Nya kontorsregler

Reglerna för kontorsarbete i federala verkställande organ myndigheterna omfattar inte arbetet med handlingar som innehåller statliga hemligheter. Baserat på kraven utvecklar den godkända strukturen riktlinjer för att fylla i, underhålla och lagra papper. Vid godkännande av reglerna för kontorsarbete samordnas de med ledningen för statsarkivet.

Skapa handlingar

Reglerna för kontorsarbete i de federala verkställande organen föreskriver att dessa strukturer kan använda speciella former, pappersark i A5- eller A4-format. Det är tillåtet att skapa handlingar i elektronisk form. Oavsett formulär måste dokumentet innehålla nödvändiga uppgifter, som finns på föreskrivet sätt. Blanketter utvecklas i enlighet med deras vinklade eller längsgående stavning. I det första fallet finns detaljerna i det övre hörnet till vänster om arket. Med den längsgående metoden placeras de i mitten av formen ovanpå. Reglerna för pappersarbete i pappersarbete tillåter användning av mallar vid utarbetandet av elektroniska handlingar. Fördjupningar ska finnas på varje ark: minst 20 mm till vänster, minst 10 mm på höger och 20 mm på toppen och botten. Elektroniska mallar och provformer måste godkännas av chefen för den verkställande federala myndigheten.

förutsättningar

Reglerna för pappersarbete i pappersarbete avgör att handlingarna måste följas av:

1. Rysslands statsemblem.
2. Namnet på strukturen som utgör handlingen.
3. Konstruktionsenhetens namn.
4. Namnet på posten för den behöriga personen som gör dokumentet.
5. Referensinformation om strukturen.
6. Namnet på dokumenttypen.
7. Datum för sammanställning.
8. Registreringsnummer.
9. Länk till uppgifterna från den inkommande lagen.
10. Publiceringsplats (sammanställning).
11. En stapel för att begränsa åtkomst till innehåll.
12. Adressat.
13. Gult godkännande.
14. Resolution (instruktioner för verkställandet av lagen).
15. Text.
16. Referensmärke.
17. Spela in om applikationen.
18. Signatur (anteckning om elektronisk signatur).
19. Gult på godkännande.
20. Visa.
21. Skriv ut plats.
22. Inspelning av konstnären.
23. En anteckning om genomförandet av lagen och skicka den till företag.
24. Registrering av mottagandet av dokumentet.
25. Länk till handlingen.

Uppgifternas sammansättning ska fastställas i enlighet med aktens typ och syfte. De allmänna reglerna för pappersarbete avgör att godkännandet av papperet är certifierat av visum från en behörig anställd. Denna bestämmelse gäller strukturens interna handlingar. Samordning av dokument som upprättats i den federala verkställande institutionen med andra statliga organ certifieras med signaturstämpel, protokoll eller brev.

Leverans, mottagande och registrering av handlingar

I det verkställande federala organets arbete används följande artiklar:

1. Inbox.
2. Skickats.
3. Internal.

Sändning och leverans av handlingar sker med telekommunikation, post, budtjänst. Allmänna pappersregler föreskriver den första behandlingen av inkommande papper. Efter det genomförs registrering och preliminär övervägande av handlingar för vidare överföring till deras ledning. Inledande behandling av värdepapper inkluderar verifiering av korrekt leverans, tillgänglighet av dokumentation och applikationer. Värdspecialister sorterar också certifikat för och inte omfattas av registrering. Det senare utförs på dagen för mottagande, förberedelse (undertecknande eller godkännande) eller nästa dag (arbetsdag), såvida inte annat anges i lag.

Överföring till konstruktionsenheter

Reglerna för kontoristiskt arbete i federala myndigheter föreskriver att handlingar efter registrering bör överlämnas till ledningen för övervägande. Det är dock tillåtet att skicka värdepapper till en annan tjänsteman. Detta kräver att chefen offentliggör det relevanta beslutet. Dokument eller deras kopior med resolutioner (instruktioner för utförande) måste överföras till de ansvariga personerna av kontorets ledningstjänst. Den ursprungliga akten skickas till konstruktionsenhet på vilket dess genomförande anförtros. Om flera avdelningar fungerar som artister överförs originalet till dem som ansvarar, medan de andra får kopior. Om den auktoriserade enheten har tillgång till en elektronisk kopia kan den ursprungliga handlingen förbli i registreringstjänsten, om detta anges i relevanta förordningar.

Skicka handlingar

Efter att ha undertecknats av chefen för verkställande organet eller annan behörig anställd överförs dokumenten till anställda på kontorsavdelningen. Den senare utför sin registrering och skickar. Reglerna för kontorsarbete i verkställande organ åtar sig anställda att kontrollera riktigheten av sammanställningen, fullständigheten och överensstämmelsen med antalet kopior till adresslistan. Felaktiga genomförda handlingar måste returneras till de enheter som ansvarar för deras genomförande. Om det inte finns några överträdelser i dem, måste handlingarna skickas dagen för registreringen eller nästa dag (arbetsdag). Överföringen av dokument från en strukturell enhet till en annan sker via kontorsavdelningen.

Redovisningsfunktioner

De grundläggande reglerna för kontorsarbete inkluderar förfarandet för att sammanfatta information om inkommande, upprättade, skickade handlingar. Analys och systematisering av information utförs av den ansvariga avdelningen. Rapporter lämnas till chefen för verkställande organet på det sätt som anges av honom. För att spela in och söka efter handlingar i en elektronisk databas tillämpas obligatorisk information om handlingarna i enlighet med bilagan. Det är tillåtet att använda ytterligare data.

Dokumentärfond

Det är bildat av handlingar som används i arbetet med statsstrukturen. Det verkställande federala organet, i överenskommelse med arkivavdelningen, utvecklar och godkänner en lista över uppsättningar som skapats under sitt arbete, liksom hur de underordnade institutionerna fungerar. För varje handling anges dessutom lagringsperioden. Det verkställande organet utvecklar också albummallar för enhetliga formulär, genererade dokument. De anställda som ansvarar för denna aktivitet samordnar den med strukturen. Reglerna för pappersarbete föreskriver bildandet av en nomenklatur av handlingar. Ansvariga medarbetare måste säkerställa deras säkerhet, redovisning och överföring till arkivet.

nomenklatur

Reglerna för pappersarbete inkluderar dess utformning i uppgifterna för den registrerade strukturella enheten. nomenklatur:

1. Utarbetad på grundval av avdelningernas redovisningsinformation.
2. Godkänd av chefen för det verkställande federala organet. I detta fall bör preliminär samordning med expertkommissionen genomföras. Godkännande genomförs senast i slutet av den aktuella perioden. Nomenklaturen träder i kraft från början av nästa år (från 1 januari).
3. En gång vart femte år godkänns det av den statliga arkivs expertkontrollkommissionen. Handlingar i arkivfonden som skapats under arbetet överförs till den för permanent lagring.
4. När du ändrar den federala myndighetens struktur eller funktioner myndighet bör överenskommas med expertkommissionen.

Namnen på sektioner i nomenklaturen är namnen på strukturella enheter.

Lagringsspecifikationer

Vid bildandet av ärenden distribueras de beroende på varaktigheten på innehållet i arkivet. Det finns kategorier av permanent och tillfällig lagring.I personalförvaltningsreglerna föreskrivs en period på mer än tio år för papper om personal. Den temporära lagringsperioden kan vara mindre än det angivna värdet. Fall från deras bildande till överföring till arkivet eller förstörelsen finns i de strukturella enheterna på platsen för sammanställningen. Papper kan utfärdas för tillfälligt bruk för anställda under en period som fastställts av institutionens chef. Efter utgången av denna period kan de komma tillbaka. Andra myndigheter utfärdar handlingar i enlighet med deras skriftliga förfrågningar med tillstånd av chefen för det verkställande federala organet eller hans ställföreträdare. I undantagsfall är det möjligt att ta bort värdepapper från permanent lagring. Samtidigt föreskriver reglerna för kontorsarbete till federala myndigheter att lämna en kopia av handlingar som är certifierade på det etablerade sättet, samt en handling om skälen för utgivning av original.

Transfer till arkivet

Fall av en tillfällig (mer än 10 år) och permanent lagringsperiod ska skickas tidigast ett år, men senast tre år från dagen för slutet av deras tjänstemän. Överföring av värdepapper sker i enlighet med varulagerna. Fall vars tillfälliga lagringsperiod är mindre än 10 år (inklusive) överförs inte till arkivet. I slutet av den angivna perioden utsätts de för förstörelse. Grunden för sammanställningen av varulager är nomenklaturen för ärenden.

Funktioner i att arbeta med elektroniska handlingar

Reglerna för kontorsledningen fastställer att skapande, bearbetning och lagring av information kan utföras i informationssystemet i statsstrukturen. I detta fall måste elektroniska handlingar utarbetas i enlighet med de krav som gäller för pappershandlingar. De måste också ha de obligatoriska detaljerna, med undantag för Rysslands statsemblem. Sammansättningen av elektroniska handlingar bestäms av förteckningen över dokument, vars utformning, lagring och efterföljande användning utförs uteslutande i digital form vid organisering av det interna arbetet i strukturen. Denna lista utvecklas i enlighet med rekommendationerna från statsarkivet. Listan över handlingar, sammanställning, lagring och efterföljande användning som kommer att genomföras i digital form, godkänns av institutionens chef i samförstånd med arkivavdelningen.

Behandling av elektronisk handling

Dokument måste undertecknas med en kvalificerad förbättrad digital signatur av en auktoriserad tjänsteman. Skicka och ta emot elektroniska handlingar utförs av institutionens registreringstjänst. Efter mottagandet av dokumentet måste kontorshanteringstjänsten verifiera giltigheten av den digitala signaturen. Elektroniska handlingar som ingår i informationssystemet tilldelas registrerings- och registreringsdata. De tillhandahåller dokumenthantering. Det inkluderar bland annat sökning, åtkomst, lagring, kontroll, användning etc. Registrering av handlingar mottagna på papper utförs med bildandet av en elektronisk kopia. Nomenklaturen indikerar att ärendet bedrivs i digitalt format. Detta anges i rubriken eller i fältet "Obs". Efter implementering eller utsändning ska elektroniska handlingar hållas under de perioder som fastställts för liknande fall som utförs på papper. Vid periodens slut ska information i digital form förstöras.

riktlinjer

De beskrivs i relevanta instruktioner. Pappersreglerna fungerar som grund för utvecklingen av riktlinjer och andra lokala handlingar som styr tekniken för att arbeta med papper inom institutionen. De definierar tekniker, procedurer för sammanställning, proceduren för att arbeta med data. I enlighet med regeringsdekret nr 477 anges regeln om registerföring för varje statlig struktur av exakt sådana lokala handlingar.

Utvecklingsfunktioner

Vid sammanställningen av de metodologiska rekommendationerna beaktas de nuvarande reglerna för Rysslands kontorsarbete. De tjänstemän som ansvarar för utvecklingen bör vägledas av modellreglerna och samordna projektet med den arkiva offentliga institutionen. I enlighet med GOST R ISO 15489-1-2007 måste varje institution fastställa och fastställa de interna reglerna för kontorsarbete. Deras mål bör vara att bilda ett ledningssystem med pålitliga, autentiska och användbara handlingar som kan stödja affärsaktiviteter under den nödvändiga tidsperioden.

Rekommendationernas innehåll

Strukturen i texten regleras inte av förordningar av tvärsektoriell betydelse. Vanligtvis inkluderar rekommendationer allmänna bestämmelser, ämnesavsnitt och bilagor. I det första blocket bestämma:

1. Rekommendationens omfattning. Till exempel: "Instruktionen gäller all institutionens dokumentation."
2. Ansvar för bristande efterlevnad.
3. Enheten med ansvar för att säkerställa ett enhetligt förfarande för att utarbeta handlingar och arbeta med dem alla andra avdelningar.
4. Regelverket.

sektioner

Vanligtvis börjar de med reglerna för att organisera pappersarbete. Det här avsnittet innehåller en klassificering av handlingar som används vid implementering av information, administrativ och annan verksamhet på institutionen. Följande stycke identifierar viktiga papperskrav. Varje kontorsledningsregel upprättas genom ett separat stycke. Detta inkluderar också proceduren för observation, samordning, signering. Reglerna anges också i detta block:

1. Registrering och certifiering av kopior (ansökningar).
2. Användning och förvaring av frimärken, formulär, tätningar.
3. Arbeta med handlingar av personer som ansvarar för genomförandet.

Andra artiklar kan finnas i det här avsnittet. Till exempel kan innehållet utvidgas till att omfatta beredning av handlingar i en kollegial struktur, biträdande chefer, etc. Bestäm i avsnittet "Dokumenthantering":

1. Förfarandet i enlighet med vilket godkännande, behandling och distribution av inkommande handlingar utförs.
2. Regler för transport och överföring från en enhet till en annan.
3. Viktiga fall av handlingar.
4. Regler för att förbereda och skicka utgående dokumentation.
5. Proceduren för registrering av volymen av handlingar.

Avsnittet "Registrering" anger:

1. Regler enligt vilka inkommande, interna och utgående handlingar tilldelas nummer.
2. Metoder, formulär och tidsfrister för registrering.
3. Förfarandet för indexering.

I avsnittet "Referensarbete" är fixade:

1. Principerna för bildandet av ett referenssystem i institutionen.
2. Beskrivning av arkivskåp, databaser och andra källor.
3. Teknik för implementering av informationssökningsaktiviteter.

Avsnittet "Kontroll över verkställandet av dokument" definierar:

1. Typer av handlingar som är föremål för obligatorisk verifiering.
2. Förfarandet i enlighet med vilket dokument sätts under kontroll.
3. Regler för genomförande av inspektioner. Kortformer, användning av specialmärken och så vidare kan beskrivas här.
4. Utövares ansvar.
5. Typiska tidsfrister för genomförandet av rättsakter.
6. Proceduren för att sammanställa kontrollinformation.
7. Regler i enlighet med vilka ledningen kommer att informeras om de utförda kontrollerna.

Avsnittet "Online-lagring" innehåller information om:

1. Förfarandet för rättsaktens innehåll. Det är installerat både för kontorshanteringstjänsten och för andra strukturella enheter.
2. Speciella tjänstemänners ansvar för att säkerställa handlingarnas säkerhet.
3. Reglerna i enlighet med vilka bildandet av vissa kategorier av dokument i företag utförs.
4. Förfarandet för utveckling och efterföljande användning av nomenklatur.
5. Regler för indexering och systematisering av ärenden.

I avsnittet "Förberedelse för leverans till arkivet" definieras:

1. Undersökningens ordning.Speciellt beskrivs tekniken för att välja dokumentation för efterföljande lagring och förstörelse.
2. Förfarandet för att förbereda handlingar för arkivering.
3. Krav för utformning och beskrivning av överförda ärenden.
4. Förfarandet i enlighet med vilket ansvariga personer överför och accepterar handlingar.

Beroende på vilken teknik som används kan aktivitetens detaljer, arbetsförhållanden och sektionernas sammansättning kompletteras och ändras. Så till exempel i instruktionen kan du inkludera block som bestämmer förfarandet för att arbeta med medborgares överklaganden, handlingar med begränsat omfattning, tekniskt stöd för utbildning (korthet, utskrift, ljudinspelning och så vidare).

appar

De bör innehålla högst referens- och illustrativt material. Det måste systematiseras i enlighet med avsnitten. I bilagorna finns dokumentflödesplaner, exempel på frimärken och förseglingar, provformer, utförande av vissa typer av handlingar, listor över kontrollerad dokumentation, former för dess redovisning och så vidare.

slutsats

De nuvarande officiella reglerna för kontorsarbete möjliggör ett tydligt förfarande för att arbeta med handlingar av annan karaktär som används i den federala regerings verkställande organ, liksom i andra statliga institutioner. De fastställer viktiga krav för anställda som ansvarar för att sammanställa och registrera, ta emot och skicka papper. Reglerna bestämmer också förfarandet för att arbeta med elektroniska former av dokument, informationsdatabaser. Varje specifik institution beskriver dem och utvecklar lokala dokument. Som en av dem är en instruktion om pappersarbete. Det bör återspegla hela processen att arbeta med handlingar, tekniska operationer som ligger i en logisk sekvens. Instruktionen reglerar inte bara kontorsservicens verksamhet. Eftersom handlingarna flyttas mellan strukturella avdelningar, bör deras anställda också bekanta sig med det etablerade förfarandet. Utvecklingen av lokala lagstiftningsdokument utförs av kontorsstyrningstjänsten. Samtidigt deltar anställda vid arkiv och juridiska avdelningar i processen. Utkastet bör avtalas och undertecknas av institutionens chef. Chefen utfärdar en order i enlighet med vilken instruktionen träder i kraft. I alla strukturella enheter bör det användas som en normativ handling. Dessutom bör dess bestämmelser formuleras tydligt och tydligt för anställda. Det är i enlighet med dess bestämmelser och krav som institutionen kommer att sammanställa, registrera och sprida dokument.