El concepte d '"auditoria de personal" ha entrat fermament en l'estoc col·loquial d'empreses i empreses nacionals. Però no tothom sap de què es tracta. En la comprensió generalment acceptada, es realitzen auditories de personal per avaluar el compliment dels empleats amb les seves posicions actuals. Però, de fet, aquest concepte té un significat molt més ampli.
Què és una auditoria?
L’auditoria de personal es fa per empleats especialment formats a l’empresa. Això es deu a la necessitat de verificar els resultats de la gestió dels empleats, la seva interacció i les perspectives de les seves posicions per al rendiment de l’empresa.
Per la seva naturalesa, l’auditoria de personal d’una organització es pot atribuir a operacions de recomanació, i no obligatòries. Una auditoria ajuda a analitzar la situació que existeix a l’empresa i ofereix a la direcció l’oportunitat de decidir la contractació o la substitució d’empleats. Tot i això, el dret a prendre una decisió final sobre un canvi de personal pertany exclusivament als caps de l'empresa.
Objectius d’auditoria
L’auditoria té les següents tasques. En primer lloc, la tasca de comprovar el personal és concloure que els especialistes compleixen els objectius de l’empresa. Al mateix temps, val la pena assegurar-se: si els empleats compleixen les instruccions que el marc regulador de l’empresa els ha elaborat, tant si actuen en les seves competències, no superen les seves responsabilitats, com de ràpidament el personal pot respondre a la situació i prendre les decisions correctes. L’objectiu principal de l’auditoria és l’eliminació puntual dels problemes i les llacunes en la política de personal de l’empresa.
L’objectiu de l’auditoria és tot el personal, ja que és ell qui és el principal mitjà d’actuació empresarial i de benefici de les seves activitats.
L’auditoria del personal és una forma de gestió, o millor dit, una manera de controlar i gestionar la mà d’obra.
Com qualsevol procés, es fa una auditoria a partir de pautes específiques. A un dels principals principis d’auditoria es pot atribuir a la professionalitat de la seva execució.
La selecció i la verificació del personal la duen a terme professionals especialment formats per al compliment dels empleats amb els seus llocs. D'altra banda, els experts en auditoria haurien de tenir la independència necessària i no han de mostrar tendència ni condescendència al personal que auditen.
Una auditoria de personal es basa en els principis d’honestedat i obertura: ningú té dret a influir en l’adopció per part dels auditors de decisions sobre el compliment del personal amb els seus llocs.
Criteris d’avaluació de personal
En la realització de les seves activitats, els auditors presten atenció principalment al compliment de les qualificacions de personal amb els requisits dels seus llocs o característiques professionals. Al mateix temps, els auditors, per regla general, fan referència al llibre de referència unificat de professions desenvolupat. A més, els avaluadors avaluen la utilitat i la complementarietat del personal. També cal esbrinar com el personal equilibrat utilitza el seu temps de treball.
Cal tenir en compte que, quan avaluen el personal, els auditors tenen en compte la forma adequada de la gestió que ofereix una política de personal i quins són els indicadors de la facturació del personal.
A partir dels resultats de l’auditoria, els auditors prenen una decisió sobre el compliment del personal amb els càrrecs que ocupen i els requisits de la llei, així com passos posteriors per millorar la contractació de personal, eliminar l’escassetat de personal, millorar la seva gestió i augmentar el respecte dels superiors entre els subordinats.
Informació d'auditoria
També es proposen algunes condicions per a les dades sobre la base de les quals es realitzi l'auditoria de personal. És necessari que la informació obtinguda durant l’auditoria estigui relacionada específicament amb aquell període de temps en què es realitza.També heu d’assegurar-vos que aquestes dades es reben íntegrament, malgrat que siguin necessàries o no completament, i s’apliquen a tots els empleats.
És habitual rebre la informació necessària en tres formes. El primer d'ells és obtenir informació en forma de gràfics, gràfics, taules, esquemes, generalment en versió documental o electrònica.
A més, una de les formes de percebre informació sobre el personal és la supervisió en temps real de la interacció entre el personal o els subordinats.
Una altra manera és comunicar-se amb els empleats i obtenir-los impressions directes sobre el clima de l’equip, la política de l’empresa, etc.
Mètodes d'auditoria
Els experts realitzen una auditoria de gestió de recursos humans en tres àrees. El primer d’ells té un enfocament organitzatiu i està dissenyat per verificar els documents per al seu compliment de la llei. A més de comprovar la legalitat, aquestes accions ajuden a esbrinar l’eficàcia de la gestió del personal.
El segon enfocament és una avaluació de la motivació i la situació psicosocial de l’equip, l’actitud davant els resultats de les seves activitats, centrada en l’èxit global de l’empresa.
El tercer àmbit és de naturalesa econòmica i consisteix en verificar l’èxit de l’empresa.
Classificació de l'auditoria
Els experts recomanen realitzar regularment una auditoria de personal i documentació. La majoria d'experts coincideixen que el període òptim d'auditoria és de dos a tres anys, segons la mida de l'empresa, la seva facturació i, en conseqüència, rotació de personal.
En funció de la freqüència de l’auditoria, podem realitzar la següent classificació.
En primer lloc, l’auditoria es pot dividir en l’actual, que es duu a terme a determinats intervals, així com l’operacional, que es realitza quan aquesta necessitat sorgeix de forma intensa.
En funció de la amplitud del volum de dades comprovades, l’auditoria de la política de personal es divideix en temàtica completa, local i temàtica.
Mitjançant mètodes de verificació, pot ser selectiu i complex.
En relació amb el nivell d'auditoria, el control el pot portar a terme els alts directius, els caps de departament o el propi servei de contractació.
Realitzant una auditoria del potencial de personal poden ser, respectivament, experts de fora i els seus propis especialistes. El principal és que siguin competents en aquesta matèria.
Algoritme d’auditoria
Qualsevol revisió té les seves pròpies característiques. Per regla general, es fa una auditoria d’una organització de personal en diverses etapes.
El primer d'ells és la preparació. En aquesta fase, els experts tenen la tasca de formular tasques de verificació, seleccionar els especialistes necessaris per a la seva realització i emetre documents.
A continuació, hi ha una verificació directa de la informació, durant la qual els auditors recopilen els documents necessaris, organitzen reunions i converses amb els empleats, fan enquestes, etc.
A la tercera etapa, es comproven les dades recollides i es comparen els resultats obtinguts amb els actes normatius. A l’última etapa, els auditors preparen els resultats de l’auditoria i treuen conclusions a partir d’ells que s’envien a la direcció de l’organització.
Una auditoria dura de dues a tres setmanes, menys sovint al mes. La durada de l'auditoria pot variar en funció de la mida de la plantilla. Després de recollir i estudiar els documents necessaris per al compliment del marc legal, aquests resultats es mostren a l’informe final. Se’ls dedica un capítol independent.
Després de la verificació repetida, els auditors realitzen una còpia del resum final. Aquest mètode de documentació dels resultats de seguiment elimina la possibilitat d’errors. Per regla general, els resultats es presenten en fulls del format A-4. Per a una empresa mitjana, el volum serà d’uns 50 fulls.
L’informe confirma l’auditoria i conté els seus resultats.Aquest document conté informació sobre l’estat de la política de personal de l’empresa, així com formes de corregir les llacunes i consells per millorar la situació de l’empresa.
Per regla general, un informe es compila a partir d'un esquema generalment acceptat i conté els següents elements:
- quins documents o departaments es van comprovar;
- quines llacunes es van trobar;
- opinió experta sobre com esmenar les llacunes en la documentació;
- dades sobre incoherències identificades amb la legislació aplicable;
- Quina és la real amenaça de responsabilitat jurídica amb més inacció;
- Informació sobre la possibilitat de recuperar dades o documents perduts.
Tot això ajudarà a optimitzar la feina de qualsevol empresa i, per tant, a augmentar la seva rendibilitat.
