Ett memo är ett mellanstatligt dokument genom vilket officiell kommunikation mellan anställda sker. Innehållet reduceras till uppdrag, utförandet av alla uppgifter etc., det vill säga arbetsfrågor. Trots att skrivning av ett memo är en enkel fråga och inte regleras av mycket strikta regler måste du ändå känna till dem. I den här artikeln kommer vi att överväga förfarandet för att sammanställa denna dokumentation, typer etc.
funktionen
Tjänsteanmälan är informativ, vilket innebär att den innehåller vissa meddelanden, meddelanden, instruktioner etc. De frågor som behandlas i den avser den specifika anställd till vilken den skickades. Med andra ord är ett memo en verktygslåda för kommunikation inom ett företag.
Obs! Det obligatoriska memo har inte fastställts. Detta är ett ytterligare dokument, även om order och instruktioner kan utarbetas på grundval av detta.
praktiken
Notatet anses vara ofta använt dokumentation, samtidigt som det inte ingår i listan över officiellt klassificerade förvaltningsdokument. Utbredd används, det blir kommunikation på horisontell nivå: det vill säga det sammanställs av en anställd i en enhet för att överföra en begäran eller förslag till en anställd hos en annan.
Viktigt: statusen för förvaltningsobjekten, mellan vilka kommunikation sker via ett memo, bör vara likvärdiga. Annars betraktas dokumentet inte som ett memo, utan ett memo.
Användningsändamål
Ett memo för arbete kan användas i olika fall.
Här är några exempel:
- för anställda bonusar;
- att skicka en anställd på affärsresa;
- rapportera till logistikavdelningen om fel i utrustningen;
- köpa memo;
- anmälan av säkerhetschefen från chefen för någon annan enhet om behovet av att obehöriga personer (inte anställda) kommer in i företagets byggnad med skäl;
- en begäran i form av ett memo som skickas till redovisningsavdelningen om fördelning av materiella resurser för vissa behov etc.
Valda ärenden för att skriva memo
Även om minnet betraktas som ett internt papper, är en av dess sorter ett dokument som skickas till attesteringskommissionen. Att använda klisterlappar enbart för fungerande kommunikation är dock fortfarande vanligare.
Hur skriver jag ett memo?
De grundläggande reglerna för att skriva ett memo liknar alla andra. De inkluderar skrivning på ett ark med A4-format, instruktioner från vem och till vem det skickas, certifiering efter datum och signatur. Men hur skriver jag ett memo i enlighet med alla krav?
- i mitten (även tillåtet på vänster sida av arket) skriv motsvarande namn på dokumentet;
- Det finns två alternativ för att skriva datumet - både i helt arabiska siffror och månadens indikering i ord;
- i titeln kan en kort beskrivning av innehållet i dokumentet läggas till huvudrubriken;
- Information om avsändaren och mottagaren måste vara fullständig: namn, efternamn och patronym, fullständigt namn på den position och avdelning (enhet) som denna position är kopplad till.
Serviceanmärkningens innehåll
Svaret på frågan om hur man skriver ett memo innehåller inte bara detaljerna och attributen i detta dokument, utan också vad dess innehåll ska vara.
Det dokument som behandlas kräver inte ett uttalande om kärnan i problemet på ett mycket torrt och officiellt språk - fri berättelse är dock tillåten, men specifikt återspeglar anledningen till att skriva.
Innehållet är vanligtvis uppdelat i två delar. Den första av dessa kallas ingressen. Den talar kort om vad som fick uppdragaren att skriva ett memo och skicka det till en viss anställd.
Den andra delen anses vara den viktigaste, den är också större än ingressen. Denna text innehåller ett uttalande om den direkta begäran eller förslaget. Till det kan läggas en analys av situationen, slutsatserna och resultaten.
form
På frågan om hur man skriver ett memo ger vissa företag helt enkelt sina anställda en speciell blankett. Men det bör noteras att detta inte är en obligatorisk enhet - GOST ger endast rådgivande bestämmelser (vad gäller teckensnitt, mått och avstånd) utan ett godkänt prov. Men om detta finns i ett visst företag är det bäst att hålla sig till det.
Service och anteckningar
Lite högre i noten noterades hur de officiella noterna och rapporteringsnotorna skiljer sig åt. Men många är fortfarande benägna att förvirra dem med varandra.
De vanligaste felen är:
- memo för den anställd från anställd till chefen (i själva verket en rapport);
- om löneförhöjning;
- om marknadsföring.
De två sista innebär behandling inte på horisontell nivå, utan vertikalt, vilket förnekar definitionen av ett memo.
Viktigt: indelningen av memo i memo och förklarande a priori är felaktig.
registrering
Alla anteckningar registreras i registret. Beroende på hur pappersarbetet är organiserat i varje enskilt företag kan antingen den som utarbetade papperet eller den som fick det hantera detta. I vilket fall som helst beror detta på att serviceanmärkningen tilldelas ett unikt nummer, vilket bör anges i dess text.
Exempel på memo
"Försäljningsavdelning, chef för avdelningen för informationsteknologi V. A. Kutsak
memorandum
№ 19-43/102
13 april 2015
Testar status för en PC för dess prestanda
Från och med 04/10/2015 i en persondator till en säljare R. D. Maksimenko finns det regelbundna fel, nämligen: en omstart utan att ge detta kommando till datorn, problem med att slå på / stänga av, och även skärmflimrar. På grund av det beskrivna ber jag er om att utföra nödvändig diagnostik av specialister på er avdelning för att upptäcka orsakerna till funktionsfel samt att framgångsrikt lösa dem. Jag föreslår att resultaten av testerna utfärdas skriftligen med en sammanfattning av ytterligare åtgärder: reparation eller utbyte av maskinen.
Institutionschef L. A. Kudryavtsev "
Anta att det visade sig att datorn inte kan repareras. I detta fall utarbetar vi ett memo för att skriva av utrustningen.
Exempel på avvecklingsnot
"Försäljningsavdelning, Logistikchef Institution M. A. Oleinik
memorandum
№ 21-45/104
16 april 2015
Om avveckling av inoperativ dator
Från och med 10 april 2015 inträffade regelbundna störningar i en säljare, R. Maximenko, persondator. Diagnostiken som utfördes till följd av detta av IT-avdelningens specialister visade följande: datorn är inte lämplig för vidare drift. I detta avseende ber jag om att avskriva ovanstående utrustning för driftskompatibilitet.
Institutionschef L. A. Kudryavtsev "
Förutom henne behöver du ytterligare en anteckning - för att byta ut den avvecklade utrustningen.
Utrustning om byte av utrustning
"Försäljningsavdelning, chef för logistikavdelningen M. A. Oleinik
memorandum
№ 22-46/104
17 april 2015
Om att byta ut en trasig dator
Persondatoren till en avdelningspecialist, Maksimenko R. D., avbröts och måste bytas ut på grund av dess inoperabilitet (enligt dok. Nr 20-44 / 103 av 15/04/2015).Ange ny utrustning som matchar de avvecklade parametrarna. Vänligen informera om genomförandet skriftligen. Jag bifogar notatet rapporten från informationstekniska avdelningen om diagnostik och dess resultat.
Institutionschef L. A. Kudryavtsev "
Avslutningsvis
Normalt orsakar det inte att skriva ett memo. Detta mellanstatliga dokument är ett ganska välkänt kommunikationsmedel mellan olika regeringsnivåer. Endast "förvirring" mellan memo och memos kan orsaka villkorade hinder (artikeln anger hur de skiljer sig).
I vissa företag sker sammanställningen av memon uteslutande enligt den införda och godkända modellen (i det här fallet är det bättre att fylla i specialformer för dem), i andra är det mer än gratis.
När man sammanställer detta dokument bör man vägledas av samma regler som för andra papper - teckensnitt och avstånd enligt GOST, datum och signatur för notens giltighet.
I allmänhet är ett memo en mycket bekväm verktygssats, som är lätt att behärska och när den används korrekt finns det ett välkoordinerat och tydligt arbete för ett team av organisationer. Det hjälper till att upprätthålla en helhetsförbindelse mellan avdelningar och stärker också strukturen som de utgör.
