Förordning om strukturella enheter: allmänna bestämmelser, rättigheter och myndigheter

För många statliga och kommersiella företag, som ett av de lokala dokumenten, utvecklas förordningen om strukturella avdelningar. I denna akt kan, utöver frågor som rör teamutvecklingen, reglerna för personalkommunikation, förfarandet för medarbetarnas deltagande i vinstutdelningen, särskilt den avancerade utbildningen av anställda och så vidare framhävas. Låt oss vidare överväga i detalj hur förordningen om konstruktionsenhet sammanställs. Ett exempel på ett dokument kommer också att presenteras i artikeln.

funktioner

Dokumentet som behandlas fungerar som en organisatorisk och teknisk handling. Den definierar:

1. Institutionens plats i företagssystemet.
2. Funktionell belastning, teknisk ansvar.
3. Interaktion med andra avdelningar.
4. Reglerande handlingar som styr organisationens verksamhet.

Att utarbeta en handling utförs direkt i företagets avdelning. Ansvaret för detta ligger hos hans överordnade. Organisationens chef måste granska och underteckna dokumentet. Ett företag kan ha en eller flera avdelningar. Skapandet av enheter bör genomföras på grundval av fördelar. Deras aktiviteter bör vara motiverade och effektiva.

sektioner

Strukturell enhet (exempel: personalresurser, redovisning, ekonomi, etc.) utför vissa funktioner. Vid sammanställning av dokumentationen beaktas verksamhetens specifikationer, schema, närvaro / frånvaro av anställdas väsentliga ansvar. Handlingen som granskas innehåller följande avsnitt:

1. Allmänna bestämmelser
2. Uppgifter.
3. Struktur.
4. Funktion.
5. Interaktion med andra avdelningar.
6. Ansvar, rättigheter och myndighet.
7. Ansvar.

Avsnittet "Allmänna bestämmelser" fastställer avdelningens underordning till en viss person. Det kan också definiera dokumentets omfattning. Vi talar särskilt om kraven för innehållet, reglerna för förberedelserna, antagande, registrering, tillägg / ändringar av lagen. Det fastställer också enhetens juridiska status. Avsnittet "Uppgifter" formulerar nyckelområden för avdelningen. Varje separat enhet har ansvaret för att lösa problem med hänsyn till dagens krav. Så personaluppgifterna kan inte bara omfatta mottagande och uppsägning av anställda. Hans ansvar kan innehålla en omfattande lösning på frågorna om att bilda ett effektivt team.

System och funktioner

Detta avsnitt belyser institutionens organisation. I synnerhet fastställs antalet anställda, anställdas specifika ansvar. I processen att sammanställa detta avsnitt kan distributionsmatrisen för ledningsfunktioner tillämpas. Om det saknas, tillämpas informationen från kvalificeringsregistret för chefer, specialister och andra anställda. När du fastställer anställdas funktioner kan du också använda GOST-standarderna.

Servicekommunikation med andra avdelningar

Organiseringen av arbetet bör utföras på ett sådant sätt att förhållandet mellan olika delar av företaget är så effektivt som möjligt. Vid upprättandet av avsnittet är det nödvändigt att beakta att det inte är nödvändigt att beskriva samverkan mellan enskilda anställda utan hela avdelningar. Därför är det nödvändigt att först och främst fokusera på officiella förbindelser mellan chefer.I avsnittet kan du ange behovet av samordning av interaktioner mellan vanliga anställda vid olika avdelningar. Det vill säga förordningen om strukturella enheter avgör om en anställd behöver få tillstånd att samverka med andra specialister. Separat fastställs vem exakt dessa eller andra händelser ska samordnas: med din chef eller en tjänsteman vid en annan avdelning.

Kompetens och ansvar

Avsnitten "Ansvar" och "Rättigheter och skyldigheter" sammanställs i enlighet med de funktioner som tilldelats avdelningen. Innehållet i dessa avsnitt kan hämtas från jobbbeskrivningarna. Man bör emellertid komma ihåg att förordningen om strukturella avdelningar bemyndigar, fastställer inte en specifik anställdas ansvar och skyldigheter, utan hela avdelningen som helhet. Om så önskas kan du måla dem med respekt för varje anställd. Det är dock mer lämpligt att fastställa befogenheter och ansvar för alla anställda, separera dem separat för avdelningschefen. Ansvaret kan fastställas individuellt och kollektivt. Den första respektive kommer att relatera till chefen och den sista till anställda. Godkännande av förordningen om konstruktionsenhet utförs efter godkännande av företagets advokat.

Innehållskrav

Förordningen om strukturavdelningar anses inte vara ett bindande dokument som föreskrivs i arbetslagstiftningen. Men det är i denna handling som fördelningen av uppgifter, uppgifter och funktioner mellan avdelningar och anställda inom ett företag är fast. Innehållskrav kan ställas in i lokala dokument (standarder). Om de inte är tillgängliga hos företaget kan du använda "mall" -förordningen för konstruktionsenheten - ett prov. I vilket fall som helst, under processen att sammanställa dokumentet, är det nödvändigt att gå från det faktum att följande information måste finnas i det:

1. En plats i företagssystemet (en separat underavdelning eller del av en ledning, avdelning etc.).
2. Reglerande ramverk. Dokumenten för verksamheten anges här (Federal Law, Charter, etc.).
3. Institutionens struktur.
4. Omedelbar chef.
5. Viktiga uppgifter
6. Ansvar, skyldigheter, rättigheter.

För att undvika tvister om kompetensfrågor är det nödvändigt att noga överväga dokumentets innehåll, försöka sammanställa det kortfattade och detaljerade.

Förordning om organisationens strukturella enhet: utnämning

Dokumentet fungerar som en intern (lokal) handling. Det sammanställs för organisatorisk och juridisk tilldelning till avdelningen för ledningsfunktioner, en rationell kompetensfördelning mellan anställda. Handlingen definierar chefens ansvar och skyldigheter. Bestämmelsen fungerar som en integrerad del av företagets dokumentation. Det är grunden för utvecklingen av standard, personliga (vid behov) arbetsbeskrivningar för anställda. Dokumentet är utvecklat i enlighet med tillämpliga organisations- och ledningsakter.

element

Bestämmelsen inkluderar:

1. Titelsida.
2. Namn.
3. Det huvudsakliga syftet.
4. Avdelningens regleringsgrund.
5. Beskrivning av strukturen.
6. Avdelningsfunktioner och ansvarsfördelning.
7. Information och materialstöd.
8. Interaktion.
9. Sekretess och pappersarbete.
10. Säkerställa säkerhet och korrekt arbetsförhållanden.

Sektionernas sammansättning och ordning, namnen på enskilda block kan variera beroende på enhetens detaljer.

Institutionens beskrivning

Avsnittet "Primärt syfte" beskriver:

1. Enhetens placering i företagssystemet.
2. Underordning.
3. Avsedd syfte.
4. Regler för bildandet och likvidationen av avdelningen.

I blocket "Normativ verksamhetsgrund" finns en lista över dokument i enlighet med vilken förordningen utvecklas och enheten kommer att fungera.Nästa avsnitt innehåller information som är specifik för avdelningen. Den beskriver särskilt:

1. Enhetens struktur, proceduren i enlighet med vilken den formas och godkänns.
2. Regler för utnämning till chefen, frisläppande och ersättare. Vid behov beskrivs kvalifikationskraven (tjänstens längd, kategori, utbildning).
3. Avdelningschefens uppgifter.
4. Närvaro och antal suppleanter, förfarandet i enlighet med vilket arbetsansvar som fördelas mellan dem.
5. Regler för godkännande av förordningarna för verksamheten för enhetens strukturella enheter, serviceanvisningar för anställda.
6. Ordningen i vilken avdelningens personal bildas.

Sätt att spegla information

Enhetens struktur kan beskrivas:

1. Grafisk metod. Det är en schematisk reflektion av strukturella enheter. Administrativa relationer framhävs av solida linjer, funktionella - med streckade linjer.
2. På ett textligt sätt. I detta fall används en uppräkning av strukturella enheter (grupper av anställda som utför uppgifter inom specifika områden, eller enskilda anställda), en beskrivning av interaktioner ges.

Funktioner och ansvarsfördelning

Det här avsnittet beskriver:

1. Huvudverksamheten eller arbetet som avdelningen måste utföra för att genomföra de uppgifter som den tilldelats.
2. Förfarandet för ansvarsfördelning och funktioner mellan anställda.
3. Ansvar, huvudets individuella rättigheter i enlighet med gällande regler. Den beskriver också hans ansvar.

Funktioner anges i prioritetsordning eller vikt. I förordningen föreskrivs som regel att de anställdas ansvar bestäms av deras arbetsbeskrivningar.

interaktion

Det här avsnittet definierar:

1. Enhetens förhållande till andra avdelningar och tjänstemän på informations- och materialflöden. Det senare inkluderar relationer relaterade till aktiviteter, rörelse av värden. Informationsinteraktion sker genom överföring av dokumentation.
2. Datum och arbetsfrekvens, information, materiella tillgångar etc.
3. Förfarandet i enlighet med vilket lösningen av konfliktsituationer som uppstår mellan avdelningarna genomförs.

Information och materialstöd

Det här avsnittet innehåller information om:

1. Interna och externa källor, förfarandet för att utrusta avdelningen med möbler, utrustning, organisatoriska och tekniska medel och så vidare.
2. Att föra register och se till att värdena bevaras.
3. Förfarandet för att tillhandahålla lagstadgade dokument, litteratur och andra informationsresurser.

Sekretess och journalföring

Detta block innehåller information om nomenklaturen för de fall som enheten leder till. Det här avsnittet anger också den person som är ansvarig för sin produktion. För en stor volym anges listan över ärenden i ett separat dokument (bilaga). Om nödvändigt innehåller avsnittet typer av konfidentiell information, regler för hantering av dem och ansvar för avslöjande.

Säkerställa säkra arbetsförhållanden

Det här avsnittet innehåller regler för att upprätthålla korrekt sanitära och hygieniska tillstånd för de lokaler som tilldelas enheten. Den beskriver också hur man säkerställer säkerheten för aktiviteter. Avsnittet kan innehålla referenser till föreskrivande dokument som upprättar sådana regler. Obligatoriska personer anges.

Utarbetande och godkännande av dokumentet

Utvecklingen av förordningen genomförs av enheten oberoende. Som regel tilldelas denna uppgift till avdelningschefen. Först sammanställs ett utkast till dokument. Det avtalas med den högre administrationen och intresserade anställda.Det senare kan i synnerhet inkludera:

1. Chef för avdelningar som avdelningen samverkar med.
2. Chef för personalresurser.
3. Chef för juridisk avdelning.

En specifik lista över matchande enheter och anställda upprättas av chefen. Han organiserar också bekanta med anställda med förordningen.

Ändringar, avbokning och revision av dokumentet

Justeringar av förordningen görs av avdelningscheferna i följande fall:

1. Med en planerad revidering av dokumentet.
2. När man byter namn, omorganiserar en avdelning, ändrar sin underordning, bemanningsjusteringar.
3. På initiativ av anställda och chefen för enheten för att förbättra prestandan.
4. Vid ändring av regelverket.

Förfarandet i enlighet med vilka överenskommelser överenskommits liknar det som fastställts för antagandet av själva förordningen. Villkoren för justeringar är 1 månad. Om det är nödvändigt att göra ett stort antal ändringar, upprättas en ny version av förordningen. En planerad revidering av dokumentet genomförs minst en gång på fem år. Upphävande av förordningen görs vid antagande av den nya upplagan eller vid avveckling av avdelningen. Vid behov görs ändringar i företagets lagstadgade eller ingående dokument.

syn

Företagets chef bestämmer förteckningen över anställda som måste sätta godkännandestämplarna i förordningen i enlighet med ordern om uppdelning av uppgifter. För att undvika felaktigheter, liksom duplicering av vissa officiella interaktioner, funktioner och följaktligen för att förhindra troliga meningsskiljaktigheter mellan avdelningscheferna i efterhand, är praxis att godkänna dokument för specifika tjänster av administrationen av de delar av företaget som de har i ständig officiell kommunikation. Om det finns mer än tre gamar, ges de ut på en separat sida eller så skapas ett "Koordinationsblad". Vissa företag tillhandahåller godkännande av förordningarna av chefen för juridisk tjänst eller juridisk rådgivare. Undertecknandet av dokumentet sker, som nämnts ovan, av generaldirektören. Denna rätt kan emellertid också ges till annan högre personal. De kan vara biträdande direktörer, vilket säkerställer att avdelningsgrupper fungerar.

dessutom

Alla anställda i företaget bör bekanta sig med den godkända förordningen om avdelningar. Anställda måste underteckna sina dokument. För detta tillhandahålls en speciell kolumn för att föra eller bekanta medarbetare med förordningen. Underteckningar sätts i senioritet - först tecknar avdelningschefen, sedan alla anställda. För att fixa bekanta med dokumentet kan metoden för jobbbeskrivningar användas. Det består i att utarbeta ett separat ark för att förordna anställdas uppmärksamhet. Grunden för att göra ändringar i dokumentet är ordern av företagets direktör.

Metoderna och proceduren för dess utformning liknar dem som fastställts för justeringar av arbetsbeskrivningar. Tillsammans med detta är det nödvändigt att ta hänsyn till en viktig punkt. Att göra anpassningar av förordningen om enheter kan och i vissa fall nödvändigtvis innebära en förändring av anställningsbeskrivningarna för anställda. Annars kommer det att vara inkonsekvens i hela företagets verksamhet. Reglerna för enheterna är inte nödvändiga, men det är mycket önskvärt att utvecklas, eftersom det avsevärt optimerar avdelningarna. Med hjälp av detta dokument blir samarbetet mellan företagets anställda, chefer och suppleanter mer tydligt och sammanhängande. Detta dokument förenklar i hög grad kontrollen och förvaltningen av företaget.