Много предприятия имат отговорни служители. Тази категория служители има редица задължения към компанията. По-специално те трябва да отчитат парите, които получават за административни, битови и други разходи. Нека разгледаме по-нататък как се провежда счетоводството, разчетите с отговорни лица. 
Обща информация
Когато на служителите се дават пари за закупуване на офис консумативи, служителите се изпращат в командировка или се таксуват с плащането на услугите на трета компания в брой, служителите действат като отговорни лица. Отчитане на суми имат цел. За документиране на операции, такива форми като T-9, T-10a и T-10, както и f. AO-1. Отразява информация за средствата, използвани от отговорни лица, резултат 71 в кореспонденция с други статии.
нюанси
Кой може да извършва разходи с парите на предприятието? Отчитащите се лица са изключително служители на предприятието. Аутсайдерите не могат да действат в това си качество. Всъщност всеки служител на компанията може да бъде отговорен. Въпреки това, като правило, кръгът от такива служители е ограничен. Всъщност предприятието не се нуждае от всеки служител, който да разпределя средства.
Времето
Ако отговорните лица получават пари, тогава се посочват за какви цели са предназначени и за какъв период. В рамките на три дни след изтичането на този период служителят трябва да върне баланса. В същото време той отчита къде са били прекарани. Ако срокът на поръчката не е определен, тогава тя се счита равна на три дни от датата на издаване на парите, а за бизнес пътуващите - три дни от датата на връщане. Ако пътуването е било в чужбина, тогава периодът се увеличава до 10 дни.
Правилата
Процедурата на касата предвижда изискване, докато има дълг на отговорни лица (не е предоставена информация за по-рано издадени средства), нови аванси не им се отпускат. Като правило се препоръчва да се одобри списъкът на такива служители със заповед на ръководителя. В акта се посочват какви суми и кога са издадени, както и периодът, в който е необходимо да се отчитат за тях.
Обосновка на разходите
Парите се получават от онези служители, които се нуждаят от тях, и за такъв период, който се счита за разумен. Законодателството не предвижда никакви ограничения по тези въпроси. При издаването на средства обаче, мениджърът трябва да се ръководи от здравия разум и необходимостта от производство. Например, на служител може да се даде 60 хиляди рубли. за закупуване на компютърна техника или пътуване в командировка за сключване на изгодна сделка. Но ако същата сума ще бъде предоставена на служителя за закупуването на канцеларски материали, тогава това може да предизвика съмнение сред регулаторните органи. По време на одита най-вероятно ще се предположи, че фирмата е издала на служителя заем по този начин. Съответно, компанията ще бъде призната за данъчен нарушител, защото ще намали основата за данък върху доходите на физическите лица.
Дизайн последователност
Като отразява сетълмента с отговорни служители, първата операция трябва да бъде издаване на средства, а втората - отчет. Често в предприятията се прави доста сериозна грешка. Първо служителят придобива нещо, след това отчита за покупки и му се възстановяват разходи. Тези суми, както и самият служител, не са отговорни. Всъщност в такава ситуация фирмата не е инструктирала служителя, съответно не му е дала пари.Служител харчи парите си, придобива нещо върху тях и след това компанията купува материални активи от него. В този случай не може да се говори за отчетност. Сключва се сделка - предприятието придобива собственост, която му принадлежи от своя служител. 
фундамент
Отчитащите обикновено получават пари от касата. За това е необходимо да има причина. Като един от тях може да бъде например редът на главата. Актът посочва необходимостта редовно или по едно време да се издават средства на конкретен служител. Управителят може също да посочи „плащане“ или „издаване“ на някакъв документ. Например, може да бъде бележка. Такава резолюция се поставя от ръководителя или неговия заместник, директора на клона или главния инженер и т.н. Други служители могат да поръчват средства само ако имат съответните правомощия.
документи
В графика на работния процес и счетоводната политика е необходимо да се създаде списък на ценните книжа, в съответствие с който счетоводният отдел ще издава варанти за издаване на средства. Предварителният доклад (f. AO-1) действа като основен документ. Използва се и пълномощно. Това е документ, предоставящ на приносителя правото да изпълнява посочените в него действия от името на субекта, който го издава. Ако пълномощното бъде изписано за служителя, той ще извършва операции от името на компанията. Съответно всички документи, които той ще получи, се изпълняват от името на компанията. Ще му бъде издадена фактура, товарителница и други документи, които му позволяват да представи компенсации по ДДС. При липса на пълномощно служителят се възприема от други компании като частно лице. В този случай той ще получи продажби и касови чекове. Въпреки това, перфектните разходи могат да бъдат приети от компанията. 
Пълномощно
Документът се изпълнява в едно копие. Пълномощното трябва да се регистрира в съответния журнал и да се предаде на служителя. Счетоводителят запазва гръбначния стълб на документа, върху който са посочени детайлите. Поради факта, че служителят действа от името на предприятието в друга фирма, пълномощното ще остане там. След като служителят се върне, счетоводителят ще направи бележка в гръбначния стълб за изпълнението на поръчката. Документът посочва валидността и датата на издаване. Ако периодът не е определен, той ще бъде валиден за година.
При липса на дата на издаване, пълномощното се счита за невалидно. За регистрация получаване на материални активи, приложени f. М-2.
Лица, докладващи: публикации
Помислете за някои от записите, които счетоводителят прави:
- Db sc 71 cd 50 - издаване на средства от касата за бизнес разходи или командировка.
- Db sc 60 cd 71 - погасяване на дълг на служителите към предприятието от името на работодателя.
- Db sc 10 cd 71 - придобиване на материални запаси.
- Db sc 20 (26, 44) Cd 71 - отписване на разходи, направени от служителя за сметка на / пътни разноски.
- Db sc 50 cd 71 - възстановяване на остатъка.
доклад
Попълва се от самия служител, а не от счетоводителя. Често поради тази причина в много предприятия кръгът от служители, на които са дадени инструкции, свързани с паричните плащания, е много ограничен. Не всеки служител може веднага да издаде акт без грешки. Тук си струва да се каже, че много отговорни лица попълват формуляра, използвайки програмата 1C. След това документът се отпечатва и подписва. Отчетът се представя в счетоводния отдел заедно с всички документи, потвърждаващи разходите. Специалистът ги приема и разкъсва разписката по линията на рязане от формата. Счетоводителят трябва да го попълни и да го предаде на отчетния служител. Тази разписка служи за потвърждение, че служителят е предал всички необходими документи. От този момент отговорността за тях се прехвърля върху счетоводителя. 
заключение
Отчет за разходите трябва да бъдат представени на мениджъра за подпис. Без него счетоводителят няма право да приеме документа. След подписването на акта служителят ще се счита за отговорен на компанията за издадената сума. Ако се окаже, че средствата не са върнати, служителят ги превежда в касата. В някои случаи той може да прехвърли дълга към ведомостта.
