Organisationens arbete är som regel förknippat med ett stort antal dokument. Detta är inkommande korrespondens och svaren som skickas till den, olika order och uttalanden från anställda, tekniska instruktioner och redovisningsrapporter. Alla av dem kräver aktuell redovisning och optimering. Ett av alternativen för att lösa problemet är en inventering av dokument.
I enlighet med lagen
Specialisten som bedriver kontorsarbete på företaget vet bäst vad en inventering av dokument är. Under året passerar en enorm mängd papper genom den. Alla är viktiga, och var och en spelar var och en en särskild roll för att lösa denna eller den frågan. Det är helt enkelt omöjligt att slänga bort sådant bagage, eftersom var och en av dessa papper har en viss lagringsperiod under vilken det är giltigt och mycket väl kan komma till nytta. Sådana dokument deponeras vanligtvis i arkivet, där de är hela tiden.
När som helst kan de tas därifrån och användas som avsett. I den federala lagen "Om arkivfrågor" från oktober 2004, en lista över alla möjliga typer av dokument och var och en av dem har en specifik tidsfrist för vilken de måste vara med ägaren. Men hur tar man hänsyn till den enorma mängden papper som mottas för lagring? För detta finns det en inventering av dokument. Det sammanställs av den anställd som ansvarar för arkivering och är ett obligatoriskt tillägg till varje mapp eller ärende som lämnas in för långvarig lagring.
Skicka viktiga papper
Företagets sekreterare utarbetar också ofta en inventering av dokument. Detta betyder inte registrering av inkommande eller utgående korrespondens. För detta har varje sekreterare en speciell tidskrift. Där registreras ögonblicket för mottagande eller sändning av brevet i enlighet därmed, med datum, adressat och verkställande direktör. Inventeringen kan i vissa fall finnas inom sådan korrespondens.
Till exempel skickar en organisation ett paket med dokument till adressen. De kan inte bara läggas i ett kuvert och kastas i en låda genom att klistra in en stämpel. Var är garantin för att tidningarna kommer att nå i sin helhet? Naturligtvis, om det här är broschyrer eller enkla broschyrer, oroa dig inte. När som helst kan de skickas igen. Men ibland måste du skicka allvarliga dokument på en officiell begäran. I detta fall, utöver de viktigaste värdepapperna, bör ett försäkringsbrev och en inventering bifogas i paketet, som kommer att vara en lista med dokumentation som skickas till denna adress.
Dokumentöverföring
Anställda som är involverade i entreprenad vet mycket väl vad en inventering av dokument är. Du kan enkelt göra ett prov på det själv.
Det viktigaste är att det här dokumentet innehåller all nödvändig information:
- Avsändarens namn skrivs i det övre vänstra hörnet, eller företagets stämpel sätts.
- Till höger finns adressatuppgifterna (företagets namn och dess fullständiga namn).
- Under mitten är namnet. Till exempel kommer det att vara en "Lista över dokument som ska överföras till kontraktet", vars nummer och datum också måste anges.
- Vidare sammanställs en tabell slumpmässigt, där det måste finnas minst 4 kolumner (antal i ordning, dokumentets namn, dess nummer och datum, antal kopior, antal ark).
- Därefter görs en slutrapport om hur många dokument som överförs enligt denna inventering. Du måste också beräkna det totala antalet bilagor.
- Längst ner på sidan görs en anteckning om vem som har överfört och tagit emot dessa papper med datum, efternamn och position.
Detta är den vanligaste listan över dokument, av vilka ett prov är välkänt för alla kontorister som postformulär nummer 107. Färdiga blanketter kan tas i förväg på varje postkontor för att långsamt fylla i och kontrollera dem på arbetsplatsen.
Arkiveringens subtiliteter
Alla anställda i arkivet känner till listan över ärendedokument. Det görs under överföring av värdepapper för lagring. Detta dokument är inte bara innehållet i en specifik mapp. Det gör det möjligt att när som helst hitta nödvändig information bland ett stort antal papper.
Order, rapporter och andra investeringar systematiseras och sammanfattas i en tabell, som ska innehålla sex obligatoriska kolumner:
- Serienummer.
- Index för ett specifikt dokument i enlighet med nomenklaturen.
- Dess datum (det som anges vid registreringen).
- Titel (order, brev, kontrakt).
- Arknummer.
- Obs.
Bordet kan vara ganska stort. Men i alla fall, i slutet, bör en slutlig rekord göras om hur många dokument som finns i det, liksom det totala antalet sidor som beräknats. Genom att titta i en sådan mapp kan du enkelt hitta önskat papper med de önskade parametrarna utan att göra några speciella ansträngningar.
Funktioner i inventeringen
Den interna dokumentlistan kräver särskild kunskap och särskild uppmärksamhet från kompilatorn. Ibland resulterar designfel i att papper helt enkelt går förlorat i en enorm informationsström. Att vara på plats flyger hon ur synen.
Till exempel för planerad inspektion Skatteinspektionen behövde en rapport förra året sedan, och den lämnades in med vårdslöshet tillsammans med andra dokument. Det fanns en situation där en anställd i företaget inte kan bekräfta denna eller den information som lämnats tidigare. En sådan missförstånd kan leda till böter för organisationen och straff för anställda som ansvarar för att tillhandahålla information och lagra dokument. Mängden förlust beror på vikten av den sökta informationen. För att förhindra att detta inträffar måste dokumentens register förvaras på lämpligt sätt. Denna process är naturligtvis mycket komplex och tidskrävande. Dessutom är det nödvändigt att beakta procedurens flersteg och sekvens.
Personliga filer för anställda
Personaltjänsten för varje företag eller organisation är också ett avsnitt genom vilket många olika dokument passerar. De flesta av dem samlas i personalens personliga filer.
De lagras på plats tills avskedan, och först efter det arkiveras. I detta fall måste personalen utarbeta en inventering av personliga filer. Det är värt att notera att det i Rysslands lagstiftning inte finns några regler för dess förberedelse. Alla regler är hämtade från sovjettiden. I enlighet med dem bör en sådan inventering vara en typtabell med sju kolumner:
- Antal i ordning.
- Index för ett specifikt dokument.
- Date.
- Dokumentets titel och sammanfattning.
- Arknummer.
- Datum då dokumentet inkluderades i filen.
- Obs för specialanmärkningar.
I slutet beräknas det totala antalet dokument som listas i listan. Allt detta görs under underskrift av personalen som anger datumet för överföringen av ärendet.
