En qualsevol empresa sempre hi ha empleats que tenen la responsabilitat de la tasca realitzada en una àrea determinada. Pot relacionar-se amb gairebé qualsevol àmbit d'activitat econòmica. Per tal que aquestes actuacions siguin oficials, s'emet una comanda especial per a la companyia de nomenament de persones responsables. Quina és la peculiaritat d’aquest document i com es pot compilar correctament?
Culpant
Perquè l’empresa funcioni de manera clara i fluida, és necessari controlar constantment el treball de cada lloc i departament. Cal controlar qualsevol procés de manera que no hi hagi causes externes que puguin pertorbar-lo. Per això, se sol seleccionar entre els empleats una persona que, a causa de les seves habilitats professionals i de les seves qualitats psicològiques, podrà controlar constantment l’ordre en una determinada zona. Per documentar les responsabilitats assignades, la direcció de l'empresa està obligada a emetre la corresponent "Ordre de nomenament de persones responsables". Com a regla general, aquest document el signa el director.
L’iniciador de la seva creació pot ser tant el cap com el cap d’un dels departaments o divisions. L’Ordre de designació de persones responsables pot referir-se a la tasca d’un servei separat, així com a l’empresa en conjunt. Tot depèn de la responsabilitat que s’assigna a una persona en concret. Prenguem, per exemple, problemes de protecció laboral. En aquest cas, l'ordre de designació de persones responsables s'aplicarà a tota l'empresa. I l’emmagatzematge de llibres de treball o el tractament de dades personals, per exemple, són responsabilitat del servei de personal. Les competències de les persones responsables en aquest cas no superen els límits del seu departament.
Responsabilitat per treballar amb valors
Si la posició d’un determinat empleat està constantment relacionada amb la circulació de béns materials, aquest aspecte de la seva activitat haurà de ser certament documentat. Necessitem un document adequat que legitimi aquesta obligació. Cita prèvia persona responsable financera en interès de l'empresa es produeix mitjançant l'emissió d'una comanda per separat. Ha de reflectir detalladament tots els punts relacionats amb aquest tema. Per exemple, un comptador que emet salaris a la caixa de caixa és responsable de la comptabilitat, l’emmagatzematge i l’emissió de fons.
Hi ha altres exemples. Així, els empleats que utilitzen diverses eines i dispositius durant la jornada laboral també són els responsables. Si aquests objectes laborals fracassen per culpa, es procedirà, doncs, amb el càstig administratiu de la deducció del valor de l'equip danyat o dels costos necessaris per a la seva reparació. Aquestes mesures obliguen als treballadors a estar més atents i a recordar sempre la responsabilitat que se'ls assigna.
Emissió d’una comanda
Per assignar una obligació a un empleat, la direcció ha d’elaborar una comanda adequada. La designació d’una persona responsable financera comença sempre amb un inventari. Això és comprensible. Al cap ia la fi, una funció laboral que, per regla general, es refereix a:
- eliminació de diversos inventaris
- rebre i realitzar pagaments,
- emmagatzematge i manteniment dels béns materials.
La persona que realitza aquest treball ha de recordar la seguretat de la propietat que li ha estat encomanada.
No oblideu que qualsevol acció errònia pot comportar conseqüències no desitjables, és a dir, una indemnització per danys causats.Hi ha diferents tipus de responsabilitats:
- complet
- col·lectiu
- individual
- limitat.
Cadascun d’ells comporta conseqüències diferents, que s’han de reflectir clarament en l’ordre. A més, no oblideu que un empleat que pertany al personal de l'empresa té algun avantatge respecte a aquells que, per exemple, són acceptats en un contracte. En el primer cas, simplement compensarà els danys causats i, en el segon, haurà de pagar addicionalment el benefici que l’empresa no va poder obtenir a causa de les seves actuacions errònies.
Opció alternativa
En alguns casos, l’empresa emet una ordre de nomenament de persones responsables. De fet, aquest és el mateix ordre. Ambdós documents són de naturalesa administrativa. Registren la decisió de l’administració respecte a qüestions organitzatives específiques.
Però hi ha una petita diferència que s’hauria de tenir en compte a l’hora d’escollir el tipus de document adequat. La llei estableix que generalment s’emet una ordre sobre qüestions bàsiques relacionades amb la vida interna de l’empresa o organització, que requereixen aprovació. Una comanda s’adreça més sovint a una persona concreta i tracta d’un problema específic. Pot tractar-se de casos únics i qüestions d’acció a llarg termini. L’essència de la comanda és transmetre a l’intèrpret la necessitat de realitzar determinades accions relacionades amb una part específica de les seves funcions oficials. Tot depèn de quina responsabilitat i durant el temps que la gestió preveu assignar a aquest empleat.
