Noves normes d’oficina

Les regles del funcionament d’oficines a federals òrgans executius les autoritats no s’estenen a treballar amb actes que continguin secrets d’estat. Segons l'estructura, l'estructura autoritzada desenvolupa directrius per emplenar, mantenir i emmagatzemar papers. Quan s’aproven les regles del treball d’oficina, es coordinen amb la direcció de l’arxiu estatal.

Crea Actes

Les regles del treball clerical als òrgans executius federals prescriuen que aquestes estructures poden utilitzar formularis especials, fulls de paper estàndard en format A5 o A4. Es permet la creació d’actes de forma electrònica. Independentment del formulari, el document ha de contenir les dades requerides, que es troben de la forma prescrita. Les formes es desenvolupen d’acord amb la seva ortografia angular o longitudinal. En el primer cas, els detalls es troben a la cantonada superior a l'esquerra del full. Amb el mètode longitudinal, es col·loquen al centre de la forma a la part superior. Les normes de paperassa en paperassa permeten l'ús de plantilles per a la preparació d'actes electrònics. S’han de proporcionar guions a cada full: almenys 20 mm a l’esquerra, almenys 10 mm a la dreta i 20 mm a la part superior i inferior. Les plantilles electròniques i els formularis d'exemple han de ser aprovats pel cap de l'autoritat executiva federal.

Requisits

Les regles per a la documentació en tràmits determinen que els actes han de participar-hi:

1. Emblema de l'estat de Rússia.
2. El nom de l'estructura que constitueix l'acte.
3. El nom de la unitat estructural.
4. El nom del lloc de la persona autoritzada que fa el document.
5. Informació de referència sobre l'estructura.
6. El nom del tipus de document.
7. Data de la compilació.
8. Número de registre.
9. Enllaç a les dades de l’acte entrant.
10. Lloc de publicació (recopilació).
11. Una barra per restringir l’accés al contingut.
12. Destinació
13. Voltor d’aprovació.
14. Resolució (instruccions per a l’execució de l’acte).
15. Text
16. Marca de referència.
17. Registre sobre l'aplicació.
18. Signatura (nota sobre signatura electrònica).
19. Voltor aprovat.
20. Visa
21. Ubicació d'impressió.
22. Registre de l'artista.
23. Una nota sobre la implementació de l'acte i l'enviament a l'empresa.
24. Registre de recepció del document.
25. Enllaç a l’acte.

La composició dels detalls s'establirà d'acord amb el tipus i la finalitat de l'acte. Les regles generals dels tràmits determinen que l’aprovació del paper està certificada pel visat d’un empleat autoritzat. Aquesta disposició s'aplica als actes interns de l'estructura. La coordinació dels documents elaborats a la institució executiva federal amb altres organismes estatals està certificada per segell de signatura, protocol o carta.

Lliurament, recepció i registre d’actes

En el treball clerical dels òrgans federals executius, s'utilitzen els següents documents:

1. Safata d'entrada
2. Enviat.
3. Intern

L’enviament i el lliurament d’actes es realitza mitjançant telecomunicacions, correu, missatgeria. Les normes generals dels tràmits prescriuen el processament inicial dels treballs entrants. Després, es realitza el registre i la consideració preliminar dels actes per a una transferència posterior a la seva gestió. El processament inicial de valors inclou la verificació del lliurament correcte, la disponibilitat de documentació i aplicacions. Els especialistes amfitrions també ordenen els certificats i no estan subjectes al registre. Aquest últim es realitza el dia de la recepció, la preparació (signatura o aprovació) o l’endemà (dia laborable), llevat que s’especifiqui el contrari per la llei.

Transferència a les unitats estructurals

Les regles per al treball clerical a les autoritats federals estipulen que els actes després del registre han de sotmetre's a la direcció per a consideració. Tanmateix, es permet enviar valors a un altre funcionari. Això requereix la publicació de la decisió pertinent pel cap. Els documents o les seves còpies amb resolucions (instruccions d’execució) han de ser cedits a les persones responsables pel servei de gestió d’oficines. L’acte original s’envia a unitat estructural sobre la qual es confia la seva implementació. Si diversos departaments actuen com a intèrprets, l’original es transfereix al responsable d’aquests, mentre que els altres reben còpies. Si la unitat autoritzada té accés a una còpia electrònica, l'acte original pot romandre al servei de registre, si així ho especifica el Reglament corresponent.

Presentació d’actes

Després de la signatura del cap de l’òrgan executiu o d’un altre empleat autoritzat, els documents es transfereixen als empleats del departament d’oficines. Aquests darrers realitzen el seu registre i despatx. Les regles de treball clerical en els òrgans executius obliguen els empleats a verificar la correcció de la compilació, la completa i la conformitat del nombre de còpies de la llista de correu. Els actes finalitzats incorrectament s’han de retornar a les unitats responsables de la seva implementació. Si no hi ha infraccions, els papers s’han d’enviar el dia de la seva inscripció o l’endemà (dia laborable). La transferència de documents d’una unitat estructural a una altra es fa a través del departament d’oficines.

Funcions comptables

Les regles bàsiques del treball d'oficina inclouen el procediment per resumir la informació sobre els actes entrants, elaborats i enviats. L’anàlisi i sistematització de la informació la duu a terme el departament responsable. Els informes es proporcionen al cap de l’òrgan executiu de la forma especificada per ell. Per registrar i cercar actes en una base de dades electrònica, s’aplica informació obligatòria sobre els actes, d’acord amb l’apèndix. Es permet utilitzar dades addicionals.

Fons documental

Es forma a partir d’actes utilitzats en el treball de l’estructura de l’estat. L’òrgan executiu federal, d’acord amb el departament d’arxivística, elabora i aprova una llista de treballs creats durant la seva tasca, així com el funcionament de les seves institucions subordinades. A més, per a cada acte, s’indica el període d’emmagatzematge. L’òrgan executiu també està desenvolupant plantilles d’àlbums per a formularis unificats, documents generats. Els empleats responsables d’aquesta activitat ho coordinen amb el cap de l’estructura. Les regles dels tràmits prescriuen la formació d’una nomenclatura d’actes. Els empleats responsables han de vetllar per la seva seguretat, comptabilitat i transferència a l'arxiu.

Nomenclatura

Les regles dels tràmits inclouen la seva formació en les tasques de la unitat estructural registrant. Nomenclatura:

1. Recopilada a partir de la informació comptable dels departaments.
2. Aprovat pel cap de l’òrgan executiu federal. En aquest cas, s’ha de fer una coordinació prèvia amb la comissió d’experts. L’aprovació es realitza com a molt tard al final del període actual. La nomenclatura entra en vigor des del començament de l'any vinent (a partir de l'1 de gener).
3. Un cop cada 5 anys, és aprovat per la Comissió de verificació d’experts d’arxius de l’Estat. Les actes del fons d’arxivística creades durant l’obra es transfereixen a l’emmagatzematge permanent.
4. En canviar l'estructura o les funcions de l'autoritat federal l’autoritat s’hauria d’acordar amb la comissió d’experts.

Els noms de seccions de la nomenclatura són els noms de les unitats estructurals.

Especificacions d'emmagatzematge

En la formació de casos, es distribueixen en funció de la durada del contingut a l’arxiu. Hi ha categories d’emmagatzematge permanent i temporal.Les normes de gestió del personal preveuen un termini de més de 10 anys per als papers sobre personal. El període d’emmagatzematge temporal pot ser inferior al valor especificat. Els casos des de la data de la seva formació fins al seu trasllat a l'arxiu o destrucció es troben a les unitats estructurals al lloc de la compilació. Es poden emetre papers per a ús temporal als empleats durant un període establert pel responsable de la institució. Després de la caducitat d’aquest termini, seran objecte de retorn. Altres agències governamentals emeten actes d’acord amb les seves sol·licituds per escrit amb el permís del cap de l’òrgan executiu federal o del seu diputat. En casos excepcionals, es permet l'eliminació de títols d'emmagatzematge permanent. Al mateix temps, les normes de treball d’oficines a les autoritats federals prescriuen deixar una còpia dels papers certificats de la manera establerta, així com un acte sobre els motius de l’emissió d’originals.

Arxivar

Els casos d’emmagatzematge temporal (més de 10 anys) i d’enviament permanent s’han d’enviar no més tard d’un any, però no més tard de tres anys des de la data de finalització del seu servei clerical. La transferència de valors es realitza d’acord amb els inventaris. Els casos amb un període d’emmagatzematge temporal inferior a 10 anys (inclòs) no es transfereixen a l’arxiu. Al final del període especificat són objecte de destrucció. La base per a la recopilació d’inventaris és la nomenclatura de casos.

Característiques del treball amb actes electrònics

Les normes de gestió d’oficines estableixen que la creació, processament i emmagatzematge d’informació es pot dur a terme en el sistema d’informació de l’estructura estatal. En aquest cas, els actes electrònics s’han d’elaborar d’acord amb els requisits aplicables als actes en paper. També han de tenir els detalls requerits, excepte l'emblema de l'estat de Rússia. La composició dels actes electrònics està determinada per la llista de documents, el disseny, emmagatzematge i posterior ús dels quals es realitza exclusivament de forma digital a l’hora d’organitzar el treball intern de l’estructura. Aquesta llista es desenvolupa d’acord amb les recomanacions de l’Arxiu de l’Estat. La llista d’actes, la recopilació, emmagatzematge i posterior ús dels quals es realitzaran de forma digital, és aprovada pel responsable de la institució d’acord amb el departament d’arxivística.

Tramitació d'actes electrònics

Els documents s’han de signar amb una signatura digital millorada qualificada d’un funcionari autoritzat. L’enviament i la recepció d’actes electrònics es realitza pel servei de registre de la institució. Després de la recepció del document, el servei de gestió d’oficines ha de verificar la validesa de la signatura digital. Els actes electrònics inclosos en el sistema d'informació tenen assignades dades de registre i registre. Proporcionen la gestió de documents. Entre altres coses, inclou cerca, accés, emmagatzematge, control, ús, etc. El registre dels actes rebuts en paper es realitza amb la formació d’una còpia electrònica. La nomenclatura indica que el cas s'està realitzant en format digital. Això s’indica a l’encapçalament o al camp “Nota”. Després de la seva implementació o enviament, els actes electrònics es guarden durant els períodes establerts per a casos similars executats en paper. Al final del període, la informació continguda en forma digital es destruirà.

Directrius

Es descriuen a les instruccions pertinents. Les normes de paperetes serveixen de base per a l'elaboració de guies i altres actes locals que regeixen la tecnologia per treballar amb papers de la institució. Defineixen tècniques, procediments per a la recopilació, el procediment per treballar amb dades. Actuant sobre la base del decret governamental núm. 477, la regla de la conservació de registres s'especifica per a cada estructura de l'estat mitjançant aquests actes locals.

Funcions de desenvolupament

A l’hora d’elaborar les Recomanacions metodològiques es tenen en compte les normes actuals de treball d’oficina de la Federació Russa. Els funcionaris responsables del desenvolupament s'haurien de guiar pel Reglament Model i coordinar el projecte amb la institució pública d'arxiu. D’acord amb GOST R ISO 15489-1-2007, qualsevol institució ha de determinar i fixar les normes internes del treball d’oficina. El seu objectiu hauria de ser la formació d’un sistema de gestió amb actes fiables, autèntics i que puguin donar suport a l’activitat empresarial durant el període de temps necessari.

Contingut de les recomanacions

L’estructura del text no es regeix per normes de significació intersectorial. Normalment, les recomanacions inclouen disposicions generals, seccions temàtiques i annexos. Al primer bloc, determineu:

1. Abast de les recomanacions. Per exemple: "La instrucció s'aplica a tota la documentació de la institució."
2. Responsabilitat per l’incompliment.
3. La unitat amb la responsabilitat d’assegurar un procediment uniforme per a l’elaboració d’actes i el treball amb tots els altres departaments.
4. El marc regulador.

Seccions

Normalment comencen amb les regles d’organització de la paperassa. Aquest apartat proporciona una classificació d’actes que s’utilitzen en la implementació d’informació, activitats administratives i altres de la institució. El següent paràgraf identifica els requisits clau del paper. Cada norma de gestió d’oficines s’estableix mitjançant un paràgraf a part. Això també inclou el procediment per a la visualització, coordinació i signatura. Les regles també s’estableixen en aquest bloc:

1. Registre i certificació de còpies (sol·licituds).
2. Ús i emmagatzematge de segells, formularis, segells.
3. Treballar amb actes de persones responsables de la seva implementació.

Altres articles poden estar presents en aquesta secció. Per exemple, es pot ampliar el contingut per incloure la preparació d’actes d’una estructura col·legial, sotsdirectors, etc. A la secció "Gestió de documents", es determina:

1. El procediment segons el qual es realitza l’acceptació, el processament i la distribució d’actes entrants.
2. Normes de transport i trasllat d’una unitat a una altra.
3. Casos clau del moviment d’actes.
4. Normes per preparar i enviar la documentació sortint.
5. El procediment per registrar el volum d’actes.

La secció "Registre" estableix:

1. Regles segons les quals als actes entrants, interns i sortints se'ls atribueixen números.
2. Mètodes, formularis i terminis d’inscripció.
3. El procediment d'indexació d'actes.

A la secció "Treball de referència" es solucionen:

1. Els principis de la formació d’un sistema de referència a la institució.
2. Descripció d’armaris d’arxius, bases de dades i altres fonts.
3. Tecnologia per a la implementació d’activitats de recuperació d’informació.

La secció "Control sobre l'execució de documents" defineix:

1. Tipus d’actes sotmesos a verificació obligatòria.
2. El procediment d’acord amb el qual els documents es posen sota control.
3. Normes per a la implementació de les inspeccions. Aquí podeu descriure formes de cartes, ús de marques especials, etc.
4. Responsabilitats dels intèrprets.
5. Terminis típics per a la implementació d’actes.
6. El procediment per a la recopilació d'informació de control.
7. Normes segons les quals la direcció serà informada de les comprovacions realitzades.

La secció "Emmagatzematge en línia" inclou informació sobre:

1. El procediment per al contingut dels actes. S'instal·la tant per al servei de gestió d'oficines com per a altres unitats estructurals.
2. Responsabilitat dels funcionaris específics de vetllar per la seguretat dels actes.
3. Normes segons les quals es desenvolupa la formació de determinades categories de documents en el negoci.
4. El procediment per a l'elaboració i l'ús posterior de la nomenclatura.
5. Normes d'indexació i sistematització de casos.

A la secció "Preparació per al lliurament a l'arxiu" es defineixen:

1. L’ordre de l’examen.En particular, es descriu la tecnologia de selecció de documentació per a l'emmagatzematge i destrucció posterior.
2. Procediment de preparació d’actes d’arxiu.
3. Requisits per al disseny i descripció dels casos transferits.
4. El procediment segons el qual les persones responsables transmeten i accepten actes.

Segons la tecnologia adoptada, es poden complementar i canviar les característiques específiques de l’activitat, les condicions de treball, la composició de les seccions. Així, per exemple, a la instrucció, podeu incloure blocs que determinin el procediment per treballar amb apel·lacions dels ciutadans, actes amb un abast limitat, suport tècnic per a la formació (taquigrafia, impressió, enregistrament de so, etc.).

Aplicacions

Haurien d’incloure un màxim de referència i material il·lustratiu. Ha de sistematitzar-se d’acord amb l’ordre de les seccions. Als Apèndixs hi ha esquemes de flux de documents, exemples de segells i segells, formes d’exemple, execució de determinats tipus d’actes, llistes de documentació controlada, formes de comptabilitat, etc.

Conclusió

Les normes oficials actuals de treball d'oficina permeten un procediment clar per treballar amb actes de diferent naturalesa utilitzats en els òrgans executius del govern federal, així com en altres institucions estatals. Estableixen requisits clau per als empleats encarregats de recopilar i registrar, rebre i enviar papers. Les regles també determinen el procediment per treballar amb formularis electrònics de documents, bases de dades d'informació. Cada institució específica els detalla, elaborant documents locals. Un d’ells és una instrucció sobre tràmits. Hauria de reflectir tot el procés de treball amb actes, les operacions tecnològiques situades en una seqüència lògica. La instrucció regula les activitats no només del servei d’oficina. Atès que els actes es mouen entre divisions estructurals, els seus empleats també haurien de familiaritzar-se amb el procediment establert. El servei de gestió d’oficines l’elabora l’elaboració de documents normatius locals. D'altra banda, els treballadors dels departaments d'arxiu i de dret participen en el procés. El projecte ha de ser acordat i signat pel responsable de la institució. El cap emet una comanda d'acord amb la qual entra en vigor la instrucció. En totes les unitats estructurals s’hauria d’utilitzar com a acte normatiu. A més, les seves disposicions s’han de formular clarament i clarament per als empleats. D’acord amb les seves disposicions i requisits, la institució recopilarà, registrarà i circularà documents.