Anställdas personliga fil: provdesign

Anställda vid personalavdelningen måste ha korrekt, fullständig och objektiv information om alla anställda i företaget som är i dess personal. Dokumentationen av enskilda register, som innehåller information om varje arbetares yrkesverksamhet, samlas in i ett slags dokument. Därefter överväger vi hur bildandet av personliga filer för anställda i företaget utförs.

Allmän information

Dokumentationen för den anställda är nödvändig för att systematisera tillgänglig information, sammanfatta dem på ett ställe. Den anställdas personliga fil, med urvalet som kommer att presenteras nedan, är en uppsättning papper som avser:

• Sysselsättning.
• Kampanjprocess.
• Överensstämmelse med arbetsdisciplinens regler.
• Uppsägning av förbindelserna med arbetsgivaren och andra.

Huvudsakliga kategorier av anställda

Det bör noteras att hantering av personliga filer för anställda inte är obligatorisk i förhållande till alla anställda. Ett exempel är den federala lagen nr 79. Den föreskriver obligatorisk registrering av personliga handlingar för anställda som är i statstjänsten. För andra arbetare kan förfarandet för sammanställning av dokumentationen bestämmas genom lokala lagstiftningsakter. Personliga filer kan förvaras av följande anställda:

1. Chefer (chefer för företag, suppleanter, assistenter).
2. Chefer för strukturella avdelningar och deras suppleanter.
3. Ledande (huvud) specialister.
4. Anställda ansvariga.
5. Anställda som ingår i personalreserven för överföring till tjänster av särskild vikt.
6. Specialister som tillhandahåller verksamheten för företagshanteringsapparaten.

Fördelar med att sammanställa en dokumentation

Det bör noteras att en anställds personliga fil är en mycket bekväm informationskälla om varje arbetare. I en mapp samlas alla kopior av den anställdes personliga papper, order som tas i relation till honom osv. Detta gör att du kan göra det mest kompletta kännetecken för den anställda, att notera hans meriter eller omvänt alla överträdelser och missbruk som begåtts av honom under hans yrkesverksamhet på företaget.

Företagets interna handlingar: den anställdes personliga fil

Dokument samlas in och sammanställs av olika anställda efter ledningens bedömning. Om mappar med personliga papper är tänkta för alla anställda, är det tillrådligt att skapa en lämplig lokal handling. Dessutom bör ett avsnitt inkluderas som innehåller behovet av att öppna en anställds personliga fil för varje heltidsanställd, inklusive teknisk personal. I vissa företag föredrar chefer att utveckla en separat rättsakt som fastställer alla detaljerna i sammanställningen av dossier.

De viktigaste nyanserna

Oavsett vilken typ av reglering för sammanställning av dossier för anställda bör du när du arbetar med dem bestämma:

1. Kategorier av anställda på vilka personliga filer arkiveras. Kommer det att vara alla anställda eller bara separata grupper av dem. Till exempel kan det bara vara chefer för alla förvaltningsavdelningar.
2. Det sätt på vilket den anställdes personliga fil sammanställs. Provet bör innehålla alla nödvändiga avsnitt och kolumner där information om specialist inmatas.
3. Sammansättningen av handlingarna som samlas in i dokumentationen. Samtidigt anges vilka dokument som lagras i form av kopior och vilka som är i originalet.
4. Ordningen i vilken ärenden sammanställs.
5. Regler för att bekanta medarbetaren med papper om honom.
6. Förfarandet för lagring av personliga filer för anställda.

Krävs en dokumentation för ett deltidsjobb?

Detta beror på om den anställde har en position där den personliga filen för den anställda är nödvändig. Samtidigt startas vanligtvis ett nytt dossier för externa deltider, och för internmappar lagras motsvarande dokument i befintliga mappar. Om företaget tillhandahåller obligatoriskt uppförande av personliga angelägenheter i lagstiftningsföreskrifter kommer de också att placeras på deltidsjobb i enlighet med det fastställda förfarandet.

För deltidsanställda sammanställs dokumentationen enligt de allmänna reglerna som definieras vid varje enskilt företag. Enligt art. 283 i arbetslagen, visar en medborgare, när han utser honom till tjänsten samtidigt, ett pass eller annat dokument som intygar hans identitet. Om tjänsten kräver särskild kunskap, har arbetsgivaren rätt att be den framtida specialisten presentera ett examensbevis eller annat dokument om utbildning (eller en kopia av detta, vederbörligen certifierat). När man ansöker om ett företag med svåra eller farliga (skadliga) arbetsvillkor, kan arbetsgivaren kräva ett intyg om arten och verksamhetsvillkoren på arbetstagarens huvudplats. Kopior av de inlämnade handlingarna måste arkiveras till den personliga filen.

Inledande sammanställning

Skapa personliga filer görs för en ordnad gruppering av dokumenterad information om anställda direkt i processen att fixa arbetsrelationer med dem. Sammanställning görs i regel i en separat mapp för varje anställd. Denna form för att bedriva personliga angelägenheter anses vara det bekvämaste sättet att organisera information. Samtidigt måste man komma ihåg att det är förbjudet att ta emot, bearbeta och bifoga information till dokumentationen som anger hans politiska, religiösa och andra övertygelser, privatliv, medlemskap i offentliga organisationer, inklusive fackföreningar.

Grundläggande krav

I praktiken placeras dokument i en mapp när man sammanställer personliga filer. På dess omslag anbringade serienummer tilldelat dossier. Under den registreras den anställdes personliga fil i motsvarande bokföringsdagbok (bok). Detta krav ingår i art. 695, stycke b i listan över arkivmodellhandlingar som skapats för att fungera statliga organ, lokala myndigheter med en indikation på lagringsperioden. När arbetstagaren lämnar företaget tas hans dossier bort från mappen. Sedan körs den personliga filen för överföring till arkivet och deponeras.

Bokföringsdagbok (bok)

Detta dokument kan innehålla följande data:

1. Dokumentnummer.
2. Fullständigt namn specialist.
3. Antalet initiala ärenden.
4. Datum för överföring av papper till arkivet.
5. Övrig information inrikespolitik företag.

Inledande utförande innebär en gruppering av papper som vittnar om anställning av en medborgare och sedan all information relaterad till den anställdas yrkesverksamhet i organisationen.

Master Data List

I lagstiftningen definieras inte listan över dokument som ska inkluderas i personliga filer. För tjänstemän tillhandahålls det att deras handlingar innehåller personliga och andra uppgifter angående tillträde till tjänsten, godkänd och avskedande. Personlig information inkluderar också den information som är nödvändig för att säkerställa en statlig byrås verksamhet. Dokumentationen innehåller också:

1. Intern lista över papper.
2. Personligt registreringsblad eller ansökningsformulär.
3. Självbiografi.
4. kopior:

• identitetsdokument;
• intyg om försäkring;
• TIN (om det tillhandahålls av en anställd);
• militära registreringsbevis för värnpliktiga och medborgare som är föremål för utkast;
• värdepapper som bekräftar specialistens rätt till skatteavdrag som föreskrivs i art. 218 skattekod;
• intyg om att fastställa nivån på begränsningar för funktionshinder, funktionshinder (när den tillhandahålls av en specialist);
• order (order) vid tillträde till staten;
• jobbbeskrivning;
• ett avtal om godkännande av ansvar (om positionen föreskriver det);
• arbetskontrakt (om originalet lagras i en separat mapp).

5. Uppsatser om tillgång till information som utgör en hemlighet som är skyddad av lagen (om utförandet av en specialistuppgifter innebär användning av sådan information).

6. Resultaten av den preliminära medicinska undersökningen (undersökningen), som genomförs för att fastställa yrkesmässig lämplighet (i de fall som föreskrivs i lag).

Ytterligare papper

Under specialistens arbete kan följande läggas till hans personliga fil:

1. Kopior av avtal till huvudkontraktet (eller deras kopior).
2. Meddelanden om förändringar i arbetsvillkoren på arbetsgivarens initiativ.
3. kopior:

• rapporter och förklarande anmärkningar, uttalanden och framställningar från den anställda i olika frågor;
• order (order) om överföring av en anställd till en annan aktivitet (befattning), om borttagande av disciplinära sanktioner, incitament, avslutande av verksamhet i företaget;
• arbetsbok.

4. Resultaten av periodiska (obligatoriska) medicinska undersökningar.

5. Certifieringsmaterial (om positionen kräver dessa åtgärder).

6. Övriga dokument som rör verksamheten för specialisten i företaget.

Specialfoto

Hon är också närvarande i den personliga filen. Vanligtvis används ett 4x6-fotografi. På baksidan står det fulla namnet anställd. Det är lämpligt att ändra fotot minst en gång var femte år eller när en viss ålder uppnås. Denna fråga regleras enligt myndigheternas bedömning.

Ändra detaljer

Personalarbetare som ansvarar för förberedelserna och genomförandet av verksamheten bör övervaka deras status och uppdatera informationen i tid. Det finns inget behov av att ändra frågeformuläret eller registreringsarket, utan att kräva att en specialist fyller i papperet igen. Alla justeringar görs genom att utarbeta enskilda handlingar. De kallas tillägg till ett visst avsnitt (till exempel till frågeformuläret). Som regel presenteras de i tabellform. Utvecklingen av lämpliga former är enligt arbetsgivarens skönsmässiga bedömning.