Arbetsprocessen består av att ställa uppgifter av chefen och deras genomförande av en anställd i företaget. Ibland utarbetar varje anställd en lägesrapport. Frekvensen beror på företagets interna regler, liksom formen. Underskatta inte dokumentets relevans för hanteringen.
I den här artikeln kommer vi att titta på hur man korrekt utarbetar en rapport om det utförda arbetet, ett prov på att fylla i ett dokument och några tips om hur det förbereds.
Varför du behöver kunna rapportera ordentligt om arbetet
Arbetsflödet kan presenteras i form av en komplex mekanism där varje anställd i företaget är ett redskap. I detta exempel är organisationschefen en ingenjör som måste se till att alla mekanismer fungerar smidigt och så snabbt som möjligt.
I verkligheten är det ganska svårt för chefer att utvärdera hur väl anställda gör sitt jobb om de inte ser resultatet av sitt arbete. Därför förpliktar ledningen i nästan alla företag varje anställd regelbundet att utarbeta en rapport om det utförda arbetet. Ofta skapas detta dokument med en frekvens på 1 vecka. Således kan cheferna se vad de anställda gjorde, och hur användbara de var för företaget.
Fel exempel
Dokumentet är i fri form. Det är kanske därför det finns ett stort antal rapporter som inte talar med ledningen om någonting eller får dig att tro att arbetaren inte hanterar de funktioner som tilldelats honom. Dessutom kan en specifik anställd vara en verklig hård arbetare och överfylla sin plan. Skyllan för detta är en felaktigt beredd rapport om det utförda arbetet. Ett exempel på ett sådant dokument ges nedan.
”Till: chefen för planeringsavdelningen Ivanov P. M.
Från: ekonom i den första kategorin i planeringsavdelningen Petrov Yu. R.
Typ av dokument: lägesrapport för perioden 02.15.16 till 02.19.16
Följande har avslutats:
- implementeras arbetstid produktionsverkstad;
- tidtagningsresultat ingår i arbetsprogrammet;
- beräknade nya tidsstandarder;
- Svar på förfrågningar från arbetsinspektioner samt flera klienter sammanställdes;
- deltog i en konferens för att förbättra arbetskraftseffektiviteten i företaget.
Datum för sammanställning: 02.19.16
Signerad: Petrov Yu. R. ”
Om arbetstagaren utarbetar en rapport om det arbete som utförts på detta sätt kommer ledningen att anse att han inte är tillräckligt lastad.
Vilka är misstagen?
Ovanstående exempel visar tydligt standardfel vid utarbetandet av sådana dokument.
De viktigaste är:
- brist på en lista med uppgifter som har genomförts;
- inga planer för nästa rapporteringsperiod;
- brist på specificitet;
- det finns ingen analys;
- bristen på initiativ från den anställda betonas av bristen på erbjudanden inom sitt arbetsområde.
Ovanstående krav bör användas både vid utarbetandet av veckoformulär, och när en rapport om årets arbete genereras.
Lämpligt alternativ
Det är troligt att första gången att sammanställa en kvalitetsrapport inte fungerar. För att göra det enklare för dig ger vi ett exempel på hur du skriver en rapport till ledaren om det utförda arbetet, som anges i det första exemplet:
”Till: chefen för planeringsavdelningen Ivanov P. M.
Från: ekonom i den första kategorin i planeringsavdelningen Petrov Yu. R.
Rapport om resultat av arbetskraft för (02.15.16-19.02.16 gg.)
För rapporteringsveckan ställdes följande uppgifter för mig:
- Att utföra tidpunkten för arbetet i produktionsverkstaden, för vilken de aktuella tidsstandarderna är frånvarande eller föråldrade.
- Baserat på mätningarna, förbered dig för godkännande av nya standarder för arbetet med den relevanta konstruktionsenheten.
- Delta i en konferens om att förbättra arbetskraftseffektiviteten i företaget, schemalagd den 18/18/2016, förbered frågor och förslag.
Alla uppgifter slutfördes, nämligen:
- Fem gånger tillbringades och samma antal nya standarder sammanställdes för produktionen av produktionsverkstaden;
- deltog i konferensen, memorandum med förslag bifogade.
Arbetet utfördes också med inkommande dokumentation, nämligen:
- Samlade två svar på IOT-förfrågningar.
- Svar på bokstäver i gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
För perioden 02.22.16 till 02.26.16 planeras en affärsresa för att verifiera arbetet med Pechersk-filialens strukturella enhet.
Datum för sammanställning: 02.19.16
Signatur: Petrov Yu.R. ”
Håller med om att denna version av rapporten läser bättre, och ledningen kan se hur väl en av de anställda fungerar.
Hur skriver jag rapporter under längre perioder?
Naturligtvis är en period på en vecka att måla vackert på papper inte svårt. Det är svårare att utarbeta en rapport om det arbete som gjorts under ett halvt år eller till och med ett år. Det är dock lättare att göra än det kan verka vid första anblicken. Om du till exempel har veckorapporter för önskad period kan du använda dem på ett säkert sätt.
Maximal volym - 1 ark A4
Samtidigt bör du försöka förstora informationen så att resultatet passar på 1-2 sidor. I händelse av att veckoresultaten i organisationen inte genomförs, men du var skyldig att generera en rapport om det arbete som gjorts för året, inte få panik och slåss i hysteri.
All information finns omkring dig: titta på meddelandets historia i dokumentloggar eller i e-post, öppna mappen med dina rapporter, studera researk. Allt detta kommer att hjälpa till att komma ihåg de utnyttjelser du genomförde under arbetsåret.
För att sammanfatta
Ovan gav vi några exempel på hur man skriver en framstegsrapport. Det viktigaste är att ange de utförda operationerna och ange kvantitativa egenskaper (så många gånger eller så och sådant antal bitar, etc.). Således kommer du att informera guiden om exakt hur mycket arbete du kunde utföra.
Glöm inte att ange i början av rapporten en lista över specifika uppgifter som du har fått att slutföra. En viktig del är slutförandet av rapporten. Var noga med att skriva vad du vill förverkliga på jobbet inom en snar framtid. På det här sättet kommer du att visa att du ser bredare ut än bara det område med dina omedelbara uppgifter och funktioner som måste utföras enligt arbetsbeskrivningen.
Du kan också ta hänsyn till exemplet ovan.
För att göra det lättare att sammanställa sådana rapporter kan du spela in det arbete som görs varje dag i en anteckningsbok eller elektroniskt dokument. Du kommer att spendera bara 3-5 minuter om dagen på denna bagatell. Det här är inte så mycket. På grund av sådana poster kan du emellertid skapa en rapport om ditt arbete för någon period i framtiden utan problem.
