Почти във всяка организация, независимо от нейната правна форма и брой служители (дори ако говорим за отделни предприемачи), в процеса на нейната работа в електронните медии се натрупва огромен брой различни бизнес документи, писма, данъчни отчети и друга информация. Почти всички предприятия, които работят повече или по-малко дълго време, рано или късно се сблъскват с необходимостта да систематизират своите архиви.
Някои от документите трябва да бъдат запазени, а някои, напротив, е време да бъдат унищожени. Но какви са сроковете за съхранение на счетоводни документи, след които те могат да бъдат изхвърлени безопасно? Всъщност законодателната ни рамка рядко е снизходителна с нарушаването на такива условия и затова е необходимо да ги знаем.
Разкриването на този брой е посветено на тази статия.
Как да бъде
Трябва да се отбележи, че се предполага, че много документи се съхраняват в продължение на най-малко 75 години, а някои категории отчитане обикновено се препоръчва да не се докосват през цялата работа на компанията. Как да бъдем? В крайна сметка бих искал да се съобразявам изцяло със закона, но в същото време да не усложнявам живота на служителите, отговорни за поддържането на архивните записи!
Преди да отговорим на този въпрос, ще се запознаем с основните регулаторни документи, в които са залегнали основните изисквания, които отчитат срока на годност на счетоводните документи на всички предприятия, независимо от тяхната правна форма, размер и посока на дейност.
Нормативно регулиране на съхранението на документи
Нека разгледаме основните регулаторни документи, които уреждат архивирането в организациите.
Първо, Федералният закон от ноември 2004 г. № 125-FZ. Това е общ документ, той изцяло регулира архивирането у нас. И така, неговите разпоредби говорят за организацията на процеса на съхранение на всички производствени и счетоводни документи, за методите за придобиване и използване на архивите. В допълнение, той законодателно фиксира процесите на взаимодействие между архивните институции и онези граждани, които желаят да използват информацията, съхранявана там.
Разбира се, „Основните правила за работата на архивните организации“ играят огромна роля. Те бяха официално одобрени и препоръчани за използване с решението на Федералния архив, прието на 02/06/2002. Започвайки организацията на архивния отдел в организацията, силно препоръчваме първо да се запознаете с този документ, тъй като той показва най-важните и основни моменти от този вид дейност.
Други документи
За нормалното запазване на важни документи е необходимо да се знае и списъкът на стандартните архивни документи, които се генерират в хода на работната дейност на всяко предприятие. Именно там са посочени периодите на съхранение на счетоводните документи и този документ е одобрен с отделна заповед на Министерството на културата на Руската федерация още през 2010 г. Номер на документа е N 558. От самото му наименование става ясно, че той съдържа списък на основните ценни книжа, които се формират в резултат на стопанската или друга дейност на предприятието.
Наследство на СССР
Наредбата за документите, публикувана от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105, е все още актуална. В рамките на тази разпоредба се установяват както първоначалните условия за съхранение на документите, така и процедурата за тяхното създаване, приемане и използване.
От Данъчния кодекс
В допълнение можете да намерите съответната информация в член 23 от съответния документ. И така, в осмата статия има клауза, която отделно разглежда периодите на съхранение на счетоводни документи, които могат да бъдат използвани за начисляване и удържане на данъци. Те включват ценни книжа, които потвърждават директното получаване на доходи, разходи, както и вече платени данъци в полза на държавата.
И накрая, такава информация е налична във Федералния закон 29 (№ 402-ФЗ от 6 декември 2011 г.) „За счетоводството“. В него можете да намерите периодите на съхранение на счетоводни документи в организации за търговски предприятия.
Какво трябва да се съхранява и за колко време?
Не е изненадващо, че съхраняването на типични счетоводни документи, които се формират в хода на дейност на която и да е организация (всичко това е в гореспоменатия списък) е особено важно. Типичните документи се съхраняват: 1 година, 5 години, 75 години. Някои документи (информация за получаване на средства в особено големи количества) се изискват за постоянно съхраняване.
Групи за съхранение
Професионалните одитори казват, че всички документи, които отразяват счетоводните записи, могат да бъдат разделени на четири основни групи. Ето списък на периодите за съхранение на счетоводни документи:
- Документи, които трябва да се съхраняват постоянно. Те включват всички годишни финансови отчети, както и всички доказателства, получени при регистрация в данъчните власти.
- Група за дългосрочно съхранение (над 10 години). Това са известия, документи, подписани от служителите при съгласие за обработка на лични данни. Данните по самия обект, който даде такова съгласие, трябва да са налични за 75 години.
- Временен тип. Предполага се, че документите от тази група трябва да се съхраняват до 10 години включително. Те включват фактури, както и гаранционни писма.
- Четвъртият сорт включва всички горепосочени документи, които са с изтекъл срок на годност и затова трябва да бъдат унищожени.
Важни нюанси
Важно! Трябва да знаете, че намаляването на срока на годност е строго забранено, но увеличаването на това време е допустимо. Но това се отнася само за онези организации, които извършват много специфични дейности.
И така, срокът на годност на счетоводните документи в LLC, които се занимават с предоставяне на финансови заеми на населението, започва от 75 години. На практика проверяващите организации отбелязват, че такива документи трябва да са на разположение по всяко време, тъй като в случай на искове (например от страна на наследниците), те може да се наложи да бъдат повдигнати дори след този период.
Следователно организацията на номенклатурата, която ще се използва в определено предприятие за организацията на архивния бизнес, е от особено значение. Сега ще разгледаме основните изисквания, които организациите за проверка поставят към конкретни организации, в зависимост от тяхната правна форма на собственост.
Като цяло те не се различават по разнообразие, но има и някои нюанси. По правило те са свързани с размера на дохода, който компанията получава.
Ltd.
Първо, помислете за LLC. Тъй като оборотът на такива предприятия е доста значителен, изискванията към тях са по-строги. Първо, цялата счетоводна и данъчна отчетност трябва да се съхранява най-малко 75 години. В допълнение, срокът на годност на счетоводните документи в LLC може да бъде удължен за неопределено време в случаите, които вече разгледахме по-горе.
Документацията за селища с персонал трябва да се съхранява през цялата работа на конкретно лице в организацията и най-малко 10 години от датата на неговото уволнение. Ако служителят се пенсионира от тази конкретна компания, документите трябва да се съхраняват постоянно, тъй като в случай на искове по отношение на размера на таксите, те трябва да бъдат повдигнати първо.
Фактури, други документи, удостоверяващи сетълмент с доставчици и клиенти, принадлежат към третата група и следователно трябва да се съхраняват до 10 години включително. Както вече казахме, общите финансови отчети трябва да се водят постоянно.
Индивидуални предприемачи
Изискванията към тази категория компании са много по-малко строги, тъй като броят на създадените там документи е много по-малък. И така, какъв е срокът на годност на IP счетоводните документи? Нека разгледаме този въпрос по-подробно. Първо, всички удостоверения за регистрация, годишно отчитане пред данъчните власти. Тази информация трябва да се съхранява постоянно през целия живот на дадена компания.
Ако обаче предприемачът няма служители и той води записи по опростена схема, тогава всички изисквания свършват дотук. Разбира се, срокът на годност на IP счетоводните документи в този случай е същият 75 години, тъй като сред тях са само годишните отчети.
UAB
Тъй като дейността на такива предприятия включва получаване на значителен размер на дохода, както и сетълмент с акционери, изискванията за документите, съхранявани в този случай, са най-строги. Като цяло в повечето случаи срокът на годност на счетоводните документи във фирма е най-малко 75 години. Има обаче и изключения.
Разбира се, цялата информация за уставния капитал, обема на депозитите, размера на чартърния дял на учредителите трябва да се съхранява постоянно. Списъкът с документи, които също трябва да бъдат архивирани за период от 75 години или повече, включва счетоводни документи, които могат да се използват от данъчните организации: информация за възвръщаемостта на активите, отчети за сетълмента с акционери, както и електронни медии, на които са налични данни за доходите по сметките за организиране на средства в особено големи размери.
Информацията за населените места с персонал също се съхранява в продължение на 75 години. Други документи (фактури, гаранционни писма) имат срок на запазване до 10 години включително.
Бюджетни организации
И какви са периодите на съхранение на счетоводните документи бюджетна институция? По правило няма специални изисквания за това. Смята се, че в продължение на 75 години трябва да се съхранява само информация за годишните финансови отчети и ценни книжа, предназначени за данъчните власти. Всички останали документи се съхраняват до 10 години включително.
Важни функции
Ако се запознаете със списъка на всички закони и разпоредби, който е наличен по-горе, може да се изненадате: стандартният срок на годност на счетоводните документи не надвишава пет години (Федерален закон № 402)! В същото време в нашата статия пишем на около 10 и повече години. Как може да бъде това? За съжаление в този случай има лоша разработка на регулаторната рамка, когато изискванията на закона противоречат на реалностите. Нека илюстрираме с пример.
Ако дори сте обикновен едноличен търговец, лесно можете да се натъкнете на ситуация, при която данъчният инспекторат изисква представяне на вече изтекли документи (в съответствие с изискванията на закона). В случай на CJSC и LLC, чийто годишен оборот може да надхвърли десетки или дори стотици милиони рубли, липсата на дори някои маловажни ценни книжа може да причини големи проблеми.
Например често изисквани документи, потвърждаващи законността на вземането на вземанията. Не е тайна, че на практика срокът му може да бъде оценен на почти десет години. Според закона два комплекта счетоводни документи вече могат да бъдат унищожени едновременно. Ако компанията наистина ги изхвърли, това може да доведе до големи разходи. Как? Много просто.
Ако компанията не е в състояние да предостави исканите ценни книжа, ще трябва да преизчислите данъка върху печалбата (въпреки че тя може да не съществува изобщо), както и да плащате големи глоби.Най-просто казано, при определяне на сроковете за съхранение човек трябва да се ръководи не толкова от изискванията на закона (колкото и парадоксално да е), а от реалната важност на документ за конкретна компания.
Разбира се, срокът на годност на първичните счетоводни документи във всеки случай трябва да бъде възможно най-дълъг, но дори много фактури при определени условия трябва да се съхраняват в архива повече от 15 години. Ако фирмата има някакви длъжници или ако тя самата дължи на някого, такива книжа трябва да се съхраняват постоянно, независимо от изискванията на Федералния закон и резолюции.
Как да определим значението на счетоводните документи за организацията?
Как да разбера какви документи трябва да бъдат отбелязани „преди нужда“ при съхранението им и какво трябва да се направи с тях в бъдеще? В този случай професионалните юристи препоръчват отделна проверка на стойността на съхраняваните документи.
Основното изискване, към което членовете на комисията трябва да се ръководят, е не само стойността на самата информация в съхраняваните документи, но и щетите, които организацията може да понесе, ако бъдат загубени.
По този начин се изисква да се увеличи срокът на годност за следните финансови и счетоводни документи: всякакви договори и разчети за тези работи, които дори теоретично могат да увеличат стойността както на самото предприятие, така и на отделните му компоненти; всички документи и електронни медии, свързани с конкурентни поръчки; всички документи, които могат да се изискват по един или друг начин в случай на съдебни спорове (дори теоретично възможно).
Бележки за индивидуални предприемачи
Тъй като има много изисквания и тяхното тълкуване в различни законодателни актове и съдебни решения е поразително разнообразно, процесът на съхранение на документите става особено труден за предприемачите, тъй като отделният предприемач често няма правен опит или специалисти, специално наети за решаване на такива въпроси. В този случай е необходимо да се свържете с адвокатски кантори при възникнали спорове, ако те се основават на счетоводни документи, условията и процедурата за които не са ясно посочени в законодателството.
Моля, обърнете внимание: колкото по-компетентно и напълно е установен процесът на архивиране, толкова по-малко проблеми ще срещнете в бъдеще.
Изисквания за организиране на архивирането във фирмата
Така че прегледахме основната информация за времето. Но как да организираме съхранението на документи на организацията? Какви методи са налични?
Първо, можете да създадете свой собствен архив. В случай на индивидуални предприемачи и малки LLCs, ръководителят на предприятието или специално нает служител често стават архивист. Самият архив се превръща или в специална стая, или дори в голям сейф.
Но през последните години обръщането към специални компании, които са специализирани в създаването и съхраняването на архиви, стана много по-популярно. Те могат да помогнат както за организиране на съществуващи съоръжения за съхранение, така и за създаване на нови от нулата. В случай на компании, за които е особено важно да се съхраняват особено ценни документи в пълна безопасност, тези компании могат да организират тяхното съхранение в специално защитени и специално защитени кутии.
Предимството на първия метод е пълният ви контрол върху документите ви, а евтиността на този метод е очевидна. Недостатъците включват уязвимостта на архива (не всеки има средства да оборудва огнеустойчиво помещение). Освен това, не всеки има подходящо юридическо образование за правилната организация на съхранението.
Предимствата на втория метод включват идеалната организация на съхранението, както и пълната правна готовност на персонала на агенцията. Отрицателната страна далеч не е пълен контрол върху архива на управлението на компанията.
Така разгледахме срока на годност на счетоводните документи, предвидени от законодателните стандарти, както и изискванията, които се прилагат към основните правни форми на дейност в този случай.
