Структурното звено е структурна част на организация, която изпълнява определени производствени или функционални задачи в рамките на устава и длъжностните характеристики на служителите.
Правни аспекти на работата на структурните звена
Структурната единица не може да се разглежда отделно от предприятието, тъй като не е надарена с юридическа или икономическа независимост. В съответствие със закона могат да бъдат разграничени следните характеристики на тези структурни звена:
- ако ръководството на предприятието е решило, че е необходимо да се създаде структурна единица, няма нужда или задължение да докладва това на органите по регистрация;
- не се изисква регистрация в данъчни органи, пенсионни и осигурителни фондове;
- не се поддържат отделни счетоводни документи за структурното звено и неговите дейности се отразяват в общия баланс на организацията;
- на тази връзка не е присвоен отделен статистически код;
- не е разрешено откриването на отделни банкови сметки за структурно звено.
Наредби за поделенията
Дейностите на структурното звено се осъществяват въз основа на специална разпоредба, която се разработва от ръководството на предприятието в съответствие с установените законодателни норми. Документът съдържа следните основни раздели:
- общи разпоредби, които описват самото предприятие, както и намеренията за създаване на специфична организационна структура;
- преглед на броя и състава на персонала като цяло и за всяко звено;
- функции, които трябва да изпълнява структурна единица;
- определяне на целите на неговите дейности, както и определяне на цели, които ще осигурят тяхното постигане;
- назначаване на ръководството на звена, както и определяне на техническото задание;
- описание на механизмите на взаимодействие между структурните звена, както и с ръководните органи;
- определяне на отговорността на звеното като цяло, както и лично на ръководителя и отделните служители;
- процедурата за ликвидиране на структурната връзка, посочваща процедурата, както и съществени причини.
Изисквания към структурните звена
За да се гарантира непрекъснатата ефективна работа, структурното звено трябва да отговаря на редица задължителни изисквания, а именно:
- подчинението трябва да бъде централизирано, тоест всеки служител трябва да бъде пряко отчетен пред ръководителя на това структурно звено, което от своя страна редовно се отчита пред генералния директор;
- работата на звеното трябва да бъде гъвкава, с възможност за бързо реагиране на всякакви промени както в организацията, така и във външната среда;
- работата на всяко структурно звено трябва да бъде строго специализирана (тоест връзката трябва да отговаря за определена област на дейност);
- натоварването на един лидер не трябва да бъде твърде голямо (не повече от 20 души, ако говорим за средната връзка);
- Независимо от функционалното си предназначение, звеното трябва да осигури всички възможни начини за спестяване на финансови ресурси.
Функции на структурните звена
Всяка структурна единица на организацията е призвана да изпълнява определени функции, отразени в съответната разпоредба. Съдържанието им зависи от обхвата и вида дейност на връзката. Когато разработвате функции, насоките трябва да се основават на следните изисквания:
- формулирането на функции предполага едновременното формулиране на задачите за тяхното постигане;
- определянето на функциите в документа се извършва в низходящ ред (от основен до вторичен);
- функциите на различни структурни звена не трябва да се припокриват и да се повтарят;
- ако връзката има определени връзки с други структурни звена, тогава техните функции трябва да бъдат координирани, за да се избегнат противоречия;
- всички функции на звена трябва да имат ясен цифров или временен израз, за да осигурят възможност за оценка на качеството на работа;
- при разработването на функции трябва да се внимава те да не надхвърлят правомощията или правата на управление.
Управление на отдела
Подобно на предприятието като цяло, всички негови връзки се нуждаят от ефективно управление. Пряката отговорност за изпълнението на тази задача е на ръководителя на структурното звено. Заслужава да се отбележи, че методологията и моделите за управление могат да бъдат избрани от местните власти независимо или делегирани отгоре.
В зависимост от сферата на дейност на звеното, както и обхвата на отговорността на ръководителя, последният има право да делегира определени правомощия на своите подчинени. В същото време трябва да се спазва строга система за отчитане и контрол. Крайната отговорност за резултатите от работата е изцяло на ръководителя.
Дейностите трябва да се организират, както следва:
- в началото на периода лидерът извършва планиране, което е фиксирано в съответните документи;
- след това има непрекъснат мониторинг на резултатите от работата, за да може своевременно да реагира на отклонения;
- в края на отчетния период се извършва проверка за съответствие на получените показатели с планираните.
данни
Структурната единица на организацията е нейният основен работен отдел, който изпълнява определени функции, регулирани от съответната разпоредба. Заслужава да се отбележи, че подобно структурно подразделение е препоръчително само в рамките на голямо предприятие, тъй като в малките фирми правомощията могат да бъдат разпределени между отделни служители.
Важно е да се организира ефективно взаимодействие между различните структурни подразделения. Функциите им не трябва да се дублират, както и да си противоречат. Особено внимание се обръща на организацията на лидерството. Шефовете на структурната връзка, въпреки че има широки правомощия по отношение на управлението си, все пак се задължават стриктно да спазват всички разпореждания и изисквания на генералния директор.
