Всеки гражданин, който трябва да получи определена информация, може да стане потребител на архивна информация. За да получите архивен сертификат, трябва да дойдете лично или да изпратите упълномощено лице, действащо въз основа на удостоверяващи документи.
Каква информация се съхранява в архива
В съответствие със закона за архивното дело на организацията държавните органи, лицата, занимаващи се с търговска дейност, са задължени да предоставят на заявителя информацията, съдържаща се в архивните документи. Такава услуга трябва да бъде безплатна.
Сертификатът за архив е официален документ, съставен на специален формуляр и съдържащ изчерпателна информация, поискана от заявителя. В допълнение към удостоверението гражданите имат право да получават копия на архивни документи, свързани с кандидата. Необходимостта от получаване на такива документи може да бъде свързана с кандидатстване пред органите за социално осигуряване, изготвяне на начисления за пенсии и получаване на определени обезщетения.
Поверителност на данните
Според закона предоставянето на архивна информация трябва да става чрез достъп на потребителите до оригиналите и търсачките. Трябва да се отбележи, че цялата съхранявана информация е поверителна и следователно достъпът до нея трябва да бъде ограничен до определен кръг хора.
Подобно предпазливост е свързано с факта, че информационната банка съдържа лични данни на граждани, информация за тяхното местожителство, семейно положение, заплата, криминално досие и други биографични характеристики. В тази връзка получаването на архивен сертификат не е разрешено без съгласието на физическо лице. Работниците с достъп до архива са длъжни да спазват правилата за предоставяне на информация.
Потребители на архивна информация
Поради факта, че в архивите се съхранява доста разнообразна информация, издаването на архивни сертификати става на голям брой потребители. Те включват юридически и физически лица, бивши служители на предприятия, правоприлагащи и данъчни органи, пенсионни фондове, застрахователни агенции и обикновени граждани.
За всеки отделен потребител има правила за предоставяне на информация.
Правила за издаване на архивни сертификати, копия и извлечения
Цялата информация, поискана в архива, се издава въз основа на писмено заявление. Този документ очертава същността на заявката и всички подробности, необходими за търсенето. Приложението също така информира личните данни на кандидата, инициалите, адреса, телефонния номер. Искането трябва да бъде подписано с личния подпис на заявителя.
Сертификат за работа (архивиран), съдържащ информация за трудовия стаж, се издава в зависимост от най-точната информация за мястото на работа на кандидата. Също така в този случай трябва да посочите позицията и периода на работа. При промяна на фамилното име е необходимо да се напишат предишните инициали в заявката.
Исканата информация от архива трябва да бъде предоставена в рамките на 30 дни от датата на регистрация на заявката. Ако е необходимо допълнително време за получаване на специална информация, архивът уведомява заявителя за удължаването на срока.
Как изглежда архивът, примерна форма
Сертификатът, получен от държавния архив или от документите за персонал на търговско дружество, трябва да се състави на бланката на организацията и да има ясно име. Приблизителна извадка от такова искане може да се види при кандидатстване.
Попълването на архивния документ се основава на оригинали или заверени копия.Архивното удостоверение трябва да съдържа точна информация за използваните документи, а информацията трябва да бъде представена в хронологичен ред. Всички имена, посочени в сертификата, са регистрирани в разширена форма, а откъсите от оригинала са приложени в кавички. Ако в процеса на попълване на документа са открити несъответствия, те се прехвърлят към сертификата във формата, в която се появяват в оригинала. Правилно попълненият сертификат има пълна правна сила и може да бъде представен под формата на доказателства в съда.
Какви нарушения могат да направят документа невалиден?
Официален архивен документ не може да съдържа корекции, петна или нечетливи фрази. Освен това в текста не се допускат коментари и различни лични заключения на служители на архивите.
След текстовата част на документа се архивират номера на използваните регистри. Архивното удостоверение се подписва от главния архивист или ръководителя на кадровия отдел и се заверява с печат. Ако документът се състои от няколко страници, тогава всеки лист трябва да бъде заверен. Искане за архив се издава в два екземпляра, единият от които се издава при поискване, а вторият се съхранява в архивния регистър.
Издаване на архивирано копие на документ
Архивни институции по искане на гражданите издават копия на оригинални документи и архивни извлечения. Такива информационни блокове са направени на бланката на организацията. Ако се направи копие на исторически документ, няма нужда да се използва такъв формуляр.
Архивното изявление е уместно, ако информацията за източника е в обемна информационна система. Следователно, за да се оптимизира работата, извлечението посочва само онази част от информацията, която интересува кандидата.
Преписи от документи се издават на заявителя заедно с мотивационно писмо. Ако исканата информация не е налична в архива, се посочва причината за неизпълнението на заявката.
Архивен сертификат 9 формуляра
Формуляр № 9 е доста популярен документ сред населението. Този сертификат съдържа информация за лица, регистрирани в определен апартамент, за размера на недвижимите имоти, правата на собственика и семейните му отношения с други притежатели на акции.
Такъв документ може да бъде заявен в момента на подаване на документи за приватизация или в доказателството за наследствени права. В случай на продажба на недвижими имоти архивен сертификат номер 9 понастоящем не се изисква. За да получите формуляр № 9, ще трябва да се свържете с паспортното бюро на мястото на регистрация и да му представите паспорт и удостоверение за собственост на помещенията.
Доста често кандидатите се сблъскват с такъв проблем като отказа да издаде сертификат № 9 във връзка с получения резултат наем на просрочие. Всъщност подобен аргумент не може да се счита за легитимен, тъй като по закон служителите на паспортното бюро трябва да издадат документ, независимо от просрочие.
В случай на неправомерен отказ е необходимо да изискате писмено потвърждение на причината за отказа, можете също да напишете жалба до ръководителя на паспортното бюро или да отидете в съда.
