På grund av det faktum att vi i vardagen ständigt möter dokument på jobbet och hemma, vill vi ägna dem vidare. Låt oss ta reda på vad ett dokument är och vilka typer som finns.
Vad är ett dokument?
Ett dokument är information registrerad på ett konkret medium som har detaljer som gör det möjligt att identifiera det. Det finns andra definitioner av detta koncept. Så vi kan säga att ett dokument är information som lagras av individer och organisationer som bevis på aktiviteter eller skyldigheter.
Dokumentens väsen
I princip betonar alla tillgängliga definitioner av ett dokument dess informationsmässiga karaktär (essens).
I lagen om ”information, informationsteknologi” anges att information är den information som ges, oavsett former och metoder för deras inlämnande. Och det betyder att när vi har visats i dokumentet kan vi spara och överföra tillgänglig information till andra personer, och även använda den upprepade gånger.
En bärare av dokumenterad information är ett objekt som används för att lagra och säkra den i ljud, tal och visuell form.
Av det ovanstående kan vi dra slutsatsen att dokumentet också är ett oumbärligt inslag i det interna arbetet i alla organisationer, institutioner, företag, som säkerställer samverkan mellan enskilda enheter. Det är faktiskt information som är anledningen till att fatta alla ledningsbeslut, såväl som bevis på deras genomförande och material för ytterligare aktiviteter.
Inom hanteringsfären är ett dokument ett arbetsobjekt, eftersom alla beslut som tas registreras skriftligen.
Externa tecken på dokument är karakteristiska funktioner som återspeglar dess storlek och form, inspelningsmetoder och designelement. Författaren kan vara både en individ och en juridisk enhet. Alla arbetsdokument, om de har utförts korrekt, har rättslig kraft.
Detaljer om dokument
Pappersarbete är förknippat med efterlevnaden av alla obligatoriska element, som kallas krav. Dessa inkluderar:
- namn;
- adressat;
- författaren;
- datum;
- text;
- signatur;
- upplösning;
- godkännande och godkännande.
Det bör noteras att olika dokument har helt olika detaljer. Deras antal beror på dess mål och syfte. Många har till exempel ett begränsat antal detaljer. Förresten, om minst en av dem anges felaktigt, anses dokumentet ogiltigt.
Dokumentbokföring
Vilka dokument behövs i arbetet? Inom organisationsledningen används en mängd olika former. Det beror på var och i vilket syfte du behöver för att skicka in dokument.
Alla existerar inte av sig själva utan är föremål för strikt systematisering. Med andra ord, alla företag har register över dokumentation. Detta är först och främst nödvändigt, så att all information alltid kan vara lätt och i rätt tid att hitta.
Personliga och officiella dokument
Dokument har sin egen klassificering av olika skäl. Så från ursprung är de personliga och officiella.
- Personligt skapas utanför arbetsplatsen. Det kan vara korrespondens, dagbok, anteckningar.
- Men officiella dokument är organisationens dokument, upprättade på ett visst sätt och i den etablerade formen.
Men i gruppen av officiella handlingar skiljer sig personliga dokument till exempel: pass, examensbevis, intyg, uppehållstillstånd, arbetsbok.
Det är uppenbart att officiella artiklar huvudsakligen deltar i kontorsarbete, varav de flesta är ledningsdokument.Med deras hjälp realiseras organisationens ledningsfunktioner: planering, finansiering, kontroll, leverans och redovisning. 
Dokumentation Klassificering
Enligt metoden för dokumentation kan information vara av en annan karaktär:
- skrivning;
- text;
- handskriven;
- maskinskriven;
- elektronisk;
- illustrerad.
Detta kan vara ett video, ljud, fotodokument, såväl som vitt och utkast. Som ni ser finns det en enorm variation av dem.
Vilka dokument behövs i ledningsbokföring? Absolut allt. Många av dem finns i någon organisation. Det är omöjligt att få med bara en art. Alla behövs beroende på situationen.
Inkommande, utgående och interna dokument
Inkommande, utgående dokument och interna - vi hörde alla om en sådan klassificering. Så, hela sådana papper utgör dokumentflödet för hela organisationen. Inkommande och utgående värdepapper är föremål för strikt redovisning. De spelas in i respektive tidskrift för inkommande och utgående korrespondens.
Med antalet frågor som tas upp delas dokumenten in i enkla och komplexa. I den första är det bara en fråga som tas upp och i de andra några.
Typer av begränsningar för tillgång till värdepapper
Efter tillgänglighet definieras papper som hemligt, oklassificerat och för allmän officiell användning. Hemligheten är markerade med en speciell signaturstämpel. Deras användning kräver särskilt tillstånd. Och för arbete med andra dokument krävs inga toleranser. De är avsedda för anställda i organisationen.
Metoden för presentation av dokumentet
Med presentationsmetoden delas dokumenten ut enligt följande:
- prov;
- screentryck;
- individ.
I enskilda artiklar går presentationen i sin egen stil, som från sig själv. Skärmdokument utfärdas enligt ett visst schema med hjälp av en uppsättning standardfraser. Den vanligaste typen av sådant papper är ett frågeformulär eller certifikat. Som regel skrivs de ut på färdiga formulär, som sedan matar in vissa data.
Vilka dokument behövs i det dagliga arbetet? Naturligtvis typiskt. De utarbetas på grundval av ett specifikt prov och används i liknande situationer. Mallar skapas som, om det behövs, tas som en bas, med bara ytterligare information. Mycket ofta är det nödvändigt att utarbeta vissa dokument för att få andra, till exempel i skattetjänsten eller i andra fall.
Typer av autenticitetsdokument
Genom äkthet delas dokument in i original, kopior och duplikat. Det är uppenbart att originalet är den första singelinstansen. Det är certifierat med en våt tätning och signatur.
Duplikatet är ett duplikat av originalet, det utfärdas oftast vid förlust av originaldokumentet och har också juridisk kraft. Men vad gäller kopiorna, även om de helt sammanfaller med originalet, har de ingen juridisk kraft.
Dela upp dokument efter lagringsperiod och överföringsmetod
Enligt lagringstiden är dokumenten uppdelade i permanent, tillfällig (lagringsperiod upp till tio år) och långvarig lagring (mer än tio år).
Och med överföringsmetoden, till telegram, brev, fax och meddelanden (elektroniskt).
Vad du än säger, dokumenten har tätt in i våra liv. Varje dag har vi att göra med alla typer av papper. Och oavsett inom vilket område vi arbetar, använder vi alltid dokument för att ta emot och överföra denna eller den informationen.
