Във всяко предприятие отчитането на заплатите и труда на служителите се извършва в съответствие с първичната документация, която се изпълнява и поддържа от службата за персонал. Ако дейностите на този отдел не се доставят достатъчно добре, възникват сериозни неизправности в работата на цялата компания. Нека разгледаме по-нататък какви са документите за управление на досиетата на персонала. 
Обща информация
Както бе споменато по-горе, при недостатъчно компетентна организация на кадровия отдел в предприятието възникват различни проблеми. По-специално са възможни забавяния в изплащането на заплати, обезщетения за отпуск по болест и ненавременна подготовка на документи за представяне на надзорните органи. Всичко това води до значително влошаване на финансовите резултати на компанията. Документите на кадровата служба се попълват в съответствие с изискванията, съдържащи се в Кодекса на труда. Контролът върху правилността на документите се осъществява както от трудовата, така и от данъчната инспекция. Супервайзор може да посети всеки офис на компанията, независимо от вида й дейност и вида на собственост, и да изисква документите за персонал на организацията за проверка. Инспекторите имат такива правомощия в съответствие с Федералния закон № 134.
Задачи с документи
Дейността на персонала обслужва всички процеси, свързани с съставяне и обработка на документация в съответствие с установените правила. Провежда се за решаване на редица управленски задачи. Те включват, по-специално:
- Прехвърляне на служители на друга работа.
- Сключването на трудови договори и допускане до държавата.
- Организацията професионални дейности работници.
- Насърчаване на служителите.
- Предоставяне на почивки на служителите.
- Сертифициране на служители.
- Отчитане на използването на време за работа.
- Извършване на персонал.
- Привличане на служители за работа в неработни празници и почивни дни.
- Организиране на пътувания.
- Уволнение от работа и прекратяване на договора.
- Налагането на дисциплинарни наказания.
За какво са документи за персонал?
Основната цел на тези ценни книжа е да гарантират максимална прозрачност в рамките на трудовите отношения. Духовната система се основава на определени правила и изисквания. Спазването им гарантира стабилност на служителите, а за административния персонал на компанията - опростено управление. Благодарение на прецизното регулиране на обхвата на задълженията и правата, предоставени от документите за персонал, се зачитат интересите на всички участници в трудовите отношения.
Видове документи
В съответствие с нормите на Кодекса на труда основните форми на документи за персонал са следните:
- График на персонала.
- График на ваканциите.
- Вътрешни правила в предприятието.
- Документи, в съответствие с които се установява процедурата за обработка на лични данни на служителите, както и техните задължения и права.
- Инструкции и правила за ОТ. Всеки работодател трябва да осигури безопасна среда за служителите да извършват професионалните си дейности. Служителите трябва да бъдат запознати с писмените инструкции и правила с подпис.
- Прехвърляне на графици. Кодексът на труда определя максимално допустимата продължителност на работа на ден. По време на работа на смени времето се взема предвид чрез съставяне на подходящи графици.
Изброените документи за персонал най-често са предмет на проверка от регулаторните органи. 
персонал
Документите за персонала, включително информация за служителите, се създават по време на работата на звеното с персонал.Такива документи винаги са тясно свързани с конкретен служител на предприятието. Те отразяват информация за професионалната дейност на служителя, неговата квалификация, резултати от труда, условия за приемане в персонала, стаж и т.н. По-специално такива документи включват:
- Административни книжа, потвърждаващи трудовата дейност на гражданин.
- Информация и документи за сетълмент.
- Официална вътрешна кореспонденция.
- Книги / списания за регистрация и счетоводство.
Документите на всяка група имат своите специфики. Те са предназначени за различни цели, разработени, въведени в действие, одобрени в съответния ред.
Административни документи
Тази категория включва поръчки и поръчки от началници. С тяхна помощ ръководителят упражнява правомощията да управлява предприятието, както е предвидено в Устава на дружеството. Поръчките са разделени на две групи. Първият включва актове за основните дейности на компанията. Те по-специално са поръчки по производствени въпроси, процедурата за сертифициране, инструкции и т.н. Във втората група са разпорежданията на персонала. Те включват актове на уволнение, наемане, прехвърляне, предоставяне на отпуск, дисциплинарни санкции, стимули. Документите от първата група обхващат дейността на предприятието като цяло и се свързват непряко с работата на отдела за персонал. Друга категория ценни книжа е пряко свързана с дейността на персонала. В по-голямата си част това са унифицирани документи за персонал. Формулярите им се одобряват от Държавния комитет за статистика. Документите, отразяващи дейностите на персонала, включват:
- трудова книжка;
- удостоверение за заетост;
- трудов договор;
- копие заповеди за уволнение и записване в държавата.
Тези документи имат за цел да предоставят най-пълната илюстрация на работния опит на служителя. Той от своя страна ще бъде важен както за целите на отпускането на пенсия в бъдеще, така и за изчисляването на обезщетенията за инвалидност по време на дейността му в предприятието. Копия от поръчки от други работодатели служат като основа за извършване в трудовата книжка за непълно работно време, регистрация на неговия дубликат.
Информационно-изчислителна категория
Тези документи се поддържат, за да се записват личните данни на служителите, да се консолидира информация относно тяхната трудова дейност. Сред тях присъстват:
- лична карта;
- времеви лист;
- маса за персонал;
- частна афера.
Повечето от тях използват стандартни формуляри. Единните форми на документи за персонал значително опростяват процеса на попълването им. 
Вътрешна кореспонденция
Използва се в предприятието за регистрация на приетите кадрови решения. Например, за привличане към дисциплинарна отговорност всеки служител трябва да вземе обяснение от него. Ако служителят трябва да бъде окуражен, неговият непосредствен началник изпраща съответно подаване до директора на предприятието. Вътрешната кореспонденция действа като една от възможностите за официален обмен на мнения между служителите.
Книги за контрол и счетоводство
Списанията за регистрация са предназначени да отчитат наличната документация за персонала (поръчки, удостоверения, лични досиета, работни книжки). На всяка хартия е определен определен номер. Списанието включва и датата на регистрация на документа. Правилното счетоводство дава юридическа сила на ценните книжа. Това от своя страна ви позволява да докажете определена позиция в трудов спор. Регистрацията и съхраняването на документи за персонал от тази група се извършва от упълномощени лица. Компанията използва дневниците:
- Заповеди за преместване, уволнение, работа.
- Трудови договори.
- Поръчки за почивка.
- Свидетелства за пътуване.
- Дисциплинарни заповеди и награди.
- Работни задачи.
- Поръчки за командировки.
- Местни актове.
- Трудови книжки и допълнителни вложки към тях.
- Референтен.
- Болнични листове.
- Произшествия в предприятието.
Някои примери за документи за персонал са одобрени на федерално ниво, а други са разработени от самата компания.
Необходими ли са всички документи?
Условно над документите за персонал са разделени на три категории:
- В зависимост от спецификата на компанията.
- Препоръчителна.
- Задължително.
Последните трябва да се поддържат от всички предприятия, без изключение, независимо от броя на заетите лица, вида дейност, юридическия статус. Тези документи са пряко или косвено посочени в Кодекса на труда. Например, необходимостта от изготвяне на фирмени правила следва от членове 189-190, персоналът - от чл. 57. Препоръчителните документи са предназначени да оптимизират персонала. Тяхното присъствие или отсъствие зависи от решението на ръководителя. Документите, които зависят от спецификата на организацията, ще бъдат задължителни за конкретна компания. Ако компанията предвижда вредни или опасни условия на работа, тогава е задължително да се разработят допълнителни правила и инструкции. Например, това може да бъде Наредбата за редовни медицински прегледи, инструктажи за безопасност и т.н. 
Възстановяване на хартия
Често, когато в предприятието се появи нов персонал, той среща определени трудности. Например, компанията може да няма едни или други необходими ценни книжа. Невъзможно е да се съставят и приложат необходимите документи за един ден. В този случай е необходимо да се подчертае най-важното и да се започне тяхното проектиране. Експертите препоръчват на първо място да започнете да съставяте графици за ваканции и персонал. След това трябва да проверите наличността и правилността на изпълнението на договорите, поръчките за прехвърляне, заетостта, маркировките в трудовите книжки.
Ако фирмата няма счетоводни книги, те също трябва да се водят. След това трябва да поставите в ред всички свои лични карти. Всички документи са датирани в момента на изпълнение. В текста на формата обаче, например, f. T-2, реалната дата е посочена, тоест номерът, когато служителят е бил нает или преведен. В този случай можете да се свържете със счетоводния отдел за помощ и да поискате лични сметки на служители за изясняване и проверка на информацията. В процеса на възстановяване на загубени или липсващи ценни книжа на предприятието, не трябва да се забравя за текущата работа. След това е необходимо да започнете съставянето, съставянето и прилагането на задължителни местни актове. Периодите за съхранение на документацията за персонала се одобряват от съответния списък. Всички документи, изброени в тях, трябва да бъдат предадени впоследствие в архива.
