En qualsevol empresa, la comptabilitat dels salaris i la feina dels empleats es realitza d'acord amb la documentació primària, que és executada i mantinguda pel servei de personal. Si no es lliuren prou bé les activitats d’aquesta unitat, es produeixen trastorns greus en el treball de tota l’empresa. Analitzem més aviat quins són els documents de gestió de registres de personal. 
Informació general
Com s'ha esmentat anteriorment, amb una organització insuficient del departament de personal, apareixen diversos problemes a l'empresa. En particular, és possible retards en el pagament dels salaris, les compensacions per baixa per malaltia i la preparació intempestiva dels papers per a la seva presentació a les autoritats supervisores. Tot això comporta un deteriorament important del rendiment financer de l’empresa. Els documents del servei de personal s’omplen d’acord amb els requisits continguts al Codi del treball. El control sobre la correcció de la papereta és a càrrec de les inspeccions laborals i fiscals. Un supervisor pot visitar qualsevol oficina de l’empresa, independentment del seu tipus d’activitat i del tipus de propietat, i requereix que es verifiquin els documents de personal de l’organització. Els inspectors tenen aquests poders d'acord amb la Llei Federal núm. 134.
Tasques de paperassa
Les activitats del servei de personal cobreixen tots els processos relacionats amb la recopilació i el tractament de la documentació d’acord amb les normes establertes. Es realitza per resoldre diverses tasques de gestió. Aquests inclouen, en particular:
- Traspassar els empleats a una altra feina.
- La conclusió de contractes laborals i l’admissió a l’estat.
- L’organització activitats professionals treballadors.
- Incentivar els empleats.
- Proporcionar vacances als empleats.
- Certificació dels empleats.
- Comptabilitat de l’ús del temps per a la feina.
- Fer personal.
- Atreure els empleats per treballar en vacances i caps de setmana sense feina.
- Disposicions de viatge.
- Cessament del treball i finalització del contracte.
- La imposició de sancions disciplinàries.
Per a què serveixen els documents de personal?
L’objectiu principal d’aquests títols és garantir la màxima transparència en el marc de les relacions laborals. El sistema clerical es basa en determinades regles i requisits. El seu compliment garanteix l'estabilitat dels empleats i una gestió simplificada per al personal administratiu de l'empresa. Gràcies a la regulació precisa del rang de deures i drets que proporcionen els documents de personal, es respecten els interessos de tots els participants en les relacions laborals.
Tipus de papers
D’acord amb les normes del Codi del treball, les formes principals dels documents de personal són les següents:
- Horari de personal.
- Horari de vacances.
- Normes internes a l'empresa
- S’estableix un document segons el qual s’estableix el procediment per al tractament de dades personals dels empleats, així com els seus deures i drets.
- Instruccions i normes d’OT. Qualsevol empresari ha de proporcionar un entorn segur perquè els empleats puguin desenvolupar les seves activitats professionals. Els empleats han de familiaritzar-se amb les instruccions i regles escrites amb una signatura.
- Horaris de torns. El Codi del Treball estableix la durada màxima permesa de la feina al dia. Durant el treball per torns, es té en compte el temps mitjançant l'elaboració de programes adequats.
Els documents de personal enumerats solen ser objecte de verificació per part de les autoritats reguladores. 
Personal
Els documents de personal, inclosa informació sobre els empleats, es creen durant el treball de la unitat amb el personal.Aquests papers sempre estan estretament associats a un empleat específic de l'empresa. Reflecteixen informació sobre l’activitat professional de l’empleat, les seves qualificacions, els resultats laborals, les condicions d’ingrés al personal, la durada del servei i així successivament. Aquests documents, en particular, inclouen:
- Documents administratius que confirmen l’activitat laboral d’un ciutadà.
- Documents d'informació i liquidació.
- Correspondència interna oficial.
- Llibres / revistes de registre i comptabilitat.
Els documents de cada grup tenen els seus propis detalls. Estan destinats a diversos propòsits, desenvolupats, realitzats, aprovats en l'ordre adequat.
Documents administratius
Aquesta categoria inclou comandes i comandes superiors. Amb l'ajuda del seu líder posa en pràctica l'autoritat per gestionar l'empresa, prevista en la Carta de l'empresa. Les comandes es divideixen en dos grups. El primer inclou actes sobre les principals activitats de l'empresa. En particular, són comandes en matèria de producció, procediment de certificació, instruccions, etc. Al segon grup, hi ha comandes de personal. S’inclouen actes d’acomiadament, contractació, transferència, concessió d’excedències, sancions disciplinàries, incentius. Els documents del primer grup cobreixen les activitats de l'empresa en general i es relacionen indirectament amb el treball del departament de personal. Una altra categoria de títols està directament relacionada amb les activitats del personal. En la seva majoria, es tracta de documents de personal unificat. Els seus formularis són aprovats pel Comitè d'Estadística de l'Estat. Els documents que reflecteixen les activitats del personal inclouen:
- llibre de treball;
- certificat d’ocupació;
- contracte de treball;
- còpies ordres de acomiadament i inscripció a l’estat.
Aquests documents estan destinats a proporcionar la il·lustració completa de l’experiència laboral d’un empleat. Al seu torn, serà important tant per concedir-li una pensió en el futur com per al càlcul de prestacions d’invalidesa durant les seves activitats a l’empresa. La base de la realització de còpies de comandes d'altres empresaris serveix de base al llibre de registre laboral sobre temps parcial, registre del seu duplicat.
Categoria de càlcul d’informació
Aquests documents es mantenen per tal de registrar les dades personals dels empleats, per consolidar la informació sobre les seves activitats laborals. Entre ells estan presents:
- targeta personal;
- full de temps;
- taula de personal;
- afer privat.
La majoria utilitzen formularis estàndard. Les formes unificades de documents de personal simplifiquen enormement el procés d'emplenament. 
Correspondència interna
S'utilitza a l'empresa per registrar les decisions de personal acceptades. Per exemple, per atraure a responsabilitat disciplinària qualsevol empleat ha de treure una explicació d’ell. Si se suposa que se l'incita a l'empleat, el seu superior immediat envia un corresponent enviament al director de l'empresa. La correspondència interna actua com una de les opcions per a l’intercanvi oficial d’opinions entre els empleats.
Llibres de control i comptabilitat
Les revistes de registre estan dissenyades per tenir en compte la documentació de personal disponible (comandes, certificats, fitxers personals, llibres de treball). A cada paper se li assigna un número específic. La revista també inclou la data de registre del document. La comptabilitat correcta dóna força legal a valors. Això, al seu torn, permet demostrar una posició particular en una disputa laboral. El registre i l’emmagatzematge dels documents de personal d’aquest grup es realitzen per persones autoritzades. La companyia utilitza els registres:
- Ordres de trasllat, acomiadament, ocupació.
- Contractes laborals.
- Comandes de vacances.
- Certificats de viatge.
- Ordres i recompenses disciplinàries.
- Tasques de treball.
- Comandes de viatges de negocis.
- Actes locals.
- Llibres de treball i insercions addicionals.
- Ajuda.
- Fulls de l’hospital.
- Accidents a l'empresa.
Alguns exemples de documents de personal estan aprovats a nivell federal, mentre que altres són elaborats per la mateixa empresa.
Tots els papers són necessaris?
Condicionalment els documents anteriors es divideixen en tres categories:
- Depenent de les particularitats de l’empresa.
- Recomanat.
- Obligatori.
Aquestes empreses han de ser mantingudes per totes les empreses, sense excepció, independentment del nombre d’empleats, tipus d’activitat, estat legal. Aquests documents estan indicats directament o indirectament al Codi del treball. Per exemple, la necessitat d’elaborar les normes de l’empresa es desprèn dels articles 189-190, la plantilla de l’art. 57. Els papers recomanats estan dissenyats per optimitzar el personal. La seva presència o absència depèn de la decisió del cap. Els documents que depenen de les particularitats de l’organització seran obligatoris per a una empresa determinada. Si l'empresa preveu condicions laborals nocives o perilloses, és obligatori desenvolupar normes i instruccions addicionals. Per exemple, pot ser el Reglament d’exàmens mèdics periòdics, informacions de seguretat, etc. 
Recuperació de paper
Sovint, quan apareix un nou treballador de personal a l’empresa, troba algunes dificultats. Per exemple, l’empresa pot no tenir un o un altre valor obligatori. És impossible elaborar i implementar els documents necessaris en un sol dia. En aquest cas, cal ressaltar el més important i començar el seu disseny. Els experts recomanen en primer lloc començar a recopilar horaris de vacances i personal. Aleshores, heu de comprovar la disponibilitat i la correcció de l’execució dels contractes, les comandes de transferència, l’ocupació, les marques als quaderns de treball.
Si l’empresa no té llibres de comptabilitat, també s’han de conservar. A continuació, heu d’ordenar totes les vostres targetes personals. Tots els documents estan datats en el moment de la realització. Tanmateix, al text del formulari, per exemple, f. T-2, es fixa la data real, és a dir, el número en què es va contractar o transferir l'empleat. En aquest cas, podeu contactar amb el departament de comptabilitat per obtenir ajuda i sol·licitar comptes personals dels empleats per aclarir i verificar la informació. En el procés de recuperació de valors perduts o desapareguts d’una empresa, no s’ha d’oblidar del treball actual. Després d'això, cal començar a recopilar, redactar i implementar actes locals obligatoris. Els terminis d’emmagatzematge de la documentació de personal s’aproven per la llista corresponent. Tots els treballs que s’enumeren s’han d’enviar posteriorment a l’arxiu.
