Vad är anbudsdokumentationen. Förberedelse av anbudsdokument

Många organisationer deltar i olika anbud. Men samtidigt vet de ofta inte hur de ska korrekt sammanställa och certifiera anbudsdokument. Dessutom är en sådan fråga en av de viktigaste som kräver särskild uppmärksamhet. Både förfarandet och sammansättningen av anbudsdokumentationen bestäms av lagar och förordningar som de är skyldiga att följa.

Anbudskoncept

Anbud är en tävling för tillhandahållande av tjänster, varor eller utförande av något arbete. Reglerna för genomförande av sådana markeringar anges i anbudsdokumentationen, enligt vilka deltagare som vill delta i kampen måste ge kommissionen de gynnsamma villkor som erbjuds kunden.

Anbudsavtalet ingås med den deltagare som kan ge det mest fördelaktiga erbjudandet för arrangören, den senare måste fullständigt följa de utfärdade anvisningarna.

Anbudsdokumentation är ett paket med dokument som visar villkoren för anbudet och innehållet i det framtida kontraktet.

Det innehåller nödvändigtvis både tekniska och kommersiella delar.

Den tekniska delen består av information om villkoren för kontraktet, egenskaper och beskrivningar av ämnet eller föremålet för budgivning, instruktioner avsedda för leverantörer samt informationskort som anger förfarandet för genomförande och inlämning av ansökningar om deltagande i anbud. I denna del finns också kraven för innehållet i inköpsorder: namn, volymetriska scheman, referenser till standarder och tekniska förhållanden.

Den kommersiella delen av anbudsdokumentationen innehåller alla priser och förfarandet för deras beräkning, villkor fastställda i betalningsplanen, finansieringskällor för detta kontrakt. Det anger också de garantier som banken ställer för kundens genomförande av anbudstransaktionen och kraven för olika typer av försäkringar.

Anbudsdokumentation, en provansökan och rekommendationer för att fylla i dem finns i MDS 80-4.2000 Gosstroy i Ryssland. Det mer detaljerade innehållet i dokumentationen bestäms av anbudskommittén.

Utarbeta förfarande

Förberedelse av anbudsdokument är ett separat, mycket viktigt och oföränderligt förfarande för att genomföra konkurrerande anbud. I enlighet med tillämplig lag anges innehållet i personuppgifter, till exempel:

• Arrangörens namn.
• Hans juridiska adress och telefonnummer.
• Faxnummer och e-postadresser.
• Pris, plats och villkor för att få ett paket med dokument.

Kontrollmyndigheter ställer alltid krav på tillgänglighet av ett utkast till kontrakt från listan över villkor som ska fastställas. Dokumentationen anger också metoden för utvärdering av förslagen som gjorts med ett specifikt system.

registrering

Utvecklingen av anbudsdokumentation kan utföras både av arrangören och ett speciellt konsultföretag. För att sammanställa det kan du använda standardprover och riktlinjer, såväl som lagstiftningen, som anger de lagstadgade kraven för sammanställning. Du kan också kontakta finanscentret, där en specialist i anbudsdokumentation kommer att erbjuda sina tjänster för dess kompetenta förberedelser. Där du in korta villkor ge professionell och kvalificerad hjälp.

innehåll

Anbudsformuläret, förutom information avsedd för framtida anbudsgivare, bör innehålla sådan information som det numeriska och detaljerade innehållet i det dokumentationspaket som upprättats av leverantören, och uttryckligen bekräftar hans ansökan om deltagande:

• Ansökan om deltagande.
• Beskrivning av bifogade dokument.
• Bankreferens om avsaknad av förfallna skulder.
• Obligatorisk teknisk, driftsmässig och kvalitetsinformation samt en detaljerad beskrivning av upphandlade material och varor.
• Utkast till kontrakt för planerade inköp.
• Metodinstruktioner för att göra beräkningar på anbudsansökan, inklusive dess komponenter, såsom utgifterna för betalning av försäkringar och tullbetalningar, transporttjänster, olika skatter och avgifter, utöver kostnaden för de levererade varorna, samt en detaljerad pristabell.
• Den valuta som priserna uttrycks i anbudet anges.
• Krav på anbud.
• Möjligheten att ändra eller återkalla dessa ansökningar under och innan tidsfristen för tillkännagivande av anbudsresultaten diskuteras.
• Tidsfrister, plats för ansökan.
• Plats, datum och tid för öppnande av kuvert för anbud.
• Information om möjligheten att tillhandahålla prioriteringar för inhemska tillverkare.

En potentiell leverantör har rätt att skriftligen ansöka till arrangören av anbudet med en begäran om förtydligande av klausuler och bestämmelser i anbudsdokumentationen senast tio dagar före det slutliga beslutet. I sin tur måste anbudsarrangören, inom tre dagar efter mottagandet av en sådan ansökan, skicka lämpliga förklaringar till alla leverantörer som deltar i detta anbud, utan att ange författaren till den ursprungliga begäran.

Göra förändringar och tillägg

Tillägg eller ändringar kan göras av en specialist i utarbetandet av anbudsdokument på begäran av anbudsarrangören. Sådana handlingar är inte olagliga eller olagliga. Vid behov har anbudsarrangören rätt att göra ändringar i paketet med dokument relaterade till uttryck av eget initiativ eller som svar på en begäran från en potentiell leverantör, senast sju kalenderdagar före fristen för att lämna anbud.

Efter att ha gjort ändringar om dem är det omedelbart nödvändigt att meddela alla potentiella leverantörer till vilka anbudsdokumentationen utfärdades. Tidsfristen för genomförande av sådana meddelanden och utbyte av batchdokumentation är 5 arbetsdagar.

Anbudsansökningens innehåll

Krav på anbudsdokumentation bestämmer sammansättningen:

• Ansökan om deltagande i anbudet och en lista över inlämnade handlingar bifogade det.
• Dokument som bekräftar att kraven ställs till en potentiell leverantör.
• Pristabellen, som fullt ut ska återspegla alla faktiskt mottagna kostnader, deltar i det slutliga priset.
• Om anbudet är leverans av varor eller tekniska apparater, se till att bifoga de tekniska egenskaperna för de föreslagna modellerna.
• Priset på den föreslagna listan med relaterade tjänster, om någon.
• Det ursprungliga dokumentet, som är den faktiska bekräftelsen av garantin för anbudet.

Dokument som bekräftar att den potentiella leverantören uppfyller de föreslagna kvalifikationskraven

Varje potentiell leverantör som beslutat att delta i anbudet måste lämna följande handlingar:

• Kopior av licenser som bekräftar en potentiell leverantörs eller tillverkares rätt att utföra sin verksamhet.
• En kopia av dokumentet som ger rätt att bedriva entreprenörsverksamhet, certifierad av en notarius myndighet.
• Den ursprungliga revisionen för det senaste rapporteringsåret eller en notarisk kopia av denna.
• Intyg om statlig registrering av organisationen eller företaget och dess kopia.
• För enskilda företagare - en kopia av hans identitetskort eller civila pass.
• Organisationens stadga som anger sammansättningen av dess grundare, aktieägare samt alla aktieägare i form av en notarisk kopia.
• Det ursprungliga certifikatet som utfärdats av skattemyndigheterna med uppgift att leverantören inte har skatteuttag.
• Intyg från bankinstitutionen om frånvaro av förfallna skulder under de senaste tre månaderna av verksamheten.

Prissättningstabell

Registrering av anbudsdokument tar hänsyn till prislistor. En potentiell leverantör är skyldig att upprätta en pristabell som anger och listar varorna, det totala totalpriset för hela leveransen. Det bör sammanställas och presenteras i form av både tryckta och elektroniska prislistor.

Tabellen är också en teknisk specifikation för de varor och tjänster som tillhandahålls och måste till fullo uppfylla alla krav som ställs för anbudsdokumentationen.

När anbudsdokumentationen förbereds fastställs sammansättningen av de slutliga priserna. Det angivna värdet, förutom det egna priset på varorna, bör inkludera i dess sammansättning:

• Kostnader som uppkommer efter certifiering, försäkringsförfaranden och transport av varor till en bestämd destination.
• Alla skattebetalningar, tullar och andra typer av obligatoriska betalningar och avgifter, som föreskrivs i den nuvarande lagstiftningen i Ryssland.
• Andra priskomponenter som den potentiella leverantören anser nödvändiga för att inkludera i slutproduktets pris.

Om den potentiella leverantören inte anger olika komponenter i den i pristabellen som inkluderar de ovan beskrivna kostnaderna, anser anbudskommissionen uppgifterna om priset på de varor som den tillhandahåller som den totala kostnaden, med hänsyn till alla kostnader. I det här fallet kan dessa priser vid avtalets ingång inte längre revideras eller ändras.

De priser som anges i tabellen förblir fastställda under hela löptiden för att uppfylla de avtalsenliga åtagandena för upphandling och leveranser och kan inte ändras.

Priserna anges i de valutor som anges i de krav som lagts fram vid anbudsansökan. Betalning till leverantören sker vid leverans av varorna till destinationen då budgetmedel anländer, såvida inte andra villkor tillhandahålls och anges i kontraktet.

Applikationssäkerhet

I vissa fall tillhandahåller leverantören garantisäkerhet, uttryckt i kontanter, i form av ett pantsättning till organisatörens bankkonton, med minst 3% av det slutliga beloppet i kontraktet, med en giltighetsperiod på minst de fastställda tidsramarna som anges i anbudsorganet.

Garanterat ekonomiskt stöd från en potentiell entreprenör för genomförandet av anbudet i form av ett pantsättning av ett monetärt belopp deponeras på ett särskilt skapat konto för anbudsarrangören.

Om den potentiella leverantören inte vinner anbudet kommer de medel som tillhandahålls till arrangören som en garanti för hans ekonomiska förmåga att återlämnas inom de tidsfrister som fastställts i kontraktet.

Inlämning av anbud

Anbud tillhandahålls av potentiella leverantörer i sydd form, numrerade och måste stämpla och undertecknas.

Den tekniska specifikationen för anbudet, som också säkras genom signatur och försegling, och den ursprungliga garantin garanteras också. Dessa dokument förseglas i ett kuvert tillsammans med anbudsansökan och lämnas in till kommissionen.

Endast den potentiella leverantören eller dess officiella representant kan underteckna ansökan. Det är inte tillåtet att ha insatser, subtabeller och olika inlägg i dokumentationen.

Potentiella leverantörer förseglar dokumenten själv manuellt i ett kuvert, som anger namnet och den juridiska adressen på deras organisation, och anbudsarrangören, datum och tid som ställts in för att öppna kuverten anges i form av inskriptionen "öppnar inte förrän ..." som leveransadress.

Anbudsdokumentation kan skickas både personligen och med hjälp av postkontor inom de fastställda tidsfristerna. Alla anbud som mottagits efter fastställda datum och tider avvisas eller kommer att återlämnas oöppnade till de sökande.

Utan att bryta mot tidsfristerna och det fastställda förfarandet för anbudsdokumentation kan korrigering, ersättning av villkor, priser och liknande tillämpas på dess utformning. Det är möjligt att göra några ändringar eller slutligt återkalla anbudet innan tidsfristen löper ut utan att förlora rätten att göra eller säkra det. Ett meddelande som upprättats av en potentiell leverantör om avsikten att korrigera eller helt dra tillbaka sin ansökan skickas till arrangören skriftligen och senast den angivna tidsfristen för inlämning. Vid slutet av det fastställda datumet och tiden kan sådana justeringar inte göras.

Efter att alla ansökningar har accepterats inom den angivna tiden, öppnar anbudsarrangören kuverten och väljer med hjälp av anbudskommissionen vinnaren, som meddelas genom skriftlig anmälan av alla potentiella leverantörer som deltar i beslutet, med en kopia av anbudskommissionens protokoll.

Korrekt genomförande och dokumentation avgör till stor del själva anbudets framgång.