Основни счетоводни записи. Форми на първични счетоводни документи. Основните документи са ...

Първичните документи са материални обекти, в които се натрупват първоначални данни, получени от своя страна по време на наблюдения, развитие, изследвания и други видове човешка дейност. В много области подобни документи действат като основа за отчитане. Нека разгледаме по-нататък какви могат да бъдат формите на първичните документи.

Обща информация

Основните документи са потвърждение за законната валидност на всякакви операции или действия. С други думи, те доказват, че се е случил този или онзи факт. Регистрацията на първичните документи се извършва в момента на действието или операцията. Чрез тези документи се установява отговорността на конкретни изпълнители.

Основни счетоводни документи

Всички стопански операции, извършвани от предприятието, трябва да се записват в оправдателни присъди. Те се приемат за счетоводство, ако са съставени във формуляра, присъстващ в съответните албуми на унифицираните формуляри. Тези списания съответстват на одобреното със заповед на Министерството на финансите № 34 PBU. Допълнителни колони и редове могат да бъдат включени във формулярите на първични счетоводни документи, ако е необходимо. В този случай всички необходими подробности, установени с нормативни актове, трябва да бъдат запазени. Корекциите, които ще бъдат направени във формулярите, се потвърждават от съответните заповеди и заповеди. Формите на първичните счетоводни документи, фиксиращи парични транзакции, не подлежат на промяна.

кодове

Единните първични документи са формуляри, в които се въвежда информация в съответствие с действащите в страната класификатори. Някои кодове нямат препратки към тези стандарти. Те са предназначени да систематизират и обобщават данни по време на обработка от компютър. Такива операции се записват съгласно кодиращата система, одобрена от предприятието.

допълнително

Унифицираните формуляри, разработени директно от самата компания, също могат да бъдат приети за счетоводство. Те също трябва да запазват задължителните данни, предвидени за други видове проби. Самата компания може да разработи списък с първични документи, които не се съдържат в албумите.

Задължителни подробности

Основните документи на организацията трябва да съдържат:

• име;
• дата на съставяне;
• име на фирмата, от чието име се попълва формулярът;
• указание за позициите на лицата, отговорни за операцията и нейното фиксиране.

Всички формуляри трябва да бъдат заверени от онези субекти, чиято информация присъства в тях. Заверяващите документи за първичен подпис действат като доказателство за автентичността и законната валидност на ценните книжа.

Отговорни лица

Основните счетоводни документи трябва да бъдат попълнени своевременно и правилно. Тази задача се изпълнява от лица, които всъщност ги съставят и одобряват. Отговорните служители осигуряват и своевременно прехвърляне на документи в счетоводния отдел за последващо отражение в отчитането. Длъжностните лица са длъжни да въвеждат само достоверна информация във формулярите. Списъкът на служителите, които могат да подписват първични документи, се одобрява от ръководството на предприятието в съгласие с финансовия и сетълмент отдела. Документи, регистриращи бизнес транзакции, свързани с паричния поток, се одобряват директно от директора на компанията.Главният счетоводител също има право да подписва тези документи.

класификация

Първичните документи са формуляри, които се използват в различни области на предприятието. Всички тези документи могат да бъдат разделени на:

1. Организационни и административни. Те включват заповеди, заповеди, пълномощни, инструкции и т.н. Всички те позволяват изпълнението на определени операции.
2. Оневиняващи. Тази категория включва варанти, изисквания, фактури, актове за приемане и така нататък. Всички тези документи са документи на първичното счетоводство на транзакциите. Данните, които съдържат, се записват в съответните регистри.
3. Форми на финансовите отчети. Тези документи се използват за счетоводство.

Някои форми се считат едновременно за оправдателни и разрешителни. Те включват по-специално ведомост паричен разход и т.н.

Духовна работа

В предприятието се разработва специален график, в съответствие с който се определят условията и реда за движение на първичната документация в рамките на дружеството, както и получаването му в счетоводството. След прехвърлянето на ценни книжа във финансовия и сетълмент отдела, те се проверяват. По-специално той се следи:

1. Формата на документа. Оторизиран служител проверява правилността и пълнотата на попълването, наличието на задължителни подробности.
2. Аритметична вярност на изчисленията.
3. Съдържание. Документите не трябва да съдържат вътрешни противоречия, ясно виждат връзката на определени показатели.

регистри

След приемането на основните счетоводни документи информацията от тях се вписва в специални листове. В същото време върху формулярите се отбелязват, като се изключва повторната им употреба. Например се задава дата. Счетоводният регистър се нарича специални листове за въвеждане и организиране на информация. Те се съхраняват в специални списания или книги, на отделни карти и страници, под формата на типограми, които се получават с помощта на компютри. Регистрите могат да бъдат под формата на магнитни ленти, дискети, дискове и други устройства. Фиксирането на стопанските операции се извършва в хронологичен ред. Всички действия са групирани в съответните акаунти.

Видове регистри

Класификацията се извършва на различни основания. Така че по външен вид регистрите са разделени на:

1. Книги (основни, парични).
2. Карти (за счетоводни материали, дълготрайни активи и др.).
3. Списания с отпечатани или не подплатени листове.

В зависимост от вида на произвежданите записи, регистрите могат да бъдат:

1. Систематично (главна книга на сметките).
2. Хронологични (регистрационни книги).
3. Комбинирани (варанти).

По отношение на нивото на детайлност на информацията се разграничават регистрите:

1. Комбиниран (списание-заповед).
2. Синтетичен (главна книга).
3. Аналитичен (карти).

Важен момент

Информацията, която е въведена в първичните счетоводни документи, трябва да се записва по начин, осигуряващ тяхната безопасност за времето, определено за тяхното съхраняване в архивния отдел. Информацията може да бъде в електронен или на хартиен носител. В първия случай компанията е длъжна за своя сметка да произведе копия на документи на хартия. Това е необходимо за предоставяне на информация на други участници в бизнес операции, упълномощени надзорни органи, прокуратурата и съда.

Съхранение на хартия

Преди да се предадат документи в архива, те се групират в хронологичен ред, след това се допълват и преплитат. Всички документи се подават в специални папки. При подаване на документация в архива се попълва съответният сертификат. По време на съхранението на регистрите трябва да се гарантира тяхната защита срещу неправомерно въвеждане на корекции. Информацията, съдържаща се в документите, се отнася до търговската тайна на компанията. Лицата, които имат достъп до такава документация, нямат право да разкриват информация.За нарушаване на търговската тайна отговорните отговарят съгласно законите на Руската федерация. Срокът на годност на първичната документация, в съответствие с чл. 17 Федерален закон "За счетоводството", се създава съгласно действащите правила в предприятието. Освен това периодът не трябва да бъде по-малък от 5 години.

корекции

Ако има грешка в листовете, последните трябва да бъдат коригирани. Поправката в този случай е придружена от обосновка и се удостоверява с подписа на отговорния служител с датата. Не се допускат корекции на банкови и касови книжа. Останалата част от формата за корекция се извършва само по споразумение с други участници в бизнес операциите. Това се потвърждава от подписите на същите служители, които са удостоверили документите. В този случай се посочва датата на корекция. Реквизитите, които ще бъдат коригирани, трябва да бъдат зачеркнати. Линията трябва да е тънка, но ясна, така че да можете да видите оригиналната стойност. На ръка написан до него е отбелязано „Поправено вярвайте“. Корекцията се удостоверява с подписа на служителя, който я е допринесъл, като се посочват неговото име и инициали.

Възстановяване на хартия

Законодателството за счетоводството няма ясни правила, които уреждат процедурата за прекомпилация на документация в случай на нейната загуба. Някои други индустриални разпоредби също определят само периоди на задържане. Поради факта, че законодателството не установява какво точно е необходимо за извършване на компанията при загуба на първичните документи поради независещи от нея причини, в писмото на UMNS са дадени следните препоръки:

1. Назначава със заповед на комисията, упълномощена да проведе вътрешно разследване на причините за смъртта, липсващи документи. При необходимост в състава му трябва да бъдат поканени представители на държавния надзор, разследващите органи и сигурността.
2. Да предприеме разрешени от закона мерки за възстановяване на онези документи, които подлежат на актуализиране и съхранение през установените времеви рамки. Например копия на извлечения за движението на касови сметки могат да бъдат получени от банкови компании за услуги, контрагентите могат да изискват фактури, актове, договори и т.н.

Въпреки това, далеч не винаги компанията има възможност да поиска дубликати на всички изгубени документи. Така, например, това може да се случи, когато има голям брой изпълнители, поради отсъствието на купувачи или доставчици на предварително известни адреси или поради загуба на информация за контакт. По този начин има доста обективни обстоятелства, които могат да създадат определени пречки за възстановяването на документацията. В същото време много мениджъри имат логичен въпрос - трябва ли данъчният орган да бъде информиран за случилото се? Според някои експерти не е необходимо да се уведомява за проверката. Във всеки случай това няма да премахне вероятната отговорност. За липсата на първична документация в законодателството предвижда глоба. Това наказание е установено по-специално в чл. 120 НК.

Възможно решение на проблема

Данъкоплатец, който по една или друга причина е загубил оригиналната документация, може да направи едно от следните неща:

1. Възстановете, ако е възможно (поне частично) хартия.
2. Направете коригиращи записи за разходи, които не са документирани, и отразявайте корекциите в преработена декларация данък върху печалбата за периода. Разходите, които не са сертифицирани от ценни книжа, не се признават като разходи в данъчната отчетност.
3. Позволете на представителите на данъчната служба да установят сумите, които трябва да бъдат внесени в бюджета, когато проверяват. Това става въз основа на данни, държани от предприемача, както и информация за други подобни предприятия. Тази възможност е предвидена в чл. 31, ал. 1, т. 7 от Данъчния кодекс.

Отстраняване на хартия

Тази процедура може да се извърши само от упълномощени органи.Те включват, по-специално, органи за предварително разследване, разследвания, прокурори, данъчни инспекторати, съдилища и полицейски управления. Основната документация е иззета въз основа на решения на тези органи, приети в рамките на закона. Писмото на Министерството на финансите № 16/176 одобрява инструкцията, в съответствие с която се провежда тази процедура. Изземването на документацията се извършва в случай на укриване или подценяване от данъкоплатеца на доходи или други обекти, подлежащи на облагане. И предприятието, и длъжностното лице и гражданинът могат да действат като нарушители. Главният счетоводител или друг отговорен служител на компанията има право със съгласието и в присъствието на представители на органите, които извършват оттеглянето, да направи копия на първичните документи, указващи датата на тази процедура.