Руските предприятия по силата на законодателните изисквания могат да имат задължения да предоставят различни видове отчети на държавните органи - по-специално счетоводството. Изготвянето на съответните документи може да изисква консолидиране на значителни обеми вътрешни ресурси. В същото време много фирми обръщат внимание на формирането на конкретно управленско отчитане. Представянето му пред държавните органи не е задължително, но много корпорации го формират и този процес може да изисква не по-малко усилия от компанията. Защо има смисъл да ги прилагате? Каква е полезността на подходящия тип отчитане?
Ролята на управленското отчитане
Какво представлява управленското отчитане и каква е неговата роля в предприятието? Този термин се отнася до набор от вътрешни документи, които съдържат номера, които отразяват различни аспекти на бизнес дейността на компанията.
Отчитането на управлението, за разлика от счетоводството например, е доброволно. Не е необходимо да се изпраща до Федералната данъчна служба и други държавни агенции. Нейната роля е да предоставя на ръководството на компанията или на нейните собственици надеждна информация за състоянието на нещата в организацията.
Управленското отчитане може да допълни счетоводството или финансовата отчетност по отношение на генерирането на данни, които са от решаващо значение за оптимизиране на бизнес модел и повишаване на рентабилността на компанията. Разглежданият вид дейност може да включва и нефинансова информация, която е важна за правилното тълкуване на ефективността на управленските решения, взети от ръководството на компанията. Разглежданият вид отчитане не се оценява поради факта, че съдържа впечатляващи цифри, а точно обратното - за възможността да се открият недостатъци в бизнес модела на предприятието, които пречат на успешния растеж.
Отчетното управление е съществен компонент на планирането. Документите, които го формират, включват данни, които са от голямо значение за изчисляване на перспективите за прилагане на определени решения ниво на управление. От своя страна, след приключване на един или друг етап от развитието на компанията, разглежданият вид отчитане ще ни позволи да анализираме в какви моменти ръководството на компанията трябва да е действало по различен начин и с какво е свързано.
Предимства на управленското отчитане
Какво коренно се различава финансовото, счетоводното, управленското отчитане? На първо място, методологията. Първите два вида финансови отчети включват събиране на основно статистическа информация, която отразява оборота на капитала в определени области на бизнес процесите. От своя страна отчитането на ръководството предполага не само отражението на статистиката, но и тълкуването на съответните цифри. Ръководството на компанията ще може не само да наблюдава определени показатели, но и да разбере какво означават.
Така че отчитането на ръководството на организацията може да покаже причината за по-високата рентабилност при производството на конкретни видове продукти или, обратно, каква е причината за недостатъчните приходи и твърде високите разходи за определен бизнес сегмент. Интерпретацията на цифрите, записани в отчетите за управление, позволява на ръководството на компанията да взема компетентни решения относно необходимите покупки, актуализиране на дълготрайни активи, модернизиране на оборудване и др.
Вътрешното отчитане на мениджмънта, при условие че е подготвено своевременно, може своевременно да идентифицира онези части от бизнес процеса, при които ефективността на служителите на компанията не е достатъчно висока.
Съдържание за отчитане на управлението
Какво може да се съдържа в документите, които съставляват разглеждания вид отчет? Факт е, че източници на информация от съответния тип могат да бъдат представени в рамките на голям брой разновидности. По правило определени документи се адаптират за конкретни ръководители. Отчитането се нарича управленско главно поради факта, че е предназначено специално за мениджъри.
Най- структура на управление съвременните организации по правило представят позициите на генералния директор, както и на неговите заместници. Те могат да бъдат: заместник за производство, за продажби или, например, за финансови въпроси. В първия случай вътрешното управление на отчетите може да включва данни, свързани с:
- цената на продуктите или услугите (във връзка с конкретни разновидности на продуктите);
- характеристики на незавършено производство, производство на стоки и услуги във връзка с поръчки от конкретни клиенти;
- количеството продукция, което отива в склада;
- запаси от суровини, материали или компоненти, които участват в освобождаването на стоки.
Ако докладването се предоставя на заместник-директора по продажбите, тогава неговата структура може да включва:
- информация за структурата на продажбите във връзка с конкретни видове стоки и услуги, с конкретни клиенти;
- данни за динамиката на доставка на продукти;
- информация за наличностите на склад;
- данни за размера на разходите за продажба на стоки или за доставка до потребителя;
- планирани показатели относно получаването на стоки в склада;
- информация за вземания за продадени позиции.
Ако докладването трябва да се представи на заместник-директора по финансите, то може да съдържа:
- информация за изпълнението на бюджета на предприятието;
- информация за разходите, свързани с икономически дейности;
- цифри, отразяващи цената на стоките или услугите;
- данни за печалби и загуби;
Също така, отчитането може да съдържа информация за вземанията и собствените дългове на компанията по заеми и други задължения.
Честота на отчитане на управлението
Колко често трябва да се прави отчет за управление? Желателно е информацията, отразяваща посочените области на дейност на предприятието, да не е остаряла повече от седмица. В някои случаи ключовите показатели могат да бъдат определени в конкретно предприятие, които ще трябва да се актуализират по-често. По подобен начин мениджмънтът може да фиксира вторични показатели, за подготовката на които не може да се отдели много време, и следователно такава информация може да се предоставя много по-рядко.
Отчитане пред акционерите
Експертите в областта на управлението на бизнеса препоръчват да се обърне специално внимание на подготовката на доклади, предназначени за акционерите на компанията. Каква е спецификата на съответните комуникации?
Основната характеристика тук е, че акционерите на компанията не могат да участват пряко в управлението на дружеството. Често се случва единствената област, която ги интересува, са данните за нетната печалба. Подробните управленски решения в отчетите, предоставени на акционерите на дружеството, са неподходящи в някои случаи. Тъй като обаче собствениците на компанията са тези, които вземат ключови решения относно назначаването на топ мениджъри, в докладите ще бъде възможно да се отрази информация, характеризираща ефективността на работата на генералния директор и неговите заместници.
Как може да изглежда отчитането?
Какви са формите на управленското отчитане? По-горе отбелязахме, че за разлика от финансовите и счетоводните документи, съответният вид хартия всъщност е неофициален. Формите на управленското отчитане не са регламентирани със закон. Следователно те могат да бъдат разработени от организацията въз основа на най-подходящата структура - например в зависимост от адресата на докладите.
Може би ще бъде по-удобно заместник-директорът по финанси да се справя с таблични документи, а собственикът на компанията с графици, които ясно показват как се променя печалбата в зависимост от различни фактори. В някои случаи въпросните форми на отчитане могат да бъдат много подобни на тези, съставени при събирането на финансови или счетоводни показатели
Процедура за докладване
Как могат да се формират документи от този тип? Въпросното отчитане включва решаването на две групи задачи.
Първо, това е събирането на необходимите числа. Техният източник вероятно са файлове, генерирани от счетоводните и производствените отдели на компанията в хода на текущите дейности. Например, ако определен обем стоки е бил изпратен до склад, съответните данни обикновено се записват в CRM системата на фирмата. Данните за други стопански дейности, извършвани в предприятието, са отразени по подобен начин.
Второ, това е интерпретация на показатели, събрани на различни производствени обекти или представени в счетоводни цифри. Необходим е анализ на управленското отчитане. Изпълнението му отново ще зависи от това къде точно трябва да бъдат прехвърлени съответните документи. Освен това в някои случаи е желателно по-малко подробности, а в други повече подробности за показателите. По същия начин може да се приветства продължително тълкуване на резултатите или, обратно, да се изисква кратка краткост.
В някои случаи интерпретацията на данните като такава може да не е необходима изобщо - например, когато става въпрос за докладване на опитен финансов директор. Вероятно той интерпретира резултатите по-добре от всеки друг мениджър и ще има достатъчно чисти цифри.
Алгоритъм за отчитане
Помислете как може да се извърши формирането на управленското отчитане на практика. Сред руските експерти е популярен алгоритъм, който предполага решаването на разглеждания проблем на следващите етапи.
На първо място е необходимо да се установи какъв вид информация, която съставя изявленията, които генералният директор, неговите заместници и собственици искат да видят и с каква честота. Някой може да предпочете да се запознава с цифрите на седмична база, за друг ще е достатъчно да види ключовите показатели веднъж месечно. Препоръчително е бъдещият съставител на отчети да разбере в самото начало на взаимодействие с ръководството какъв тип данни най-вероятно ще бъде приоритетен и кой тип ще бъде вторичен.
Следващата стъпка е комуникацията със счетоводителя за определяне на алгоритъма, при който човек, ангажиран с решаването на въпросния проблем, ще поиска необходимите номера. Компилаторът на отчети може да взаимодейства и с други служители на компанията в тези области, където се генерират показатели, свързани с необходимите документи. Компанията трябва да формира система за отчитане на управлението, в която ще участват всички компетентни служители.
Следващата стъпка е да се създадат форми на документи, в които, от една страна, ще се записват числа, а от друга, интерпретирани. В същото време лицето, отговорно за докладването, може да се сблъска с необходимостта от създаване на различни форми на документи, адаптирани за конкретен адресат - генералния директор, неговите заместници и собственици.
Следващите стъпки ще бъдат свързани с практическото отчитане.Ако предприятието е малко, тогава по принцип човекът, участващ в решаването на проблема, може сам да се опита да събере необходимите номера. Но е вероятно той да се нуждае от помощта на колегите. В този случай практическите етапи, свързани със събирането на информация, могат да бъдат предшествани от някои срещи, на които лицето ще разкаже на другите служители за какви са основите на управленското отчитане, за каква цел се генерират съответните документи и защо е важно за компанията. Решаването на този проблем може да улесни управлението на компанията чрез публикуване на местни правни актове, изискващи отделни служители да насърчават работата на лицето, отговорно за отчитането.
Сортове за отчитане
Като разгледаме основните принципи на управленското отчитане, можем да изучаваме отделни разновидности на съответните модели за показване на числа, които отразяват дейностите на предприятието.
Първият въпрос на отчитане е балансът на управлението. Какви са неговите характеристики?
По принцип управленският баланс е подобен на счетоводния. Основната му разлика се състои във функционалното му предназначение. Управленският баланс има за цел не само да отразява цифрите, но и да ги интерпретира по отношение на ефективността на бизнес модела на организацията, състоянието на активите по отношение на активите на организацията, задълженията на компанията към партньорите и обратно.
Цифрите, които включват счетоводни, управленски, финансови отчети, по принцип могат да бъдат въведени в същите форми. Въпреки това, как ще бъдат интерпретирани съответните индикатори, може да предопредели създаването на документи в напълно оригинална структура. Има значение кои са потребителите на отчетите за управление - говорихме за това по-горе.
Балансът, който обмисляме, включва включването на информация, която може да представлява интерес както за директора, така и за всеки заместник, както и за собственика на компанията. В този смисъл това може да бъде доста универсален документ.
Какви други видове управленски отчети има? Сред тях - отчета за приходите и разходите. Освен това традиционно е прието да се позовават на счетоводни източници. Отчет за печалбите и загубите - документ, който предприятията са длъжни да представят под формата на официално отчитане пред регулаторните органи. Въпреки това той може да бъде използван и като източник при формирането на управленски отчети. Това се дължи предимно на много удобната структура на този документ.
Отчетът за печалбите и загубите на организацията отчита финансовите резултати от дейностите на компанията за определен период от време. Той отразява цифрите, свързани с приходите, разходите, както и финансовите резултати с обща сума. Структурата на документа от разглеждания вид отразява: източници на приходи, артикули на разходите, рентабилност на компанията. Но както дефинирахме по-горе, управленско счетоводство и отчитането включва не толкова решаване на проблеми, свързани със събирането на числа, колкото интерпретирането на различни показатели. Следователно въпросният документ вероятно ще трябва да бъде придружен от допълнителни източници, които ще записват необходимите обяснения по отношение на цифрите, отразяващи приходите, разходите и печалбите на компанията.
Друг важен документ е отчет за паричните потоци. Този източник отразява финансовите приходи на компанията във връзка с източниците, както и плащанията на компанията във връзка с ключовите области на разходите - също във връзка с конкретен период. Отчетът за паричните потоци може да покаже как вървят нещата във фирмата по отношение на текущите резултати в производството, в областта на ликвидността. Този документ ви позволява да оцените кредитоспособността на компанията. Въпросният източник може да бъде полезен както за ръководството на компанията, така и за нейните собственици.
Разгледахме основните видове управленско отчитане - отчет за доходите, баланс, както и документ, записващ данни за паричните потоци, може, разбира се, да бъде допълнен от други източници. Те могат да бъдат както сходни с тези, които сме изследвали, така и да се основават на коренно различни подходи към съставянето.
Отчитане на предизвикателства
И така, проучихме какво е управленското отчитане, как се различава от счетоводното или финансовото, запознахме се с процедурата за неговото формиране. Също така ще бъде полезно да се разгледат възможните трудности, които съпътстват съставянето му.
Според експерти в областта на управлението на бизнеса най-важният проблем, характерен за въпросния процес на отчитане, е липсата на лоялност към съответния документ от страна на служителите на компанията, а в някои случаи и топ мениджъри и собственици. Служителите на компанията - счетоводители, служители на производствени обекти - не винаги възприемат отчитането на ръководството като документ, на който трябва да се отделя време, което има смисъл да се изразходва енергия. Предприятията, както знаете, вече са задължени да представят официални документи на държавните органи, изготвянето на които не е лесна задача.
Подобна позиция, когато управленското отчитане не се възприема като нещо, което заслужава внимание, може да бъде заемано и от топ мениджъри и собственици, както отбелязахме по-горе. Много от лидерите, според експерти, отнасят въпросните документи като разновидност на метода за заблуждаващо управление, особено ако трябва да отвлечете вниманието от не най-забележителните показатели за производство.
Как да решим подобен проблем? Анализаторите препоръчват да се започне с нивото на лидерство. Ще бъде по-оправдано да се интересуват ръководителите на първо място при изготвянето на управленски доклади, така че те от своя страна да формират необходимите местни нормативни актове, според които други служители ще трябва да съдействат за формирането на съответните документи.
Друга трудност, характеризираща разрешаването на въпросния проблем, е необходимостта от постоянно разработване на нови подходи към интерпретацията на данните, съдържащи се в отчитането. Това може да се дължи предимно на промени в производствената структура на бизнеса. В случая на счетоводството и финансовата отчетност, както знаем, не се изисква тълкуване на цифрите. Следователно става възможно използването на стандартизирани формуляри, в които са записани съответните показатели.
Отчетното ръководство на организацията от своя страна решава няколко други проблема. Той е необходим на първо място от самата компания, а не от държавните органи, както е при счетоводните и финансови показатели. Ако интерпретацията на числата, съдържащи се в отчетите за управление за дадена производствена структура през определен период, изигра положителна роля, не е гарантирано, че ще бъде също толкова полезно, при условие че характеристиките на определени бизнес процеси са променени. Най-вероятно компилаторът на отчетни документи ще трябва да подобри подходите за интерпретация, тъй като компанията се променя в сферата на производствената дейност. Това може да изисква много време - както неговите лични, така и колегите, към които той може да се обърне за съвет, мнение или някакви помощни показатели, отразяващи резултатите на компанията, за да разберат как да подобрят подхода към тълкуването на числата.
Този проблем може да бъде решен отново чрез периодични комуникации с колеги под формата на срещи, предмет на които е отчитането на текущите производствени показатели, както и разработването на мерки за тяхното подобряване, включително чрез въвеждане на нови методи за отчитане, като например управление.В контекста на положителните подходи за оптимизиране на производствените показатели е по-вероятно да бъдат възприети положително от служителите на компанията.
