt formellt
Om du vill svara på det officiella brevet måste du göra det på rätt sätt. Det måste komma ihåg att ett sådant överklagande verkligen måste vara artigt och korrekt. Glöm inte också läskunnigheten. Det är löjligt att se uppenbara fel i informationen från en ansedd organisation.
Från början skrivs adressen ut i det övre högra hörnet. Det är en exakt kopia av vad som anges på kuvertet. Svaret ges alltid på någon form av begäran, därför måste registreringens stämpel längst upp till vänster anges dess ursprungliga detaljer (nummer och avgångsdatum). Sedan kommer en kort överklagande till mottagaren (du kan helt enkelt ange efternamnet utan initialer). Texten bör innehålla detaljerade förklaringar om intresseproblemet. Som argument ska endast verifierade data användas. Inget fall kan inte lita på rykten och spekulation. Vid behov kan du använda utdrag från förordningar med relevanta artiklar. Företagets chef undertecknar ett sådant dokument, och en anteckning görs något lägre med uppgifterna om den ansvariga verkställande direktörens namn och telefonnummer.
