Ryska företag, myndigheter, företagare och andra juridiska personer som använder sig av kommunikation med varandra använder regelbundet officiella dokument. Den viktigaste aspekten av korrekt interaktion mellan organisationer och individer är användningen av detaljer. Deras lista bestäms av rysk lag. Krav på dokument - detta är det viktigaste attributet för officiella källor publicerade av företag, myndigheter eller sammanställda av individer när du kontaktar någon struktur. Vilka är funktionerna i att arbeta med dem?
definition
Dokumentkrav är obligatoriska element i visuell design av olika informationskällor, som regel godkända i papperskopia, på papper, godkända på statlig, industriell eller företags standard.
De typer av dokumentation som tillhör kategorin organisatoriska och administrativa upprättas i enlighet med GOST R 6.30-2003. Denna standardkälla inkluderar enhetliga kriterier som är obligatoriska för användning vid utbyte av dokument med deltagande av ryska företag, myndigheter och andra institutioner med officiell status.
Tänk på de viktigaste detaljerna i dokumenten som definieras av den angivna tillståndsstandarden.
Grundläggande detaljer enligt GOST: Rysslands vapensköld
Många officiella dokument måste inkludera Rysslands vapensköld. Denna tillståndssymbol kan representeras i tre varianter: som flerfärgad på den heraldiska skölden, som enfärgad - med eller utan liknande element. Rysslands mångfärgade vapen bör placeras på dokument som innehåller bestämmelserna i federala konstitutionella lagar och federala lagar, förordningar utfärda av presidenten, regeringen och förbundsförsamlingen.
Rysslands enfärgade vapensköld utan heraldisk sköld bör placeras på dokument som publiceras:
- Interdepartmental Commission on State Secret;
- federala domstolar;
- åklagarmyndigheten;
- Undersökningskommittén och andra organ med liknande profil.
Rysslands emblem används som ett element i brev och andra dokument.
Vapensköld för Rysslands och kommunernas ämne
Detaljerna för handlingar som antagits i de ryska federationens bestående enheter inkluderar deras eget emblem av regionen. Reglerna för dess placering regleras av normativa handlingar som antas i ett visst ämne. På regional nivå kan reglerna för att placera vapenskölden i Ryssland på vissa papper också godkännas. Detaljer om handlingar som utfärdats på nivå med kommunala territorier kan i sin tur innehålla stadens emblem och annan bosättning eller kommun. Reglerna för placering av detta attribut fastställs genom lagar som antagits av lokala myndigheter.
varumärke
Registrering av information om dokument i organisationer kan innebära användning av ett emblem eller varumärke. Sådana element placeras i enlighet med bestämmelserna i företagens stadga. Dessutom är emblemet inte placerat på dokument samtidigt som Ryska federationens emblem, en konstituerande enhet i Ryssland eller en kommun. Varumärken kan innehålla ord och bilder. Färgen på motsvarande rekvisita kan vara vilken som helst.
Organisationskod
I överensstämmelse med företagens allryssliga klassificering kan dokumentkoden också vara en organisationskod. Denna information fungerar vanligtvis som en referensfunktion. Huvuddokumentet, i strukturen som det finns en organisationskod, är en bokstav.
BIN
I de flesta fall krävs information om organisationens primära dokument i dess OGRN-struktur. I bokstäver indikeras detta element som en del av bakgrundsinformationen om organisationen. PSRN används också vid utfärdande av brevpapper. För företagare finns det ett liknande attribut - OGRN IP. Det används huvudsakligen för samma ändamål som motsvarande element i dokumentflödet med deltagande av juridiska personer.
TIN och PPC
Dessa detaljer, tillsammans med PSRN, används oftast i den primära dokumentationen, liksom i brevhuvud som upprättats av organisationens anställda. PPC - ett element som ingår i juridiska personer. Enskilda företagare använder inte en sådan rekvisita.
Dokumentformulärskod
I enlighet med den allryska klassificeringen av hanteringsdokumentation måste formulärkoden finnas i detaljstrukturen för olika källor. Detta element används främst för att optimera filöverföringen över elektroniska kanaler.
Företagets namn
Obligatoriska detaljer i dokumentet innehåller ett sådant element som namnet på organisationen. Det är viktigt att det överensstämmer med vad som anges i företagets ingående dokument. Formerna måste innehålla företagets fulla namn. Förkortningen kan placeras sida vid sida (under den eller bakom den).
Referensinformation
Nästa element i dokumenten - referensinformation om företaget. Deras struktur involverar införande av en postadress, telefonnummer och annan information som företaget anser nödvändigt att placera. Som regel anbringas organisationskoden, PSRN, TIN och KPP.
Dokumenttypens namn
Dokumentet måste klassificeras korrekt efter typ. Motsvarande namn på arten registreras i företagets stadga. Den måste också uppfylla kriterierna som ingår i OKUD. Vanligtvis är det aktuella objektet fixerat på formulärerna. För bokstäver är detta attribut (dokumentets namn) inte typiskt. Det är skrivet med stora bokstäver.
Dokumentdatum
Nästa viktiga attribut är dokumentets datum. Det bör återspegla tidpunkten för skapandet av motsvarande källa eller, till exempel, underteckna den. Datumet stämplas av den person som har behörighet att underteckna dokumentet eller den interna tjänsten för organisationen som ansvarar för utbytet av relevanta källor. I vissa fall kan datumet stämplas av dokumentets ursprung.
Registreringsnummer
Registreringsnummer (index) är ett krav, vilket är fast för att underlätta klassificeringen av källan i organisationens interna register och arkiv, samt en identifierare under arbetsflödet med andra företag. Reglerna för anbringande av det nödvändiga återspeglas i administrativa källor som godkänts av företaget.
I vissa fall kan elementet i fråga kompletteras med en länk som faktiskt innehåller registreringsnummer samt datum för dokumentet som kräver svar. Det vill säga att detta attribut ofta används i brev som utarbetas som svar på överklaganden till företaget.
Plats för sammanställning
I vissa fall kan platsen för sammanställning av ett dokument anges. Till exempel, om du bestämmer det på grundval av andra detaljer är svårt. Men om platsen för sammanställningen redan anges i andra delar av dokumentet, är det inte nödvändigt att inkludera motsvarande rekvisita i källstrukturen.
adressat
Nästa viktiga attribut är mottagaren. Det anges om det finns ett behov av att skicka ett dokument till en specifik konstruktionsenhet Motsvarande företag. Adressaten kan också vara en tjänsteman eller en medborgare i status som en individ.
Grif godkännande
En källgodkännandestämpel kan krävas. Detta attribut kan ge dokumentet en normativ karaktär.Till exempel kan en direktör för ett företag använda stämpeln ”Jag bekräftar”, varefter bestämmelserna i källan blir bindande för företagets anställda.
upplösning
Ett annat intressant attribut är upplösning. Det aktiveras om en tjänsteman, som företagets direktör, vill fatta ett beslut som fattas på grundval av informationen i dokumentet. Denna skyldighet innehåller också ett fullt namn, innehållet i beställningen, tidsfristen för vilken den måste fyllas i, en signatur, ett datum. Exekutiverna för uppdraget kan anges.
header
Vissa dokument använder en rubrik. Syftet är att presentera en kort sammanfattning av den information som finns i källan. I betydelse bör det korrelera med dokumentets namn. Exempel på rubrik: ”Beställning om bildande av en certifieringskommitté”.
Kontrollmärke
I vissa fall kräver dokumentet sådana rekvisita som ett kontrollmärke. Detta element indikerar att källan accepteras av den behöriga strukturen i företaget och arbetet pågår. Vanligtvis ser detta attribut ut som en stämpel med ordet "kontroll".
Dokumenttext
Troligtvis dokumentets nyckelkrav. Det återspeglar essensen av information som överförs via pappersmedia. I allmänhet sammanställs det på ryska eller en som har officiell status i Rysslands ämne. Texten kan innehålla tabeller, olika formateringselement.
Strukturen i texten presenteras vanligtvis i två delar: den första återspeglar orsakerna och målen för att skicka dokumentet, den andra återspeglar huvudidén med överklagandet, begäran, rekommendation, etc. I vissa fall är det tillåtet att endast använda den andra delen av strukturen för motsvarande attribut.
Applikationsmärke
Det händer så att i texten till dokumentet är det problematiskt att visa alla nödvändiga data. I detta fall kan källan kompletteras med applikationer. Detta faktum bör visas på dokumentet genom lämpliga rekvisita. Hur kan märket i fråga inkluderas i källstrukturen? Som regel skriver de: "Applikation på ett sådant och sådant antal ark i en sådan och sådan volym kopior". I vissa fall kan det vara nödvändigt att ange namnet på det dokument som innehåller ansökan.
namnteckning
De viktigaste typerna av dokumentinformation inkluderar ett sådant element som en signatur. Den läggs av en tjänsteman och registrerar därmed riktigheten i informationen i källan. Och detta är inte bara en autograf - en signatur som ett oberoende attribut bör innehålla namnet på positionen för personen som undertecknar dokumentet, såväl som ett transkript.
Grif harmonisering
Krav för information om dokument som är etablerade i vissa organisationer kräver närvaro av en signaturstämpel. Den används i fall där det är nödvändigt att fixa det faktum att informationen i källan är godkänd av en behörig person eller struktur i företaget.
Stämpeln ska innehålla ordet "överenskommen", samt information om ställningen för den person som godkänner relevant information, dess signatur och dekryptering. En nyckelfunktion i godkännandestämpeln är användningen i dokumenthantering som involverar flera organisationer.
Visa godkännande
Ett element som är tillräckligt nära fingerplattan kan kallas ett godkännandevisum. Dess nyckelfunktion används endast inom organisationen. Samtidigt kan ett visum anbringas flera gånger eftersom dokumentet sekventiellt kontrolleras av olika avdelningar.
trycket
Nästan alltid kräver information om betalningsdokument, liksom andra typer av primära källor, organisationer att anbringa ett försegling. I Ryssland är det vanligtvis bläck. Pressens struktur innehåller vanligtvis information om företagets namn, PSRN, TIN och andra detaljer.
Pappersarbete: nyanser
Vi har fastställt att detaljerna i dokumenten är det viktigaste kriteriet för att organisera korrekta rutiner för företagets interaktion med partners, myndigheter och för intern kommunikation. Vilka nyanser som är karakteristiska för det praktiska genomförandet av arbetsflödet i ryska företag kan noteras?
Det kan noteras att det är sällsynt att lägga ner alla detaljer som krävs av GOST. Varje dokument kräver användning av en lämplig uppsättning element. Till exempel när det gäller officiella brev använder de ofta sådana detaljer som Rysslands vapen, förbundets, stadens eller företagets logotyp, företagskod, PSRN, TIN, KPP, samt organisationens namn.
Namnet på typen av dokument i bokstäver sägs vanligtvis inte. Medan till exempel sådana typer av källor som en beställning, en handling, memorandum eller ett beslut måste innehålla motsvarande element i sin struktur. I bokstäver är det nödvändigt att ange det fullständiga namnet på det företag som dokumentet skickas till, och om det finns ett förkortat namn som tillhandahålls av officiella källor, ska det också anges (skriv inom parentes efter det fulla namnet).
Det finns flera korrekta metoder för att reducera namnen på organisationer: med de första bokstäverna (det vill säga en förkortning som ett forskningsinstitut erhålls), med de ursprungliga stavelserna (till exempel kan Uralmash erhållas), eller med en annan metod som godkänts i den officiella dokumenten till mottagarföretaget.
Andra viktiga detaljer för dokumenten är postadressen samt telefon- och faxnummer. Också i officiella brev anges vanligtvis bankinformation organisation. En annan viktig del av det relevanta dokumentet är datumet, som återspeglar ögonblicket för undertecknandet. Sedan undertecknas det officiella dokumentet, företagets stämpel placeras på det.
