Руските компании, правителствените агенции, предприемачите и други юридически лица в процеса на комуникация помежду си редовно използват официални документи. Най-важният аспект на правилното взаимодействие на организациите и хората е използването на подробности. Списъкът им се определя от руското законодателство. Реквизити на документи - това е най-важният атрибут на официалните източници, публикувани от предприятия, органи или съставени от лица при контакт с която и да е структура. Какви са особеностите на работата с тях?
дефиниция
Реквизитите на документи са задължителни елементи на визуалния дизайн на различни източници на информация, одобрени по правило на хартиен носител, на хартия, одобрени на ниво държавни, отраслови или корпоративни стандарти.
Тези видове документация, които принадлежат към категорията организационни и административни, се изготвят в съответствие с GOST R 6.30-2003. Този източник на стандарти включва унифицирани критерии, които са задължителни за използване по време на обмена на документи с участието на руски предприятия, власти и други институции с официален статус.
Помислете за най-важните детайли на документите, определени от посочения държавен стандарт.
Основни детайли съгласно GOST: герб на Руската федерация
Много официални документи трябва да включват герба на Русия. Този символ на състоянието може да бъде представен в три разновидности: като многоцветен на хералдическия щит, като едноцветен - със или без подобен елемент. Многоцветният герб на Руската федерация трябва да бъде поставен върху документи, съдържащи разпоредбите на федералните конституционни закони и федерални закони, разпоредби, издадени от президента, правителството и Федералното събрание.
Едноцветният герб на Руската федерация без хералдичен щит трябва да бъде поставен върху документи, които се публикуват:
- Междуведомствена комисия по държавна тайна;
- федерални съдилища;
- прокуратурата;
- Следственият комитет и други органи с подобен профил.
Емблемата на Руската федерация се използва като елемент в писма и други документи.
Герб на темата на Руската федерация и общините
Подробностите за документите, приети в съставните структури на Руската федерация, включват собствена емблема на региона. Правилата за неговото поставяне се уреждат с нормативни актове, приети в конкретна тема. Също така на регионално ниво могат да бъдат одобрени правилата за поставяне на герба на Руската федерация върху определени документи. Подробности за документите, издадени на ниво общински територии, от своя страна, могат да съдържат емблемата на града и друго населено място или община. Правилата за разполагане на този атрибут се определят от регулаторни актове, приети от местните власти.
търговска марка
Регистрацията на подробности за документи в организации може да включва използването на емблема или търговска марка. Такива елементи се поставят в съответствие с разпоредбите на устава на дружествата. Освен това емблемата не се поставя върху документи едновременно с емблемата на Руската федерация, съставляващо образувание на Руската федерация или община. Търговските марки могат да включват думи и изображения. Цветът на съответните реквизити може да бъде всеки.
Кодекс на организацията
В съответствие с общоруския класификатор на предприятията, документният код може да бъде и код на организацията. Тази информация обикновено служи като референтна функция. Основният документ, в структурата на който има организационен код, е писмо.
BIN
В повечето случаи подробностите за основните документи на организацията изискват включване в нейната структура OGRN. С писма този елемент е посочен като част от основната информация за организацията. PSRN се използва и при издаване на фирмени бланки. За предприемачите има подобен атрибут - OGRN IP. Използва се главно за същите цели като съответния елемент в документооборота с участието на юридически лица.
TIN и PPC
Тези подробности, заедно с PSRN, най-често се използват в основната документация, както и в бланки, изготвени от служителите на организацията. НПК - елемент, присъщ на юридическите лица. Индивидуалните предприемачи не използват такъв реквизит.
Код за формуляр на документ
В съответствие с общоруския класификатор на документацията за управление, кодът на формуляра трябва да присъства в структурата на детайлите на различни източници. Този елемент се използва главно за оптимизиране на скоростта на прехвърляне на файлове по електронни канали.
Име на компанията
Задължителните детайли на документа включват такъв елемент като името на организацията. Важно е тя да е в съответствие с това, което е посочено в учредителните документи на компанията. Формулярите трябва да съдържат пълното име на фирмата. Съкращението може да бъде поставено един до друг (под него или зад него).
Справочна информация
Следващият елемент от детайлите на документите - референтна информация за компанията. Тяхната структура включва включването на пощенски адрес, телефонни номера и друга информация, която компанията счита за необходима за поставяне. Също така по правило се поставят организационният код, PSRN, TIN и KPP.
Име на типа документ
Документът трябва да бъде правилно класифициран по вид. Съответното име на вида се записва в устава на компанията. Той също така трябва да отговаря на критериите, включени в OKUD. Обикновено въпросният артикул е фиксиран върху формулярите. За буквите този атрибут (име на документа) не е типичен. Пише се с главни букви.
Дата на документа
Следващият важен атрибут е датата на документа. Той трябва да отразява времето на създаване на съответния източник или, например, да го подпише. Датата се подпечатва от лицето, което има правомощието да подпише документа, или вътрешната служба на организацията, отговорна за обмена на съответните източници. В някои случаи датата може да бъде подпечатана от оригинатора на документа.
Регистрационен номер
Регистрационният номер (индекс) е реквизит, който се фиксира, за да се улесни класификацията на източника във вътрешните регистри и архиви на организацията, както и идентификатор по време на работния процес с други компании. Правилата за поставяне на реквизита се отразяват в административни източници, одобрени от компанията.
Също така в някои случаи въпросният елемент може да бъде допълнен с връзка, която всъщност включва регистрационния номер, както и датата на документа, изискващ отговор. Тоест, този атрибут често се използва в писма, които са съставени в отговор на призиви към компанията.
Място на съставяне
В някои случаи може да се посочи мястото на съставяне на документ. Например, ако го определите въз основа на други подробности е трудно. Но ако мястото на компилация вече е посочено в други елементи на документа, тогава не е необходимо да се включват съответните реквизити в структурата на източника.
адресат
Следващият важен атрибут е адресатът. Посочва се, ако има нужда да се изпрати документ на конкретна структурна единица Кореспондираща компания. Също така адресатът може да бъде длъжностно лице или гражданин в статут на физическо лице.
одобрение Гриф
Може да се наложи използването на печат за одобрение на източник. Този атрибут може да даде на документа нормативен характер.Например, директор на фирма може да използва печат тип „Аз потвърждавам“, след което разпоредбите в източника ще станат обвързващи за служителите на компанията.
резолюция
Друг интересен атрибут е резолюцията. Активира се, ако длъжностно лице, например директорът на компанията, иска да вземе решение, взето по същество на информацията в документа. Този реквизит съдържа също пълно име, съдържанието на поръчката, срокът, до който тя трябва да бъде попълнена, подпис, дата. Изпълнителите на заданието могат да бъдат посочени.
удар с глава
Някои документи използват заглавие. Целта му е да представи кратко обобщение на информацията, присъстваща в източника. В смисъл, тя трябва да съответства на името на документа. Примерно заглавие: „Заповед за създаване на сертификационна комисия“
Контролна маркировка
В някои случаи документът изисква такива реквизити като контролна маркировка. Този елемент показва, че източникът е приет от компетентната структура във фирмата и се работи по него. Обикновено този атрибут изглежда като печат с думата "контрол".
Текст на документа
Вероятно е ключовият реквизит на документа. Тя отразява същността на информацията, предавана чрез хартиени носители. По принцип той е съставен на руски или такъв, който има официален статут в предмета на Руската федерация. Текстът може да включва таблици, различни елементи за форматиране.
Структурата на текста обикновено се представя в две части: първата отразява причините и целите на изпращането на документа, втората отразява основната идея на обжалването, искането, препоръката и пр. В някои случаи е допустимо да се използва само втората част от структурата на съответния атрибут.
Марка на приложението
Случва се така, че в текста на документа е проблематично да се покажат всички необходими данни. В този случай източникът може да бъде допълнен от приложения. Този факт трябва да бъде показан на документа чрез съответните реквизити. Как въпросната марка може да бъде включена в структурата на източника? Като правило те пишат: „Приложение на такъв и такъв брой листове в такъв и такъв обем копия“. В някои случаи може да е необходимо да се посочи името на документа, съдържащ заявлението.
подпис
Най-важните видове детайли на документа включват такъв елемент като подпис. Той се поставя от длъжностно лице, като по този начин се записва точността на информацията, съдържаща се в източника. И това не е само автограф - подпис като независим атрибут трябва да съдържа името на длъжността на лицето, което подписва документа, както и препис.
Гриф хармонизация
Изискванията за детайлите на документите, установени в някои организации, изискват наличието на подпис. Използва се в случаите, когато е необходимо да се фиксира фактът, че информацията в източника е одобрена от компетентно лице или структура във фирмата.
Печатът трябва да включва думата „договорено“, както и информация за позицията на лицето, което одобрява съответната информация, нейния подпис и дешифриране. Основна характеристика на печата за одобрение е използването в управлението на документи, включващо няколко организации.
Визово одобрение
Елемент, достатъчно близо до таблото, може да се нарече виза за одобрение. Основната му характеристика се използва само в рамките на организацията. В същото време виза може да бъде поставена няколко пъти, тъй като документът се проверява последователно от различни отдели.
печат
Почти винаги данните за платежните документи, както и други видове първични източници, изискват организациите да поставят печат. В Русия обикновено е мастило. Структурата на печата обикновено съдържа информация за компанията - име, PSRN, TIN и други подробности.
Документация: нюанси
Определихме, че детайлите на документите са най-важният критерий за организиране на правилните процедури за взаимодействие на компанията с партньори, държавни агенции, както и за вътрешни комуникации. Какви нюанси, характерни за практическото изпълнение на работния процес в руските фирми, могат да се отбележат?
Може да се отбележи, че поставянето на всички детайли, изисквани от GOST, е рядко явление. Всеки документ изисква използването на подходящ набор от елементи. Например, що се отнася до официалните писма, те най-често използват такива подробности като герба на Руската федерация, предмета на федерацията, логото на града или фирмата, фирмения код, PSRN, TIN, KPP, както и името на организацията.
Името на типа документ с букви обикновено не се поставя. Докато например такива видове източници като заповед, акт, меморандум или решението трябва да съдържа в своята структура съответния елемент. С писма е необходимо да се посочи пълното име на фирмата, до която е изпратен документът, и ако има съкратено име, предвидено от официални източници, то също трябва да бъде посочено (напишете в скоби след пълното име).
Има няколко правилни метода за намаляване на наименованията на организациите: чрез първите букви (тоест се получава съкращение като изследователски институт), от първоначалните срички (например може да се получи Uralmash) или по друг метод, одобрен в официалните документи на фирмата-адресат.
Други важни подробности на документите са пощенски адрес, както и телефон и факс. Също така в официалните писма обикновено се посочват банкови данни организацията. Друг важен елемент на съответния документ е датата, която отразява момента на подписването му. Тогава се подписва официалната хартия, върху нея се поставя фирмен печат.
