Почти всеки служител трябва да има примерна бележка. Това е много важен документ за вътрешна комуникация, без който нормалното функциониране на повечето големи институции е невъзможно.
Определение за бележка за отчет
Забележка е документ, който е предназначен да предава информация по вертикала на услугата отдолу нагоре. Той има за цел да информира непосредствения шеф за фактите и инцидентите, които се случват в процеса на изпълнение на работата.
В допълнение към информирането на отчитащия служител, неговият съставител предлага мерки, които трябва да бъдат приложени след анализ на ситуацията.
Почти всеки ръководител на отдел знае как да пише бележка. проба винаги е на работния плот. Докладът има почти същата структура, но малко по-различен фокус.
меморандум се изпращат хоризонтално, от лидера до лидера на едно ниво. Отчитането се пише от подчинения до непосредствения ръководител вертикално.
Тема на бележките
Причината за написването на меморандум може да бъде всеки инцидент в предприятието. В днешно време например извадка от меморандум за грубостта на служителите не е толкова често срещана, но дори преди 30-35 години това беше широко разпространено явление.
Днес има по-чести съобщения за неизпълнение на служебни задължения, за закъснение. Те могат също да бъдат съставени, за да се изрази молбата на конкретен служител или на целия персонал на звеното.
Служителите също така пишат доклади, в които информират за изпълнението на инструкциите, получени от висшите органи, особено ако са били предоставени в писмена форма.
Производствени инциденти, непредвидени ситуации или планирани действия също редовно се превръщат в информационен повод за писане на доклад. Следователно темата на този документ е доста обширна и може да обхване абсолютно всички аспекти на производствения процес, които следва да бъдат докладвани на висшите органи.
Отчитане на фокус
Всяка компания знае, че има два вида бележки: вътрешни и външни. По-често се използва вътрешен. Те не излизат извън границите на една структурна единица и се изпращат от служителя до непосредствения ръководител. Всеки, който има такава нужда, може да го напише. Пример за това е докладна записка за неизпълнението на служебни задължения, извадка от която има във всеки отдел за персонал.
Външното отчитане надхвърля границите на структурната единица и се изпраща от името на главата му до нейния висш ръководител. Ако вътрешният може да бъде съставен на обикновен лист с размер А4, тогава външният се изпраща само на бланка и се удостоверява с печат, ако има такъв, в устройството. Но и двата вида трябва да бъдат съставени строго според GOST, в противен случай не могат да бъдат прикачени към общата документация на предприятието.
принадлежности
Според GOST всяка проба от бележката трябва да съдържа определени подробности, без които документът престава да бъде такъв.
Докладът започва с подробности, указващи наименованието на предприятието или неговия структурен звено. Освен това, както в изявлението, има заглавие, посочващо адресата и автора на бележката. Много е важно да посочите пълното име на техните постове.Името на документа е написано на нов ред и непосредствено под него е неговото заглавие, което започва с думите "Относно ..." или "О ...". Това веднага подготвя читателя за това какъв вид информация е представена в тялото на документа. Основната част се състои от две условни секции. Първият излага цялата същност на инцидента, а вторият дава препоръки или съставя петиция за предприемане на действия по горната причина. Докладът се затваря от датата и подписа на съставителя с неговото тълкуване.
Лица, които имат право да изготвят доклади
Всеки в предприятието трябва да знае как да напише отчет на служителя или при инцидента. От това зависи дали ще бъде законно и дали всички последващи действия ще излязат извън обхвата на закона.
Всеки, който има подобна нужда, може да състави такъв документ. Служителите на ниско ниво по-често представят информационни бележки за напредъка на изпълнението на задачите, командировките и инспекциите. По-рядко те пишат доклади на колегите си за неизпълнението им.
Но ръководителите на отдели често наблюдават трудовата дисциплина. Неговото нарушение става причина за финансови санкции. Но за тяхното назначаване е необходимо да се предоставят силни аргументи.
По правило заедно с меморандум се изпраща обяснително писмо до управителя, което посочва добри или не много добри причини за инцидента. Въз основа на тези два документа се съставя подходящ ред за предприятието.
Доказателство за осъществимост
Във всеки отдел за персонал, във всеки счетоводен отдел има извадка от бележка. Този документ служи като достоверно потвърждение, че определени действия са извършени разумно.
В държавните предприятия често се извършват проверки от служби на различни инстанции. Всички те са предназначени да потвърдят легитимността на паричния поток на бюджетните средства. Неразумното начисляване на премия или приспадане от заплатите е сериозно нарушение, което води до санкции.
Но наличието на меморандум, по отношение на който са предприети правни действия, служи като сериозно оправдание за този или онзи факт. Бележката може да бъде аргумент дори в процес на изпитване, ако е съставена във форма и се одобрява от адресата, който е получил и запознат с неговото съдържание.
Преобладаване на бележките
Исторически се случи така, че формата на меморандума, извадка от който е дадена в тази статия, изобщо не се вкорени в частния бизнес. В фирми и предприятия, собственост на частни лица, по-често се решават производствените въпроси устно или чрез съставяне на поръчки. Това се дължи на факта, че бизнесът има значително по-малко външни органи, които го контролират, за което не е необходимо да се отчита законността на определени действия. Но тук има място за доклади, свързани с финансовия оборот, тъй като все още съществува контрол от страна на данъчните власти.
В държавните институции бележките са често срещано явление. Те позволяват на всеки подчинен да бъде презастрахован, прехвърляйки заедно с документа отговорността за решаването на проблема на непосредствения си началник.
Примерно известие за служители
Фактът за неизпълнение на служебни задължения или нарушаване на трудовата дисциплина от служител се съставя най-простият доклад.
Започваме документа с името на звеното: „Информационен отдел на Института за земеделски изследвания“. След това пишем шапка: „На началника на информационния отдел Иванов И. I. от програмиста на трето ниво Петров П. П.“
В основната част на доклада излагаме същността на бележката: „Предлагам на вашето внимание, че младшият програмист Сидоров Иван Иванович дойде на работа на 02.02.2011 г. късно в 2 часа и в състояние на силна интоксикация.Нарушителят не представи валидни причини и доказателства, но реагира на искането с открита грубост, адресирана до мен. С оглед на редовността на подобни нарушения на трудовата дисциплина предлагам да се вземат подходящи наказания с порицание и приспадане на глоба, равна на заплащането на труда му за 2 часа от заплатата, през която И. Сидоров не е бил на работа. "
Докладът е затворен по дата и подпис с дешифриране.
Препоръки за съставяне
Ако внимателно разгледате всеки примерен доклад, става забележимо, че всички те са проектирани в строг официално-бизнес стил. Няма смисъл да се отклонявате от него и да влизате в подробности с тяхното описание в разговорен стил. Колкото по-ясен и сбит е текстът, толкова по-близо е до настоящия доклад.
Не забравяйте да анализирате описания инцидент и да дадете своите препоръки по този въпрос. Това не означава, че ще бъде така. Ръководителят има право да реши какъв вид санкции да предприеме, но по-често се съгласява с предложенията на съставителя на доклада, тъй като няма време да задълбочава всички подробности.
Не забравяйте, че меморандумът е пълноправен правен документ, за точността на който потвърждавате собствения си подпис.
