През последните няколко години се наблюдава стабилна тенденция към увеличаване на броя на предприятията, издаващи корпоративни банкови карти. Това се дължи на факта, че те са много удобни за използване за изплащане на текущи разходи, по един или друг начин, свързани с икономическите дейности на институциите. Въпреки нарастващата популярност, делът на техните емисии е сравнително малък, така че те не могат да бъдат наречени масов продукт.
Разновидности на корпоративни карти
По правило те се използват от големи организации, които работят в тясно сътрудничество с чуждестранните компании. Институцията подписва договор с банката, въз основа на който се отваря корпоративна карта за физическо лице, което впоследствие ще плаща за нейното представителство и пътни разходи с нея. Съгласно условията на споразумението служителят на компанията, на чието име е открита сметката, има пълното право да се разпорежда с наличните средства. Днес има два вида корпоративни карти:
- кредит, чрез който се извършват сетълменти за сметка на средствата, предоставени от банката при условията на договор за заем;
- сетълмент - всички изчисления се правят за сметка на периодично попълване на собствени средства на предприятието.
По искане на клиента корпоративната банкова карта може да има фиксиран лимит в брой. Минималният баланс може да се използва само в изключителни случаи. Това условие трябва да бъде посочено в договора. Освен това, за един или повече служители може да бъде открита корпоративна карта. В зависимост от размера, вида дейност и дейността на компанията, банката избира оптималната форма на организация на изплащане на текущи разходи.
Какви са функциите на корпоративна карта?
На първо място, използването му позволява значително да се намали времето, необходимо на един счетоводител да обработи издаването или връщането на средства на отчетните лица. Също така командированият служител на предприятието спестява време и пари за деклариране на средства при преминаване на митнически контрол. Корпоративната карта ви позволява да установите строг контрол върху това как отчетливо лице харчи пари. С негова помощ се изплащат туристически списъци, комунални услуги и разходи за хотелиерство.
Правила за отваряне
Представителят на компанията трябва да се свърже с избраната банкова институция и да подаде заявление за корпоративна карта, въз основа на което ще бъде подписано споразумение за откриване и последващо обслужване на сметка. Освен това компанията трябва да предостави на банката списък със служители, на чието име ще бъдат отворени картите. Бъдещите собственици трябва да напишат заявление, за да ги получат. Всичко по-горе трябва да бъде придружено от пакет документи, необходими за откриване на текуща сметка.
Счетоводство на корпоративни карти
Основата за счетоводен контрол върху паричния поток е банково извлечение или данни от електронен журнал в системата „Клиент-Банка“.
Откривайки или закривайки сметка, компанията е длъжна да уведоми данъчната служба за това в рамките на седем дни. В противен случай той е изправен пред значителна глоба. В счетоводната политика на компанията трябва да се предвидят лимити върху картата, списък на документация за предварителни отчети, списък на разходите и операции, разрешени на служителите, както и сроковете и процедурата за отчитане.
Основни предимства за компанията
Корпоративната карта дава възможност да се постигне значително намаляване на времето и оперативните разходи за издаване на отчетните пари. Той спестява на ръководството на предприятието от необходимостта да получава и съхранява в банковата институция сумите, предназначени да плащат за представителство, пътни и домакински разходи. В допълнение, компанията, която е издала корпоративната карта, значително улеснява работата по счетоводството и има намаление на броя на отчетната документация.
Компанията получава възможност да контролира разходите на служителите не само чрез банкови извлечения, но и чрез ограничаване на разрешените операции. Ако служител, който е в командировка спешно се нуждае от допълнителни средства, компанията може да попълни сметката по всяко време. За да се гарантира безопасността на средствата при изгубена карта, споразумението предвижда възможност за блокирането й чрез телефонно обаждане на собственика. При преминаване на държавната граница средствата на разплащателната карта не е необходимо да се декларират. Освен това по време на чуждестранни командировки притежателят на картата елиминира необходимостта от закупуване на чужда валута. Всички операции, извършвани в чужбина, подлежат на автоматично преобразуване.
Как да използвате корпоративна карта?
Използването на такива карти се регулира от правила, които се прилагат за всички служители на определена организация. Разпоредбите за употреба трябва да включват следните елементи:
- процедурата за действие в случай на загуба;
- изисквания за осигуряване на ПИН информация;
- ориентировъчен списък на документацията, приета като доказателство за разходи;
- периодът, през който служителят е длъжен да изготви и представи отчет за разходите с приложени към него документи, които потвърждават направените разходи.
За да уведомите служителите какво може да послужи като доказателство за разходите, можете да създадете специален албум от образци и да го прикачите към наредбата за използването на карти. Желателно е правилата да предвиждат ограничения за допустими разплащания по карти, списък на операции и разходи, които могат да бъдат извършени от служител. Списъкът с разрешени операции може да варира в зависимост от територията на държавата, в която е регистрирана компанията. Ограниченията на сетълмента могат да варират в зависимост от позицията, която държи притежателят на картата. Освен всичко друго, в устава трябва да се посочи периодът от време, в края на който служителят трябва да върне картата, както и степента на отговорност и процедурата за обезщетение за неспазване на установените правила.
Цени на услугите
Всяка банка самостоятелно определя таксата за отваряне и последващо обслужване на корпоративна карта. В повечето случаи той практически не се различава от стандартните тарифи, приложими за физическите лица.
В процеса на регистрация клиентът има право да избере клас на карти. Изработката на незабавни, неперсонифицирани карти обикновено отнема не повече от половин час, докато издаването на престижни имена карти може да отнеме няколко работни дни.
