Нови правила за офиса

Правилата на офисната работа във федералната изпълнителни органи властите не продължават да работят с актове, които съдържат държавна тайна, Въз основа на изискванията, упълномощената структура разработва насоки за попълване, поддържане и съхраняване на документи. При одобряване на правилата за работа в офиса те се съгласуват с ръководството на държавния архив.

Създайте актове

Правилата на чиновническата работа във федералните изпълнителни органи предписват тези структури да могат да използват специални формуляри, стандартни хартиени листове във формат A5 или A4. Разрешено е създаването на актове в електронен вид. Независимо от формата, документът трябва да съдържа необходимите данни, които са разположени по предписания начин. Формите се разработват в съответствие с техния ъглов или надлъжен правопис. В първия случай детайлите са разположени в горния ъгъл вляво от листа. С надлъжния метод те се поставят в центъра на формата отгоре. Правилата на деловодството в документите позволяват използването на шаблони при подготовката на електронни актове. На всеки лист трябва да има отстъпи: най-малко 20 mm отляво, най-малко 10 mm отдясно и 20 mm отгоре и отдолу. Електронните шаблони и образци на формуляри трябва да бъдат одобрени от ръководителя на изпълнителната федерална власт.

принадлежности

Правилата за документиране на документи определят, че актовете трябва да бъдат присъствани от:

1. Държавна емблема на Русия.
2. Името на структурата, съставляваща акта.
3. Името на структурната единица.
4. Името на длъжността на упълномощеното лице, което прави документа.
5. Референтна информация за структурата.
6. Името на типа документ.
7. Дата на съставяне.
8. Регистрационен номер.
9. Връзка към данните на входящия акт.
10. Място на публикуване (компилация).
11. Лента за ограничаване на достъпа до съдържание.
12. Адресат на акта.
13. Лешояд на одобрение.
14. Резолюция (инструкции за изпълнение на акта).
15. Текст.
16. Референтен знак.
17. Запишете за приложението.
18. Подпис (бележка за електронен подпис).
19. Лешояд при одобрение.
20. Visa.
21. Местоположение за печат
22. Запис на художника.
23. Бележка за прилагането на акта и изпращането му до бизнес.
24. Запис на получаване на документа.
25. Връзка към акта.

Съставът на детайлите се определя в съответствие с вида и целта на акта. Общите правила на документите определят, че одобрението на хартията се удостоверява с визата на упълномощен служител. Тази разпоредба се прилага за вътрешни актове на структурата. Координацията на документите, изготвени във федералната изпълнителна институция с други държавни органи, се удостоверява с подпис, печат, протокол или писмо.

Доставка, получаване и регистрация на актове

В деловодството на изпълнителните федерални органи се използват следните документи:

1. Входящи.
2. Изпратени.
3. Вътрешен.

Изпращането и доставката на актове се извършва с помощта на далекосъобщения, поща, куриерска услуга. Общите правила на документацията предписват първоначалната обработка на входящите документи. След него се извършва регистрация и предварително разглеждане на актове за по-нататъшно прехвърляне на тяхното управление. Първоначалната обработка на ценни книжа включва проверка на правилната доставка, наличие на документация и приложения. Домакините специалисти също сортират сертификати за и не подлежат на регистрация. Последното се извършва в деня на получаване, подготовка (подписване или одобрение) или на следващия ден (работен ден), освен ако със закон е предвидено друго.

Прехвърляне към структурни звена

Правилата за чиновническа работа във федералните власти предвиждат актовете след регистрацията да бъдат представени на ръководство за разглеждане. Допуска се обаче изпращането на ценни книжа на друго длъжностно лице. Това изисква публикуването на съответното решение от ръководителя. Документите или техните копия с резолюции (инструкции за изпълнение) трябва да бъдат предавани на отговорните лица от службата за управление на офиса. Оригиналният акт се изпраща до структурна единица върху която е поверено неговото изпълнение. Ако няколко отдела действат като изпълнители, оригиналът се прехвърля на отговорните от тях, а останалите получават копия. Ако упълномощеният орган има достъп до електронно копие, оригиналният акт може да остане в службата за регистрация, ако това е посочено в съответните наредби.

Представяне на актове

След подписване от ръководителя на изпълнителния орган или друг упълномощен служител документите се прехвърлят на служителите на офис отдела. Последните извършват своята регистрация и изпращане. Правилата за чиновническа работа в изпълнителните органи задължават служителите да проверяват правилността на съставянето, пълнотата и съответствието на броя копия на пощенския списък. Неправилно попълнените актове трябва да бъдат върнати на звената, отговорни за тяхното изпълнение. Ако в тях няма нарушения, документите трябва да бъдат изпратени в деня на регистрацията им или на следващия ден (работен ден). Прехвърлянето на документи от една структурна единица в друга се извършва чрез офис отдела.

Счетоводни функции

Основните правила за работа в офиса включват процедурата за обобщаване на информация за входящи, съставени, изпратени актове. Анализът и систематизирането на информацията се извършва от отговорния отдел. Докладите се предоставят на ръководителя на изпълнителния орган по посочения от него начин. За записване и търсене на актове в електронна база данни се прилага задължителна информация за актовете, в съответствие с приложението. Разрешено е използването на допълнителни данни.

Документален фонд

Той се формира от актове, използвани в работата на държавната структура. Изпълнителният федерален орган, съгласувано с архивния отдел, разработва и одобрява списък с документи, създадени по време на неговата работа, както и функционирането на подчинените му институции. Освен това за всеки акт е посочен периодът на съхранение. Изпълнителният орган разработва и шаблони за албуми за унифицирани форми, генерирани документи. Служителите, отговорни за тази дейност, я координират с ръководителя на структурата. Правилата на документацията предписват формирането на номенклатура от актове. Отговорните служители трябва да осигурят тяхната безопасност, отчитане и прехвърляне в архива.

номенклатура

Правилата на документацията включват нейното формиране в задачите на регистриращото структурно звено. номенклатура:

1. Съставен въз основа на счетоводната информация на отделите.
2. Одобрява се от ръководителя на изпълнителния федерален орган. В този случай трябва да се извърши предварителна координация с експертната комисия. Одобрението се извършва не по-късно от края на текущия период. Номенклатурата влиза в сила от началото на следващата година (от 1 януари).
3. Веднъж на всеки 5 години той се одобрява от Комисията за проверка на експертите по държавните архиви. Актовете на архивния фонд, създадени по време на работата, се прехвърлят към него за постоянно съхранение.
4. При промяна на структурата или функциите на федералния орган органът трябва да бъде съгласуван с експертната комисия.

Имената на секциите от номенклатурата са наименованията на структурни единици.

Специфики за съхранение

При формирането на случаите те се разпределят в зависимост от продължителността на съдържанието в архива. Има категории за постоянно и временно съхранение.Правилата за управление на персонала предвиждат период от повече от 10 години за документи за персонала. Времето за временно съхранение може да бъде по-малко от определената стойност. Случаите от датата на тяхното формиране до предаването им в архива или унищожаването се съдържат в структурните звена на мястото на съставяне. Документи могат да се издават за временно ползване на служителите за период, определен от ръководителя на институцията. След изтичането на този период те подлежат на връщане. Други държавни агенции издават актове в съответствие с писмените си искания с разрешение на ръководителя на изпълнителния федерален орган или неговия заместник. В изключителни случаи се разрешава изваждането на ценни книжа от постоянно съхраняване. В същото време правилата за работа в офиса пред федералните органи предписват да се остави копие от документи, заверени по установения начин, както и акт за причините за издаване на оригинали.

Трансфер до архива

Случаите с временен (повече от 10 години) и постоянен период на съхранение се изпращат не по-рано от една година, но не по-късно от три години от датата на приключване на тяхната духовна служба. Прехвърлянето на ценни книжа се извършва в съответствие с материалните запаси. Случаите, чийто временен период на съхранение е по-малък от 10 години (включително), не се прехвърлят в архива. В края на посочения период те подлежат на унищожаване. Основата за съставяне на материалните запаси е номенклатурата на делата.

Характеристики на работа с електронни актове

Правилата на управление на офиса установяват, че създаването, обработката и съхранението на информация може да се извършва в информационната система на държавната структура. В този случай електронните актове трябва да бъдат съставени в съответствие с изискванията, приложими към актовете на хартия. Те също трябва да имат необходимите данни, с изключение на Държавния герб на Русия. Съставът на електронните актове се определя от списъка с документи, чието проектиране, съхранение и последваща употреба се осъществява изключително в цифрова форма при организиране на вътрешната работа на структурата. Този списък се разработва в съответствие с препоръките на Държавния архив. Списъкът на актовете, съставянето, съхраняването и последващото им използване ще се извършва в цифров вид, се утвърждава от ръководителя на институцията в съгласие с архивния отдел.

Електронна обработка на актове

Документите трябва да бъдат подписани от квалифициран подобрен цифров подпис на упълномощено длъжностно лице. Изпращането и получаването на електронни актове се извършва от службата по регистрация на институцията. След получаването на документа службата за управление на офиса трябва да провери валидността на цифровия подпис. Електронните актове, включени в информационната система, получават данни за регистрация и регистрация. Те осигуряват управление на документи. Освен всичко друго, тя включва търсене, достъп, съхранение, контрол, употреба и др. Регистрацията на актове, получени на хартия, се извършва с формирането на електронно копие. Номенклатурата показва, че случаят се води в цифров формат. Това е посочено в заглавието или в полето "Забележка". След прилагането или изпращането, електронните актове се съхраняват за периодите, установени за подобни случаи, изпълнени на хартия. В края на периода информацията, съдържаща се в цифров вид, се унищожава.

насоки

Те са описани в съответните инструкции. Правилата за документи са основа за разработването на насоки и други местни актове, които управляват технологията за работа с документи в институцията. Те определят техники, процедури за съставяне, процедурата за работа с данни. Действайки въз основа на правителствен указ № 477, правилото за водене на отчетност се конкретизира за всяка държавна структура с точно такива местни актове.

Функции за развитие

При съставяне на Методическите препоръки се вземат предвид настоящите правила за работа на офиса на РФ. Длъжностните лица, отговорни за разработването, трябва да се ръководят от Типовите регламенти и да координират проекта с архивната публична институция. В съответствие с GOST R ISO 15489-1-2007 всяка институция трябва да определи и фиксира вътрешните правила за работа в офиса. Тяхната цел трябва да бъде формирането на система за управление с надеждни, автентични и използваеми актове, които могат да подкрепят бизнес дейността през необходимия период от време.

Съдържание на препоръките

Структурата на текста не се регулира от регламенти от междусекторно значение. Обикновено препоръките включват общи разпоредби, раздели по теми и приложения. В първия блок определете:

1. Обхват на препоръките. Например: "Инструкцията се прилага за цялата документация на институцията."
2. Отговорност за неспазване.
3. Звеното, което отговаря за осигуряването на еднаква процедура за съставяне на актове и работа с тях, всички останали отдели.
4. Регулаторната рамка.

Секции

Обикновено започват с правилата за организиране на документи. Този раздел предоставя класификация на актовете, които се използват при осъществяването на информационни, административни и други дейности в институцията. Следващият параграф определя основните изисквания за хартия. Всяко правило за управление на офиса се определя от отделен параграф. Това включва и процедурата за наблюдение, координация, подписване. Правилата също са зададени в този блок:

1. Регистрация и сертифициране на копия (заявления).
2. Използване и съхранение на печати, формуляри, печати.
3. Работа с актове на лица, отговорни за тяхното изпълнение.

В този раздел могат да присъстват и други елементи. Например съдържанието може да се разшири, за да включва подготовката на актове на колегиална структура, заместник-ръководители и др. В раздела "Управление на документи" определете:

1. Процедурата, в съответствие с която се извършва приемането, обработването и разпространението на входящите актове.
2. Правила за транспортиране и трансфер от една единица в друга.
3. Основни случаи на движение на актовете.
4. Правила за подготовка и изпращане на изходяща документация.
5. Процедурата за регистриране на обема на актовете.

Раздел "Регистрация" определя:

1. Правила, според които на входящите, вътрешните и изходящите актове се определят номера.
2. Методи, формуляри и срокове за регистрация.
3. Процедурата за актове за индексиране.

В раздел "Справочна работа" са фиксирани:

1. Принципите на формирането на референтна система в институцията.
2. Описание на файлови шкафове, бази данни и други източници.
3. Технология за осъществяване на дейности по извличане на информация.

Раздел „Контрол върху изпълнението на документите“ определя:

1. Видове актове, които подлежат на задължителна проверка.
2. Процедурата, в съответствие с която документите се поставят под контрол.
3. Правила за извършване на проверки. Форми на карти, използване на специални марки и т.н. могат да бъдат описани тук.
4. Отговорности на изпълнителите.
5. Типични срокове за изпълнение на актовете.
6. Процедурата за събиране на контролна информация.
7. Правила, в съответствие с които ръководството ще бъде информирано за извършените проверки.

Разделът „Онлайн хранилище“ включва информация за:

1. Процедурата за съдържанието на актовете. Инсталира се както за услугата за управление на офиса, така и за други структурни звена.
2. Отговорност на конкретни длъжностни лица за осигуряване на безопасността на актовете.
3. Правилата, в съответствие с които се извършва формирането на определени категории документи в бизнеса.
4. Процедурата за разработване и последващо използване на номенклатурата.
5. Правила за индексация и систематизация на случаите.

В раздел "Подготовка за доставка в архива" са определени:

1. Редът на изследването.По-специално е описана технологията за подбор на документация за последващо съхранение и унищожаване.
2. Процедурата за подготовка на актове за архивиране.
3. Изисквания към дизайна и описанието на прехвърлените каси.
4. Процедурата, в съответствие с която отговорните лица предават и приемат актове.

В зависимост от възприетата технология, спецификата на дейността, условията на работа, състава на секциите може да се допълва и променя. Така например в инструкцията можете да включите блокове, които определят процедурата за работа с призивите на гражданите, актове с ограничен обхват, техническа поддръжка за обучение (стенограма, печат, звукозапис и т.н.).

приложения

Те трябва да включват най-много референтни и илюстративни материали. Трябва да се систематизира в съответствие с реда на секциите. В Приложенията има схеми за документооборот, примери за печати и печати, образци на формуляри, изпълнение на определени видове актове, списъци с контролирана документация, форми на нейното счетоводство и т.н.

заключение

Настоящите официални правила за работа в офиса позволяват ясна процедура за работа с актове от различно естество, използвани в изпълнителните органи на федералното правителство, както и в други държавни институции. Те установяват ключови изисквания към служителите, отговорни за съставянето и регистрирането, получаването и изпращането на документи. Правилата определят и процедурата за работа с електронни форми на документи, информационни бази данни. Всяка конкретна институция ги детайлира, разработвайки местни документи. Като един от тях е инструкция за документи. Той трябва да отразява целия процес на работа с актове, технологични операции, разположени в логическа последователност. Инструкцията регламентира дейностите не само на офис службата. Тъй като актовете се преместват между структурните подразделения, служителите им също трябва да бъдат запознати с установената процедура. Разработването на местни регулаторни документи се извършва от службата за управление на офиса. В същото време в процеса участват служители на архивните и правни отдели. Проектът трябва да бъде съгласуван и подписан от ръководителя на институцията. Шефът издава заповед, в съответствие с която инструкцията влиза в сила. Във всички структурни звена той трябва да се използва като нормативен акт. Освен това разпоредбите му трябва да бъдат ясно и ясно формулирани за служителите. В съответствие с нейните разпоредби и изисквания институцията ще съставя, регистрира и разпространява документи.