Typer av dokument. Dokument: koncept och typer

Ett dokument är ett konkret objekt som innehåller viss information. Ordet har latinska rötter och översätts som "bevis, prov, bevis." Låt oss vidare överväga vilka typer av dokument som är.

terminologi

Lagstiftningen innehåller en definition av ett dokument. I enlighet med det är det ett materiellt informationsmedium inspelat i den i form av text, bild, ljudinspelning eller en kombination därav. Nästan alla typer av dokument har sina egna detaljer. Med dessa element kan du identifiera media. Den används för att överföra information i utrymme och tid för lagring och efterföljande användning. Denna definition kännetecknar dokumentet i snäv mening. I en bred mening kan olika objekt fungera som ett sådant lagringsmedium. Till exempel kan dokument betraktas som böcker, skulpturer och så vidare.

Viktiga funktioner

För närvarande finns det olika typer av dokument. Alla har sina egna detaljer, särdrag. Men de är alla förenade med ett syfte - de används för att överföra all information. De viktigaste informationsbärarna anses medborgardokument. De fungerar som certifikat för att identifiera en eller annan person, vilket indikerar att de tillhör någon förening eller förmågan att genomföra en eller annan aktivitet. I informationssystem å ena sidan kännetecknas ett dokument som ett materiellt objekt av ett komplex av värden för dess egenskaper (detaljer, attribut), det vill säga dess metadata. Tillsammans med detta beskrivs innehållet i den information som finns i den. Detta görs vanligtvis genom index eller koder. Till exempel, läkare, när du fyller i vissa medicinska dokument, använder koder istället för ord.

Kontorsarbete

Olika typer av dokument kan beröra en fråga. I vissa fall kombineras de för att förenkla arbetet med dem. En samling medier avsedda för ett visst ämne kallas dokumentation. I processen för skapandet och designen registreras information. Det utförs enligt vissa regler. Detta gäller särskilt för fall där dokument från företaget skapas. En organisation måste ha en person som registrerar information på media. Alla, inklusive företagets allmänna handlingar, fungerar som en källa till denna eller den informationen.

Om de fastställda reglerna inte följs kan viktig information gå förlorad. Under dokumentationen är det nödvändigt att ta hänsyn till befintliga lagstiftningsstandarder, följa nationella krav för sammanställning och behandling av information. För en mer fullständig implementering av kraven utfärdas särskilda instruktioner och regler och förfarandet för journalföring fastställs. Så bokföringshandlingar utförs enligt PBU. Dessa regler fastställer de grundläggande kraven för rapportering av innehåll. För att förenkla arbetet används former av dokument som godkänts på regeringsnivå. Deras användning är obligatorisk för alla organisationer som verkar inom olika områden.

Dokumentklasser

Alla transportörer av denna eller den informationen kan delas upp enligt olika tecken. Så från ursprung skiljer sig personliga och officiella dokument. Den första inkluderar ett lagringsmedium som skapats av en person utanför sin yrkesverksamhet. Personliga dokument inkluderar korrespondens, dagböcker, memoarer och så vidare. De är alla skapade som en del av en persons integritet.Officiella handlingar är sådana som sammanställs, körs och certifieras på lämpligt sätt av en enskild eller juridisk enhet.

I denna kategori skiljer sig en grupp av personupplysningsföretag. Dessa inkluderar i synnerhet dokument som gör att du kan identifiera en person (uppehållstillstånd, pass), certifiera din utbildning och specialitet (certifikat, examensbevis), senioritet och så vidare. Kontortjänster arbetar vanligtvis med officiella databärare. De flesta av dem är relaterade till ledningen. De skapas för att implementera sådana funktioner och uppgifter som planering, finansiering, redovisning (redovisningsdokument), upphandling, kontroll och så vidare. I företagets nuvarande verksamhet används servicemedier.

Kategorier efter metod

Beroende på hur informationen registreras fördelas följande dokument:

• Skriva. Detta är ett textmedium, där information registreras av olika typer av bokstäver.
• Handwrite. Information matas in i ett sådant dokument för hand.
• Text. På sådana medier finns röstinformation inspelad med vilket ljudinspelnings- eller skrivsystem som helst.
• Electronic. Dessa dokument skapas med hjälp av en dator.
• Skrivmaskin. Skriftliga tecken appliceras på sådana media med hjälp av tekniska medel.
• Pictorial. Dokument i denna kategori illustrerar information genom att illustrera ett objekt.
• Fotografiskt - skapat med fotodetektorer.
• Kinematografiska - audiovisuella eller visuella dokument.

I företagsledningen används textinformationsbärare som skapas av maskin eller manuskript samt elektroniskt. Kontortjänster utför sin bearbetning och lagring. Dokument kan också vara:

• Belov. I sådana dokument skrivs texten utan korrigeringar eller korrigeringar eller överförs från ett annat medium.
• Chernoff. Sådana dokument återspeglar redaktörens eller författarens arbete med texten.

Beroende på inställningen till hanteringsapparaten skiljer organisationer mellan inkommande, interna och utgående lagringsmedier. De har vanligtvis sitt eget serienummer.

Innehållsräckvidd och åtkomstbegränsning

Beroende på antalet frågor som texten täcker skiljer man enkla och komplexa dokument. Den förstnämnda inkluderar till exempel uttalanden, brev etc. Deras text väcker en fråga. Komplexa dokument kan skickas till flera tjänstemän, strukturella avdelningar, institutioner samtidigt. Dessa inkluderar särskilt beslut, beslut, order, instruktioner och andra. Vissa av dem används som juridiska handlingar.

Till exempel organisationens lokala lagar - beställningar, instruktioner. Bland dem finns det tekniska dokument. Till exempel kan det vara förordningar, standarder, instruktioner och så vidare. Beroende på åtkomstbegränsningar kan dokument vara oklassificerade, hemliga och för officiellt bruk. Det senare kan om det behövs användas fritt av de anställda i detta företag. För att arbeta med hemliga dokument krävs särskilt tillstånd. Deras användning utförs i enlighet med fastställda regler. Många av dem används också som juridiska handlingar. Hemliga och officiella lagringsmedier är markerade med motsvarande frimärken.

Sätt att presentera

Enligt detta kriterium är dokumenten uppdelade i:

• prov;
• screentryck;
• individ.

I det senare presenteras innehållet i form av länkad text. Författare (kompilator, exekutör) av enskilda dokument förbereder ett originalt uttalande om ett eller flera frågor för utförandet av en specifik hanteringsuppgift. Sådana medier är litterär text. Skärmdokument kännetecknas av en formaliserad presentation.De använder förberedda fraser eller enskilda fragment av upprepande text och det finns utelämnanden för att införa variabel information. De vanligaste typerna av sådana dokument inkluderar ett certifikat eller frågeformulär.

Variabel information passar vanligtvis in i dem för hand. För permanent information finns det särskilda dokumentformer. Det kan till exempel vara tack för brev deklarationer och så vidare. Exempeldokument används för att registrera duplikatinformation. Texter är modellerade. Det kan till exempel vara juridiska handlingar (avtal, kontrakt), instruktioner, regler och så vidare. Skrivningsmetoden i pappersarbete används för att komponera former av texter - prov (standarder). På grundval av detta skapas redan vissa dokument. Exempeltext kallas modell. Därefter anges texter med liknande innehåll på dess grundval.

Graden av äkthet

Dokument kan vara original, kopior och kopior. Original kallas en enda eller första instans. Dessa är som regel juridiska handlingar, som är certifierade genom den behöriga personens underskrift, godkännandestämpel, förseglingsstämpel och registreringsindex. Originalet innehåller utan att misslyckas information som bekräftar dess äkthet. Så, juridiska dokument, till exempel, innehåller information om författaren, platsen, skapelsestiden. En duplikat kallas en duplikat. Ett sådant dokument har också rättslig kraft. Duplikat utfärdas när originalet går förlorat. Till exempel, om arbetsboken går förlorad, är arbetsgivaren skyldig att utfärda ett duplikat till arbetstagaren. En kopia återger helt eller delvis information från originalet. Ett sådant dokument har ingen rättslig kraft. En kopia förvärvar den efter tillämpning av relevanta detaljer på den. Till exempel har en kopia av en fullmakt som är certifierad av en notarie juridisk kraft.

Andra kriterier

Beroende på den period under vilken informationsmedia finns på institutionen fördelar de: dokument om permanent, tillfällig (upp till tio år) och långvarig (mer än 10 år) lagring. Dessa eller dessa perioder upprättas av Federal Archive och fastställs i motsvarande listor. Beroende på överföringsmetoden skiljer de:

• Telefonmeddelanden.
• Telex.
• E-postmeddelanden.
• Telegram.
• Letters.
• Faxmeddelanden.

För att överföra en del används kontorsutrustning (till exempel fax).

Mediauppdrag

Dokument som har visat (fixat) denna eller den informationen ger därmed deras ackumulering och bevarande, möjligheten att överföra till intresserade personer, återanvända. Informationsbärare anses vara en av de väsentliga delarna av den interna strukturen i en organisation, institution, företag, genom vilket enheternas interaktion säkerställs. Baserat på den eller den informationen fattas olika beslut. Information fungerar som bevis på utförande av order, en källa till generaliseringar, material för referens och sökaktivitet. Ett dokument i ledararbete är både ett objekt och ett resultat av arbetet, eftersom det beslut som fattas spelas in, registreras i det. Kontorernas uppgift är att övervaka säkerheten, snabb leverans, utfärdande av informationsmedier. Om arbetet rör papper eller elektroniska dokument, måste specialister uppfylla de fastställda kraven när de utarbetas.

Viktiga funktioner

Dokumentets externa parametrar inkluderar de som återspeglar dess storlek och form, inspelningsmetod samt designelement. Författaren är den juridiska personen eller personen som komponerade texten. Dokumentet innehåller flera element, som kallas krav. I synnerhet inkluderar de:

• Namnet.
• Adressat.
• Författaren.
• Datumet.
• Text.
• Upplösning.
• Signatur.
• Stämpeln för godkännande, godkännande och så vidare.

Olika dokument använder olika uppsättningar av detaljer. Vissa har ett begränsat antal obligatoriska element. Antalet detaljer beror på syftet med skapandet, syftet, kraven på dokumentets form och innehåll samt metoden för inspelning av information.

formen

Det är en uppsättning detaljer. Formen som används för en specifik typ av dokument (order, beställningar) kallas standard. Det kännetecknas av en viss uppsättning detaljer, som är ordnade i strikt sekvens.

Till exempel innehåller ansökningsformuläret: adressat, författare, dokumenttitel, text, personlig signatur, datum. Ett lagringsmedium betraktas som en enda kopia. Organisationens aktiviteter dokumenteras och registreras dock i komplexet av ett antal dokument. De eller deras grupper interagerar på ett visst sätt och motsvarar ledningsfunktioner. Hela informationsbäraren som är sammankopplade med deras namn, syfte, egenskaper, distribueringsomfång, liksom de enhetliga kraven för deras design, utgör ett dokumentationssystem. För närvarande placeras officiell information i pappers- och elektroniska medier i företagens affärsomsättning.