En följebrev är ett universellt dokument som används inom de mest olika områdena i ett företags verksamhet. En korrekt samlad eskort kommer att rädda alla parter från många brister och oklarheter. Hur skriver jag ett brev till dokument?
När är detta nödvändigt?
Ett företags arbete, särskilt ett stort, åtföljs av en mängd olika frågor som oftast måste avslutas skriftligen. Motparter utbyter meddelanden och anmälningar med varandra, dokument krävs av banken, skatt, pensionsfond och revisorer. Kunder skriver också förfrågningar om en mängd olika information och dokumentation.
I alla dessa fall blir en livräddare och samtidigt en följebrev ett värdigt ansikte för företaget. Skrivet i en solid form, korrekt komponerad och korrekt utförd, kommer det inte bara att göra ett riktigt intryck på mottagaren, utan kommer också att utföra ett antal praktiska funktioner för avsändaren:
- kommer att förklara för mottagaren som skriver till honom och varför;
- kommer att anta informationsrollen och frigöra bifogad dokumentation från semantisk överbelastning;
- specificera listan över bifogade dokument;
- spara pengar genom att eliminera onödig post med en inventering;
- fylla rollen som kompakt bevis för leverans av en hel hög med dokument.
Den vanliga "eskorten" med rätt inställning kan vara så användbar!
Hur skriver jag ett brev till dokument?
Inte alla vet hur man skriver ett brev till dokument, även om det är viktigt.
Sammanställningen av "eskortet" bör börja med en inledande fras: hänvisa till numret på den inkommande begäran eller ange kärnan i frågan som korrespondensen pågår. I följande punkter i brevet är det logiskt att ange skälen för dokumentet: lagstiftningsrättsakter, avtalsklausuler, inspektionshandlingar, instruktioner från tillsynsmyndigheter och mer.
Uttalandet slutar med en begäran, erbjudande eller begäran. När texten har sammanställts anges en lista med bifogade dokument med numreringen, namnet och detaljerna samt antalet bifogade ark.
Obligatoriska uppgifter om omslaget till dokumenten
Hur man skriver ett brev till dokumenten har vi diskuterat ovan. Nu lite om dess design.
- Dokumentets "lock". Här anges chefens eller annan representant för adressaten, företagets namn eller privatpersonens fullständiga namn, förnamn och patronym. fullständig adress och postnummer.
- Datum för sammanställningen av täckningsbrevet, och om avsändaren är en juridisk person, kommer utgående nummer för registrering.
- Adressera mottagaren i enlighet med reglerna i affärsbrevet. Oavsett om det är en privatperson eller chefen för ett företag, vänder de sig till honom med namn och patronym, och tillägger överklagandet "respekterad".
- Detaljerad lista över bifogade dokumenteftersom namnet i sig innebär att bokstaven "åtföljer" en viss grundläggande avresa.
- Brevet är undertecknat av den första personen eller befullmäktigad för organisationen som chefen beviljas en sådan rättighet. Om brevet kommer från en privatperson, undertecknar avsändaren eller hans ombud genom fullmakt "eskorten". Innan du undertecknar är det vanligt att lägga till "med respekt" -försäkring för hand.
- Efternamn, initialer och kommunikationsmedel för brevföreställaren.
Dessa är de grundläggande kraven för brevets form.
Exempel på brev till dokument
En utmärkt referenspunkt i förberedelserna kommer att vara ett praktiskt bevisat prov på ett brev till dokument. Naturligtvis kommer dess innehåll att variera beroende på kompilatorns behov, men den övergripande duken förblir oförändrad.
Chef för Goloseevsk skatteinspektorat
Khitrun I.V.
Str. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
Nr 562 daterad 04/05/2015
Kära Ivan Vasilievich!
För din beställning nr 12/389 av 04/01/2015 beträffande utfärdandet av en räknare utan planerad inspektion på plats, informerar vi dig om följande.
En del av dokumenten om avtalsförhållanden med tillståndet i nödföretaget "Gedeon" beslagtogs på grundval av anfallsprotokollet daterat 03/02/2015 (en kopia bifogas). De handlingar som företagets förfogande skickas till dig i form av korrekt certifierade kopior enligt bilagan.
Användning (totalt 6 liter):
- kopia betalningsorder med bankens märke nr 3 daterad 01/15/15 - med 1 liter.
- En kopia av betalningsuppdraget med bankens märke nr 6 daterat 02/14/15 - 1 liter.
- kopia försoningsrapport enligt leveransavtalet nr 56 / P av 12.15.14 - med 1 liter.
- En kopia av anfallsprotokollet daterat 03/02/15 - 3 liter.
Med vänliga hälsningar,
Chef för det statliga företaget "Goloseevsky köttbearbetningsanläggning"
Golokhvastov F.E.
Konstnär: Pupko A.V.
(067)4658291
En sådan "eskort" är lämplig för många utgående material på begäran av statliga, tillsynsmyndigheter och brottsbekämpande myndigheter, du behöver bara anpassa det till dina behov.
Täckebrev till kontraktsdokument
När affärsavtal ingås uppstår ofta en situation när motparterna är geografiskt avlägsna från varandra och inte har råd att resa till en annan stad för att underteckna kontraktet.
I detta fall blir verkställandet av täckebrevet ett slags fyr, vilket gör att du kan ingå ett lagligt giltigt avtal på avstånd utan ett personligt representantmöte. Med hjälp av ett omslagsbrev kan den ena sidan inte bara skicka de undertecknade kontraktsformulärerna för behandling, utan också skriftligen uttrycka sin ståndpunkt om avtalets väsentliga frågor.
Dessutom tillåter ett följebrev att registrera vad och hur mycket som bifogades och skickades till mottagaren. Till exempel kan innehållet anges på följande sätt.
"Vi skickar två kopior av kontraktet för tillhandahållande av informationstjänster, undertecknade och stämplade av oss. Vi föreslår att du överväger det angivna utkastet och, om du samtycker, undertecknar kontraktet genom att returnera ett av de signerade kopiorna till oss. Bilaga: utkast till kontrakt i 2 exemplar på 6 ark vardera ."
Krav på brev - är det nödvändigt?
Ibland uppstår en situation när det är nödvändigt att skicka ett krav till en part enligt ett avtal som inte fullgör sina skyldigheter. Vanligtvis anges alla påståenden, motiveringar och applikationer direkt i anspråket. Det verkar, varför kan du behöva ett brev?
Faktum är att ett krav inte bara kan bli officiellt bevis i domstol utan i vissa fall ett verkställande dokument. Det bör indikera lagligt korrekta och betydelsefulla saker, men det har inte en kommunikativ funktion.
Om motparten inte bara behöver lämna in ett klagomål, utan också skicka några informella välkomst- eller förtydligande ord, bättre än ett brev, kommer inte ett enda dokument att fylla denna roll.
Följebrev är ett bra sätt att lära känna varandra.
Ofta har ett företag en intressant marknadsföring eller vill bara göra kommersiellt erbjudande obegränsad krets av personer. Typiska täckebrev som är roliga och kortfattade passar bra för detta.
Till ett sådant "visitkort" kan du bifoga reklamprodukter, kataloger, prislistor, prislistor och allt material som kan intressera en potentiell kund eller partner.
Även om det finns en hel massa brev, behöver huvudet eller den ledande chefen inte spendera mycket tid på dem: bara skriva på de färdiga klichéerna så kan du skicka dem som avsett!
Vem undertecknar eskorten?
Och slutligen klargör vi en viktig fråga. Vem undertecknar det bifogade dokumentet? För detta används hierarkiregeln: det är bättre att kontakta företagets ordförande till företagets direktör; dokumentation till banken kan överföras av huvudredovisaren; Det "medföljande" till informationen på arbetsplatsen kan undertecknas av biträdande direktör för personalresurser.
Ett följebrev kan bli ett oundgängligt visitkort om det utfärdas korrekt!
