Личната ефективност е основната тайна на успеха във всички въпроси и зависи, inter alia, от способността за правилно разпределение на времевите ресурси. Управлението на времето се поддава на научни изследвания и планиране. Има специални техники, които ви позволяват правилно да разпределите времето, така че да е достатъчно за всичко.
Концепция за управление на времето
Човек по рождение получава уникален, незаменим ресурс - време. Често как се разпорежда с него, често зависи от успеха на човек в бизнеса, от неговата ефективност. Управлението на времето или управлението на времето е многоетапен процес, който включва умения за планиране, анализ и организация на процесите.
Идеята за управление на времето изобщо не е нова, дори в първите години от нашата ера, римският философ Сенека пише, че времето изисква специални взаимоотношения, и формулира първите правила за управление на времето: трябва да си водите дневник за времето, трябва да прецените колко време е прекарано и как Периодът от време беше наситен със събития. По-късно философите неведнъж са мислили как да запазят текущото време, да излагат теории и да измислят методи за своята икономия и рационално харчене.
Но научна подход на управление този ресурс се появява едва в началото на XIX и XX век. Фредерик Тейлър, американски инженер, предложи концепцията за управление на времето на служителите и свърза този процес с мотивация и поставяне на цели. В началото на 20 век руските учени създадоха цяла област, наречена „научна организация на труда“ и поставиха сериозна основа на съвременната теория за управление на времето. Терминът „управление на времето“ се появява едва през 70-те години на 20 век, а до началото на 21 век този отрасъл се превръща в една от най-важните и добре развити части на управление.
Видове време
За да управлявате нещо, трябва да разберете същността на обекта. Времето е специфичен обект на управление, за да го изразходвате правилно, струва си да го разделите на видове. Първата класификация се основава на концепциите за работа и свободно време, като в този случай времето се разделя на работно и свободно време, или безплатно. Управлението на сезоните ви позволява да разграничите видове като сезонно време: време за прекарване през висок и нисък сезон.
Можете също да класифицирате временен ресурс в зависимост от дейността, на която е посветен, след това се разпределят работното, личното и социалното време. Работник се изразходва за изпълнение на служебни задължения, планиране, лични включва свободното време, образование, забавления, а обществеността се изразходва за семейство, приятели, за установяване на различни комуникации. Що се отнася до планирането, обикновено се взема предвид работното време, въпреки че, разбира се, е необходимо да се приложат придобити умения за икономично изразходване на времето във всичките му видове.
Функции за управление на времето
Всяко управление изпълнява основната функция - това е рационалното използване на ресурсите. Функциите на управлението на времето са планирането, разпределението и разходите на този невъзобновяем ресурс. Управлението на времето е необходимо, за да се използва максимално ефективно наличният резерв, който пряко влияе върху производителността на човек или служител. Основните функции на управлението на времето са планирането на използването на времето, организирането на процесите за използване на времето, контролирането на спазването на принципите и определянето на изразходваното време.
Предимства на управлението на времето
Управлението на времето дава редица положителни резултати.За да постигнете успех във всяка дейност, трябва да се научите как правилно да прекарвате времето си. Човек, овладял технологията на управление на времето, получава следните предимства:
- по-бързо и по-често постига целите си;
- той създава обстоятелствата на живота си и може да ги контролира;
- умее да постига всяка цел и успех във всяка дейност;
- по-малко нервни преживявания, тъй като в живота му няма място суета и бързане;
- има достатъчно време за самообразование и духовно развитие;
- има план за действие за всеки ден, става по-дисциплиниран и събран;
- почива повече и затова се чувства весел и здрав, има повече възможности за комуникация с приятели и роднини, за хоби часове;
- по-продуктивни в работата;
- в крайна сметка човек е по-уверен и щастлив.
Структура на процеса на управление на времето
Системата за управление на времето включва няколко основни процеса:
- анализ - за да се преместите някъде, трябва да знаете какво искате и какви ресурси имате;
- стратегическо планиране;
- изложение на целите;
- тактическо и оперативно планиране;
- постигане на целта;
- контрол на разходването на ресурси и постигане на целите.
Има и други подходи за определяне на структурата на управлението на времето, той разграничава 4 области на формиране на знания, умения и навици, те включват:
- поставяне на цели, овладяване на техники за поставяне на цели;
- способност за приоритизиране;
- способността да се използват инструменти за планиране и тяхното компетентно приложение;
- развитие, укрепване и прилагане на умения за рационално използване на времето.
Видове управление на времето
Както всяко управление, управлението на основното време може да бъде разделено на стратегическо и оперативно планиране. Той може също да бъде разделен на видове управление на този ресурс по време: дългосрочно и краткосрочно, което всъщност дублира първата класификация.
Стратегическото планиране е свързано с постигането на дългосрочни, глобални цели, като времето се разпределя за година или повече. Той е свързан с прогнозиране, основаващ се на задълбочен анализ на ситуацията.
Текущото управление на времето е свързано с постигане на цели в краткосрочен план: от месец до шест месеца. Той е заложен в стратегическия план, но обхваща само непосредствената му част.
Оперативното разпределение на времето е свързано с подготовката на планове за седмицата и деня. Тактическото разпределение на ресурсите е свързано с реална, текуща ситуация, при която обстоятелствата могат да направят корекция.
Общи принципи за управление на времето
Процесите за управление на времето се основават на основните принципи, те включват:
- Правилна настройка на целта. От това зависи неговата достъпност и мотивация за постигането му. Има различни техники за поставяне на цели, най-известният и ефективен е SMART моделът.
- Мотивация. Пестенето на време трябва да е осъзнато и свързано с удовлетворяването на някои важни нужди, в противен случай не трябва да се очаква успех от управлението на времето.
- Спестявания. Управлението на времето е необходимо, за да се премахне или намали дефицитът във времето, да се увеличи производителността за същите периоди.
Методи за управление на времето
Днес са известни различни стратегии и техники за разпределение и използване на времето. Най-известните методи за управление на времето са, както следва:
- Матрицата на Айзенхауер. Този метод се състои в попълване на матрица според 4 характеристики: важен, маловажен, спешен, неотложен. Всички случаи за периода на планиране се оценяват по този мащаб и се класират за изпълнение. На първо място се извършват спешни и важни въпроси, по-малко спешните и важни въпроси се отлагат за втория завой, основното е да не се бави тяхното изпълнение, за да не преминат в първа категория.Спешните и не толкова важни случаи трябва да бъдат делегирани на подчинените, когато е възможно, неотложните и маловажни дела не трябва да се натрупват, следователно те трябва да бъдат делегирани или изобщо да не се изпълняват и да се изключват от плановете.
- Пирамида на Б. Франклин. Този солиден модел изисква задълбочена подготовка за първи път, а след това е лесен за използване. Пирамидата се основава на глобални цели и живот човешки ценности. Второто ниво е дългосрочни цели за 10-20 години. Третият е стратегически план, решения за това как да се постигнат глобални цели. Следва планът за следващата година, след това краткосрочният план. Нагоре е план за деня. Такава пирамида трябва периодично да се преразглежда и актуализира.
Има и други техники за управление на времето, но всички те се основават на способността за отделяне на важното от маловажното, уменията за поставяне на правилни и постижими цели и мотивацията за спестяване на време.
Управление на работното време: основни техники и правила
Рационалното разпределение на работното време е най-важната задача за хората, които се стремят да повишат своята ефективност. Методи за управление на времето, управление, насочено към премахване на недостига на работно време. Ето защо е изключително важно да планирате работен ден въз основа на следните принципи:
- необходимо е да се осигури възможност за записване на времето, прекарано в различни операции;
- по време на подготовката на плана 60% от времето трябва да се отделя на планирана работа, 20% на непредвидени дела, 20% на спонтанни задачи;
- необходимо е да се идентифицират „мивките на времето“ и да се елиминират максимално;
- необходимост от класиране на работните задачи по спешност и важност;
- планирането на времето трябва да бъде систематично, последователно, обосновано.
За управление на времето в дадена организация често се използва методът ABC, който ви позволява да класифицирате фирмените ресурси по степен на важност. Той е изграден на три принципа:
- най-важните неща се правят от лидера; той отделя 15% от времето си за тях;
- задачите със средно значение са делегирани на ръководителите, разпределят се 20% от работното време;
- по-малко важните задачи са делегирани на изпълнители, които прекарват 65% от времето си.
Управление на времето на организацията
Управлението на времето във фирма е начин да спестите до 30% от работното време на специалист. Затова трябва да се обърне нужното внимание на това. Управлението на времето в организацията пада върху плещите на мениджърите, които изготвят оперативни и средносрочни работни планове за изпълнителите. Днес има много компютърни програми, които ви позволяват да планирате работното време на служителите, както и да следите изпълнението на задачите и прекараното време. Например Toggl, Bitrix "Екип" и "Project". Има три основни стратегии за управление на времето за организация:
- Ускорение. Необходимо е да се сведе до минимум времето, изразходвано за извършване на типични, особено повтарящи се операции.
- Натрупването. Необходимо е да се идентифицират резерви и приоритети на всеки производствен етап, да се формира резерв от време за изпълнение на непредвидени задачи.
- Подреждане. Необходимо е да се прилагат ефективни системи за планиране и контрол на изразходването на времето.
Управление на свободното време
Всеки човек винаги изпитва липса на свободно време и той трябва да бъде планиран толкова внимателно, колкото работник. За да направите това, трябва да се научите как стриктно да отделяте работата от свободното време, така че да има време за възстановяване на работоспособността. По време на празниците трябва да се ограничите от разговори и съобщения на работното място, за да се отпуснете напълно. Работата в домакинствата трябва да се научи да се организира с максимална икономия на време. Необходимо е да се развие умението да се определят най-важните задачи, така че да има достатъчно време не само за релаксация, но и за саморазвитие. Трябва също така да се научите да изоставяте малките рутинни, ненужни неща, оставяйки максимално време за постигане на приоритетни цели.
